Die Projektverwaltung umfasst die Erfassung und Pflege aller Projektdaten. Sie sind die Basis dafür, dass die Mitarbeiter Zeiten darauf buchen können und Basis für die verschiedenen Auswertungen.

Hier finden Sie eine schnelle Übersicht über Ihre Projekte: es werden sofort beim Aufrufen der Seite die Projekte in der Tabelle aufgelistet, die im aktuellen Monat bzgl. Start- und Ende-Datum aktuell sind.

Die Projektliste in der Projekttabelle ist je nach Ihrer Berechtigungsstufe eingeschränkt:

•Wenn Sie Administrator- oder Controller-Berechtigung haben, sehen Sie alle Projekte.

•Wenn Sie Abteilungsleiter sind und die von Ihnen geleitete Abteilung einstellen, sehen Sie alle Projekte dieser Abteilung. (Alternative: Als Abteilungsleiter verwenden Sie besser den Zugang über den Hauptmenüpunkt "Abteilungen", gehen in Ihre Abteilung und dort auf den Untermenüpunkt "Projekte".)

•Sonst sehen Sie nur die Projekte, bei denen Sie als Mitarbeiter eingetragen sind. Bei diesen Projekten können Sie ggf. Ticktes und/oder die Dokumentenverwaltung sehen. Bei den Projekten, zu denen Sie als Projektleiter eingetragen sind, haben Sie mehr Rechte.

Konfiguration Tabellenspalten
Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Symbol : können Sie die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>Excel/CSV).

Sortierung
Sie können die Projektliste mittels Klick auf die Spaltenüberschrift nach Kurzform, Bezeichnung, Status, Fakturierbarkeit, Startdatum, Endedatum, KNr sortieren. Beim zweiten Klicken auf die Spaltenüberschrift, wird in der jeweils umgekehrten Reihenfolge sortiert. Die Default-Sortierung erfolgt nach Kurzform. Zahlen und die meisten Sonderzeichen sind vor dem A einsortiert. Deutsche Umlaute sind nach dem Z einsortiert!

Filter und Suche
Die Projektliste kann durch mehrere Filter- bzw. Suchkriterien beeinflusst werden. Nur die Projekte, die alle eingestellten Kriterien erfüllen, werden in die Liste aufgenommen.

•Abteilung mit/ohne Unterabteilungen (nur wenn Sie das Zusatzmodul Abteilungen einsetzen)
Sie können die Projektliste auf eine bestimmte Abteilung einschränken. Mit der Auswahlbox stellen Sie ein, ob einschließlich Projekte der Unterabteilung.

•Zeitraum
Der Filter "Zeitraum" ist auf den aktuellen Monat voreingestellt und schränkt die Projektliste somit auf aktuelle Projekte ein. Zusätzlich können Sie angeben, ob die Projekte in diesem gewählten Zeitraum gültig sind, beginnen oder enden. Sie können den Zeitraum verändern: Alle Projekte, die irgendwann im eingestellten Zeitraum buchbar waren (und auch den restlichen eingestellten Filtern entsprechen), werden berücksichtigt. Damit können Sie sich also auch "alte" Projekte (d.h. Endedatum in der Vergangenheit) und "zukünftige" Projekte (d.h. Startdatum in der Zukunft) in die Liste holen.

•Suchbegriff
Sie können die Auswahl weiter einschränken, indem Sie einen Suchbegriff eingeben. Alle Projekte, die den Suchbegriff - unabhängig von Groß-/Kleinschreibung - in der Kurzform oder in der Bezeichnung enthalten (und auch den restlichen eingestellten Filtern entsprechen), werden in die Liste aufgenommen.
 
Wenn Sie auf "Erweiterte Filteroptionen" klicken, können Sie die Ergebnisliste weiter einschränken:

•Projektstatus
Jedes Projekt hat einen Projektstatus, nach dem Sie filtern können.

•Projektkategorie
Dieses Filterkriterium haben Sie nur, wenn Sie Kategorien in den Stammdaten definiert haben. Sie können auch mehr als eine Kategorie angeben und optional die UND bzw. ODER Verknüpfung aktivieren

•Währung
Wenn Sie ausschließlich die Projekte berücksichtigen möchten, die in einer bestimmten Währung gestellt wurden, geben Sie diese Währung hier an.

