Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die gesetzlichen Vorgaben zur Pausenregelung beachten oder auch erzwingen möchten, können Sie dies hier in ZEP hinterlegen. Zusätzlich können Sie innerhalb einer Pausenregelung auch eine "Kernarbeitszeit" definieren. Wenn Sie keine Pausenregelung in ZEP möchten (d.h. die Mitarbeiter sind selbst für die korrekte Erfassung ihrer Pausen zuständig) beachten Sie diesen Punkt nicht weiter.

Was sind Pausen?
In ZEP werden nicht bebuchte Zeiträume zwischen zwei Zeiteinträgen als Pause angesehen.
Zusätzlich gelten Reisezeiten, die nicht auf ein Fahrzeug gebucht werden (z.B. Reise mit Flugzeug oder Bahn oder als Mitfahrer), sog. passive Reisezeiten als Pausenzeiten im Sinne der Pausenregelung, d.h. solche passiven Reisezeiten werden (in bestimmten Auswertungen) nicht zur Arbeitszeit gezählt! Diese Reisezeiten werden in den entsprechenden Auswertungen von der Arbeitszeit abgezogen und als Pause im Sinne der Pausenregelung aufgeführt.

Bitte beachten Sie: Diese Reisezeiten werden nicht von Ihren Arbeitsstunden abgezogen (Sie sind Arbeitszeit im Sinne von überstundenrelevant)!
Reisezeiten in einem Fahrzeug (z.B. Auto), sog. aktive Reisezeiten werden nicht als Pausen im Sinne der Pausenregelung angesehen, da ZEP davon ausgeht, dass Sie selbst gefahren sind und somit keine "Pause" dabei machen können. In Österreich gilt die Regelung "Bei der aktiven Reisezeit beträgt die Verlängerung der täglichen Höchstarbeitszeit maximal 12 Stunden, wenn die Arbeitsleistung durch angeordnetes Lenken eines Fahrzeugs erbracht wird sofern dies nicht die Haupttätigkeit des Arbeitnehmers darstellt." D.h. Hier darf ein Mitarbeiter zusätzliche Stunden Arbeiten.

Pausenregelung anlegen
Hier Legen Sie eine Pausenregelung für Ihr Unternehmen an (oder mehrere). Bereits angelegt ist die Pausenregelung "Standard", in der die "Mindestpausen" nach § 4 ArbZG eingetragen sind.

Möchten Sie eine neue Pausenregelung anlegen, klicken Sie auf den Link "Neue Pausenregelung anlegen", geben einen Namen ein und speichern.
Geben Sie an, ab welchem Datum (Tag.Monat.Jahr) die Pausenregelung gültig ist (für neue Gültigkeitszeit anlegen).
Sie können wählen, ob es bei Ihnen eine eine Mindestruhezeit geben soll. Damit ist die Zeitspanne zwischen zwei Arbeitstagen gemeint.

Wenn Sie keine Mindestruhezeit angeben, müssen Sie nur die maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung in Stunden angeben, ggf. tragen Sie noch die zusätzlichen Stunden bei aktiven Reisezeiten ein.

Wenn Sie eine Mindestruhezeit angeben, geben Sie eine Mindestruhezeit im Sinne der Pausenregelung in Stunden an, dies ist die Zeitspanne, die mindestens zwischen zwei "Arbeitstagen" oder auch "Schichten" liegen muss. Geben Sie ebenfalls die maximale Arbeitszeit pro Tag im Sinne der Pausenregelung in Stunden an, ggf. tragen Sie noch die zusätzlichen Stunden bei aktiven Reisezeiten ein.

Sie können die Einhaltung der definierten Pausenregel erzwingen:

•Wenn Sie die Checkbox "Einhaltung erzwingen" nicht aktivieren ("Nein"), werden die Mitarbeiter bei der Erfassung ihrer Projektzeiten nur darauf aufmerksam  gemacht, dass Sie die Pausenregelung bzgl. Mindestruhezeit/maximale Arbeitszeit/Mindestlänge einer Pause verletzen, wenn sie die definierten Vorgaben nicht einhalten. Aber eine Korrektur wird nicht erzwungen. Ausnahme: Ist eine "Feste Pause" definiert, wird deren Einhaltung immer erzwungen (Pause wird automatisch beim Erfassen der Projektzeit herausgeschnitten).

