Klicken Sie auf den Link Neuen Vorgang erfassen.

Im folgenden Popup können Sie alle nötigen Angaben zu Ihrem neuen Vorgang machen:

Ein Vorgang wird mit seiner Kurzform eindeutig innerhalb des Projekts identifiziert. Die Kurzform kann eine beliebige Kombination aus Buchstaben und Ziffern sein.

Im Feld Bezeichnung kann eine ausführlichere Vorgangsbezeichnung eingetragen werden.

Geben Sie an, ob es einen übergeordneten Vorgang gibt:

Übergeordneter Vorgang

Durch die Zuweisung eines übergeordneten Vorgangs bauen Sie eine Hierarchie von Vorgängen auf.

Beachten Sie, dass Sie nur auf die untersten Vorgänge (Vorgänge, die keine untergeordneten Vorgänge haben) Zeiten und Belege buchen können. Ein Vorgang, der einen oder mehrere Untervorgänge hat, ist nur noch ein sogenannter "Summenvorgang" bzw. "Sammelvorgang" oder "Strukturierungsvorgang". Auf einen Strukturierungsvorgang können Sie keine Zeiten oder Belege buchen.

Umgekehrt kann ein Vorgang, auf den bereits Zeiten oder Belege gebucht sind, nicht mehr zu einem Strukturierungsvorgang werden. Deshalb werden Vorgänge, auf die bereits gebucht wurde, nicht mehr in der Liste der möglichen übergeordneten Vorgänge angeboten. Ebenso werden Vorgänge mit einer spezifische Vorgangsmitarbeiterzuordnung und/oder spezifischer Vorgangstätigkeiten, nicht in der Liste der möglichen übergeordneten Vorgänge angeboten.

Nur mit Modul Faktura: wird der Übergeordnete Vorgang im Bearbeitungsmodus "read only" angezeigt, kann kein anderer Vorgang als Übergeordneter Vorgang gewählt werden, da Rechnungspositionen für den Vorgang bzw. für den übergeordneten Vorgang existieren und der Vorgang bebucht wurde (Projektzeiten/Belege).

Wenn Sie einen Vorgang mit einer definierten Laufzeit zu einem übergeordneten Vorgang machen, wird diese definierte Vorgangslaufzeit für den untergeordneten Vorgang vorgeschlagen. Ganz allgemein umschließt die Laufzeit eines übergeordneten Vorgangs immer die Laufzeiten der untergeordneten Vorgänge, d.h. wenn Sie einen neuen untergeordneten Vorgang anlegen (bzw. einen bestehenden ändern) und die Vorgangslaufzeit vergrößern, wird auch die Laufzeit des übergeordneten Vorgangs entsprechend angepasst.

Sortierreihenfolge

Wenn die Vorgänge nicht nach Kurzform sortiert werden sollen, können Sie hier eine Sortierreihenfolge festlegen. Die angegebene Nummer legt fest, in welcher Reihenfolge die Vorgänge in den Auswahllisten angezeigt werden.

Status

Jeder Vorgang (Ausnahme: Summenvorgang!) hat einen Status. Nur die Vorgänge, die einem buchbaren Status zugeordnet sind, erscheinen bei der Projektzeit- und Belegerfassung in den Auswahllisten.

In der Auswahlliste „Abrechnungsart“ wird ausgewählt, wie der Vorgang abgerechnet werden soll:

Vorgangsdaten: Abrechnungsart

Bei Abrechnungsart "wie Projekt" übernehmen Sie für diesen Vorgang die beim Projekt angegebene Standard-Abrechnungsart.

Wenn Sie explizit eine andere Abrechnungsart für einen Vorgang wählen, wird in der Abrechnung jeder Vorgang einzeln ausgewiesen.

Beachten Sie dann insbesondere: Wenn Sie als Abrechnungsart für den Vorgang an dieser Stelle explizit "pauschal" angeben (also nicht "wie Projekt"), müssen Sie den Pauschalpreis, der sich aus den geplanten Kosten für Arbeitsentgelt und Belege und Km-Geld zusammensetzt, für diesen Vorgang angeben.

