Hier finden Sie eine grafische Auswertung der Beschäftigungszeiträume Ihrer Mitarbeiter. Für den eingestellten Zeitraum (voreingestellt ist Monatserster des Vormonats bis in 4 Monaten der Monatsletzte = 5 ganze Monate)  werden die Beschäftigungszeiträume der einzelnen Mitarbeiter als Balken (Farbe: helles Orange) grafisch dargestellt. In den Monatsspalten wird jeweils die Summe der beschäftigeten Mitarbeiter im entsprechenden Monat in Klammern angezeigt.

Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen:
Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" Excel  oder csv (CSV-Komma bzw. CSV-Semikolon) aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.

•Sofort: Die Auswertung der z.T. sehr umfangreichen Daten läuft sofort im Hintergrund ab.

•Täglich: Geben Sie die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.

•Wöchentlich: Geben Sie den Wochentag bzw. die -tage, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.

•Monatlich: Geben Sie den Tag des Monats an, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.

Optional können Sie Die Ergebnisdatei als ZIP-Archiv komprimieren und ggf. mit einem Kennwort verschlüsseln und/oder die Ergebnisdatei zusätzlich an Ihre eigene (in ZEP hinterlegte) E-Mail-Adresse senden lassen.
Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und wird zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Mein ZEP>Task einsehen und verwalten.

Diese Auswertung ist relevant, wenn Sie ermitteln möchten, wie Ihre Mitarbeiter vertraglich beschäftigt sind.

Es wird immer der Grad im Verhältnis zu einem Vollzeit-Mitarbeiter angegeben, also jemand der Montag bis Freitag immer x Stunden arbeitet, wobei x die "Einstellung>Mitarbeiter>Anzahl Stunden pro Vollzeit-Arbeitstag für Auswertung Verfügbarkeitsgrad" ist, also default 8 Stunden.

•Beschäftigungsgrad bezieht sich auf ganze Wochen. D.h. wenn jemand nur Montag, Dienstag und Mittwoch arbeitet, dann ist in jedem Monat der Beschäftigungsgrad = 0,6 (egal ob der eine Monat mehr Montage als ein anderer hat)

Erstellen Sie eine Übersicht der zugeordneten Projekte und Fehlzeiten einzelner oder aller Mitarbeiter in einem Zeitraum.

Sie sehen blaue Balken für die Projekte, orange Balken für Fehlzeiten, gelbe Balken für nicht genehmigte genehmigungspflichtige Fehlzeiten.

Wenn Sie die Beschriftung eines Balkens nicht vollständig sehen, fahren Sie mit der Maus über den Balken, damit die Details in einem Tooltip angezeigt werden.

Bei einem kurzen Auswertungszeitraum (bis zu drei Monate) haben Sie eine Skalierung der Balken in Tagen, sonst in Monaten.

Wenn Sie das Modul „Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub“ nicht einsetzen, entfallen die Angaben zu den Fehlzeiten.

Optional können Sie sich "nur Projektleiter-Zuordnungen anzeigen" lassen, d.h. es werden nur die Mitarbeiter mit ihren Projekten, denen sie als Projektleiter zugeordnet sind, aufgelistet.

Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen:
Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" csv (CSV-Komma bzw. CSV-Semikolon) aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.

•Sofort: Die Auswertung der z.T. sehr umfangreichen Daten läuft sofort im Hintergrund ab.

•Täglich: Geben Sie die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.

•Wöchentlich: Geben Sie den Wochentag bzw. die -tage, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.

•Monatlich: Geben Sie den Tag des Monats an, die Uhrzeit, den Auswertungszeitraum und den Namen der Auswertung an.

Optional können Sie Die Ergebnisdatei als ZIP-Archiv komprimieren und ggf. mit einem Kennwort verschlüsseln und/oder die Ergebnisdatei zusätzlich an Ihre eigene (in ZEP hinterlegte) E-Mail-Adresse senden lassen.
Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und wird zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Mein ZEP>Task einsehen und verwalten.

