Ein Projekt wird mit seiner Kurzform eindeutig identifiziert. Die Kurzform kann eine beliebige Kombination aus Buchstaben und Ziffern sein.

Im Feld Bezeichnung kann eine ausführliche Projektbezeichnung eingetragen werden.
Hinweis: In den Auswahllisten, z.B. bei der Projektzeiterfassung, werden Sie immer die vollständige Kurzform der Projekte sehen, aber meist nicht die vollständige Bezeichnung.

(Nur mit Modul Abteilungen) Geben Sie an, zu welcher Abteilung dieses Projekt gehört. Nach dieser Projekteigenschaft kann in der Projektplanung gefiltert werden. Sie ist auch Basis für die Abteilungsauswertungen unter Abteilungen>Auswertungen.

In der Auswahlliste „Status“ wird der aktuelle Projektstatus angezeigt. Sie können beliebige Status in Administration>Stammdaten>Projektstatus anlegen. Ändert sich der Status eines Projekts stellen Sie das an dieser Stelle manuell ein. Nur Projekte mit buchbarem Status werden in den Auswahllisten zur Projektzeit- und Belegerfassung angeboten. Bei der Neuanlage oder dem Kopieren eines Projektes ist der erste in den Stammdaten definierte Projektstatus voreingestellt.

Geben Sie hier die Laufzeit des Projekts an. Außerhalb des durch Start- und Enddatum definierten Zeitraums erscheint das Projekt nicht in den Auswahllisten zur Erfassung, es können also keine Zeiten und Belege auf das Projekt gebucht werden, unabhängig vom Projektstatus. Start- und Enddatum werden außerdem als Filterkriterium bei der Projektplanung eingesetzt und erscheinen auf den Auswertungen und Abrechnungen.

Diese Abrechnungsart ist die Standard-Abrechnungsart für alle Vorgänge: (Wenn einzelne Vorgänge des Projekts anders abgerechnet werden sollen, können Sie das bei den betreffenden Vorgängen angeben.)

•Abrechnungsart "pauschal":
Unter "Plan Arbeitsentgelt" geben Sie den Pauschalpreis an. Eine Preisliste wird nicht benötigt.

•Abrechnungsart "im Aufwand nach Stundensatz":
Das Projekt benötigt eine Preisliste mit Angabe der Stundensätze. Fakturierbare Ist-Stunden werden gemäß Projekt-Preisliste abgerechnet.
Der zu fakturierende Betrag aller auf das Projekt (bzw. den Vorgang) gebuchten Belege wird abgerechnet.
Weitere Kosten (Kilometergeld, Verpflegungsmehraufwendungen, Anreisepauschalen) werden so abgerechnet, wie Sie es unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand:" angeben.

•Abrechnungsart "im Aufwand nach Tagessatz":
Das Projekt benötigt eine Preisliste mit Angabe der Tagessätze. Optional können Sie auch eine Anzahl "Angebotene Tagessätze" eintragen (nur wenn "Vorgänge einzeln abrechnen" nicht aktiviert ist). Fakturierbare Ist-Stunden werden gemäß Stammdaten>Tagessatzanteile (bzw. Projekt>Tagessatzanteile) und Projekt-Preisliste abgerechnet. Dabei kann es zu einem unterschiedlichen Abrechnungsbetrag kommen, je nachdem ob die Vorgänge einzeln angerechnet werden oder nicht.
Der zu fakturierende Betrag aller auf das Projekt (bzw. den Vorgang) gebuchten Belege wird abgerechnet. Weitere Kosten (Kilometergeld, Verpflegungsmehraufwendungen, Anreisepauschalen) werden so abgerechnet, wie Sie es unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand:" angeben.

Tipps:

•Kunde bezahlt unabhängig von den tatsächlich anfallenden Reisen eine Reisepauschale:
Legen Sie das Projekt als Pauschalprojekt an. Das ist auch dann möglich, wenn sämtliche Vorgänge "im Aufwand" abgerechnet werden.

