Tätigkeiten sind Bezeichnungen für verschiedene Arbeitsabläufe unabhängig vom Projekt. Bei jeder Projektzeiterfassung wird eine Tätigkeit angegeben.

Die Unterscheidung von Tätigkeiten in der Projektzeiterfassung ist nützlich für spätere Auswertungen.

Vorsicht: definieren Sie nicht zu viele verschiedene Tätigkeiten, das verwirrt den Benutzer. Es ist nicht sinnvoll, Tätigkeiten zu unterscheiden, die niemals in einer Auswertung gesondert betrachtet werden müssen. Besser als eine lange Liste von Tätigkeiten, die einzeln nur selten relevant wären, ist eine Tätigkeit "Sonstiges".

Sie können Tätigkeiten in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Spezielle Stundensätze (ab ZEP Compact Preise & Belege)
Sie können verschiedene Tätigkeiten unterschiedlich abrechnen (in den Preistabellen können spezielle Stundensätze je Tätigkeit angegeben werden)

Checkbox
"darf sich mit anderen überschneiden,
ist nicht arbeitszeitrelevant und nicht VMA-relevant und darf mit der Dauer 0 gebucht werden.
z.B. Rufbereitschaft"

Sie können jeder Tätigkeit (außer Reisetätigkeit) diese Eigenschaft zuweisen, d.h. dann für diese Tätigkeit:

•Sie ist nicht arbeitszeitrelevant (d.h. sie wird nicht in die Überstunden eingerechnet (Modul Überstunden, Urlaub, Fehlzeiten).

•Sie verursacht keine interne Kosten.

•Sie darf sich mit einer anderen Tätigkeit überschneiden. (Zwei andere Tätigkeiten dürfen sich nicht überschneiden.)

•Bei der Pausenregelung gilt sie als Pause.

•Sie erzeugt keine VMA, auch nicht für die Projektabrechnung!

•Sie kann dem Kunden gegenüber abgerechnet werden, d.h. sie kann "fakturierbar" oder "nicht fakturierbar" gebucht werden. Sie wird auch dann abgerechnet, wenn sie sich mit einer anderen Zeit überschneidet. Wird sie "fakturierbar" mit der Dauer "0" gebucht, wird sie im Projektumsatz bzw. Rechnungsanhang aufgelistet.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie einmal eine Tätigkeit mit diesen Eigenschaften versehen haben und Projektzeiten dazu erfasst haben, können Sie diese Eigenschaften nicht mehr rückgängig machen! Sie müssen erst die erfassten Zeiten löschen.

Checkbox

"nicht fakturierbar gebuchte Projektzeiten auf dem Projektzeitnachweis ausweisen, im Projektumsatz und (mit Modul Faktura) im Rechnungsanhang mit Preis 0,00 sichtbar. z.B. Kulanz"

Wird eine so markierte Tätigkeit nicht fakturierbar auf ein Projekt gebucht, wird die Zeit trotzdem im Projektzeitnachweis aufgeführt und im Projektumsatz sowie im Rechnungsanhang ausgewiesen und zwar mit dem Preis 0,00.

Eigenschaften:

•kann fakturierbar und nicht fakturierbar gebucht werden

•kommt in den Projektzeitnachweis, Projektumsatz und auf den Rechnungsanhang, auch wenn sie nicht fakturierbar gebucht wurde

•eine fakturierbar gebuchte Kulanztätigkeit kann mit einem speziellen Stundensatz versehen werden

Sie können diese Option für beliebige Tätigkeiten auswählen und auch mit anderen Optionen (Reisetätigkeit, "Rufbereitschaft") kombinieren.

Bitte beachten Sie:
Als "Kulanz" markierte Tätigkeiten werden in Tagessatzprojekten nur zur Ermittlung des Tagessatzanteils herangezogen, wenn sie "fakturierbar" gebucht sind.
Werden sie "nicht fakturierbar" gebucht, wird aus diesen "nicht fakturierbar" gebuchten Zeiten ebenfalls ein Tagessatzanteil berechnet, der im Projektzeitnachweis aufgeführt und im Projektumsatz und Rechnungsanhang ausgewiesen wird mit dem Preis 0,00.

Reisetätigkeit (ab ZEP Compact Reisekostenabrechnung)
Einen weiteren Sonderfall stellt die Reisetätigkeit (i.A. "re") dar. Sie definiert u.a. Beginn und Ende von Dienstreisen, im Zusammenhang mit dem Arbeitsort werden in ZEP automatisch die Verpflegungsmehraufwendungen für die Reisekostenabrechnung berechnet (außer Sie haben diese Funktion in den Einstellungen unter dem Punkt "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" durch Eintragen von "keine Berechnung" ausgeschaltet).