Hier können Sie sich die Rechte (User, User mit Zusatzrechten, Controller, Administrator) und die Funktion (Projektleiter, Kundenverantwortlicher, ggf. Abteilungsleiter) der Mitarbeiter anzeigen lassen.

Mit Klick auf die Funktion PL, KV bzw. AL, gelangen Sie direkt in das Menü des entsprechenden Mitarbeiters in den Menüpunkt Projekte, Kunden bzw. in den Menüpunkt Abteilungsleiter für weitere Informationen.

Sie können sich hier als Administrator, Controller oder als Abteilungsleiter (mit Modul Abteilungen) die Änderungshistorie über alle Mitarbeiterdaten auf einen Blick anzeigen lassen.
Die letzen 6 Monate sind als Auswertungszeitraum voreingestellt.

Sie können die Ergebnisliste einschränken, wenn Sie eine bzw. mehrere Aktionen (Anlegen, Ändern, Löschen, E-Mail gesendet) selektieren und einen (oder mehr) Bereich(e) angeben.

Aktion E-Mail gesendet
Der gesamte Text der E-Mail, bestehend aus Empfänger, CC, BCC, Betreff, Inhalt und ggf. Dateinamen der Anhänge wird in der Spalte „neuer Wert“ angezeigt. Sie sehen jedoch erst einmal nur die ersten ca. 20 Zeichen. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, sehen Sie den gesamten Text in einem Tooltip.

Mails, die nicht durch ZEP, sondern durch Ihren lokalen Mail-Client versendet werden, sind hier natürlich nicht aufgeführt.

In der Mitarbeiter>Auswertungen>Projektzeitauswertung können Sie sich für einen beliebigen Zeitraum Ihre Projektzeiten mit einer Summe an Stunden anzeigen lassen. Als User sehen Sie in dieser Auswertung nur Ihre eigenen Projektzeiten, als Administrator bzw. Controller können Sie den Mitarbeiter vorgeben (mit Zusatzmodul „Abteilungen“ ist die Auswahl einer Abteilung vorgeschaltet). Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Projektzeiten zu ändern und weitere nachzuerfassen.

Beim Einsatz des Moduls „Abteilungen“ können die definierten Abteilungsleiter Mitarbeiter aus den ihnen zugeordneten Abteilungen vorgeben. Abteilungsleiter haben zusätzlich die Möglichkeit, Projektzeiten ihrer Mitarbeiter zu ändern und weitere nachzuerfassen.

Diese Auswertung steht Ihnen über Mitarbeiter>Auswertungen>Projektzeitauswertung zur Verfügung, sowie aus dem Untermenüpunkt Projektzeitauswertung eines in Mitarbeiter>Verwaltung ausgewählten Mitarbeiters.

Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen
Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" csv (CSV-Komma bzw. CSV-Semikolon) aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Mein ZEP>Task einsehen und verwalten.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Projektzeiten-Import können Sie sich erfasste Projektzeiten aus einem anderen ZEP via Excel importieren.
Wählen Sie die gewünschte Datei aus.  Vor dem eigentlichen Import der Daten  werden die Datei validiert:

•es wird geprüft ob alle Projekte, Vorgänge, Tätigkeiten etc. angelegt und buchbar sind

•es wird geprüft, ob die zu importierenden Zeiten sich mit bereits bestehenden Zeiten überlappen

•es wird geprüft, ob die einzulesenden Zeiträume buchbar oder gesperrt sind (Rechnungen, Erfassungszeitraum, ...)

Nur wenn die Validierung in Ordnung ist, wird der Import ausgeführt, im Fehlerfall werden Meldungen ausgegeben und der Import wird abgelehnt.

(Sie können die Import-Datei vor dem Import prüfen, wenn die Datensätze alle importiert werden können, klicken Sie auf Importieren.)