•Abrechnungsart "pauschal":
Unter "Plan Arbeitsentgelt" geben Sie den Pauschalpreis an. Sie können auch einen negativen Betrag angeben, um einen gewährten Discount/Rabatt zu dokumentieren. Eine Preisliste wird nicht benötigt.

•Abrechnungsart "im Aufwand nach Stundensatz":
Das Projekt benötigt eine Preisliste mit Angabe der Stundensätze. Fakturierbare Ist-Stunden werden gemäß Projekt-Preisliste abgerechnet.
Der zu fakturierende Betrag aller auf den Vorgang gebuchten Belege wird abgerechnet.
Als weitere Kosten wird das Kilometergeld so abgerechnet, wie Sie es bei den Projektdaten unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand:" angeben.
VMA / Anreisepauschalen sind vorgangsunabhängig, sie können als Planzahl unter der Registerkarte "Plan" für das Projekt eingegeben werden.

•Abrechnungsart "im Aufwand nach Tagessatz":
Das Projekt benötigt eine Preisliste mit Angabe der Tagessätze. Optional können Sie auch eine Anzahl "Angebotene Tagessätze" eintragen (nur wenn "Vorgänge einzeln abrechnen" aktiviert ist). Fakturierbare Ist-Zeiten werden gemäß Stammdaten->Tagessätze und Projekt-Preisliste abgerechnet. Dabei kann es zu einem unterschiedlichen Abrechnungsbetrag kommen, je nachdem ob die Vorgängeeinzeln angerechnet werden oder nicht.
Der zu fakturierende Betrag aller auf den Vorgang gebuchten Belege wird abgerechnet.
Weitere Kosten (Kilometergeld, Verpflegungsmehraufwendungen, Anreisepauschalen) werden so abgerechnet, wie Sie es bei den Projektdaten unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand:" angeben.

Angebotene Tagessätze

Geben Sie an, ob eine Belegerfassung für diesen Vorgang möglich sein soll (nur zur Auswahl, wenn in den Belegeinstellungen des Projekts angegeben ist: "Belegerfassung möglich: Ja").

Optional kann noch ein freier Text im Bemerkungsfeld weitere Informationen zu diesem Vorgang enthalten.

Vorgangsdaten: Plan Stunden

Wenn Sie eine feste Anzahl an Plan Stunden für den Vorgang eingeben möchten, tragen Sie diese hier ein bzw. aktivieren Sie die Checkbox "Plan Stunden fix".

Wenn Sie auf einer unteren Ebene (untergeordneter Vorgang, ggf. Ticket/Teilaufgabe) planen und bereits Plan Stunden vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte (aufsummierte) Anzahl der Stunden aus den unteren Ebenen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).

Überbuchen verhindern

Wenn Sie verhindern möchten, dass mehr Stunden gebucht werden, als Sie geplant haben, können Sie hier folgendes einstellen:

•Nein
ZEP verhindert nicht, dass mehr Stunden als geplant erfasste werden können

•nur fakturierbare Zeiten (inkl. Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr fakturierbare Stunden als unter Planstunden angegeben, erfasst werden können

•fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden (inkl. Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr Stunden, egal ob fakturierbar oder nicht fakturierbar als unter Planstunden angegeben, erfasst werden können

•nur fakturierbare Zeiten (ohne Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr fakturierbare Stunden als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können. Reisezeiten werden nicht berücksichtigt.

•fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden (ohne Reisezeiten)

•ZEP verhindert, dass mehr Stunden, egal ob fakturierbar oder nicht fakturierbar, als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können, Reisezeiten werden nicht berücksichtigt.

Sobald eine Zeitbuchung diese Planzahlen überschreitet, erscheint die Meldung:

"Speichern fehlgeschlagen.
Diese Zeit kann nicht gebucht werden, da dadurch die Planstunden des Vorgangs überschritten würden. Der Projektleiter wurde per E-Mail informiert" und die Zeit wird nicht gespeichert.