•Kunde bezahlt die Arbeitszeit pauschal, die anfallenden Reisen jedoch im Aufwand (Anreisepauschale je Tag oder Verpflegungsmehraufwendungen):
Legen Sie das Projekt "im Aufwand" an, auch wenn alle Vorgänge dazu "pauschal" sein werden. Legen Sie bei Bedarf noch einen Vorgang im Aufwand mit der Bezeichung "Reisen" an, auf das die Mitarbeiter nur die gefahrenen Kilometer und Reisebelege (Fahrkarten, Hotelrechnungen) buchen.

Angebotene Tagessätze
Wird das Projekt nach Tagessätzen abgerechnet und die Einstellung "Vorgänge einzeln abrechnen" ist nicht aktiviert, dann können Sie die Anzahl der Tagessätze (die geplant/angeboten sind) hier eintragen. Der Wert wird in der Auswertung Projektstand Plan berücksichtigt.

Einstellung zu Vorgänge einzeln abrechnen

Wenn alle Vorgänge dieses Projekts die Abrechnungsart "wie Projekt" haben, dann erfolgt die Abrechnung für das Gesamtprojekt nicht getrennt nach Vorgängen.

Falls Sie dennoch eine Abrechnung wünschen, in der die Vorgänge mit Ihren Beträgen einzeln aufgeführt werden, dann kreuzen Sie dies hier an.

Anzeige "Vorgänge werden einzeln abgerechnet":

Wenn mindestens ein Vorgang dieses Projekts eine Abrechnungsart nicht "wie Projekt" hat, dann muss die Abrechnung des Gesamtprojekts aus den einzelnen Vorgangsabrechnungen bestehen.

Bitte beachten Sie:
Sobald Sie in Faktura eine Rechnungsposition für einen der Vorgänge angelegt haben, können Sie die Abrechnungsart "Vorgänge einzeln abrechnen" nicht mehr ändern.
Löschen Sie ggf. die Rechnungsposition, um hier Änderungen vorzunehmen.

Bei Einzelabrechnung der Vorgänge:

•Die einzelnen Vorgangsabrechnungen enthalten die Beträge für Arbeitsentgelt, Belege und Kilometergeld.

•Falls Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen abgerechnet werden (das ist nur bei einem Aufwandsprojekt möglich, wenn Sie unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand" entsprechende Angaben gemacht haben), werden diese nur einmal für das Gesamtprojekt berechnet und ausgegeben, also nicht auf die einzelnen Vorgänge verteilt.
Bei einem Pauschalprojekt wird stattdessen der Betrag den Sie unter "Plan Reisepauschalen" eingeben für das Gesamtprojekt als extra Posten "Pauschalpreis Reisen" abgerechnet.

•Bei Einzelabrechnung eines Vorgangs im Aufwand nach Tagessatz wird der Tagessatz ausschließlich aus den Stunden ermittelt, die für diesen einen Vorgang gebucht wurden (ohne Berücksichtigung weiterer Stunden des Mitarbeiters zum gleichen Projekt zu einem anderen Vorgang).
Beispiel: An einem Tag werden 6 Stunden für Vorgang 1 und 6 Stunden für Vorgang 2 gebucht.
Bei Einzelabrechnung der Vorgänge ergibt das 0,75 Tagessatz für Vorgang 1 und 0,75 Tagessatz für Vorgang 2.
Ohne Einzelabrechnung der Vorgänge ergibt das für das Gesamtprojekt genau 1 Tagessatz.
(Im Beispiel wird die Einstellung angenommen, dass bis zu 6 Tagesstunden 0,75 Tagessatz ergeben, und mehr als 6 Tagesstunden einen Tagessatz ergeben.)
Folglich sollten Sie für ein Projekt mit Abrechnung im Aufwand nach Tagessatz nur dann Einzelabrechnung der Vorgänge zulassen, wenn es korrekt ist, dass die Tagessätze getrennt für jeden Vorgang berechnet werden. Mit der Einzelabrechnung der Vorgänge können Sie keine Angaben bei "Angebotene Tagessätze" machen, sondern müssen dies ggf. beim Vorgang eingeben.