Ein Benutzer mit Administrator- bzw. Controllerrechten kann diese Auswertung für beliebige Mitarbeiter erstellen, mit dem Zusatzmodul „Abteilungen“ kann die Abteilung vorgegeben werden. Zusätzlich können beim Einsatz dieses Moduls die definierten Abteilungsleiter diese Auswertung für die Mitarbeiter ihrer Abteilungen erstellen.

Diese Auswertung steht Ihnen über Mitarbeiter>Auswertungen>Pausenübersicht zur Verfügung, sowie aus dem Untermenüpunkt Pausenübersicht eines in Mitarbeiter>Verwaltung ausgewählten Mitarbeiters.

Mit kann nach Änderung des Zeitraums die Mitarbeiterauflistung aktualisiert werden. Da nur die Mitarbeiter in der Liste angezeigt werden, deren Beschäftigungszeiträume sich mit dem Auswertungszeitraum überschneiden, kann dies erforderlich sein.

Unter dem Menüpunkt Mein ZEP>Auswertungen>Pausenübersicht kann jeder Mitarbeiter in einem beliebigen Zeitraum eine Auswertung seiner Pausenzeiten abrufen.

Gilt eine Pausenregelung, werden entsprechend der hinterlegten Parameter mehr oder weniger Spalten angezeigt.

Ohne Pausenregelung sehen Sie in der Übersicht je Tag

•Beginn und Ende der erfassten Zeiten am Arbeitsplatz (Anfangszeit erste Zeiterfassung bis Endzeit letzte Zeiterfassung)

•Gesamtstunden

•die Summe der reinen Arbeitszeit (Summe der Zeiterfassungen des Tages)

•die Pause (Differenz Gesamtstunden – Arbeitszeit)

Mit Pausenregelung sehen Sie in der Übersicht je Tag alle Angaben

"Im Sinne der Pausenregelung"

•Beginn und Ende der erfassten Zeiten (Anfangszeit erste Zeiterfassung bis Endzeit letzte Zeiterfassung)

•die Summe der Arbeitszeit (Summe der Zeiterfassungen des Tages)

•ggf. vorgegebene Mindestpause

•eingehaltene Pause

•zuwenig Pause

Im zweiten Abschnitt werden folgende Werte angezeigt:

•echte Arbeitszeit (Summe der Zeiterfassungen des Tages)

•zuviel Arbeitszeit (Überschreitung der maximalen Arbeitszeit pro Tag)

•ergibt Abzug (Mindestpause bzw. Überschreitung der max. Arbeitszeit)

•echte Arbeitszeit-Abzug

Diese Auswertung soll Ihnen eine Überprüfung der Einhaltung von Pausenregelungen erleichtern.

Besonderheiten:

•Mit dem Modul „Dokumentengenerator“ kann die Pausenübersicht auch als pdf, doc, docx oder odt–Datei exportiert werden.

•Der Tabelleninhalt kann als CSV-Datei exportiert werden.

Ändert, erfasst oder löscht ein Projektleiter, Abteilungsleiter oder Administrator Zeiterfassungsdaten eines anderen Mitarbeiters, werden die vorgenommenen Änderungen aufgezeichnet.

Wählen Sie den entsprechenden Mitarbeiter und den Änderungszeitraum aus, um Änderungen an den Zeitdaten des Mitarbeiters überprüfen zu können.

Nach der Bestätigung mit ausführen erhalten Sie einen Überblick über alle Projektzeiten des ausgewählten Mitarbeiters, an denen es in diesem Zeitraum Änderungen gab, die nicht von dem ausgewählten Mitarbeiter selbst durchgeführt wurden.

Einen schnellen Überblick über die aktuelle Arbeit der Mitarbeiter an allen laufenden Projekten erhalten Sie mit der Mitarbeiter-Zeit-Matrix. Dort werden für einen gewählten Zeitraum alle Zeitbuchungen je Mitarbeiter und Projekt aufgelistet:

•Stellen Sie den Auswertungszeitraum und und aktualisieren Sie gegebenenfalls die Liste der Mitarbeiter.