Mit Reisetätigkeit ändern stellen Sie ein, welche Ihrer Tätigkeiten die Reisetätigkeit sein soll. Mit der Checkbox "darf sich mit anderen Tätigkeiten überschneiden, ist nicht arbeitszeitrelevant" können Sie angeben, ob die Reisezeit bei Ihnen zur Arbeitszeit zählt oder nicht. Eine Reisetätigkeit mit diesen Eigenschaften ist also:

•Sie ist nicht arbeitszeitrelevant (d.h. sie wird nicht in die Überstunden eingerechnet (Modul Überstunden, Urlaub, Fehlzeiten)).

•Sie verursacht keine interne Kosten.

•Sie darf sich mit einer anderen Tätigkeit überschneiden. (Zwei andere Tätigkeiten dürfen sich nicht überschneiden.)

•Bei der Pausenregelung gilt sie als Pause.

•Sie erzeugt VMA!

•Sie kann dem Kunden gegenüber abgerechnet werden, d.h. sie kann "fakturierbar" oder "nicht fakturierbar" gebucht werden. Sie wird auch dann abgerechnet, wenn sie sich mit einer anderen Zeit überschneidet.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie einmal eine Reisetätigkeit mit den gewünschten Eigenschaften versehen haben und Projektzeiten dazu erfasst haben, können Sie diese Eigenschaften nicht mehr rückgängig machen! Sie müssen erst die erfassten Zeiten löschen!

Achtung:

Es gibt zur Zuordnung von Arbeitszeiten auch die Strukturierung von Projekten in Vorgänge. Zur Entscheidung zwischen Tätigkeit und Vorgang finden Sie in der Online-Hilfe weitere Hinweise.

Es gibt zur Zuordnung von Arbeitszeiten auch die Strukturierung von Projekten in Vorgänge (siehe Projektvorgänge). Zur Entscheidung zwischen Tätigkeit und Vorgang könnten folgende Hinweise hilfreich sein:

Ein Arbeitsablauf ist eine Tätigkeit, wenn einige der folgenden Punkte zutreffen:

•Sehr allgemein, an kein bestimmtes Projekt oder Projekttyp gebunden

•Später wäre eine Auswertung interessant, die mir sagt, wie viel Zeit für diesen Arbeitsablauf über alle Projekte hinweg gebucht wurde, z.B. weil

owir dafür dem Mitarbeiter einen speziellen Stundensatz bezahlen

owir dafür von den Auftraggebern einen speziellen Stundensatz bekommen

odiese Zeit von den Auftraggebern nicht bezahlt wird (z.B. Reisezeit, Overhead)

•In den allermeisten Projekten ist diese Tätigkeit von Bedeutung

•Nachdem diese Tätigkeit eine Zeit lang in der ZEP-Datenbank aufgenommen war, wurde von den Mitarbeitern viel und korrekt darauf gebucht. (Akzeptanz)

Ein Vorgang dagegen:

1.Ist eher speziell, an ein bestimmtes Projekt oder Projekttyp gebunden.

2.Ist eine Projektphase oder ein handhabbares Arbeitspaket des Projektes

3.Ermöglicht eine detaillierte Aufwandsabschätzung (Planzeiten, Plankosten)

Wenn Sie im Zweifel sind, lassen Sie sich von provantis beraten!

Um einen neuen Status zu definieren geben Sie jeweils eine Kurzform und eine Bezeichnung ein.

Sie können einen Projektstatus in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Sie können für jeden Status eine Farbe auswählen, diese wird in der Projekttabelle angezeigt.

Status-Reihenfolge
Sie können einen Status mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen verschieben. Mit der Sortierung legen Sie fest, in welcher Abfolge die Status in den Auswahllisten angezeigt werden. Ein neue angelegter Status wird immer am Ende der Liste angehängt. Mit dem "Pfeil nach oben"-Symbol schieben Sie den Status an die gewünschte Stelle.

Ein neu angelegtes oder kopiertes Projekt befindet sich immer im ersten Status der Liste.

Buchbarkeit
Geben Sie an, ob dieser Status Buchbar ist, d.h. nur die Projekte, die einem buchbaren Status zugeordnet sind, erscheinen bei der Projektzeit- und Belegerfassung in den Auswahllisten. Ist ein Status Buchbar, wird er in der Tabelle fett gedruckt angezeigt.

Filter
Nach dem Projektstatus kann in den Projektauswertungen und der Projektplanung gefiltert werden.

Um einen neuen Status zu definieren geben Sie jeweils eine Kurzform und eine Bezeichnung ein.

Sie können einen Vorgangsstatus in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Sie können für jeden Status eine Farbe auswählen, diese wird in der Vorgangstabelle angezeigt.

Status-Reihenfolge
Sie können einen Status mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen verschieben. Mit der Sortierung legen Sie fest, in welcher Abfolge die Status in den Auswahllisten angezeigt werden. Ein neue angelegter Status wird immer am Ende der Liste angehängt. Mit dem "Pfeil nach oben"-Symbol schieben Sie den Status an die gewünschte Stelle.

Ein neu angelegter oder kopierter Vorgang befindet sich immer im ersten Status der Liste.

