•über die Auswahl Mo Di Mi Do Fr heute: können Sie den entsprechenden Wochentag  als Datum auswählen

•mit dem Symbol rufen Sie die Kalenderauswahl für das Datum auf

•mit dem Symbol :  Wenn Sie auf den „Nach-unten-Pfeil“ klicken, wird der vorherige Tag, wenn Sie auf den „Nach-oben-Pfeil“ klicken, wird der nachfolgende Tag eingestellt.

Die von/bis Zeiten sind so vorbelegt, dass sie „Anschluss schaffen“, d.h. „von“ entspricht der zuletzt erfassten „bis“-Zeit des gleichen Tages, „bis“ entspricht der aktuellen Zeit. Sie können können auf so viele Tage vorwärts und rückwärts erfassen, wie in Administration>Einstellungen>Projektzeit & Belege festgelegt wurde.

jetzt: stellt aktuelle Uhrzeit im untenstehenden Uhrzeitfeld ein

: Einstellung der von-Zeit und bis-Zeit. Wenn Sie auf den „Nach-unten-Pfeil“ klicken, wird die Uhrzeit entsprechend kleiner, wenn Sie auf den „Nach-oben-Pfeil“ klicken, wird die Uhrzeit entsprechend größer. Sie können Zeiten einstellen die im eingestellten Minutenraster liegen, wenn Sie dies nicht geändert haben (siehe Kapitel 10.3.2 Projektzeit & Belege), ist dies ein 15-Minuten-Raster.

Dauer: Die Angabe der Dauer besteht aus der von-Zeit und der Dauer in Stunden und Minuten. ZEP belegt die „nächste“ von-Zeit wieder automatisch vor, sodass Sie wieder nur die Dauer angeben müssen.

Eingabefeld:  Sie können durch einfaches Eintippen der Uhrzeit die Zeiten über Tastatur anpassen. Durch Scrollen nach oben bzw. nach unten mit dem Mausscrollrad vergrößern bzw. verringern Sie die Zeit.

Datum
Belegen Sie ein Datum vor, indem Sie in der Tabelle unten auf den entsprechenden Datumstag klicken.
Alternativ können Sie das Datum auch mit dem Kalender auswählen, oder über hoch und runter stellen.
Dauer und von-/bis-Felder
Um von Stunden auf Minuten oder umgekehrt zu wechseln, können Sie folgende Tasten verwenden:

•":" "-" "," (auch aus dem Ziffernblock oder "." bei englischen Tastaturen) "Tabulator-Taste" "Leertaste" für die Minuten

•Pfeiltaste Ihrer Tastatur nach rechts "->" für die Minuten

•Pfeiltaste Ihrer Tastatur nach links "<-" für die Stunden
Beispiel:
Möchten Sie 08:30 einstellen, positionieren Sie (per Tabulator-Taste oder Maus) auf das Stundenfeld und tippen Sie "08,30" (oder "08.30" oder "08-30" oder "08:30" oder "08" dann Pfeiltaste nach rechts und dann "30").

Um die mit obigen Methoden anvisierten Minuten oder Stunden zu verändern, können Sie auch folgende Tasten verwenden:

•scrollen Sie mit dem Mausscrollrad nach oben oder nach unten

•Benutzen Sie die Pfeiltasten Ihrer Tastatur nach oben oder nach unten

•Tippen Sie die entsprechende Zahl.

Möchten Sie 17:00 einstellen, tippen Sie "17" für die Stunden.
Möchten Sie 07:00 einstellen, tippen Sie "07" für die Stunden.
Von- und bis-Zeit einfach anpassen
Mit der grünen Ecke rechts oben können Sie die Zeit anschließend an die letzte gebuchte Zeit vorbelegen.
Mit der grünen Ecke rechts unten können Sie die Zeit vor die erste gebuchte Zeit vorbelegen.

Wenn in den Einstellungen: "Projektzeiten nur als Zeitdauer, ohne von/bis" mit "ja" angegeben ist, dann können Sie die Projektzeiten nur mit der Angabe der Dauer in ZEP eingeben, die Möglichkeit der von/bis -Eingabe ist ausgeblendet. (Bitte beachten Sie: diese Einstellung ist nur in den Varianten ZEP Compact und ZEP Compact Preise & Belege möglich, alle anderen ZEP Varianten benötigen die Uhrzeitangaben für die Berechnungen von Verpflegungsmehraufwendungen!)

Hinweis: Wenn Sie die Projektzeiten nur über die Dauer erfassen, kann keine Pausenregelung angewendet werden!

In der Auswahlliste der Projekte stehen nur die Projekte zur Auswahl, denen Sie als Projektmitarbeiter zugeordnet sind. Sobald Sie ein neues Projekt ausgewählt haben, wird die Seite nachgeladen, um die entsprechenden Vorgänge anzuzeigen.