Spezialfall: Abrechnungsart nach Tagessatz, Vorgänge werden nicht einzeln abgerechnet und der Mitarbeiter hat in verschiedenen Vorgängen verschiedene Preisgruppen und entsprechend verschiedene Tagessätze.
In diesem Fall wird der Vorgang für die Preisgruppenbestimmung genommen, auf den die meisten Stunden am Tag gebucht wurden. Bei Gleichstand wird die Preisgruppe mit dem höheren Tagessatz genommen.

Geben Sie hier optional die Anzahl angebotener (bzw. geplanter) Tagessätze an. Die Anzahl der Tagessätze wird über die fakturierbaren Ist-Stunden gemäß Stammdaten>Tagessatzanteile (bzw. Projekt>Tagessatzanteile) ermittelt. In den Auswertungen Projektstand Plan und Gesamtstatus Plan werden die angebotenen Tagessätze mit den Ist-Werten verglichen.

Mit der Einzelabrechnung der Vorgänge können Sie keine Angaben bei "Angebote Tagessätze" machen, sondern müssen dies ggf. beim Vorgang hinterlegen.

Wenn alle Vorgänge dieses Projekts die Abrechnungsart "wie Projekt" haben, dann erfolgt die Abrechnung für das Gesamtprojekt nicht getrennt nach Vorgängen.

Falls Sie dennoch eine Abrechnung wünschen, in der die Vorgänge mit Ihren Beträgen einzeln aufgeführt werden, dann kreuzen Sie dies hier an.

Anzeige "Vorgänge werden einzeln abgerechnet":

Wenn mindestens ein Vorgang dieses Projekts eine Abrechnungsart nicht "wie Projekt" hat, dann muss die Abrechnung des Gesamtprojekts aus den einzelnen Vorgangsabrechnungen bestehen.

Bitte beachten Sie:
Sobald Sie in Faktura eine Rechnungsposition für einen der Vorgänge angelegt haben, können Sie die Abrechnungsart "Vorgänge einzeln abrechnen" nicht mehr ändern.
Löschen Sie ggf. die Rechnungsposition, um hier Änderungen vorzunehmen.

Bei Einzelabrechnung der Vorgänge:

•Die einzelnen Vorgangsabrechnungen enthalten die Beträge für Arbeitsentgelt, Belege und Kilometergeld.

•Falls Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen abgerechnet werden (das ist nur bei einem Aufwandsprojekt möglich, wenn Sie unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand" entsprechende Angaben gemacht haben), werden diese nur einmal für das Gesamtprojekt berechnet und ausgegeben, also nicht auf die einzelnen Vorgänge verteilt.
Bei einem Pauschalprojekt wird stattdessen der Betrag den Sie unter "Plan Reisepauschalen" eingeben für das Gesamtprojekt als extra Posten "Pauschalpreis Reisen" abgerechnet.

•Bei Einzelabrechnung eines Vorgangs im Aufwand nach Tagessatz wird der Tagessatz ausschließlich aus den Stunden ermittelt, die für diesen einen Vorgang gebucht wurden (ohne Berücksichtigung weiterer Stunden des Mitarbeiters zum gleichen Projekt zu einem anderen Vorgang).
Beispiel: An einem Tag werden 6 Stunden für Vorgang 1 und 6 Stunden für Vorgang 2 gebucht.
Bei Einzelabrechnung der Vorgänge ergibt das 0,75 Tagessatz für Vorgang 1 und 0,75 Tagessatz für Vorgang 2.
Ohne Einzelabrechnung der Vorgänge ergibt das für das Gesamtprojekt genau 1 Tagessatz.
(Im Beispiel wird die Einstellung angenommen, dass bis zu 6 Tagesstunden 0,75 Tagessatz ergeben, und mehr als 6 Tagesstunden einen Tagessatz ergeben.)
Folglich sollten Sie für ein Projekt mit Abrechnung im Aufwand nach Tagessatz nur dann Einzelabrechnung der Vorgänge zulassen, wenn es korrekt ist, dass die Tagessätze getrennt für jeden Vorgang berechnet werden.
Mit der Einzelabrechnung der Vorgänge können Sie keine Angaben bei "Angebotene Tagessätze" machen, sondern müssen dies ggf. beim Vorgang eingeben.