•Wenn Sie die Checkbox "Einhaltung erzwingen" aktivieren ("Ja"), werden die Mitarbeiter bei Nichteinhaltung der definierten Regeln, solange an der Zeiterfassung für die darauf folgenden Tage blockiert, bis die Verletzung korrigiert ist. Zusätzlich werden auch weitere Aktionen (z.B. Freigabe von Zeiten, Fakturierung) blockiert.

•Sie können in der Pausenregelung jederzeit die Warnung bei Verletzung der Pausenregelung jederzeit über die Checkbox "Bei Nichteinhaltung der Pausenregelung (Maximalarbeitszeit, Mindestpausen, Kernzeit) bekommt der Benutzer bereits bei der Erfassung (Mein ZEP > Projektzeiten, App, Terminal) eine Warnung. Ja / Nein" ein- bzw. ausschalten.
Hinweis: Die Monatsendeauswertung, die Arbeitszeitenübersicht, Pausenübersicht und der Monatsabschluss zeigen die nicht-Einhaltung natürlich weiterhin an.

Wenn Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen, können Sie optional angeben, ob überschrittene Maximalarbeitszeit und nicht eingehaltene Mindestpausen vom Überstundenkonto des betreffenden Mitarbeiters abgezogen werden sollen. (Nicht eingehaltene Ruhezeiten werden nicht abgezogen.)

Berechnungsverfahren für fehlende Pausen:
Geben Sie an, wie der Abzug für fehlende Pausen berechnet werden soll.

•Brutto
Die Gesamtzeit wird betrachtet und davon die entsprechende Mindestpause abgezogen.

•Netto

•Alle Mindestpausen werden nacheinander betrachtet: die Zeit bis zur ersten vorgesehenen Mindestpause wird betrachtet und die dafür geltende Mindestpause wird abgezogen. Die daraus resultierende Nettozeit wird betrachtet und ggf. wird davon eine weitere Mindestpause abgezogen.

•Mitarbeiterfreundlich
Wie die Netto-Variante, jedoch  mit folgendem Unterschied: in manchen Fällen reicht es, weniger als die Mindestpause abzuziehen, so dass die Arbeitszeit unter den Geltungsbereich der betreffenden Mindestpausenregel fällt und die Pausenregel somit bereits erfüllt ist.

Diese drei Varianten rechnen anhand der Summe der Arbeitszeiten und der Summe der gemachten Pausen eine Zahl aus. Diese Zahl ist unabhängig von den Uhrzeiten der Arbeits- und Pausenzeiten.

•Mitarbeiterfreundlich, jedoch auch auf zusammenhängende Teilstücke des Tages anwenden
Relevant wenn Pausen zu früh oder zu spät am Tag sind und dadurch Arbeitszeit-Blöcke mit einer Dauer größer 6 Stunden entstehen. Die Pausenregelung wird dann erneut auf diese Blöcke angewendet und es werden ggf. weitere Pausen in diese reingeschnitten.

Beispiele für diese Varianten finden Sie unter Berechnungsverfahren für fehlende Mindestpausen.

Geben Sie die Mindestlänge einer Pause im Sinne der Pausenregelung an.
Bitte beachten Sie: Arbeitsunterbrechungen von weniger als 15 Minuten gelten nicht als gesetzliche Ruhepausen nach § 4 ArbZG. Sie zählen also zur Arbeitszeit. (Ausgenommen: Betriebe mit entsprechenden Tarifverträgen bzw. Betriebsvereinbarungen) - ZEP verbietet es Ihnen aber nicht, hier auch eine kürzere Mindestlänge als 15 Minuten einzutragen.

Geben Sie nun die Mindestpausen für die Arbeitszeiten an:
Die Mindestdauer der Pausen ist nach der Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter gestaffelt (§ 4 ArbZG). Die Mindestdauer der Pausen bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden beträgt mindestens 30 Minuten (bzw. 0,50 Stunden), bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden 45 Minuten (bzw. 0,75 Stunden).

Sie können eine feste Pause anlegen:
Klicken Sie auf den Link "Neue feste Pause anlegen" und geben Sie an von wann bis wann diese Pause gelten soll.
Bitte beachten Sie: Feste Pausen werden immer direkt beim Erfassen aus den Projektzeiten herausgeschnitten, außer bei Reisetätigkeit.

In welchen Auswertungen wird die Pausenregelung berücksichtigt/angezeigt?

•Jeder Mitarbeiter sieht unter Mein ZEP>Auswertungen>Pausenübersicht für den gewählten Auswertungszeitraum für jeden Tag in einer Tabelle die eingehaltene Ruhezeiten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, die vorgegebene Mindestpause und die eingehaltene Pause, zusätzlich werden bei Tagen mit nicht eingehaltener Pausenregelung Angaben über zu wenig Ruhezeit, zu wenig Pause bzw. zu viel Arbeitszeit ausgegeben.