•Wählen Sie einen, mehrere oder alle Mitarbeiter aus.

•Schränken Sie ggf. auf bestimmte Tätigkeiten ein.

•Sie können optional auswählen,
ob auch Mitarbeiter ohne Projektzeitbuchungen mit aufgelistet werden sollen,
ob auch Projekte ohne Projektzeitbuchungen angezeigt werden sollen,
ob die Projektzeit in Stunden, in Tagen oder in Prozent angegeben werden soll  und
ob die Mitarbeiter in Zeilen angezeigt werden sollen (dann entfällt die Option zusätzlich auch die Vorgänge anzuzeigen)
ob auch Vorgänge angezeigt werden sollen (nur wenn Mitarbeiter in Spalten gelistet werden).

•Geben Sie die maximale Anzahl der Mitarbeiter pro Seite ein (diese Einstellung merkt sich ZEP bei erneutem Aufruf der Seite).

•Wählen Sie unter Fakturierbarkeit die gewünschte Einstellung aus.

Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen:
Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt (Voraussetzung Modul Dokumentengenerator) oder csv aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Mein ZEP>Tasks einsehen und verwalten.

Auch Mitarbeiter ohne Projektzeitbuchung anzeigen

Projektzeit anzeigen in Stunden, in Tagen oder in Prozent

Für die Umrechnung der Projektzeiten in Tage wird die Einstellung aus Stunden/Tag für die Umrechnung von Projektzeiten verwendet.

Bei der prozentualen Angabe der Projektzeit wird je Mitarbeiter der prozentuale Anteil seiner Ist-Arbeitszeit für das jeweilige Projekt angezeigt.

In der letzten Spalte wird je Mitarbeiter die Anzahl der Ist-Stunden angezeigt.

In der letzten Zeile wird der jeweilige Projektanteil der Gesamtstunden aufgeführt.

Stunden/Tag für die Umrechnung von Projektzeiten

Wenn Sie sich die gebuchten Projektzeiten in Tagen anzeigen lassen, definieren Sie hier die Anzahl Stunden, die ihr "Tag" für die Umrechnung haben soll. Der Wert darf nicht "0" und nicht größer als "24" sein.

Stellen Sie einen beliebigen Zeitraum ein und wählen Sie optional eine Mitarbeiterkategorie (sofern definiert) und ggf. einzelne oder beliebige Mitarbeiter aus und klicken auf Ausführen.

Die Ergebnistabelle listet alle gewählten Mitarbeiter in Zeilen mit ihren Soll-Stunden (Regelarbeitszeit), den Arbeitsstunden und den davon fakturierbar bzw. nicht fakturierbar gebuchten Stunden sowie der Reisezeit (ab ZEP Compact mit Modul Reisekostenabrechnung) auf.

Wenn Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub lizenziert haben, werden zusätzliche Spalten angezeigt.
Konfiguration Tabellenspalten
Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Symbol : können Sie die Tabelle im Format CSV exportieren (entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>CSV).

In der Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht gibt es eine zusätzliche Checkbox, die nur die Mitarbeiter auflistet, deren nicht eingehaltene Pausenregelung nur von einer Kernzeitverletzung herrührt. Anwendungsfall: Sie möchten täglich um 11.00 Uhr sehen, welche Mitarbeiter noch keine Zeitbuchung(en) erfasst haben. Legen Sie sich eine entsprechende Task mit der Option nur mit Kernzeitverletzung an.

Sie können hier als Administrator, Controller oder als Abteilungsleiter (mit Modul Abteilungen) eine Auswertung zum fakturierbaren Umsatz je Mitarbeiter aufrufen.

Zeitraum: Alle in dem gewählten Zeitraum erfassten Projektzeiten und Belege werden für die Auswertung betrachtet.
Mitarbeiterkategorie und Mitarbeiter: Wählen Sie Mitarbeiterkategorie bzw. Mitarbeiter aus.

