Voreinstellung Fakturierbar, durch den Mitarbeiter änderbar
Das ist die Standard-Einstellung für ein neues Kundenprojekt und bedeutet: Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf dieses Projekt bucht, ist „fakturierbar“ bereits angekreuzt. Der Mitarbeiter kann das Kreuz aber auch wegnehmen.

•Voreinstellung Fakturierbar, durch den Mitarbeiter nicht änderbar
Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf dieses Projekt bucht, werden diese Zeiten automatisch als „fakturierbar“ gekennzeichnet. Der Mitarbeiter hat keine Möglichkeit, das zu ändern.

•Voreinstellung Nicht Fakturierbar, durch den Mitarbeiter änderbar
Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf dieses Projekt bucht, ist „fakturierbar“ nicht angekreuzt. Der Mitarbeiter kann das Kreuz aber auch setzen.

•Voreinstellung Nicht Fakturierbar, durch den Mitarbeiter nicht änderbar
Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf dieses Projekt bucht, werden diese Zeiten automatisch als „nicht fakturierbar“ gekennzeichnet. Der Mitarbeiter hat keine Möglichkeit, das zu ändern.
Für interne Projekte (Projekte ohne Kundenzuordnung) ist das die richtige Voreinstellung. Wenn Sie in den allgemeinen ZEP-Einstellungen festgelegt haben, dass interne Projekte grundsätzlich nicht fakturierbar sein sollen, dann ist diese Voreinstellung für interne Projekte sogar unveränderlich.

Bei Vorgängen und bei Projekttätigkeiten kann die Voreinstellung der Fakturierbarkeit noch überschrieben werden. Insgesamt haben Sie für die Voreinstellung der Fakturierbarkeit ein hierarchisches System Projekt>Vorgang>Projekttätigkeit.

Eine Änderung der Voreinstellung wirkt sich nur auf zukünftige Zeitbuchungen aus. Bereits gebuchte Zeiten werden nicht automatisch geändert. (Verwenden Sie bei Bedarf die Aktion „Projektzeiten umbuchen auf...“ in der Projektzeitauswertung.)

Als Administrator oder Projektleiter können Sie diese Voreinstellung der Fakturierbarkeit umgehen, und zwar nur

•in der Projektzeitauswertung beim Ändern einer einzelnen Projektzeit

•und bei der Aktion „Projektzeiten umbuchen auf ...“.

Beispiel: Sie können bei Bedarf eine Zeit, die durch den Mitarbeiter „fakturierbar“ gebucht wurde, doch noch „nicht fakturierbar“ machen, selbst wenn die Voreinstellung „durch den Mitarbeiter nicht änderbar“ ist.

Aber: Wenn der Mitarbeiter diese Projektzeit danach noch selbst zum Ändern aufruft, wird wieder die "Voreinstellung Fakturierbarkeit bei der Zeiterfassung" gewinnen.

Deshalb:Machen Sie solche Änderungen am besten erst dann, wenn Sie sicher sein können, dass der Mitarbeiter das nicht nochmals ändern wird (z.B. weil der erlaubte Erfassungszeitraum bereits abgelaufen ist, oder weil Sie die Zeiten anschließend durch Fakturierung oder durch Monatsabschluss sperren werden.)

Hinweis zu Pauschalprojekten und Fakturierbarkeit:
Bei Pauschalprojekten haben zwar die gebuchten Zeiten keinen Einfluss auf den abgerechneten Betrag (und auch nicht auf den errechneten Ertrag in der Auswertung Projektstand Ertrag), trotzdem kann eine Unterscheidung von fakturierbaren und nicht fakturierbaren Zeiten sinnvoll sein, z.B. für den Projektzeitnachweis, sowie für den Projektstand Plan.

Wenn Sie bei diesem Projekt alle Tätigkeiten für die Zeiterfassung erlauben wollen, dann lassen Sie die Liste der Projekttätigkeiten leer. Das ist immer die Grundeinstellung für neue Projekte. Wenn Sie für ein Projekt alle Tätigkeiten erlauben wollen, brauchen Sie also nichts weiter zu tun.

Wenn bei diesem Projekt nicht alle Tätigkeiten für die Zeiterfassung erlaubt sein sollen, dann müssen Sie hier per Tätigkeit hinzufügen explizit eine Liste der erlaubten Tätigkeiten anlegen. D.h. nur die Tätigkeiten der Liste sind erlaubt, alle anderen ggf. in den Stammdatzen vorhandenen Tätigkeiten sind nicht mehr erlaubt.

Wenn Sie für bestimmte Tätigkeiten eine spezielle Voreinstellung der Fakturierbarkeit (abweichend von der Voreinstellung des Projekts und des Vorgangs) festlegen wollen, dann müssen Sie ebenfalls hier eine explizite Liste der erlaubten Tätigkeiten anlegen. Anschließend können Sie durch Klick auf das Symbol für die Voreinstellung der Fakturierbarkeit  für diese Tätigkeit in diesem Projekt ändern.

