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Die Belegart gibt an, in welche Kategorie der Beleg einzuordnen ist. Auch Fremdleistungen können über eine dafür durch den Administrator angelegte Kategorie erfasst werden.

Vorbelegungen nach Belegart

Für jede Belegart kann vom Administrator unter Administration>Stammdaten>Preise & Belege>Belegarten die Vorbelegung folgender Felder definiert werden:

•Steuer

•Betrag

•Währung

•Zahlungsart

•Leistungsdatum kann abweichen

Falls eine Vorbelegung definiert ist, werden diese Werte bei der Erfassung neuer Belege verwendet.

Ist keine Vorbelegung definiert, sind die Eingabefelder mit den Angaben des zuletzt gebuchten Belegs vorbelegt.

Abweichendes Leistungsdatum

Wenn für eine Belegart unter Administration>Stammdaten>Preise & Belege>Belegarten die Vorbelegung "Leistungsdatum kann abweichen" gesetzt wurde, wird bei der Belegerfassung eine zusätzliche Checkbox angezeigt. Setzen Sie hier ein Häckchen, können Sie ein zweites von dem Buchungsdatum abweichendes Datum angeben. Dieses Datum ist das sog. "Leistungsdatum", d.h. der Beleg wird zu diesem Zeitpunkt an das Projekt weiterberechnet.  Für die Ermittlung der internen Kosten des Projekts wird wie üblich das "Buchungsdatum" herangezogen. Falls Zahlungsart „privat“, wird dieser Beleg ebenfalls zum Buchungsdatum auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters aufgeführt.

Bitte beachten Sie:

Sie können nur für Projekte bzw. Vorgänge Belege erfassen, bei denen die Einstellung "Belegerfassung möglich: Ja" angegeben ist.

Ein Beleg kann direkt auf ein Projekt gebucht werden, ein Projektvorgang kann optional ausgewählt werden. In der Auswahlliste der Projekte stehen nur die Projekte zur Auswahl, denen Sie als Projektmitarbeiter zugeordnet sind. Sobald Sie ein neues Projekt ausgewählt haben wird die Seite nachgeladen.

Sie können Zeiten bzw. Belege nur auf einen Vorgang erfassen, dem Sie zugeordnet sind. Ein * kennzeichnet Ihre Zuordnung zum jeweiligen Vorgang.

Sie können Zeiten bzw. Belege nur auf einen Vorgang mit einem buchbaren Status erfassen. Ein nicht buchbarer Status wird in der Tabelle ausgegraut angezeigt.

Wenn Vorgänge hierarchisch gruppiert sind, sind die Gruppierungsvorgänge in Fettschrift gekennzeichnet. Auf einen Gruppierungsvorgang können Sie keine Zeiten bzw. Belege buchen.

Bei der Erfassung von Belegen müssen Sie angeben, ob Sie privat bezahlt haben oder ob die Rechnung durch die Firma beglichen wurde. Als Administrator können Sie in den Stammdaten definieren, welche Zahlungsarten in Ihrem ZEP zur Verfügung stehen sollen.

Geben Sie die Zahlungsart "privat" (Erstattung) an, wird ihnen der Betrag (ggf. abzüglich Privatanteil) in Ihrer Kostenabrechnung wieder gutgeschrieben.

Geben Sie eine andere Zahlungsart, z.B. "Firma" an, dann wird lediglich ggf. der Privatanteil in Ihrer Kostenabrechnung abgezogen.

Die unterschiedlichen Steuersätze bei Belegen werden für die korrekte Rückerstattung an die Mitarbeiter und die korrekte Berechnung von internen und externen (Netto) Kosten genutzt.

Geben Sie an, welcher Steuersatz für den Belegbetrag inkl. Privatanteil gilt.

Enthält eine Rechnung Beträge mit mehreren unterschiedlichen Steuersätzen, können Sie dies in einem Beleg erfassen:

Erfassen Sie den ersten Betrag mit seinem entsprechenden Steuersatz. Erfassen Sie die weiteren Beträge mit abweichender MwSt. indem Sie den Link Betrag zu anderer MwSt. hinzufügen anklicken. Es erscheint eine weitere Zeile, die Sie entsprechend ausfüllen können. Eingetragene Zeilen löschen Sie mit Letzte Betragszeile löschen.