Gliederung: nach Projekt oder Monat
Bitte beachten Sie: wenn Sie die Gliederung nach Monat wählen, kann die Auswertung u.U. sehr lang dauern. Wir empfehlen in diesem Fall, die Auswertung im Hintergrund auszuführen.

Optional können Sie für Projekte, die nach Vorgang abgerechnet werden, auch die Mitarbeiterumsatzanteile nach Vorgang auswerten. Diese Option haben Sie nur bei der Gliederung nach Projekt.

Alle Beträge umrechnen in: Alle Beträge werden in die eingestellte Währung umgerechent.

Ergebnistabelle:
Das Ergebnis ist eine Tabelle in der für jeden gewählten Mitarbeiter alle fakturierbaren und nicht fakturierbaren Stunden (innerhalb des Zeitraums) sowie die Gesamtstunden und der Anteil der fakturierten Stunden in Prozent nach Projekten angegeben werden.
Bei Mitarbeiterumsatzanteilen nach Vorgang wird je Vorgang eine Zeile ausgegeben (keine Projektsumme), wenn auch vorgangsunabhängige Reisekosten intern oder extern dabei sind, gibt es zusätzlich eine Projektzeile ohne Vorgang.
Entsprechend der Anzahl der Gesamtstunden und dem internen Stundensatz des Mitarbeiters wird das interne Arbeitsentgelt ermittelt. Das fakturierbare Entgelt berechnet sich aus der Anzahl fakturierbar gebuchter Stunden und der geltenden Preistabelle (bei Abrechnung nach Tagessatz wird der entsprechende Tagessatzanteil verwendet). Die Differenz von fakt. Entgelt und internem Arbeitsentgelt wird als Ertrag angezeigt.

Die Auswertung berücksichtigt keine Kosten in pauschal bzw.zum Festpreis abgerechneten Projekten, da hier der Anteil des Mitarbeiters am Projekt-Umsatz nicht eindeutig zugeordnet werden kann, sondern es werden in diesem Fall nur die geleisteten Stunden angezeigt.

Sie können aber zusätzlich angeben, ob ZEP "das Entgelt für pauschale Projekte und Vorgänge aus den Stundensätzen der Preistabelle berechnen" soll.

Bitte beachten Sie: bei Projekten und Vorgängen mit der Abrechnungsart pauschal wird der angegebenen Pauschalpreis NICHT als fakturierbares Entgelt, betrachtet. Grund: Ein Pauschalpreis kann neben der geleisteten Arbeitszeit auch zusätzliche Faktoren (z.B. Material, Fremdkosten) beinhalten. Eine sinnvolle Ertragsberechnung ist zudem nur dann möglich, wenn die gesamte Projektlaufzeit bzw. Vorgangslaufzeit betrachtet wird.

Otional können Sie inkl. Reisekosten aktivieren::
je Mitarbeiter und Projekt werden sowohl die internen Reisekosten (VMA und km-Geld) und die internen Kosten der Belege als auch die externen Reisekosten  (VMA, km-Geld und Anreisepauschalen) und Belege aufgeführt.
Bitte beachten Sie: wenn Sie diese Option aktivieren, kann die Auswertung u.U. sehr lang dauern. Wir empfehlen in diesem Fall, die Auswertung im Hintergrund auszuführen.

Tabellenspalten konfigurieren
Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Symbol : können Sie die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren (entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>Excel/CSV).
Hinweis: für Excel/CSV können Sie zusätzlich die Pers-Nr als konfigurierbare Spalte ein- bzw. ausblenden.

Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen:
Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt (Voraussetzung Modul Dokumentengenerator) oder csv aus, können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Mein ZEP>Task einsehen und verwalten.

Diese grafische Auswertung zeigt die Verfügbarkeit (entspricht der Regelarbeitszeit abzgl. Feiertage und (mit Modul Überstd., Fehlzeiten, Urlaub)genehmigter Fehlzeiten wie Urlaub, Gleitzeit) und den zeitlichen Verlauf der gebuchten Projektzeiten des Mitarbeiters an. Sie können einen Auswertungszeitraum einstellen und die Fakturierbarkeit der gebuchten Zeiten wählen. Als Skalierung können Sie zwischen -automatisch-, Tag, KW, Monat und Quartal wählen.