Die Währung in der das Projekt abgerechnet werden soll, wird hier angegeben. Alle auf das Projekt anfallenden Kosten werden bei Projekte>Auswertungen> Projektumsatz oder bei mit dem Modul „Faktura“ erstellten Rechnungen in dieser Währung aufgeführt (wobei die Währung je Rechnungsposition geändert werden kann). Belege, die in einer anderen Währung erfasst wurden, werden automatisch in die Projektwährung umgerechnet. Die Projektpreistabellen verstehen sich in dieser Währung.

Hier wird angezeigt, um welchen Projekttyp es sich handelt: "intern"  bzw. "Kunde".

Wenn Sie den Projekttyp Kunde gewählt haben, werden hier die entsprechenden Kundendaten (Kundennummer, Kundenname) angezeigt.

Nur mit Modul Faktura: Wenn Sie die Option "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" aktiviert haben, wird Ihnen hier der primäre Kunde angezeigt.

Sie können zusätzlich in das optionale Feld Kundenauftrag eine Projektbezeichnung oder Auftragsbezeichnung eingeben, unter der das Projekt beim Kunden bekannt ist. Diese wird dann auf der Auswertung Projektumsatz und Kundenumsatz ausgegeben.

Bei Bedarf können Sie auch Ihren Ansprechpartner beim Kunden aus der Liste aller Ansprechpartner des eingestellten Kunden auswählen. Bei der Abrechnung des Projekts wird diese Ansprechpartner als Rechnungsempfänger vorbelegt.

Sie können eine Bestellnummer und Auftragsnummer eingeben. Diese Felder werden als konfigurierbare Spalten in der Tabelle der Projekte angeboten.

Legen Sie fest, welche Adresse auf den Rechnungen für dieses Projekt angegeben werden soll. Die Standard-Auswahl „- Kunden Rechnungsadresse –" bedeutet, dass diejenige Adresse zu verwenden ist, die bei diesem Kunden zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung als Rechnungsadresse eingestellt ist. Nur wenn die Rechnungen dieses Projektes an eine spezielle Adresse gehen sollen, wählen Sie hier eine andere Adresse aus der Liste der Kunden-Adressen aus.

Davon unbenommen können Sie zum Zeitpunkt der Abrechnung immer noch die Adresse einer einzelnen Rechnung beliebig anpassen.

Die Planzahlen werden in Projekte>Auswertungen>Projektstand (Plan) und Gesamtstatus (Plan) zur SOLL/IST - Gegenüberstellung benutzt. Bei der Pauschalabrechnung von Vorgängen oder Projekten werden die Plankosten als in Rechnung zu stellender Betrag verwendet.

Wenn Sie eine feste Anzahl an Plan Stunden für das Gesamtprojekt eingeben möchten, tragen Sie diese hier ein bzw. aktivieren Sie die Checkbox "Plan Stunden fix".

Sie können auch die Anzahl Stunden je Vorgang eingeben. Wenn Sie bereits auf Vorgangsebene Plan Stunden vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte (aufsummierte) Anzahl der Stunden aus den Vorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).

Sie können hier auch sehen, ob es "Planungsdifferenzen" gibt, d.h. wenn auf den unteren Ebenen (Vorgänge) mehr Stunden geplant sind als für das Gesamtprojekt vorgegeben sind

Bitte beachten Sie:

Sie können alle (also fakturierbare und nicht fakturierbare) Stunden planen
-> dann wählen Sie in der Auswertung Projektstand Plan die Option "fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten", dann werden alle Ist-Stunden mit den Planstunden verglichen.

Sie können auch "nur fakturierbare" Stunden planen
-> dann wählen Sie in der Auswertung Projektstand Plan die Option "nur fakturierbare Zeiten", dann werden nur die fakturierbaren Ist-Stunden mit den Planstunden verglichen.

Hier werden alle gebuchten Ist Stunden (fakturierbare und nicht fakturierbare) für das Projekt angezeigt.

