Reisezeiten erfassen
Reisezeiten sind Projektzeiten mit einigen zusätzlichen Daten. Sie werden deshalb über die gleiche Seite wie alle Projektzeiten erfasst. Erst wenn Sie die Reisetätigkeit, i.A. „re“, einstellen, ändert sich die Seite und Sie haben neben den Eingabefeldern für die „normale“ Projektzeit die zusätzlichen Eingabefelder für die speziellen Reisedaten.
Nachdem die Reisetätigkeit eingestellt wurde, werden die Eingabefelder für die Reise angezeigt. Die Reisetätigkeit steht neben der Bezeichung „Tätigkeit“ zur Auswahl bereit, oder kann über das Dropdown-Feld ausgewählt werden.
Der Arbeitsort ist entscheidend für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen für Geschäftsreisen. Die Reise zu einem Arbeitsort, der nicht die "erste Tätigkeitsstätte" ist und zurück gehört auch zur erstattungsberechtigten Zeit.
Wenn Sie als Tätigkeit die Reisetätigkeit angegeben haben, ist für den Arbeitsort zwingend eine andere Auswahl als - erste Tätigkeitsstätte- erforderlich.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie in ZEP eine Pausenregelung verwenden, werden Reisezeiten, die nicht auf ein Fahrzeug gebucht werden (z.B. Reise mit Flugzeug oder Bahn oder als Mitfahrer, also passive Reisezeiten) als Pausenzeiten im Sinne der Pausenregelung angesehen, d.h. solche Reisezeiten werden nicht zur Arbeitszeit gezählt! Diese Reisezeiten werden in den entsprechenden Auswertungen (Pausenauswertung, ggf. Monatsendeauswertung) von der Arbeitszeit abgezogen und als Pause im Sinne der Pausenregelung aufgeführt. Sie werden aber nicht von Ihren Arbeitsstunden abgezogen (Sie sind Arbeitszeit im Sinne von überstundenrelevant)!
Reisezeiten in einem Fahrzeug (z.B. Auto) werden nicht als Pausen im Sinne der Pausenregelung angesehen, da ZEP davon ausgeht, dass Sie selbst gefahren sind und somit keine "Pause" dabei machen können. Es handelt sich um aktive Reisezeiten.
Für Österreich gilt: "Bei der aktiven Reisezeit beträgt die Verlängerung der täglichen Höchstarbeitszeit maximal 12 Stunden, wenn die Arbeitsleistung durch angeordnetes Lenken eines Fahrzeugs erbracht wird sofern dies nicht die Haupttätigkeit des Arbeitnehmers darstellt." Dies können Sie unter Administration>Stammdaten>Pausenregelung einstellen.
Die Angabe des Arbeitsorts ist nur für die Berechnung von Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen bei Reisen relevant. Dieses Feld ist mit den zuletzt erfassten Angaben vorbelegt. Der Arbeitsort „erste Tätigkeitsstätte“ kennzeichnet Ihren normalen Arbeitsort. Damit ist der Ort gemeint, an dem Sie "normalerweise" arbeiten (z.B. das Büro), wenn Sie nicht außer Haus bei einem Kunden oder einer externen Veranstaltung sind. Bei der Buchung von Projektzeiten geben Sie immer Ihren Arbeitsort an. Wenn Sie im Büro sind, wählen Sie die Einstellung "-erste Tätigkeitsstätte-" für den Arbeitsort. Der Arbeitsort kann bei Auswertungen als Suchkriterium eingesetzt werden. Außerdem ist der Arbeitsort (wenn er nicht "erste Tätigkeitsstätte" und nicht Heimarbeitsort ist) Voraussetzung für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen an den Mitarbeiter, sowie für die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen an den Kunden. Sobald anstelle von "erste Tätigkeitsstätte" ein anderer Arbeitsort gewählt wird, erscheint zusätzlich die Checkbox 'Ort projektrelevant'. Damit entscheiden Sie, ob diese Zeit in die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen eingehen soll oder nicht. Siehe auch die Informationen direkt bei der Checkbox 'Ort projektrelevant'. In der Administration haben Sie eingestellt, ob Verpflegungsmehraufwendungen überhaupt berechnet werden sollen und - wenn ja - nach welchem Berechnungsverfahren. Wenn Sie keine Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen eingestellt haben, gilt die Checkbox 'Ort projektrelevant' nur für die Abrechnung von Anreisepauschalen an den Kunden. Generell sind die Arbeitsorte dazu gedacht, die unterschiedlichen VMA Pauschalen abzubilden, d.h. es sollte nur Deutschland geben und die weiteren Länder. Städte gibt es nur in manchen Ländern als Ausnahmen mit höheren Pauschalen. |