Wenn Sie den "Überbuchungsstopp" erst später einfügen möchten, also, wenn bereits Stunden erfasst worden sind, gibt ZEP einen Hinweis aus, wenn die Anzahl der erfassten Zeiten bereits über der Planzahl liegt: "Die Ist Stunden liegen bereits über den Plan Stunden.". Sie können diesen "Überbuchungsstopp" trotzdem setzen. Damit verhindern Sie, dass weitere Zeiten auf diesen Vorgang gebucht werden können.

Ist Stunden

Hier werden alle gebuchten Ist Stunden (fakturierbare und nicht fakturierbare) für den Vorgang angezeigt.

Wenn fakturierbare Projektzeiten gebucht wurden, werden diese unter "Fakt. Ist Std" angezeigt.

Vorgangsdaten: Plan Arbeitsentgelt / Pauschalpreis Arbeitsentgelt

Das geplante Arbeitsentgelt berechnen Sie aus der "Anzahl der geplanten Stunden x dem entsprechenden Stundensatz" (aus der Preistabelle). Sie können hier für einen Aufwandsvorgang das geplante fakturierbare Arbeitsentgelt in der Projektwährung eingeben (bei "Plan Arbeitsentgelt (fix)").
Sie können auch das geplante fakturierbare Arbeitsentgelt auf untergeordnete Vorgänge eingeben. Wenn Sie bereits auf Untervorgänge Plan Arbeitsentgelt vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte Summe aus den Untervorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).

Wenn Sie für das Projekt selbst keinen Betrag bei Plan Arbeitsentgelt eingegeben haben, wird die Summe aus den hier eingetragenen Beträgen in Projekt> Daten & Plan als dynamischer Wert kursiv angezeigt.

Für ein reines Pauschalprojekt (Projekt "pauschal" und alle Vorgänge "wie Projekt"):
Geben Sie hier den für die Arbeitszeit abzurechnenden Pauschalpreis für diesen Vorgang an. Dann gilt für den für die Arbeitszeit abzurechnenden Pauschalpreis des Gesamtprojektes die Summe aus allen Vorgängen.

Für ein gemischtes Projekt (Projekt enthält Vorgänge, die nicht die Abrechnungsart "wie Projekt" haben):
Die Abrechnung erfolgt getrennt nach Vorgängen, Sie müssen für jeden einzelnen Vorgang den Pauschalpreis bzw. Planpreis angeben.

Für einen pauschalen Vorgang können Sie auch einen negativen Betrag angeben, um einen gewährten Discount/Rabatt zu dokumentieren.

Vorgangsdaten: Plan Belege und Km-Geld /
Pauschalpreis Belege und Km-Geld

Geben Sie hier den geplanten fakturierbaren Betrag für Belege und ggf. Km-Geld in der Projektwährung für einen Vorgang ein (bei "Plan Belege, Km-Geld (fix)"). Sie können diesen geplanten Betrag auch je Untervorgang eingeben. Wenn Sie bereits auf Untervorgangsebene Beträge bei Plan Belege, Km-Geld vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte Summe aus den Untervorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).
Wenn Sie für das Projekt selbst keinen Betrag für Plan Belege und Km-Geld eingegeben haben, wird die Summe aus den hier eingetragenen Beträgen als dynamischer Wert kursiv angezeigt.
Sie können den Betrag auch als Gesamtzahl für das Projekt bei den Projektdaten eingeben.

Für ein reines Pauschalprojekt (Projekt "pauschal" und alle Vorgänge "wie Projekt"):
Geben Sie hier den für Belege und Km-Geld abzurechnenden Pauschalpreis für diesen Vorgang an. Dann gilt für den entsprechenden Pauschalpreis des Gesamtprojektes die Summe aus allen Vorgängen.

Für ein gemischtes Projekt (Projekt enthält Vorgänge, die nicht die Abrechnungsart "wie Projekt" haben):
Die Abrechnung erfolgt getrennt nach Vorgängen, Sie müssen für jeden einzelnen Vorgang den Pauschalpreis bzw. Planpreis angeben.