Entsprechend der eingestellten Parameter, werden die gebuchten Projektzeiten als Balken (mit unterschiedlichen Farben je Projekt) in der gewünschten Skalierung dargestellt.

Sie können die verschiedenen Kurven ein- und ausblenden.

Diese Auswertung wird auch als CSV-Export angeboten.

In der Mitarbeiter>Auswertungen>Belegauswertung können Sie sich für einen beliebigen Zeitraum Ihre Projektzeiten mit einer Summe an Stunden anzeigen lassen. Als User sehen Sie in dieser Auswertung nur Ihre eigenen Projektzeiten, als Administrator bzw. Controller können Sie den Mitarbeiter vorgeben (mit Zusatzmodul „Abteilungen“ ist die Auswahl einer Abteilung vorgeschaltet). Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Projektzeiten zu ändern und weitere nachzuerfassen.

Beim Einsatz des Moduls „Abteilungen“ können die definierten Abteilungsleiter Mitarbeiter aus den ihnen zugeordneten Abteilungen vorgeben. Abteilungsleiter haben zusätzlich die Möglichkeit, Projektzeiten ihrer Mitarbeiter zu ändern und weitere nachzuerfassen.

Diese Auswertung steht Ihnen über Mitarbeiter>Auswertungen>Projektzeitauswertung zur Verfügung, sowie aus dem Untermenüpunkt Projektzeitauswertung eines in Mitarbeiter>Verwaltung ausgewählten Mitarbeiters.

Die Auswertung Mahlzeiten listet alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) auf, die von einem Mitarbeiter in ZEP in einem bestimmten Zeitraum gebucht worden sind. Die  Auswertung finden Sie für sich selbst unter

•Mein ZEP>Auswertungen

Administratoren, ggf. Abteilungsleiter und Controller haben diese Auswertung zusätzlich unter

•Mitarbeiter>Verwaltung>ausgewählter Mitarbeiter

•Mitarbeiter>Auswertungen

Stellen Sie einen Zeitraum ein und wählen Sie ggf. eine Abteilung, Mitarbeiterkategorie bzw. Mitarbeiter aus.
In der Ausgabe wird pro Mitarbeiter eine Zeile mit der jeweiligen Anzahl der Mahlzeiten (Frühstück, Mittagessen und Abendessen) ausgegeben. Zusätzlich gibt es darunter eine Summenzeile. Es werden keine Beträge angezeigt (diese sind abhängig von den bei den Orten hinterlegten Beträgen.) Die Sortierung erfolgt nach Datum bzw. Mitarbeiter.

Jeder Mitarbeiter hat unter Mein ZEP>Auswertungen eine Auswertung zu seinen "Reisen". Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) hat diese Auswertung auch unter Mitarbeiter>Auswertungen bzw. im Menü eines ausgewählten Mitarbeiters.

Wählen Sie einen Auswertungszeitraum, einen, mehrere oder alle Mitarbeiter, einen Ort, bzw. mehrere oder alle Orte. Sie können optional einstellen, ob Warnungen wegen unvollständiger Erfassung angezeigt werden sollen.

Hinweis: wenn Sie z.B. alle Auslandsorte auswerten möchten und sehr viele Auslandsorte und wenige (i.A. nur einen) Inlandsort haben: klicken Sie auf den Link alle, es werden dann alle Orte angezeigt und mit dem "x" löschen Sie die nicht benötigten Orte.

Für den eingestellten Zeitraum werden alle Reisen (für den/die gewählten Orte) mit Anfangs- und Enddatum, der Anzahl Tage und dem entsprechenden Arbeitsort aufgelistet. Die Auswertung kann auch als CSV exportiert werden.