Sobald anstelle von "erste Tätigkeitsstätte" ein anderer Arbeitsort gewählt wird, erscheint zusätzlich die Checkbox 'Ort projektrelevant'. Damit entscheiden Sie, ob diese Zeit in die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen für das Projekt eingehen soll (angekreuzt) oder nicht eingehen soll (nicht angekreuzt). Hinweis: "Ort projektrelevant" beeinflusst ausschließlich die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen für das Projekt, d.h. auf der Rechnung und den Umsatzauswertungen. Die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters, d.h. die Berechnung der Mitarbeitererstattung, ist davon unabhängig. In der Administration haben Sie eingestellt, ob Verpflegungsmehraufwendungen überhaupt berechnet werden sollen und - wenn ja - nach welchem Berechnungsverfahren. Wenn Sie keine Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen eingestellt haben, gilt die Checkbox 'Ort projektrelevant' nur für die Abrechnung von Anreisepauschalen an den Kunden. In den meisten Fällen arbeiten Sie natürlich an einem nicht-Standard-Arbeitsort, weil das Projekt das erfordert, also ist der Ort projektrelevant (daher ist die Checkbox 'Ort projektrelevant' bereits aktiviert). Das Häkchen wegzunehmen macht z.B. dann Sinn, wenn Sie für ein Projekt außer Haus sind und dort jedoch eine bestimmte Zeit für ein anderes Projekt arbeiten, für das es aber nicht notwendig war, außer Haus zu sein. Sie als Mitarbeiter haben für diese Zeit ein Anrecht auf die Verpflegungsmehraufwendungen, diese dürfen dem Projekt aber weder intern noch extern belastet werden. Wenn Sie an einem Tag für mehr als ein Projekt mit "Ort projektrelevant" außer Haus gebucht haben, dann werden die dadurch entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend den Einstellungen unter Administration>Einstellungen>Reisekosten auf die beteiligten Projekte verteilt. Das betrifft : •Die internen Verpflegungsmehraufwendungen, d.h. die Verpflegungsmehraufwendungen, die dem Mitarbeiter laut Kostenabrechnung auszuzahlen sind: Diese werden als interne Projektkosten auf die Projekte der Reise entsprechend der Verteilung der externen Verpflegungsmehraufwendungen verteilt und wirken sich z.B. in der Auswertung "Projektstand (Ertrag)" aus. •Die externen Verpflegungsmehraufwendungen: Ein Projekt mit der Einstellung "Verpflegungsmehraufwendungen ... abrechnen" (siehe Reiseeinstellungen) berechnet die Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend an den Kunden weiter. Anreisepauschalen werden nicht auf Projekte anteilig verteilt. Beispiel: MA fährt in die Schweiz und bucht an diesem Tag 3 Stunden für Projekt A und weitere 3 Stunden für Projekt B, jeweils mit Ort projektrelevant. Sowohl Projekt A als auch Projekt B berechnet jeweils die volle Anreisepauschale, also 30 €. Wenn nur Projekt A an diesem Tag die volle Anreisepauschale berechnen soll und Projekt B keine Anreisepauschale berechnen soll, dann muss der MA die Buchung auf Projekt B als Ort nicht projektrelevant kennzeichnen. |
Eine Reise beginnt mit einer Hinreise und endet mit einer Rückreise. Alle Zeitbuchungen zwischen der Hin- und Rückreise müssen auf einen Arbeitsort gebucht werden, der nicht "- erste Tätigkeitsstätte -" ist.
Felder zu Reisetätigkeit Auch diese Angaben werden durch ZEP sinnvoll vorbelegt. ZEP merkt, ob Sie eine neue Reise beginnen (Vorbelegung mit "hin", Start- und Zielort und Fahrzeugangaben identisch zur letzten Reise) oder bereits mitten in einer Reise sind (Vorbelegung mit "zurück", Start- und Zielort umgedreht, Fahrzeugangaben identisch). Natürlich können diese Angaben auch überschrieben werden. hin / weiter / zurück Generell sind die Arbeitsorte dazu gedacht, die unterschiedlichen Verpflegungspauschalen abzubilden, d.h. es sollte nur Deutschland geben und die weiteren Länder. Städte gibt es nur in manchen Ländern als Ausnahmen mit höheren Pauschalen. Start- / Zielort Fahrzeug Kreuzen Sie an, ob es sich um ein privates oder ein Firmenfahrzeug handelt. Diese Angabe wird für die Kostenabrechnung benötigt, denn für die Fahrt mit dem Privatfahrzeug wird dem Mitarbeiter die km-Pauschale erstattet. Falls noch Kollegen mit dem Auto mitgefahren sind, können Sie dies hier optional angeben. Fahrten mit einem Firmenfahrzeug erscheinen auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ohne Erstattung. Für Projekte, die mit Kilometer-Abrechnung definiert sind, werden für die Projektabrechnung km-Pauschalen berechnet, sowohl für Firmenfahrzeuge, als auch für Privatfahrzeuge. Kreuzen Sie privat an, wenn Sie mit Ihrem privaten Fahrzeug unterwegs sind. Geben Sie die Entfernung zwischen Start- und Zielort an. Sie können mit dem integrierten Taschenrechner direkt neben der km-Eingabe, den km-Stand bei Abfahrt und bei Ankunft eingeben, ZEP rechnet die Differenz aus. |