Werden nun Zeiten für dieses Projekt erfasst, stehen nur die entsprechenden projektspezifischen Tätigkeiten zur Auswahl. Die Gesamtheit aller möglichen Tätigkeiten wird nach wie vor unter Administration>Stammdaten>Tätigkeiten verwaltet. Beim Kopieren eines Projekts mit projektspezifischen Tätigkeiten, wird auch die entsprechende Tätigkeitsliste mitkopiert. In den Auswertungen werden nach wie vor alle Tätigkeiten als Such- bzw. Filterkriterium angeboten.

Tipp: Projekt ohne Reisen
Falls Sie ein Projekt definiert haben, in welchem keine Reisen möglich sein sollen, können Sie dies hier festlegen. Wählen Sie für die Liste der speziellen Tätigkeiten alle Tätigkeiten bis auf die Reisetätigkeit aus. Ihre Mitarbeiter können dann keine Reisezeiten mehr auf das Projekt buchen.

Wenn Sie eine "Standard-Tätigkeit" definieren möchten, klicken Sie auf den Link Andere Standard-Tätigkeit zuweisen und wählen Sie eine Standard-Tätigkeit aus.

Was ist eine Standard-Tätigkeit?
Sie können auf Projektebene sowie auf Vorgangsebene eine sog. "Standard-Tätigkeit " definieren, d.h. wenn Sie in der Projektzeiterfassung ein Projekt bzw. einen Vorgang auswählen, für den eine Standard-Tätigkeit definiert wurde, belegt ZEP die Auswahlbox der Tätigkeiten mit dieser Tätigkeit vor. Bsp.: Vorgang "Reisen", auf den alle Reistätigkeiten gebucht werden sollen, wenn hier die "Reisetätigkeit" als Standard-Tätigkeit angegeben ist, wird automatisch bei der Wahl des Vorgangs dies Tätigkeit angeboten und verhindert so "falsche" Buchungen.

Wenn ein Projekt keine eigenen Tagessatzanteile definiert, gilt die in den Stammdaten festgelegte Definition von Tagessatzanteilen.

Nur wenn dieses Projekt davon abweichen soll, definieren Sie hier eigene Tagessatzanteile.

Sobald Sie für das Projekt einen eigenen Tagessatzanteil definieren, ist die Tagessatzanteil-Definition aus den Stammdaten für das Projekt nicht mehr gültig und Sie müssen alle Tagessatzanteile lückenlos hier definieren.

Wenn doch wieder die Tagessatzanteil-Definition aus den Stammdaten für das Projekt gelten soll, löschen Sie die alle projektspezifischen Tagessatzanteile.

Geben Sie an, für welche Stundenanzahl Sie welchen Anteil des Tagessatzes berechnen. Das ist nur dann wirksam, wenn das Projekt die Abrechnungsart "im Aufwand nach Tagessatz" hat.

Beachten Sie bei der Definition der Tagessatzanteile bitte folgendes:

Sie müssen lückenlos von 0 - 24,00 Stunden angelegt werden.

Wenn Sie z.B. fälschlicherweise folgende Tagessatzanteile anlegen:

  0,25 -   4,00 Stunden 0,5 Tagessätze

  5,25 - 12,00 Stunden 1,0 Tagessätze

12,25 - 14,00 Stunden 2,0 Tagessätze

berechnet ZEP für 4,5 Stunden und für mehr als 14 Stunden Arbeit gar keinen Tagessatz!

Lücken bei der Definition von Tagessatzanteilen des Projekts werden auch nicht durch die Definition von Tagessatzanteilen in den Stammdaten ergänzt! Wenn ein Projekt eine eigene Definition von Tagessatzanteilen hat, dann muss diese selbst vollständig sein.

Sie können für jedes Projekt in ZEP bestimmte Orte zuordnen. Um die Projektorte-Zuordnung zu ändern, klicken Sie auf den Link Projektorte-Zuordnung ändern und nehmen Ihre Zuordnung vor. Klicken Sie auf „Übernehmen“.

Bei der Erfassung auf dieses Projekt, stehen dann nur noch die entsprechend definierten Projektorte zur Auswahl.

Bitte beachten Sie: beim Umbuchen von Projektzeiten (z. Bsp. in Projekt>Projektzeitauswertung) erfolgt die Umbuchung auf den gewählten Zielort falls dieser Ort in der Ortsliste des Projektes vorkommt (sofern Projektorte definiert sind). Andernfalls bleibt der Ort unverändert".
Beim Umbuchen erhalten alle Orte den neuen Ort, falls dieser für das Projekt zugelassen ist.
Wird in der Umbuchungsmaske ein Projekt ausgewählt, so wird die Ortsliste so angezeigt, dass diese den Eintrag "unverändert" sowie alle dem Projekt zugeordneten Orte (falls vorhanden) enthält.