Für einen Discount bzw. Rabatt können Sie in einem Vorgang mit der Abrechnungsart "pauschal" auch einen negativen Betrag im Feld "Plan Arbeitsentgelt" eingeben.

Einen Vorgang können Sie zum Ändern aufrufen, indem Sie in der Vorgangstabelle auf das Ändernsymbol klicken.

Einen Vorgang können Sie löschen, wenn in der Vorgangstabelle das Löschensymbol in der Zeile des Vorgangs angezeigt wird. Wird kein angezeigt, sind noch Projektzeiten und/oder Belege auf diesen Vorgang erfasst und er kann nicht gelöscht werden. Bitte buchen Sie diese Einträge um, wenn Sie den Vorgang löschen wollen.

Durch klick auf das Symbol können Sie einen Vorgang mit allen seinen Einstellungen kopieren. ZEP fügt der Kurzform "-Kopie" zu.

Beim Projekt haben Sie bereits festgelegt, welche Voreinstellung die Fakturierbarkeit der Zeitbuchungen auf dieses Projekt haben sollen. Wenn für Vorgänge davon abweichend bei der Zeitbuchung eine andere Voreinstellung der Fakturierbarkeit gelten soll, dann legen Sie diese hier fest:

•Es gilt die Projekteinstellung
Das ist die Standard-Einstellung für einen neuen Vorgang.
Wenn Sie in den allgemeinen ZEP-Einstellungen festgelegt haben, dass interne Projekte grundsätzlich nicht fakturierbar sein sollen, dann ist diese Voreinstellung für Vorgänge eines internen Projekts sogar unveränderlich.

•Voreinstellung Fakturierbar, durch den Mitarbeiter änderbar
Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf diesen Vorgang bucht, ist „fakturierbar“ bereits angekreuzt. Der Mitarbeiter kann das Kreuz aber auch wegnehmen.

•Voreinstellung Fakturierbar, durch den Mitarbeiter nicht änderbar
Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf diesen Vorgang bucht, werden diese Zeiten automatisch als „fakturierbar“ gekennzeichnet. Der Mitarbeiter hat keine Möglichkeit, das zu ändern.

•Voreinstellung Nicht Fakturierbar, durch den Mitarbeiter änderbar
Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf diesen Vorgang bucht, ist „fakturierbar“ nicht angekreuzt. Der Mitarbeiter kann das Kreuz aber auch setzen.

•Voreinstellung Nicht Fakturierbar, durch den Mitarbeiter nicht änderbar
Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf diesen Vorgang bucht, werden diese Zeiten automatisch als „nicht fakturierbar“ gekennzeichnet. Der Mitarbeiter hat keine Möglichkeit, das zu ändern.

Bei Projekttätigkeiten kann die Voreinstellung der Fakturierbarkeit noch überschrieben werden. Insgesamt haben Sie für die Voreinstellung der Fakturierbarkeit ein hierarchisches System Projekt>Vorgang>Projekttätigkeit.

Eine Änderung der Voreinstellung wirkt sich nur auf zukünftige Zeitbuchungen aus. Bereits gebuchte Zeiten werden nicht automatisch geändert. (Verwenden Sie bei Bedarf die Aktion „Projektzeiten umbuchen auf...“ in der Projektzeitauswertung.)

Als Administrator oder Projektleiter können Sie diese Voreinstellung der Fakturierbarkeit umgehen, und zwar nur

•in der Projektzeitauswertung beim Ändern einer einzelnen Projektzeit

•und bei der Aktion „Projektzeiten umbuchen auf ...“.

Beispiel: Sie können bei Bedarf eine Zeit, die durch den Mitarbeiter „fakturierbar“ gebucht wurde, doch noch „nicht fakturierbar“ machen, selbst wenn die Voreinstellung „durch den Mitarbeiter nicht änderbar“ ist.

Aber: Wenn der Mitarbeiter diese Projektzeit danach noch selbst zum Ändern aufruft, wird wieder die "Voreinstellung Fakturierbarkeit bei der Zeiterfassung" gewinnen.