•Suchbegriff
Sie können die Auswahl weiter einschränken, indem Sie einen Suchbegriff eingeben. Alle Projekte, die den Suchbegriff - unabhängig von Groß-/Kleinschreibung - in der Kurzform oder in der Bezeichnung enthalten (und auch den restlichen eingestellten Filtern entsprechen), werden in die Liste aufgenommen.

•Schlagworte
Dieses Filterkriterium haben Sie nur, wenn Sie Schlagworte in den Stammdaten definiert haben. Sie können auch mehr als ein Schlagwort angeben und optional die UND bzw. ODER Verknüpfung aktivieren. Sie können auch -ohne- als Schlagwort angeben.

•Alphabet
Wenn Sie auf einen der Buchstaben klicken, werden alle Projekte, deren Kurzform oder Bezeichnung mit diesem Buchstaben beginnen und den oben angegebenen Suchkriterien entsprechen, in die Liste aufgenommen. Sie erkennen den eingestellten Buchstaben an der etwas größeren und fetten Schrift in der Alphabet-Zeile.

Klicken Sie auf alle, um die Einschränkung auf einen Anfangsbuchstaben aufzuheben.

Projekttabelle:

•Wenn Sie auf die Projektkurzform klicken springen Sie zu dem entsprechenden Projekt  

•Projekt kopieren
Die Funktion kopieren  haben Sie nur in Ihrer Projekttabelle, wenn Sie auch Projekte anlegen können. Damit können Sie das entsprechende Projekt aus der Tabelle komplett mit allen Planzahlen, Vorgängen, Mitarbeiterzuordnungen und Preistabellen kopieren. Optional können Zeiträume (Vorgänge, Projektmitarbeiter) und Tickets aus dem Vorlageprojekt übernommen werden.
Nach Klicken auf "" wird ein Projekt angelegt, dessen Kurzform aus der Kurzform des ersten Projektes mit dem Zusatz „ - Kopie“ besteht und Sie werden direkt auf die Datenseite des neuen Projekts geleitet. Ändern Sie hier die Kurzform des neuen Projektes und führen Sie ggf. weitere Anpassungen aus.
Hinweis: Wenn Sie ein bestehendes Projekt kopieren, wird der Status des Vorlage-Projekts nicht mitkopiert, sondern einem „neuen Projekt“ wird immer automatisch der erste Status der Reihenfolge zugewiesen. Das gleiche passiert bei den Projektvorgängen.
Tipp: Wenn häufig ähnliche oder gleiche Projekte realisiert werden, können Sie jeweils ein „Vorlage-Projekt“ anlegen und im Bedarfsfall das Projekt komplett kopieren, mit allen Abrechnungsformaten, Vorgängen, Mitarbeitern und Preistabellen. Sie müssen dann nur noch die erforderlichen Daten, wie Kurzform und Bezeichnung, Anfang- und Enddatum, die geplanten externen Kosten usw. anpassen.

•Wichtige Daten des Projekts können hier auf einen Blick erfasst werden: Plan Stunden, Ist Stunden, Plan Kosten ...
Mit können Sie ein einzelnes Projekt in einen Folgestatus setzen.

•optional können Sie sich hier die Kategorie(n) der Projekte anzeigen lassen, wenn Sie dies unter Administration>Einstellungen>Projekte angegeben haben.

•Wenn Sie auf die Kundennummer (Knr) klicken, springen Sie zu dem entsprechenden Kunden.

•Massenoperation
Selektieren Sie ein/mehrere oder alle Projekte und wählen Sie die gewünschte "Aktion":
- In einen anderen Status wechseln
- Projektende setzen
- Kategorie hinzufügen
- Kategorie entfernen
klicken Sie dann auf den Button "Aktion ausführen". Die markierten Projekte werden umgebucht.

Kürzel der Abrechnungsart des jeweiligen Projekts:
T = im Aufwand nach Tagessatz
S = im Aufwand nach Stundensatz
P = Pauschalprojekt
i = internes Projekt (ohne Auftraggeberzuordnung)
* = dieses Projekt enthält sowohl Aufwands- als auch Pauschal-Vorgänge

Wenn Sie ausschließlich die Projekte berücksichtigen möchten, die in einer bestimmten Währung gestellt wurden, geben Sie diese Währung hier an. Optional können sich auch die Plankosten von Projekten mit einer anderen Währung in Ihre Basiswährung umrechnen lassen. Aktivieren Sie dafür die Checkbox "Plankosten in Basiswährung umrechnen". Die Plankosten in der Basiswährung werden in einer zusätzliche Spalte in der Tabelle angezeigt.

