Am einfachsten erfassen Sie die Daten für Ihre Reise- und Projektzeit im korrekten zeitlichen Ablauf:

•Hinreise

•Projektzeit

•Rückreise

Wählen Sie als Arbeitsort den passenden Nicht-erste Tätigkeitsstätte-Arbeitsort, damit die Verpflegungsmehraufwendungen korrekt berechnet werden. Der Zeitraum für die Berechnung beginnt mit der Hinfahrt, bzw. der ersten Projektzeit am Nicht-erste Tätigkeitsstätte-Arbeitsort und endet mit der Rückreise bzw. um 24.00 Uhr desselben Tages wenn keine Rückreise erfasst wurde. Wird am nächsten Tag eine Projektzeit am Arbeitsort "erste Tätigkeitsstätte erfasst, berechnet ZEP die Verpflegungsmehraufwendungen bis zum Ende der zuletzt erfassten Tätigkeit am Nicht-Standard-Arbeitsort.

Beispiel:

•8.00 Uhr - 9.00 Uhr Reisezeit (hin), Arbeitsort: D (Inland außer Haus)

•9.00 Uhr - 12.00 Uhr Projektzeit Arbeitsort: D (Inland außer Haus)

•13.00 Uhr - 17.00 Uhr Projektzeit Arbeitsort: D (Inland außer Haus)

•17.00 Uhr - 18.00 Uhr Reisezeit (rück), Arbeitsort: D (Inland außer Haus)

Sie waren 9 Stunden außer Haus (inkl. Pause zwischen 12 und 13 Uhr) und erhalten hierfür die gesetzliche Pauschale von 12,- Euro als Verpflegungsmehraufwendung. Ab 24.00 Stunden 24,- Euro.

Für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ist es entscheidend, ob eine Übernachtung stattgefunden hat oder nicht. Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Verpflegungsmehraufwendungen eine Definition zur Erkennung von Übernachtungszeiten angegeben haben, wird aufgrund dieser Definition eine Übernachtung erkannt.

Eine Übernachtung wird angenommen, wenn

•eine Reise vorliegt, d.h. der Ort der Zeitbuchungen z. B. nicht die „erste Tätigkeitsstätte“ ist

und

•es eine Übernachtung gab ( Übernachtung entsprechend Ihren Einstellungen in "Übernachtungszeit erkennen")

Sie erfassen immer bezogen auf den Kalendertag, d.h. eine Reise über Mitternacht hinweg wird in zwei Teilen eingegeben. Beim ersten Teil „bis 24 Uhr“ muss der bis dahin erreichte Ort angegeben werden (egal ob Flug oder Bahn oder Auto). Beim zweiten Teil (Folgetag ab 0 Uhr) wird der Zielort angegeben.

Achten Sie darauf, dass die Reise insgesamt mit genau einer Hinreise beginnt und genau einer Rückreise endet. Die Reisezeiten dazwischen müssen Weiterreisen sein.

Mitternachtsregel:

Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab.

Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn

•die Reise nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr beendet wurde

und

•es keine Übernachtung gab ( Übernachtung entsprechend Ihren Einstellungen in "Übernachtungszeit erkennen")

Wenn eine Reise mit einer Hinreise beginnt und an dem Kalendertag nicht mehr abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Anreise. Wenn danach (gemäß obiger Definition) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die „Tagespauschale mehr als 8 Stunden“ angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit.

Wenn eine Reise an einem neuen Kalendertag fortgesetzt wird, und dann an diesem Tag mit einer Rückreise abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Abreise. Wenn davor (gemäß obiger Definition) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die „Tagespauschale mehr als 8 Stunden“ angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit.

Insgesamt werden an einem Tag nicht mehr als die 24-Stunden-Pauschale berechnet, selbst wenn mehrere An- und Abreisen stattgefunden haben.

Reisen über mehrere Tage sollten genau wie eintägige Reisen mit einer Hinreise beginnen und mit einer Rückreise beendet werden. Alle Reisezeiten dazwischen sollten als Weiterreise erfasst werden.

Im obigen Beispiel: Haben Sie am gleichen Tag keine Rückreise erfasst, geht ZEP davon aus, dass es sich um eine mehrtägige Reise handelt. Es werden die Verpflegungsmehraufwendungen wie folgt berechnet: Ab der Hinreise bis 24.00 Uhr desselben Tages und ab 0.00 Uhr des Folgetages bis zur Rückreise.

Anreise-/Abreise-Regelung ohne Mindestabwesenheit

Wenn eine Reise mit einer Hinreise beginnt und an dem Kalendertag nicht mehr abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Anreise. Wenn danach (gemäß Definition Übernachtung) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die „Tagespauschale mind. 8 Stunden“ angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit.

Wenn eine Reise an einem neuen Kalendertag fortgesetzt wird, und dann an diesem Tag mit einer Rückreise abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Abreise. Wenn davor (gemäß Definition Übernachtung) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die „Tagespauschale mind. 8 Stunden“ angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit.

Insgesamt werden an einem Tag nicht mehr als die 24-Stunden-Pauschale berechnet, selbst wenn mehrere An- und Abreisen stattgefunden haben.

In ZEP wird berücksichtigt, dass ein Mitarbeiter steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen erhalten kann, wenn er über das Wochenende an seinem auswärtigen Arbeitsort bleibt, auch wenn er an den Wochenend-Tagen nicht gearbeitet hat.

Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet:

•Die letzte Buchung eines Tages (z.B. Freitag) ist eine Auswärtstätigkeit (Ort ist nicht "erste Tätigkeisstätte") und ist keine Rückreise.