Wenn fakturierbare Projektzeiten gebucht wurden, werden diese unter "Fakt. Ist Std" angezeigt.

Hier werden alle fakturierbar gebuchten Ist Stunden des Projekts angezeigt.

Wenn Sie verhindern möchten, dass mehr Stunden gebucht werden, als Sie geplant haben, können Sie hier folgendes einstellen:

•Nein
ZEP verhindert nicht, dass mehr Stunden als geplant erfasste werden können

•nur fakturierbare Zeiten (inkl. Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr fakturierbare Stunden als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können

•fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden (inkl. Reisezeiten)

•ZEP verhindert, dass mehr Stunden, egal ob fakturierbar oder nicht fakturierbar, als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können

•nur fakturierbare Zeiten (ohne Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr fakturierbare Stunden als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können. Reisezeiten werden nicht berücksichtigt.

•fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden (ohne Reisezeiten)

•ZEP verhindert, dass mehr Stunden, egal ob fakturierbar oder nicht fakturierbar, als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können, Reisezeiten werden nicht berücksichtigt.

Sie können zusätzlich auch einen Überbuchungsstopp pro Tag angeben, d.h. eine Anzahl Stunden, die pro Tag nicht überschritten werden darf. (Bitte beachten Sie: Nur wenn  überhaupt ein Überbuchen verhindern auf Projektebene eingestellt ist, können Sie zusätzlich auch einen Überbuchungsstopp pro Tag angeben.

Sobald eine Zeitbuchung diese Planzahlen überschreitet, erscheint die Meldung:

"Speichern fehlgeschlagen.
Diese Zeit kann nicht gebucht werden, da dadurch die Plan Stunden des Projekts/Vorgangs überschritten würden. Der Projektleiter wurde per E-Mail informiert"

und die Zeit wird nicht gespeichert. Diese E-Mail wird an alle Projektleiter mit Budgetverantwortung versendet. Gibt es keinen Projektleiter mit Budgetverantwortung (und E-Mail-Adresse), wird die E-Mail an alle Projektleiter ohne Budgetverantwortung versendet, gibt es diese ebenfalls nict, werden die Administratoren/Abteilungsleiter informiert.

Damit die Mitarbeiter auch wissen, wie viele Stunden sie auf ein bestimmtes Projekt bzw. Vorgang buchen dürfen, können sie bei der Projektzeiterfassung auf den i-Punkt neben dem Vorgang klicken und sich die aktuellen Plan- und Ist-Zahlen ansehen.

Bitte beachten Sie: Damit der Mitarbeiter diese Information sehen kann, muss der Administrator unter Administration>Einstellungen>Projekt die Option"Planstunden bei der Zeiterfassunganzeigen" auswählen.

Wenn Sie den "Überbuchungsstopp" erst später einfügen möchten, also, wenn bereits Stunden erfasst worden sind, gibt ZEP einen Hinweis aus, wenn die Anzahl der erfassten Zeiten bereits über der Planzahl liegt: "Die Ist Stunden liegen bereits über den Plan Stunden.". Sie können diesen "Überbuchungsstopp" trotzdem setzen. Damit verhindern Sie, dass weitere Zeiten auf dieses Projekt gebucht werden können.

(für Pauschalprojekte: Pauschalpreis Arbeitsentgelt)

Aufwandsprojekt
Das geplante Arbeitsentgelt berechnen Sie aus der "Anzahl der geplanten Stunden x dem entsprechenden Stundensatz" (aus der Preistabelle). Geben Sie hier das geplante fakturierbare Arbeitsentgelt in der Projektwährung für das Gesamtprojekt ein (bei "Plan Arbeitsentgelt (fix)"). Sie können auch das geplante fakturierbare Arbeitsentgelt je Vorgang eingeben. Wenn Sie bereits auf Vorgangsebene Plan Arbeitsentgelt vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte Summe aus den Vorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).