Deshalb: Machen Sie solche Änderungen am besten erst dann, wenn Sie sicher sein können, dass der Mitarbeiter das nicht nochmals ändern wird (z.B. weil der erlaubte Erfassungszeitraum bereits abgelaufen ist, oder weil Sie die Zeiten anschließend durch Fakturierung oder durch Monatsabschluss sperren werden.)

Wenn Sie hier einen Zeitraum einstellen und „Ausführen“, werden in der Tabelle unten die Mitarbeiter aufgelistet, die dem Vorgang in diesem Zeitraum zugordnet sind und folglich in diesem Zeitraum auf den Vorgang buchen können. Voreingestellt ist der aktuelle Monat. Um einen größeren Überblick zu bekommen, stellen Sie den Zeitraum ab Projektstart und auch mehrere Monate in die Zukunft einstellen.

Alle Projektmitarbeiter sind anfangs automatisch allen Vorgängen des Projekts in der gesamten Projektlaufzeit (Startdatum bis Endedatum) zugeordnet.

Wenn nur bestimmte Projektmitarbeiter diesem Vorgang zugeordnet werden:

Klicken Sie auf Mitarbeiter-Zuordnung ändern. Im neuen Popup-Fenster setzten Sie den Radioknopf auf Nur ausgewählte Projektmitarbeiter zuordnen. Es wird die Liste aller Projektmitarbeiter angezeigt. Schränken Sie die Liste ggf. durch Auswahl einer "Abteilung" bzw. "Mitarbeiterkategorie" ein. Wählen Sie nun die entsprechenden Mitarbeiter durch aktivieren der Checkbox vor dem Mitarbeiternamen aus. Wenn ein oder mehrere Mitarbeiter in diesem Vorgang einer anderen Preisgruppen angehören sollen, als allgemein im Projekt, geben Sie das ebenfalls an. Bestätigen Sie mit die Zuordnung mit "OK".

Anschließend sehen Sie die Zuordnungszeiträume der Vorgangsmitarbeiter als blaue Balken in der Tabelle.

Klicken Sie auf den blauen Balken einer Mitarbeiterzuordnung, um die Eigenschaften der Zuordnung zu ändern (Zeitraum, Preisgruppe, Bemerkung) oder die Zuordnung zu löschen.

Sie finden einen Mitarbeiter nicht, obwohl er als Projektmitarbeiter zugeordnet ist?

Beachten Sie bitte, dass im Formular ein Zeitraum eingestellt ist. Dieser Zeitraum ist zunächst erst ab Beginn des laufenden Monats eingestellt. Damit Sie auch Mitarbeiterzuordnungen der Vergangenheit sehen und ändern können, weiten Sie den Zeitraum aus, z.B. indem Sie "Projektstart" klicken und "Ausführen".

Wenn ein Mitarbeiter ab einem bestimmten Datum in einem Vorgang zu einer anderen Preisgruppe gehören soll oder einen anderen internen Stundensatz haben soll bzw. eine andere Verfügbarkeit (Ressourcenplanung), legen Sie einen weiteren Zuordnungszeitraum für diesen Mitarbeiter an. Verwenden Sie dazu den Link mit dem Icon . Geben Sie die neue Preisgruppe bzw. internen Stundensatz bzw. Verfügbarkeit und den Zeitraum an. Wenn der neue Zeitraum sich mit einem bestehenden Zuordnungszeitraum überlagert, kommt eine Meldung, die Sie mit „Ja“ bestätigen können, damit die Zeiträume passend gekürzt und eingefügt werden.

Den Standard wiederherstellen: Damit alle Projektmitarbeiter in der gesamten Projektlaufzeit (Startdatum bis Endedatum) auch diesem Vorgang zugeordnet sind: klicken Sie auf Mitarbeiter-Zuordnung ändern. Im neuen Popup-Fenster setzten Sie den Radioknopf auf Alle Projektmitarbeiter sind zugeordnet und klicken Sie auf "OK".