Als Administrator können Sie in den Stammdaten definieren, welche Steuersätze in Ihrem ZEP zur Verfügung stehen sollen.

Alle eingegebenen Beträge sind Einzelpreise. Der Gesamtbetrag (bei Menge ≠ 1) wird von ZEP errechnet und in der Tabelle angezeigt.

Geben Sie den Betrag des Belegs und die Währung an. Der Betrag wird bei den internen Kosten eines Projekts berücksichtigt.

Geben Sie den Einzelbetrag des Belegs und die Währung an.

Sie haben die Wahl, ob Sie den Betrag brutto (mit enthaltener Steuer) oder netto (ohne Steuer) eingeben möchten. Anhand Ihrer Angabe im Feld "Vorsteuer" errechnet ZEP den jeweils anderen Wert.

Falls auf dem Beleg auch ein Anteil für Ihren privaten Gebrauch enthalten ist, dann geben Sie diesen Betrag hier an.

Bitte beachten Sie: Die Felder "Menge" und "MwSt." und die Angabe "brutto" bzw "netto" beziehen sich auf den Betrag inkl. privaten Anteil. Wenn der Privatanteil einen anderen Mehrwertsteuersatz als der Rest der Rechnung hat, können Sie dies mit Betrag zu anderer MwSt. hinzufügen abbilden.

Hinweis: Um anzugeben, ob Sie privat bezahlt haben oder ob die Rechnung durch die Firma beglichen wurde, nehmen Sie NICHT dieses Eingabefeld, sondern die Angabe "Zahlungsart" weiter oben auf der Seite!

Mit dem Symbol können Sie den angegebenen Betrag in das Feld „zu fakturieren“ übertragen. Der private Anteil wird dabei abgezogen. Das Symbol wird nur angezeigt, wenn das Feld „zu fakturieren“ angezeigt wird.

Je nach der Auswahl des Projekts muss ein zu fakturierender Betrag angegeben werden oder nicht. Der zu fakturierende Betrag gibt an, wie viel von dem erfassten Beleg dem Projekt in Rechnung gestellt werden soll.

Geben Sie eine persönliche Bemerkung zu dem Beleg ein. Dieses Feld ist mit den zuletzt erfassten Angaben vorbelegt.

Hier können Sie den Scan des entsprechenden Beleges angeben. Die Datei wird dann an den Beleg angeheftet. Mit dem Symbol können Sie sich eine "Vorschau" der PDF-Datei ansehen, ohne sie herunterladen zu müssen, mit dem Symbol können Sie die Datei herunterladen. Die Dateien können auch in den Auswertungen Mitarbeiter>Auswertungen>Kostenabrechnung und Projekte>Auswertungen>Projektumsatz heruntergeladen werden.

Hier sind alle erfassten Belege aufgelistet: Ebenso wie die Projektzeiterfassung wird die Belegerfassung auf einen Erfassungszeitraum begrenzt, der in Administration>Einstellungen>Projektzeit & Belege definiert wurde. Mit bearbeiten Sie den Beleg, mit löschen Sie ihn. Wurde dem Beleg eine Datei beigefügt, sehen Sie dies am Ende der Beleg-Zeile.

Mit dem Symbol können Die eine "Vorschau" der hochgeladenen PDF-Datei ansehen, ohne sie herunterladen zu müssen.
Mit werden alle Angaben die rechts von stehen in die Eingabemaske kopiert, Dateien werden nicht mitkopiert.

Sie können ebenso negative Beträge erfassen, etwa wenn Sie eine Gutschrift erhalten für bereits vorab geleistete Zahlungen. Setzten Sie ein „-“ vor den Betrag (ohne Leerzeichen dazwischen!) und Speichern Sie diese Eingabe wie gehabt. In der Tabelle wird dieser Eintrag als negativer Betrag angezeigt und dem Projekt entsprechend gutgeschrieben.