•Mit Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub: Unter Mein ZEP>Auswertungen>Monatsendeauswertung werden für den gewählten Auswertungszeitraum zusätzlich zu den bisherigen Angaben auch alle Daten bzgl. eingehaltener Ruhezeiten, Beginn und Ende der Arbeitszeit, vorgegebene Mindestpause und eingehaltene Pause angezeigt, zusätzlich werden bei Tagen mit nicht eingehaltener Pausenregelung Angaben über zu wenig Ruhezeit, zu wenig Pause bzw. zu viel Arbeitszeit ausgegeben.

•Administratoren (ggf. Abteilungsleiter) können diese Auswertungen zusätzlich für alle Mitarbeiter (alle Mitarbeiter der Abteilung) machen.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen können Sie mit einem Monatsabschluss den Saldo der Überstunden und Urlaube zum Monatsende in ZEP speichern. Sobald ein Monat abgeschlossen wurde, kann die Pausenregelung für diesen Zeitraum nicht mehr geändert werden, sondern Sie müssen eine neue Pausenregelung mit passendem Startdatum anlegen.

Die Varianten für das Berechnungsverfahren für fehlende Mindestpausen, und somit – falls eingestellt - für den Abzug fehlender Pausen, an Beispielen erklärt:

Angenommen, die Mindestpausen sind so eingestellt:

Von 6:01 bis 9:00 Stunden: Mindestpause 0:30  

Von 9:01 bis 24:00 Stunden: Mindestpause 0:45

und angenommen, ein Mitarbeiter hat folgende Buchungen:

Tag A: 7:03 bis 16:45 (ohne Pause) = Arbeitszeit 9:42

Tag B: 7:15 bis 16:21 (ohne Pause) = Arbeitszeit 9:06

Variante Brutto:

Tag A: Arbeitszeit ist mehr als 9 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:45

Tag B: Arbeitszeit ist mehr als 9 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:45

-> Die Gesamtzeit wird betrachtet und davon die entsprechende Mindestpause abgezogen.

Variante Netto:

Tag A: Arbeitszeit ist bereits mehr als 6:01 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:30.

Restliche Arbeitszeit 9:12. Diese ist mehr als 9:01 Stunden

=> Mindestpause insgesamt 00:45 (also in dem Fall kein Unterschied zu brutto)

Tag B: Arbeitszeit ist bereits mehr als 6:01 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:30.

Restliche Arbeitszeit 8:36. Diese erfüllt alle Regeln für Mindestpause. Insgesamt 0:30 Mindestpause.

-> Alle Mindestpausen werden nacheinander betrachtet: die Zeit bis zur ersten vorgesehenen Mindestpause wird betrachtet und die dafür geltende Mindestpause wird abgezogen. Die daraus resultierende Nettozeit wird betrachtet und ggf. wird davon eine weitere Mindestpause abgezogen

Variante Mitarbeiterfreundlich:

Tag A: Arbeitszeit ist bereits mehr als 6:01 Stunden => Mindestpause laut Tabelle 00:30.

Restliche Arbeitszeit 9:12. Diese ist mehr als 9:01 Stunden.

Jedoch: mit einer weiteren Pause von nur 12 Minuten ist die restliche Arbeitszeit  9:00 Stunden und damit unter der Grenze von 9:01 => Mindestpause insgesamt nur 00:42

Tag B: kein Unterschied zu ‚netto‘.

-> Wie die Netto-Variante, jedoch  mit folgendem Unterschied: in manchen Fällen reicht es, weniger als die Mindestpause abzuziehen, so dass die Arbeitszeit unter den Geltungsbereich der betreffenden Mindestpausenregel fällt und die Pausenregel somit bereits erfüllt ist.

Diese drei Varianten rechnen anhand der Summe der Arbeitszeiten und der Summe der gemachten Pausen eine Zahl aus. Diese Zahl ist unabhängig von den Uhrzeiten der Arbeits- und Pausenzeiten.

•Mitarbeiterfreundlich, jedoch auch auf zusammenhängende Teilstücke des Tages anwenden
Relevant wenn Pausen zu früh oder zu spät am Tag sind und dadurch Arbeitszeit-Blöcke mit einer Dauer größer 6 Stunden verbleiben. Die Pausenregelung wird dann erneut auf diese Blöcke angewendet und es werden ggf. weitere Pausen in diese reingeschnitten.