Sie können Zeiten bzw. Belege nur auf einen Vorgang erfassen, dem Sie zugeordnet sind. Entweder werden an dieser Stelle nur die Ihnen zugeordneten Vorgänge angezeigt oder ein * kennzeichnet Ihre Zuordnung zum jeweiligen Vorgang.
Sie können Zeiten bzw. Belege nur auf einen Vorgang mit einem buchbaren Status erfassen. Ein nicht buchbarer Status wird in der Tabelle ausgegraut angezeigt.
Wenn Vorgänge hierarchisch gruppiert sind, sind die Gruppierungsvorgänge in Fettschrift gekennzeichnet. Auf einen Gruppierungsvorgang können Sie keine Zeiten bzw. Belege buchen.

Die Einstellung fakturierbar bedeutet, dass eine so gekennzeichnete Projektzeit an das Projekt weiterberechnet wird. Standardmäßig ist fakturierbar aktiviert. Als Admin können Sie beim Erstellen eines Projektes die Fakturierbarkeit individuell einstellen. Zeiten auf interne Projekte können nie fakturiert werden.
Bei Deaktivierung fallen die Kosten für den entsprechenden Projektzeiteintrag lediglich intern an und werden nicht an den Kunden weiterberechnet.
In der Projektzeittabelle ist jede fakturierbare Projektzeit mit markiert. Nur als fakturierbar gekennzeichnete Zeiten werden im Projektzeitnachweis aufgeführt.
Eine Auflistung der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Projektzeiten sehen Sie im Projektstand (Zeit) und im Gesamtstatus (Zeit).

Voreinstellung / Unveränderlichkeit:
Ein Projektleiter oder Administrator kann je Projekt/Vorgang/Tätigkeit vorgeben, wie die Fakturierbarkeit voreingestellt sein soll und ob die voreingestellte Fakturierbarkeit änderbar sein soll oder nicht.
Beispiel: interne Projekte (Projekte ohne zugeordneten Kunden) sind i.d.R. so eingestellt, dass die Projektzeiten fest vorgegeben nicht fakturierbar sind, d.h. Sie sehen eine Checkbox, die Sie nicht ankreuzen können.

Fakturierbarkeits-Voreinstellung bei Wechsel des Vorgangs:
Wenn für alle Vorgänge nur die Projekteinstellung gilt, dann wird beim Wechsel des Vorgangs die Einstellung der Fakturierbarkeit so beibehalten, wie sie vorher im Erfassungsformular war, d.h. die Fakturierbarkeit ändert sich nicht mit dem Wechsel des Vorgangs.
Wenn mindestens ein Vorgang eine eigene Fakturierbarkeits-Voreinstellung definiert, dann wird bei jedem Vorgangswechsel die Fakturierbarkeit automatisch neu gesetzt.

Fakturierbarkeits-Voreinstellung bei Wechsel der Tätigkeit:
Wenn für alle Tätigkeiten nur die Vorgangseinstellung gilt, dann wird beim Wechsel der Tätigkeit die Einstellung der Fakturierbarkeit so beibehalten, wie sie vorher im Erfassungsformular war, d.h. die Fakturierbarkeit ändert sich nicht mit dem Wechsel der Tätigkeit.
Wenn mindestens eine Tätigkeit eine eigene Fakturierbarkeits-Voreinstellung definiert, dann wird bei jedem Tätigkeitswechsel die Fakturierbarkeit automatisch neu gesetzt.

Tätigkeiten sind Bezeichnungen für verschiedene Arbeitsabläufe, unabhängig vom Projekt.

Bei jeder Projektzeiterfassung muß eine Tätigkeit angegeben werden. Bei Projekten mit eigener Tätigkeitenliste, kann die Auswahlliste eingeschränkt sein.

Weitere Informationen unter: Reisezeiten erfassen

Die Angabe des Arbeitsorts ist nur für die Berechnung von Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen bei Reisen relevant. Dieses Feld ist mit den zuletzt erfassten Angaben vorbelegt. Der Arbeitsort „erste Tätigkeitsstätte“ kennzeichnet Ihren normalen Arbeitsort.

Damit ist der Ort gemeint, an dem Sie "normalerweise" arbeiten (z.B. das Büro), wenn Sie nicht außer Haus bei einem Kunden oder einer externen Veranstaltung sind.
Bei der Buchung von Projektzeiten geben Sie immer Ihren Arbeitsort an. Wenn Sie im Büro sind, wählen Sie die Einstellung "-erste Tätigkeitsstätte-" für den Arbeitsort.

Der Arbeitsort kann bei Auswertungen als Suchkriterium eingesetzt werden. Außerdem ist der Arbeitsort (wenn er nicht die "erste Tätigkeitsstätte" und nicht Heimarbeitsort ist) Voraussetzung für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen an den Mitarbeiter, sowie für die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen an den Kunden.