•Es folgen nicht mehr als drei Tage ohne Zeitbuchung (z.B. Samstag, Sonntag und Feiertag).

•Die erste Buchung (z.B. am Montag) ist am gleichen Ort wie die letzte Buchung (am Freitag) und sie ist keine Hinreise.

•Die Zwischentage werden mit 24 Stunden Abwesenheit angerechnet.

•Bitte beachten Sie: wenn Sie die Österreich 24-Stunden-Regelung eingestellt haben, müssen Sie für Samstag und Sonntag jeweils eine weiter-Reisezeit mit der Dauer "0" erfassen, sonst werden die Wochenenden nicht in der Berechnung berücksichtigt.

Um zu verhindern, dass für das Wochenende Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet werden, buchen Sie am Freitag eine Rückreise.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter könnte übers Wochenende auch wieder zurückreisen, möchte aber das Wochenende privat an dem auswärtigem Arbeitsort bleiben, dementsprechend soll er für diese Zeit auch keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, dann bucht er am Freitag eine „Rückreise“ mit der Zeit „0“ und am Montag dann wieder eine „Hinreise“ mit der Zeit „0“. Für dieses Wochenende werden für den Mitarbeiter keine Verpflegungsmehraufwendungen berechnet.

Wenn die Freitags- und Montags-Arbeit auf ein Projekt gebucht ist, das laut Projektplanung die Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden weiterverrechnet, dann werden selbstverständlich auch diese Wochenend-Verpflegungsmehraufwendungen im Projektumsatz (bei Einsatz des Moduls „Faktura“ in der Rechnung) berücksichtigt.

Für die Berechnung der Dreimonatsfrist gilt seit 2014 eine rein zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur die Unterbrechungsdauer.

Sie haben die Möglichkeit, spezielle Orte („Sonstige Reise“) zu definieren, für die die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen keine Übernachtungen berücksichtigt, d.h. Grundlage für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ist lediglich die Zeit ab der ersten Zeitbuchung des Tages bis zur letzten Zeitbuchung des Tages.

Eine mögliche Anwendung für diese ZEP -Funktionalität sind Auswärtstätigkeiten, die die Dauer von 3 Monaten überschreiten.

Hintergrund dazu sind die steuerlichen Regelungen in Deutschland: Verpflegungsmehraufwendungen für Dienstreisen sind in der Regel nur dann steuerfrei, wenn der Mitarbeiter nicht länger als 3 Monate am gleichen Ort beschäftigt ist. Bei einer längeren auswärtigen Tätigkeit gibt es keine verbindlichen Vorschriften zur Vergütung von Verpflegungsmehraufwendungen. Mit ZEP haben Sie die Wahl:

Entweder: Der Mitarbeiter bucht nach Ablauf der drei Monate seine Arbeitszeit wieder auf den Standard-Ort und erhält keine Verpflegungsmehraufwendungen.

Oder: Sie bezahlen auch nach Ablauf der drei Monate Verpflegungsmehraufwendungen, jedoch ohne Berücksichtigung der Übernachtungen und i.d.R. nicht steuerfrei. Dazu definieren Sie in den ZEP -Stammdaten einen Ort, den Sie als „Sonstige Reise“ kennzeichnen und geben die gewünschten Pauschalen an. Der Mitarbeiter bucht (nach Ablauf der drei Monate) seine Arbeitszeit auf diesen speziellen Ort und erhält die entsprechenden Verpflegungsmehraufwendungen.

Auch für die Weiterberechnung von Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden gilt: Bei Orten mit der Kennzeichnung „Sonstige Reise“ werden Übernachtungen nicht berücksichtigt.

Eine Reisetätigkeit („re“) kann auch mit identischer von- und bis - Zeit, d.h. mit Dauer 0 gebucht werden. Mitarbeiter, bei denen der Weg zum Kunden nicht als Arbeits- bzw. Projektzeit abgerechnet wird, die aber trotzdem Verpflegungsmehraufwendungen und evtl. Fahrtkostenerstattung erhalten, buchen solche 0-Zeiten als Hin- und Rückreise, um damit Beginn und Ende des für die Verpflegungsmehraufwendungen entscheidenden Zeitraums zu markieren.

•geben Sie bei von und bis die gleiche Zeit ein.

•wählen Sie die Tätigkeit „re“ (Reisetätigkeit).

•geben Sie die Reisedaten ein.

•werden auch die Fahrtkosten (werden aus den Feldern Fahrzeug, Privat, Kilometer und Mitfahrer berechnet) nicht erstattet, geben Sie bei Fahrzeug, Kilometer und Mitfahrer " - " bzw. " 0 " ein.

Wir empfehlen, jede Reise mit einer „hin“-Reise zu beginnen und mit einer „zurück“-Reise zu beenden, wobei alle Projektzeiten innerhalb dieses Zeitraums an einem Nicht-Standard-Arbeitsort gebucht sind.

Auch wenn Sie „hin“-Reise und „zurück“-Reise weglassen und einfach nur Ihre Arbeitszeit am Nicht-Standard-Arbeitsort buchen, wird ZEP für diese Zeit den Verpflegungsmehraufwand berechnen. Die Reise endet dann mit der nächsten Projektzeitbuchung am Standard-Arbeitsort. Beachten Sie aber, dass Buchungen am Nicht-Standard-Arbeitsort an zwei aufeinanderfolgenden Tagen als mehrtägige Reise interpretiert werden und Verpflegungsmehraufwendungen bis 24 Uhr / ab 0 Uhr berücksichtigt werden.