Hinweis: Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Administration>Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Mit Mitarbeiter>Auswertungen>Kostenabrechnung erhalten Sie einen Überblick über die (Reise-) Kostenabrechnungen für einen Zeitraum für beliebige Mitarbeiter. Sie können auswählen, in welcher Währung die Kostenabrechnung angezeigt werden soll. (Wenn Sie Kostenabrechnungen als geprüft speichern wollen, können Sie dies unter ausgewählter Mitarbeiter>Kostenabrechnung.) Die Tabellen sind konfigurierbar.

Geprüfte Kostenabrechnungen:
Liegen im gewählten Zeitraum als geprüft gespeicherte Kostenabrechnungen vor, werden diese in der Tabelle "Geprüfte Kostenabrechnungen" aufgelistet:

•Pro Zeile werden je Mitarbeiter die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege (gesamt, Erstattung, Mwst. jeweils brutto und netto). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

Sie können die Einträge durch anhaken der Checkbox markieren und für alle markierten Einträge zusammen unter Aktion wählen die Auszahlung generieren und die markierten Einträge als E-Mail versenden.

Wenn als Format für die Kostenabrechnung "PDF" angegeben ist (Administration>Einstellungen), wird bei der Erstellung einer geprüften Kostenabrechnung immer auch eine zweite kombinierte Kostenabrechnung mit Belegdateien als Download-Datei angeboten:

•geprüfte Kostenabrechnung

•geprüfte Kostenabrechnung mit Belegdateien (als ein Dokument)

Mit können Sie die geprüfte Kostenabrechnung bzw. die kombinierte Kostenabrechnung mit Belegdateien-PDF herunterladen und mit jeweils in der Vorschau ansehen.

Ist ein anderes Format gewählt, wird die geprüfte Kostenabrechnung im entsprechenden Format zum Download angeboten und zusätzlich können Sie die Belegdateien mit herunterladen und mit in der Vorschau ansehen.

•Mit können Sie sie löschen

•Mit Klick auf können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags  generieren.

•Wenn Sie auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie in das Menü des Mitarbeiters.

•Mit Klick auf können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags  generieren.

•Mit Klick auf  können Sie die Kostenabrechnung im definierten Format direkt per E-Mail an den Mitarbeiter versenden.

Bitte beachten Sie: Der Zeitraum in der als "geprüft" gespeicherten Kostenabrechnung ist gesperrt! D.h. es können keine Änderungen an den Zeitbuchungen und den Belegen mehr vorgenommen werden. (Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie zunächst die geprüfte Kostenabrechnung mit dem Symbol löschen).

Ungeprüfte Kostenabrechnungen:
In dieser Tabelle werden die noch nicht als geprüft gespeicherten Kostenabrechnungen aufgeführt, wenn die Checkbox "Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter" aktiviert ist.

Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter:
Ist diese Checkbox aktiviert (default-Einstellung), erhalten Sie die (ungeprüften) Kostenabrechnungen für den ausgewählten Zeitraum in tabellarischer Form. Pro Zeile werden je Mitarbeiter die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege (gesamt, Erstattung, Mwst. jeweils brutto und netto). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

Liegen in dem eingestellten  Zeitraum geprüfte und ungeprüfte Kostenabrechnungen vor, werden die jeweils in einer eigenen Tabelle angezeigt.

Ist die Checkbox nicht aktiviert, werden die ungeprüften Kostenabrechnungen detailliert aufgelistet; Sie können weitere folgende Einstellungen wählen:

•Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen:  Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht hat.
Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort mit dem Merkmal „Sonstige Reise, z.B. Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate. Pauschalen i.d.R. nicht steuerfrei.“ um.
Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie nun unter Mitarbeiterauswertungen: Projektzeitauswertung bzw. Projektauswertungen: Projektzeitauswertung Zeitbuchungen auch auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.

Optional können Sie folgendes angeben:

•Checkbox in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben, was i.d.R. eher nützlich ist. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben, was nicht immer gewünscht bzw. sinnvoll ist. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrückten.