Buchbarkeit
Geben Sie an, ob dieser Status buchbar ist. Nur die Vorgänge, die einem buchbaren Status zugeordnet sind, erscheinen bei der Projektzeit- und Belegerfassung in den Auswahllisten. Ist ein Status buchbar, wird er in der Tabelle fett gedruckt angezeigt.

Hier definieren Sie Kategorien, denen Sie Ihre Projekte jeweils zuordnen können. Diese Kategorisierung dient als Such- und Auswahlkriterium.

Sie können Kategorien in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Projekt-Mailvorlagen "An alle Projektmitarbeiter" bzw. "An einen einzelnen Projektmitarbeiter" anpassen.
Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max 5 x 20MB / max. 50MB total).

Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Projekt und Mitarbeiter zu versenden.
Bitte beachten Sie: der Platzhalter "Ist Stunden" (%ISTSTUNDEN%) liefert immer nur die aktuellen fakturierbar gebuchten Ist-Stunden des Projekts.

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte "Testversand (an eigene E-Mail-Adresse)" auf "deutsch"/"englisch"/"französisch" , dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.

Zu Kunden, Projekten und Mitarbeitern können Sie Zusatzattribute definieren. Ein Zusatzattribut ist ein Feld, das dann bei jedem Kunden/Projekt/Mitarbeiter vorhanden ist und über das Frontend eingepflegt werden kann.

Bei der Anlage eines Zusatzattributes müssen folgende Angaben gemacht werden:

•Name: das ist der technische Name des Attributes, unter dem dieses dann auch in der SOAP-Schnittstelle gelesen bzw. gesetzt werden kann.

•Bezeichnung: mehrsprachige Bezeichnung, die in der Benutzeroberfläche angezeigt wird.

•Bemerkung: eine (interne) Bemerkung bspw. zur Beschreibung des Attributes.

•Typ: der Datentyp des Attributs. Zur Auswahl stehen: Text, Ja/Nein, Zahl, Dezimalzahl, Prozent, Datum, URL, EMail, Auswahlliste, Mitarbeiter-Auswahl

Zu den Datentypen:
Auswahlliste: hier können Sie eine oder mehrere Optionen angegeben, die dann als Einfach- oder Mehrfachauswahl abgegeben werden können.
Mitarbeiter-Auswahl: über diesen kann ein bestehender Mitarbeiter ausgewählt und zugeordnet werden.

Zusatzattribute werden beim jeweiligen Objekt auf der Daten-Seite angezeigt und können im Bearbeiten-Modus eingegeben werden.

Aktuell können Zusatzattribute verwendet werden:

•in den Verwaltungs-Ansichten über konfigurierbare Spalten

•als Platzhalter auf Rechnungen: über das Popup kann der Wert eingefügt werden

•via Dokumentvariable im Briefpapier: ein Zusatzattribut steht unter seinem Namen als Dokumentvariable zur Verfügung.

•via SOAP im Bereich <attribute>

Hier können Sie wählen ob die Arbeitszeit im 1, 2, 5, 6, 10, 15 , 20 oder im 30 Minutenraster erfasst werden soll.

Wir empfehlen 3 oder 6 oder 15 oder 30 Minuten-Raster.

Bei 3, 6, 15 und 30 Minuten-Raster werden Stunden immer mit 2 Nachkommastellen angezeigt. Bei 1, 2, 5, 10 und 20 Minuten-Raster werden Stunden immer mit 4 Nachkommastellen und ggf. gerundet angezeigt.

Hinweis:

Mit 1, 2, 5, 10 und 20 Minuten-Raster nehmen Sie Rundungsdifferenzen bei der Anzeige in Kauf, denn diese Rasterung kann bei der Umrechnung in den jeweiligen Stundenanteil periodische Zahlen ergeben.

Beispiel:

5 Minuten entsprechen 1/12 Stunde, also 0,0833333333...

Diese Zahlen werden in den Tabellen und in den verschiedenen Auswertungen auf 4 Nachkommastellen gerundet angezeigt.

Bitte beachten:

Wird das Minutenraster geändert, ist die Bearbeitung von Arbeitszeiten, die in einem anderen Raster erfasst wurden, nur noch eingeschränkt möglich.

Beispiel:

Sie arbeiten mit 1-Minuten-Raster und erfassen eine Zeit von 11:04 bis 11:17. Anschließend stellen Sie um auf 15-Minuten-Raster. Dann rufen Sie die erfasste Zeitbuchung auf, z.B. um einen Schreibfehler im Bemerkungsfeld zu korrigieren. In der Änderungsseite wird die "alte" Zeit durch Rundung in das "neue" Raster "gezwungen", es entsteht 11:00 bis 11:15. Das wird beim Ändern der Buchung so gespeichert bzw. versucht zu speichern. Die Änderung ist dann evtl. wegen Überschneidung nicht mehr möglich, weil bis 11:04 (nach dem alten Minutenraster) bereits eine andere Arbeitszeit gebucht ist.