Sie können hier auch sehen, ob es "Planungsdifferenzen" gibt, d.h. wenn auf den unteren Ebenen (Vorgänge) eine höhere Summe geplant ist, als für das Gesamtprojekt vorgegeben ist.

reines Pauschalprojekt
(Projekt "pauschal" und alle Vorgänge "wie Projekt")
Geben Sie hier den für die Arbeitszeit abzurechnenden Pauschalpreis an.
Gesamter Pauschalpreis = Pauschalpreis Arbeitsentgelt + Pauschalpreis Belege und Km-Geld + Pauschalpreis Reisepauschalen.

gemischtes Projekt
(Projekt enthält Vorgänge, die nicht die Abrechnungsart "wie Projekt" haben)
Die Abrechnung erfolgt getrennt nach Vorgängen, Sie müssen für jeden einzelnen Vorgang den Pauschalpreis bzw. Planpreis angeben. Hier wird nur noch die Summe für alle Vorgänge angezeigt.

Plan Arbeitsentgelt mit negativen Betrag (Discount)
Wenn Sie für ein Projekt auch einen Discount/Rabatt/Preisnachlass, also einen "negativen" Betrag dokumentieren möchten, geben Sie ein "-" direkt vor der Zahl ein.

Aufwandsprojekt
Geben Sie hier den geplanten fakturierbaren Betrag für Belege und ggf. Km-Geld in der Projektwährung für das Gesamtprojekt ein (bei "Plan Belege, Km-Geld (fix)").

Sie können diesen geplanten Betrag auch je Vorgang eingeben. Wenn Sie bereits auf Vorgangsebene Beträge bei Plan Belege, Km-Geld vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte Summe aus den Vorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).

Sie können hier auch sehen, ob es "Planungsdifferenzen" gibt, d.h. wenn auf den unteren Ebenen (Vorgänge) eine höhere Summe geplant ist als für das Gesamtprojekt vorgegeben ist.

reines Pauschalprojekt
(Projekt "pauschal" und alle Vorgänge "wie Projekt")

geben Sie hier den für Belege und Km-Geld abzurechnenden Pauschalpreis an.

Gesamter Pauschalpreis = Pauschalpreis Arbeitsentgelt + Pauschalpreis Belege und Km-Geld + Pauschalpreis Reisepauschalen.

gemischtes Projekt
(Projekt enthält Vorgänge, die nicht die Abrechnungsart "wie Projekt" haben)

Die Abrechnung erfolgt getrennt nach Vorgängen, Sie müssen für jeden einzelnen Vorgang den Pauschalpreis bzw. Planpreis angeben. Hier wird nur noch die Summe für alle Vorgänge angezeigt.

Aufwandsprojekt
Geben Sie hier den geplanten fakturierbaren Betrag für VMA (= Verpflegungsmehraufwendungen) / Anreisepauschalen in der Projektwährung für das Gesamtprojekt ein.
Eine Eingabe ist hier nur dann sinnvoll, wenn das Projekt überhaupt Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen abrechnen wird.
Da Verpflegungsmehraufwendungen und Anreisepauschalen nur für das Gesamtprojekt berechnet werden und nicht für jeden Vorgang einzeln, ist hierfür auch keine Planung je Vorgang vorgesehen, wie bei den anderen Planzahlen.

reines Pauschalprojekt
(Projekt pauschal und alle Vorgänge "wie Projekt")
Geben Sie hier den für Reisen abzurechnenden Pauschalpreis an.
Gesamter Pauschalpreis = Pauschalpreis Arbeitsentgelt + Pauschalpreis Belege und Km-Geld + Pauschalpreis Reisepauschalen.

gemischtes Pauschalprojekt
(Projekt ist pauschal und enthält mindestens einen Vorgang, dessen Abrechnungsart nicht "wie Projekt" ist)
Der Pauschalpreis VMA / Anreisepauschalen ist vorgangsunabhängig. Er wird bei einem gemischten Pauschalprojekt als extra Posten "Pauschalpreis Reisen" aufgeführt. Es werden keine weiteren Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen berechnet.

Tipps:

•Kunde bezahlt unabhängig von den tatsächlich anfallenden Reisen eine Reisepauschale:
Legen Sie das Projekt als Pauschalprojekt an. Das ist auch dann möglich, wenn sämtliche Vorgänge "im Aufwand" abgerechnet werden.