Bitte beachten Sie: die Plankosten werden zum Startdatum des Projekts umgerechnet.

Alle Informationen zu einem Projekt können Sie hier einsehen, planen und ändern. Unter den verschiedenen Untermenüpunkten werden die jeweiligen Daten eingegeben bzw. geändert:

Allgemeine Projekteinstellungen

•Daten
Die Basis-Projektdaten können hier eingeben, ergänzt und geändert werden:
Abteilung: Geben Sie an, zu welcher Abteilung dieses Projekt gehört.
Währung: Alle auf das Projekt anfallende Kosten werden bei Projektauswertung und Projektabrechnung in dieser Währung aufgeführt. Belege, die in einer anderen Währung erfasst wurden, werden automatisch in die Projektwährung umgerechnet. Die Projektpreistabellen werden ebenfalls in dieser Währung eingegeben.
Plan:Planzahlen: Plan fakturierbare Stunden und Kosten können hier auf Projektebene eingegeben werden.

•Projektplan
Unter dem Menüpunkt "Projektplan" finden Sie eine grafische Darstellung des Projekts, seiner Vorgänge (ggf. inkl. Tickets) und Mitarbeiter. Zusätzlich dient er zur schnellen Erfassung von verschiedenen Plangrößen (Vorgänge, Mitarbeiter, Planzahlen, etc) für das gesamte Projekt.

•Projektmitarbeiter
Hier wird die Mitarbeiterliste für das jeweilige Projekt verwaltet.
Bitte beachten Sie: sind dem Projekt noch keine Mitarbeiter zugeordnet, können auch keine Projektzeiten darauf erfasst werden, da das Projekt nicht in den Auswahllisten in der Zeit- und Belegerfassung erscheint.

•Vorgänge
Hier erfassen und ändern Sie die Vorgänge für das Projekt. Planzahlen (Stunden und Kosten) können hier auf Vorgangsebene eingegeben werden.

•Voreinstellung Fakturierbarkeit
Hier geben Sie für die Projektmitarbeiter vor, ob die Zeiten für dieses Projekt bei der Zeiterfassung fakturierbar/nicht fakturierbar  vorbelegt sind und ob diese Voreinstellung geändert werden kann.

•Projekttätigkeiten
Hier können Sie aus der Liste aller Tätigkeiten (aus den Stammdaten) für ein Projekt eine eigene Tätigkeitenliste auswählen. Bei der Zeiterfassung für dieses Projekt können nur diese Projekttätigkeiten gewählt werden.

•Tagessatzanteile
Hat das Projekt Tagessatzanteile, die von den in den Stammdaten definierten Tagessatzanteilen abweichen, können diese hier angegeben werden.

•Tickets
Nur wenn Sie das Zusatzmodul Ticket-System einsetzen.

•Dokumente
Nur wenn Sie das Zusatzmodul Dokumentenverwaltung einsetzen.

•Änderungshistorie
Nur wenn Sie in den Einstellungen die Checkbox "Änderungen von Projektdaten aufzeichnen" aktiviert haben. Alle Änderungen am Projekt werden hier dokumentiert.

•Löschen
Hier können Sie ein Projekt löschen. Falls bereits Daten auf das Projekt erfasst wurden, die ein Löschen verhindern, sehen Sie hier welche Daten dies sind.
 

Abrechnungseinstellungen

•Format
Geben Sie hier das Abrechnungsformat für die Projekte, die im Aufwand abgerechnet werden an, dieses Format bezieht sich auch auf den Projektzeitnachweis, der auch für Pauschalprojekte genutzt werden kann.

•Preistabellen
Die Preistabellen des Projekts werden hier eingegeben und verwaltet.

•Belegeinstellungen
Geben Sie hier an, welche Abrechnungsmodalitäten gelten, wenn Belege für das Projekt anfallen.

•Reiseeinstellungen
Geben Sie hier an, welche Abrechnungsmodalitäten gelten, wenn Reisen für das Projekt anfallen.
 

Faktura

•Rechnungspostitionen
Anlegen von Rechnungspositionen, erstellen von Rechnungen und ggf. "fehlende Rechnungspositionen".

•Rechnungen
Auflistung der bestehenden Rechnungen zu diesem Projekt.

•Offene Posten
Sie sehen sofort welche Rechnungen bereits wie lange offen sind.

•Umsatzprognose
Auf Basis der Rechnungspositionen wird der Umsatz für die nächsten Monate prognostiziert.