Im Rahmen einer Pausenregelung geben Sie die hier geltenden Mindestpausen in Dezimalstunden für die Arbeitszeiten an:
Lt.§ 4 ArbZG ist die Mindestdauer der Pausen nach der Dauer der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter gestaffelt. Die Mindestdauer der Pausen bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis 9 Stunden beträgt mindestens 30 Minuten (dezimal sind dies 0,50 Stunden), bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden 45 Minuten (dezimal sind dies 0,75 Stunden). Wenn Sie diese gesetzlichen Vorgaben in Ihrem ZEP so abbilden möchten, geben Sie dies bitte so an:

Neue Mindestpause anlegen
"von Std" 6,01 und "bis Std" 9,00
Geben Sie die dazugehörige Mindestpause in Stunden im Sinne der Pausenregelung an: 0,50
Speichern.

Neue Mindestpause anlegen
"von Std" 9,01 und "bis Std" 24,00
Geben Sie die dazugehörige Mindestpause in Stunden im Sinne der Pausenregelung an: 0,75
Speichern.

Sie können eine feste Pause anlegen:
Klicken Sie auf den Link "Neue feste Pause anlegen", geben Sie an von wann bis wann diese Pause gelten soll und Speichern Sie.

Bitte beachten Sie: Feste Pausen werden immer direkt beim Erfassen aus den Projektzeiten herausgeschnitten, außer bei Reisetätigkeit.

Innerhalb der Pausenregelung können Sie Kernarbeitszeiten in ZEP definieren. Eine Kernarbeitszeit ist eine Zeitspanne, in der die Mitarbeiter Zeiten erfassen sollen. Einem Mitarbeiter kann über die Zuordnung einer Pausenregelung auch die dort definierte Kernarbeitszeit bzw. mehrere Kernarbeitszeiten zugewiesen werden.

Die Einhaltung der Kernarbeitszeit wird nicht erzwungen. In der Tabelle der Projektzeiten (Mein ZEP>Projektzeiten) zeigt ZEP mit einem blauen Hinweis an, wenn an einem Tag die Kernarbeitszeit nicht eingehalten wurde. In der Auswertung Monatsende wird in einer Spalte "zu wenig Kernarbeitszeit" angezeigt (nur mit Modul "Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub").

So können Sie eine Kernarbeitszeit anlegen:
Klicken Sie auf den Link "Neue Kernarbeitszeit anlegen", geben Sie an von wann bis wann diese Kernarbeitszeit gelten soll und Speichern Sie. Geben Sie die maximal zulässige Pause in Stunden an.
Beispiel: Kernarbeitszeit von 9.00 bis 16.00 Uhr maximal zulässige Pause von 1 Stunde. D.h. der Mitarbeiter muss zwischen 9.00 Uhr und 16.00 Uhr mindestens 6 Stunden gearbeitet haben. Bitte beachten Sie: die "Pause" kann auch am Anfang bzw. am Ende der Kernarbeitszeit liegen.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die Teilzeit arbeiten, sollten Sie diesen eine eigene Pausenregelung mit einer entsprechenden Kernzeit zuordnen.

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Projektzeit-Mailvorlagen "Plan Stunden Hinweis" , "Projektzeitdetails" und "Überbuchung" anpassen.
Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Projektzeit und Mitarbeiter zu versenden.
Bitte beachten Sie:
Der Platzhalter "Ist Stunden" (%ISTSTUNDEN%) bedeutet in den Vorlagen "Plan Stundenhinweis Projekt/Vorgang (prozentual)" die fakturierbar gebuchten Ist-Stunden des Projekts/Vorgangs.
In der Vorlage zu "Überbuchung" entsprechen diese Ist-Stunden der Einstellung in Projekt/Vorgang/Ticket zum Überbuchungsstopp (das können je nach Einstellung fakturiebare und nicht fakturierbare Stunden mit/ohne Reise sein).

Der Platzhalter "'Fakt. Ist Stunden"(%ISTSTUNDEN_FAKT%) beinhaltet immer nur die fakturiebaren Stunden des Projekts/Vorgangs.

Der Platzhalter "'Stunden (%STUNDEN%) bezieht sich auf die Stunden der einen Projektzeit, die diese Mail ausgelöst hat (ebenso wie von, bis, Tätigkeit, Vorgang, Bemerkung)

Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max 5 x 20MB / max. 50MB total).
Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte "Testversand (an eigene E-Mail-Adresse)" auf "deutsch"/"englisch"/"französisch" , dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.