•Kunde bezahlt die Arbeitszeit pauschal, die anfallenden Reisen jedoch im Aufwand (Anreisepauschale je Tag oder Verpflegungsmehraufwendungen):
Legen Sie das Projekt "im Aufwand" an, auch wenn alle Vorgänge dazu "pauschal" sein werden. Legen Sie bei Bedarf noch einen Vorgang im Aufwand mit der Bezeichung "Reisen" an, auf das die Mitarbeiter nur die gefahrenen Kilometer und Reisebelege (Fahrkarten, Hotelrechnungen) buchen.

Geben Sie hier projektspezifisch an, ob und wann der bzw. die Projektleiter mit Budgetverantwortung benachrichtigt werden sollen, wenn ein bestimmter Prozentsatz der geplanten Stunden erreicht wird. Berücksichtigt werden je nach Einstellung nur fakturierbar gebuchte bzw. alle Stunden.

•Standardeinstellung
Es werden die Werte aus Administration>Einstellungen>Projekt verwendet

•Keine E-Mail

•Spezielle Einstellung
Hier können Sie bis zu drei projektspezifische prozentuale Werte eingeben (wird nur ein Wert eingetragen, wird nur eine E-Mail versendet). Sobald eine Zeiterfassung eine dieser Marken überschreitet, erhält der bzw. die Projektleiter von ZEP eine Benachrichtigung per E-Mail, dass für das entsprechende Projekt bzw. für den Vorgang die IST-Stundenzahl den angegebenen Wert überschritten hat. Natürlich nur, wenn in der Mitarbeiterverwaltung eine E-Mail-Adresse für den Mitarbeiter angegeben ist. Wenn es keinen Projektleiter geben sollte, wird diese E-Mail an den Abteilungsleiter (mit Modul Abteilungen) bzw. an den Administrator gesendet.

Bitte beachten Sie:
Voraussetzung für eine Warnung ist die Angabe von Plan-Stunden für das Projekt bzw. für den Vorgang.
Wenn kein Projektleiter mit Budgetverantwortung und mit E-Mail-Adresse ermittelt werden kann, werden alle Projektleiter ohne Budgetverantwortung informiert. Gibt es keine Projektleiter werden ggf. alle Abteilungsleiter der Abteilung des Projekts informiert, wenn diese auch nicht ermittelt werden können (oder wenn das Modul Abteilungen nicht lizenziert ist) werden alle Administratoren informiert.
Bei jeder Zeitbuchung wird geprüft, ob ein Prozentsatz der fakturierbaren Planstunden auf Vorgangs- oder Projektebene erreicht wurde, d.h. es können bei jedem eingetragenen prozentualen Wert bis zu zwei E-Mails versendet werden:

1.Eine E-Mail bzgl. dem bebuchten Vorgang  bzw. einem seiner übergeordneten Vorgänge (je nachdem auf welcher Ebene Sie die Planzahlen eingetragen haben.

2.Eine E-Mail bzgl. dem Projekt.

Weisen Sie dem Projekt optional eine oder mehrere Kategorien zu. (Nur wenn unter Administration>Stammdaten>Projekte>Kategorien Kategorien definiert sind.)

Sie können dem Projekte Schlagworte zuweisen, um sie danach zu klassifizieren und wiederzufinden.

Wählen Sie ein, mehrere oder alle Schlagworte aus (definiert unter Administration>Stammdaten>Projekte>Schlagworte) bzw. wenn unter Administration>Einstellungen>Projekte angegeben ist, dass ein Projektleiter Schlagworte ergänzen darf ("Ja"),  können die Projektleiter in dem auch eigene Schlagwörter dem Projekt zuweisen.

Hier können Sie einen beliebigen Hyperlink eingeben, zum Beispiel eine URL, einen Link zu Salesforce o.ä. Unter Projekte>Verwaltung wird dieser Hyperlink als dargestellt. Im Tooltipp wird die URL angezeigt und mit Klick auf das Symbol, gelangen Sie zu der entsprechenden Adresse.