Wenn Sie ein neues Projekt anlegen, müssen Sie zunächst folgende grundlegende Projektdaten eingeben:

Allgemein

•Kurzform:
Ein Projekt wird mit seiner Kurzform eindeutig identifiziert. Die Kurzform kann eine beliebige Kombination aus Buchstaben und Ziffern sein.

•Bezeichnung:
Im Feld Bezeichnung kann eine ausführlichere Projektbezeichnung eingetragen werden.

Hinweis:
In den Auswahllisten, z.B. bei der Projektzeiterfassung, werden Sie immer die vollständige Kurzform der Projekte sehen, aber meist nicht die vollständige Bezeichnung. Die Bezeichnung wird in den Auswahllisten abgekürzt, damit die Auswahllisten nicht zu breit werden. Weitere Informationen zu dem Projekt können weiter unten im Feld Bemerkung als freier Text eingegeben werden.

•Laufzeit:
Geben Sie hier das Startdatum des Projekts an. Die Eingabe eines Endedatums ist optional.

Hinweis:
Außerhalb des durch Start- und Enddatum definierten Zeitraums erscheint das Projekt nicht in den Auswahllisten zur Erfassung, es können also keine Zeiten und Belege auf das Projekt gebucht werden, unabhängig vom Projektstatus. Start- und Enddatum werden außerdem als Filterkriterium bei der Projektplanung eingesetzt und erscheinen auf den Auswertungen und Abrechnungen.

•Status:
Wählen Sie einen Projektstatus aus, voreingestellt ist der erste in den Stammdaten definierte Projektstatus.Für nähere Informationenen rufen Sie den Hilfetxt zu Status auf.

•Abteilung:
Nur wenn Sie das Zusatzmodul Abteilungen einsetzen. Geben Sie an, zu welcher Abteilung dieses Projekt gehört.

•Kategorien:
Weisen Sie dem Projekt optional eine oder mehrere Kategorien zu.

•Schlagworte:
Weisen Sie dem Projekt optional eine oder mehrere Schlagworte zu.

•Bemerkung:
Sie können in das Bemerkungsfeld einen beliebigen Text mit weiteren Projektinformationen eingeben.

Plan

•Planzahlen (ab ZEP Professional):
Die hier angegebenen Werte dienen als Vergleichswerte für die Auswertungen Projektstand (Plan) und Gesamtstatus (Plan). Für ein Pauschalprojekt entsprechen die Planzahlen zusätzlich dem in Rechnung zu stellenden Betrag. (Nähere Informationen unter Daten und Plan). Sie können optional auch eine Überbuchung der Planzahlen verhindern.

Kunde und Abrechnung

•Kunde:
Geben Sie hier an, für welchen Kunden das Projekt realisiert wird, oder ob es ein --internes-- Projekt ist. (Mit Modul Faktura: Sie können angeben, ob für das Projekt eine "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" möglich sein soll.)

•Kundenauftrag:
In dieses optionale Feld geben Sie eine Projektbezeichnung oder Auftragsbezeichnung ein, unter der das Projekt beim Kunden bekannt ist. Diese wird dann auf der Projektabrechnung und Kundenabrechnung ausgegeben, sodass Ihr Kunde diese Rechnung leichter zuordnen kann.

•Kunden-Ansprechpartner:
Bei Kundenprojekten, wählen Sie Ihren Ansprechpartner beim Kunden aus der Liste aller Ansprechpartner des Kunden

•Währung:
Die Währung in der das Projekt abgerechnet werden soll, wird hier angegeben. Alle auf das Projekt anfallende Kosten werden bei Projektauswertung und Projektabrechnung in dieser Währung aufgeführt. Belege, die in einer anderen Währung erfasst wurden, werden automatisch in die Projektwährung umgerechnet. Die Projektpreistabellen werden ebenfalls in dieser Währung eingegeben.

•Abrechnungsart:
Wählen Sie eine Abrechnungsart aus, für nähere Informationen rufen Sie den Hilfetext zu Abrechnungsart auf.

Adresse

•Land und Bundesland:
Optionale Eingabe.

•URL:
Geben Sie optional einen Hyperlink ein.

Nachdem Sie alle Eingaben zu den Projektdaten gemacht haben, bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern.
Danach können Sie alle weiteren Angaben zu dem Projekt über die Auswahl der entsprechenden Untermenüpunkte machen:

•Projektplan

•Projektmitarbeiter

•Vorgänge

•Format

•Belege

•Preise

•Reise

Rufen Sie ein bestehendes Projekt zum Ändern auf, indem Sie auf die Kurzform des entsprechenden Projekts in der Projektliste  klicken.

Die Funktion kopieren () haben Sie nur in Ihrer Projekttabelle, wenn Sie auch Projekte anlegen können. Damit können Sie das entsprechende Projekt aus der Tabelle komplett mit allen Planzahlen, Vorgängen, Mitarbeiterzuordnungen und Preistabellen kopieren.
Nach Klicken auf "" wird ein Projekt angelegt, dessen Kurzform aus der Kurzform des ersten Projektes mit dem Zusatz „ - Kopie“ besteht und Sie werden direkt auf die Datenseite des neuen Projekts geleitet. Ändern Sie hier die Kurzform des neuen Projektes und führen Sie ggf. weitere Anpassungen aus.
Hinweis: Wenn Sie ein bestehendes Projekt kopieren, wird der Status des Vorlage-Projekts nicht mit kopiert, sondern einem „neuen Projekt“ wird immer automatisch der erste Status der Reihenfolge zugewiesen. Das gleiche passiert bei den Projektvorgängen.
Tipp: Wenn häufig ähnliche oder gleiche Projekte realisiert werden, können Sie jeweils ein „Vorlage-Projekt“ anlegen und im Bedarfsfall das Projekt komplett kopieren, mit allen Abrechnungsformaten, Vorgängen, Mitarbeitern und Preistabellen. Sie müssen dann nur noch die erforderlichen Daten, wie Kurzform und Bezeichnung, Anfang- und Enddatum, die geplanten externen Kosten usw. anpassen.