•Projektzusatzfelder
Frei definierbare Felder mit Namen und Inhalt, die auf der Rechnung angezeigt werden.
 

Projektbezogene Auswertungen

•Deckblatt
Projektblatt mit allen Informationen zum Projekt. Das Projektblatt kann exportiert werden.

•Projektauswertungen
Alle im Projekt aufrufbaren Auswertungen sind auf das gewählte Projekt voreingestellt

Das Konzept der Planung ist sehr flexibel: Sie können die Planung der Stunden, des Arbeitsentgelts und der Belege/Km-Geld differenziert vornehmen.

Erfassung von Planzahlen:

Es gibt eine Planzahl je Ebene, diese Planzahl kann auf zwei Arten zustande kommen:

1.als fix vergebene Planzahl (explizit oder fest vergebene Planzahl)

2.als dynamische (aggregierte) Planzahl (= Summe aller untergeordneten fix vergebenen bzw. dynamischen Planzahlen)

Sie können auf verschiedenen Ebenen Planzahlen vergeben, diese Ebenen haben eine feste Hierarchie:

1.Projekt

2.Vorgang (untergeordneter Vorgang)

und mit Modul Ticketsystem kommen noch folgende Ebenen dazu:

3.Ticket (nur Plan Stunden)

4.Teilaufgabe (nur Plan Stunden)

Beispiele:

1.Planung auf Projektebene ( von oben nach unten bzw. "Top-down"):

Sie vergeben eine Projekt-Planzahl z.B. 100 Stunden.

Damit haben Sie die Gesamtprojekt-Planstunden explizit vorgegeben und diese Anzahl Stunden können Sie nun auf die untergeordnenten Ebenen (Vorgänge, Untervorgänge (ggf. Tickets/Teilaufgaben)) verteilen. ZEP wird Sie darauf hinweisen, wenn es "Planungsdifferenzen" geben sollte, also wenn Sie auf unteren Ebenen mehr Stunden verplant haben als auf der höheren Ebene vorgegeben ist.

2.Planung von unten nach oben ("Bottom-up")

Sie können auch eine Planung "von unten nach oben" abbilden, dies bedeutet, dass die einzelnen Details (Vorgänge, ggf. Tickets/Teilaufgaben) geplant werden, um dann durch Aufsummierung dieser Planzahlen die aggregierte Gesamtplanzahl zu erhalten.

In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor:
In dem (neuen) Projekt lassen Sie das Feld (und die Checkbox) für die Planzahl leer. Planen Sie die Vorgänge des Projekts mit den entsprechenden Planzahlen, die Projekt-Planzahl wird aus den untergeordneten Planzahlen summiert und als "aggregierte" Planzahl angezeigt. Diese Art der Planung war bisher schon so in ZEP möglich.

Diese Planung funktioniert auf allen Ebenen in ZEP!

Wo werden die Planzahlen eingegeben
Sie können die Planzahlen in den Menüpunkten Daten&Plan, Vorgänge und Projektplan eingeben. Alle Änderungen, die Sie in einem dieser Menüpunkte gemacht haben, werden natürlich in den jeweils anderen Menüpunkten aktualisiert. Wenn Sie eine sehr detaillierte Planung machen möchten, ist der Menüpunkt Projektplan die richtige Stelle: hier sehen Sie die Planzahlen im Gesamtkontext aller Planzahlen des Projekts.

Auswertungen
In der Auswertungen Projektstand Plan werden die Planzahlen, die im Projektplan bei "Plan Std" angezeigt werden für den Vergleich mit den jeweiligen Ist Stunden herangezogen.
Bitte beachten Sie:
Wenn Sie alle (also fakturierbare und nicht fakturierbare) Stunden planen, wählen Sie in der Auswertung Projektstand Plan die Option "fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten", dann werden alle Ist-Stunden mit den Planstunden verglichen.

Wenn Sie "nur fakturierbare" Stunden planen, wählen Sie in der Auswertung Projektstand Plan die Option "nur fakturierbare Zeiten", dann werden nur die fakturierbaren Ist-Stunden mit den Planstunden verglichen.

Sie können direkt im Menü des ausgewählten Projekts alle Auswertungen zu diesem Projekt ausführen.

Wollen Sie mehrere Projekte zusammen auswerten bzw. eine bestimmte Auswertungen für verschiedene Projekte ausführen, ist die Navigation über Projekte>Auswertungen (siehe nächster Punkt) evtl. passender.