•Checkbox Erklärungen zu VMA anzeigen, z.B. Anwendung der Mitternachtsregel, An/Abreise ohne Mindestabwesenheit

•Checkbox Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen:
Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Mit dem Modul „Dokumentengenerator“ kann die Kostenabrechnung als pdf, sxw (OpenOffice), doc (Word) oder doc (Word XML)–Datei exportiert werden.

Die Kostenabrechnung besteht aus:

Tabelle Geprüfte Kostenabrechnungen
Es werden alle geprüften Kostenabrechnungen innerhalb des Auswertungszeitraums angezeigt.Die als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung können Sie einfach aus ZEP heraus an den entsprechenden Mitarbeiter per E-Mail versenden:
Klicken Sie auf das -Symbol in der letzten Spalte (als E-Mail versendet) der Tabelle. Die Kostenabrechnung  wird im definierten Format an den Mitarbeiter versendet.

Dann wird je ausgewählter Mitarbeiter die noch nicht geprüften Kostenabrechnungen aufgeführt

Kopfteil: Eine Übersicht. Der zu erstattende Gesamtbetrag wird sowohl brutto als auch netto dargestellt. Der angegebene Zeitraum ist ein Link auf die Kostenabrechnung des Mitarbeiters, dort kann die Kostenabrechnung als "Geprüft" gespeichert werden.

Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein Verpflegungsmehraufwand in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.
Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration>Einstellungen>Reisekosten bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die passende Landes-Einstellung angegeben hat.
Wenn in den Einstellungen: „Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen“ mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.
Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Mein ZEP>Projektzeittabelle) abgezogen. Bitte beachten Sie: der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger als 24 Stunden abwesend waren. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungpauschale abgezogen. (Der Mitarbeiter  erhält in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).
Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld, d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

Tabelle Belege: Alle vom Mitarbeiter erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, ebenso die Summe der Belege nach Belegart. Die Belegnummer ist ein Link in die Belegauswertung des entsprechnden Mitarbeiters.

Kilometergeld: Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden der Vollständigkeit halber aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.

Hinweis: Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Administration>Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Die Geldbeträge werden alle in die Basiswährung Ihres Unternehmens umgerechnet.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden vom Administrator als Stammdaten (Menüpunkt Administration>Stammdaten) gepflegt.

Um die Verwaltung einfach und übersichtlich zu machen, gibt es folgende Felder für handschriftliche Eintragungen und Unterschriften: Abteilung/Kostenstelle, Unterschrift, genehmigt/geprüft und erhalten/überwiesen.

Die ausgedruckte und unterschriebene Kostenabrechnung gilt als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.

Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen finden Sie in den Dokumenten des Bundesfinanzministeriums:
BMF Schreiben zur Reform des Reisekostenrechts 2020
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2020-11-25-Stl-Behandlung-Reisekosten-Arbeitnehmern.pdf?__blob=publicationFile&v=3

BMF Schreiben zu Auslandspauschalen ab 2023

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2022-11-23-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2023.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Ist diese Checkbox aktiviert (default-Einstellung), erhalten Sie die (ungeprüften) Kostenabrechnungen für den ausgewählten Zeitraum in tabellarischer Form. Pro Zeile werden je Mitarbeiter die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege (gesamt, Erstattung, Mwst. jeweils brutto und netto). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

Liegen in dem eingestellten  Zeitraum geprüfte und ungeprüfte Kostenabrechnungen vor, werden die jeweils in einer eigenen Tabelle angezeigt.

Ein Benutzer mit Administrator- bzw. Controllerrechten kann diese Auswertungen für beliebige Mitarbeiter erstellen, mit Zusatzmodul „Abteilungen“ kann die Abteilung vorgegeben werden. Zusätzlich können beim Einsatz dieses Moduls die definierten Abteilungsleiter diese Auswertung für die Mitarbeiter ihrer Abteilungen erstellen.

Hier finden Sie die Beschreibung der Zeitnachweise.