Sobald anstelle von "erste Tätigkeitsstätte" ein anderer Arbeitsort gewählt wird, erscheint zusätzlich die Checkbox 'Ort projektrelevant'. Damit entscheiden Sie, ob diese Zeit in die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen eingehen soll oder nicht. Siehe auch die Informationen direkt bei der Checkbox 'Ort projektrelevant'.

In der Administration haben Sie eingestellt, ob Verpflegungsmehraufwendungen überhaupt berechnet werden sollen und - wenn ja - nach welchem Berechnungsverfahren. Wenn Sie keine Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen eingestellt haben, gilt die Checkbox 'Ort projektrelevant' nur für die Abrechnung von Anreisepauschalen an den Kunden.

Sobald anstelle von "erste Tätigkeitsstätte" ein anderer Arbeitsort gewählt wird, erscheint zusätzlich die Checkbox 'Ort projektrelevant'. Damit entscheiden Sie, ob diese Zeit in die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen für das Projekt eingehen soll (angekreuzt) oder nicht eingehen soll (nicht angekreuzt).

Hinweis: "Ort projektrelevant" beeinflusst ausschließlich die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen für das Projekt, d.h. auf der Rechnung und den Umsatzauswertungen. Die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters, d.h. die Berechnung der Mitarbeitererstattung, ist davon unabhängig.

In der Administration haben Sie eingestellt, ob Verpflegungsmehraufwendungen überhaupt berechnet werden sollen und - wenn ja - nach welchem Berechnungsverfahren. Wenn Sie keine Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen eingestellt haben, gilt die Checkbox 'Ort projektrelevant' nur für die Abrechnung von Anreisepauschalen an den Kunden.

In den meisten Fällen arbeiten Sie natürlich an einem nicht-Standard-Arbeitsort, weil das Projekt das erfordert, also ist der Ort projektrelevant (daher ist die Checkbox 'Ort projektrelevant' bereits aktiviert).

Das Häkchen wegzunehmen macht z.B. dann Sinn, wenn Sie für ein Projekt außer Haus sind und dort jedoch eine bestimmte Zeit für ein anderes Projekt arbeiten, für das es aber nicht notwendig war, außer Haus zu sein.

Sie als Mitarbeiter haben für diese Zeit ein Anrecht auf die Verpflegungsmehraufwendungen, diese dürfen dem Projekt aber weder intern noch extern belastet werden.

Wenn Sie an einem Tag für mehr als ein Projekt mit "Ort projektrelevant" außer Haus gebucht haben, dann werden die dadurch entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend den Einstellungen unter Administration>Einstellungen>Reisekosten auf die beteiligten Projekte verteilt.

Das betrifft :

•Die internen Verpflegungsmehraufwendungen, d.h. die Verpflegungsmehraufwendungen, die dem Mitarbeiter laut Kostenabrechnung auszuzahlen sind: Diese werden als interne Projektkosten auf die Projekte der Reise entsprechend der Verteilung der externen Verpflegungsmehraufwendungen verteilt und wirken sich z.B. in der Auswertung "Projektstand (Ertrag)" aus.

•Die externen Verpflegungsmehraufwendungen: Ein Projekt mit der Einstellung "Verpflegungsmehraufwendungen ... abrechnen" (siehe Reiseeinstellungen) berechnet die Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend an den Kunden weiter.

Anreisepauschalen werden nicht auf Projekte anteilig verteilt.

Beispiel:
Für Projekt A ist Anreisepauschale je MA und Tag 30€, für Projekt B ebenso.

MA fährt in die Schweiz und bucht an diesem Tag 3 Stunden für Projekt A und weitere 3 Stunden für Projekt B, jeweils mit Ort projektrelevant.

Sowohl Projekt A als auch Projekt B berechnet jeweils die volle Anreisepauschale, also 30 €.

Wenn nur Projekt A an diesem Tag die volle Anreisepauschale berechnen soll und Projekt B keine Anreisepauschale berechnen soll, dann muss der MA die Buchung auf Projekt B als Ort nicht projektrelevant kennzeichnen.

Tragen Sie  Ihre persönliche Bemerkung zu der getätigten Arbeit. Ob dieses Feld mit den zuletzt erfassten Angaben vorbelegt ist oder leer ist, kann ein Administrator über Administration>Einstellungen>Projektzeit & Belege einstellen.  Aus Platzgründen werden nur 35 Zeichen angezeigt (dies kann ebenfalls über Administration>Einstellungen>Projektzeit & Belege durch den Administrator angepasst werden), es können aber mehr als 255 Zeichen eingegeben und gespeichert werden. Je nach Einstellung der Einstellung an dieser Stelle, kann auch vorgegeben sein, dass eine Bemerkung eingegeben werden muss.

Speichern Sie Ihre Angaben. Die erfasste Projektzeit wird nun in der Tabelle der Projektzeiten angezeigt.

Zeigt die gespeicherten Daten an. Sie können über die Kalenderwochenauswahl durch die Kalenderwochen blättern.