Abhängig von der eingesetzten ZEP-Variante werden folgende ZEP-Auswertungen in der Sprache des Projekts dargestellt:

•Projektumsatz

•Projektzeitnachweis

•Kundenumsatz: Sprache des ersten Projekts der Liste

•Rechnung (Modul Faktura): Sprache des Projektes als Vorbelegung für die Rechnungspositionen

Zur Spracheinstellung gehört auch die sprachtypische Formatierung von Datum und Uhrzeit und Dezimalzahlen.

Wenn Sie für das Projekt als Sprache "-Standard-" einstellen, dann gilt Ihre ZEP-Standard-Sprache, die unter Administration>Einstellungen Allgemein eingestellt wurde.

Wenn für das Projekt nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, dann stellen Sie diese hier unter Abrechnungseinstellungen>Format ein.

Mit dieser Formatangabe definieren Sie in welcher Art die Zeitdaten für das Projekt in der Auswertung "Projektzeitnachweis" angezeigt werden.

•nach Stundensatz
Die auf das Projekt erfassten Zeiten werden nach Stunden kumuliert und tabellarisch entsprechend der Formatierungsangaben "Bei Arbeitszeit nach Stunden" aufgelistet. Jede erfasste Zeit wird als Zeile ausgegeben.

•nach Tagessatz
Hierfür benötigen Sie die entsprechenden Tagessatzanteile aus den Stammdaten.
Die auf das Projekt erfassten Zeiten werden nach Tagen kumuliert und tabellarisch entsprechend der Formatierungsangaben "Bei Arbeitszeit nach Tagessatzanteilen" aufgelistet. Jeder Tag auf den Zeiten erfasst wurde wird als Zeile ausgegeben.

Geben Sie die Darstellung der Arbeitszeit an:

•nicht anzeigen
Es werden keine Arbeitszeiten aufgeführt.

•nur Zusammenfassung

•nur Tabelle

•Tabelle und Zusammenfassung

•mit/ohne Uhrzeiten bzw. ohne Uhrzeiten mit Tagessummen (Tagessummen bedeutet: bei gleichem Mitarbeiter, gleichem Datum und gleichem Vorgang werden Zeilen zusammengefasst. Falls die zusammengefassten Projektzeiten unterschiedliche Tätigkeiten, Bemerkungen oder Arbeitsorte haben, werden diese ggf. durch Semikolon getrennt angezeigt.)

Geben Sie die Darstellung der Mitarbeiter an:

•nicht anzeigen
Mitarbeiternamen werden nicht aufgeführt.

•als Gliederung
Arbeitszeiten werden nach Mitarbeitern gegliedert untereinander aufgelistet.

•als Tabellenspalten
In jeder Zeile mit Arbeitszeiten wird der Name des Mitarbeiters als Spalte aufgeführt.

Wenn Sie möchten, dass ein Kunde auf seinem Projektzeitnachweis sehen kann, ob eine Zeitbuchung mit einer als "Kulanz-gekennzeichneten Tätigkeit" fakturierbar bzw. nicht fakturierbar erfasst worden ist,  können Sie einstellen, ob im Projektzeitnachweis eine zusätzliche Spalte fakturierbar angezeigt werden soll.

Aktivieren Sie In der Zusammenfassung der Vorgänge die unbebuchten Vorgänge ausblenden, werden nur bebuchte Vorgänge in der Zusammenfassung angezeigt werden.
Bitte beachten Sie, diese Einstellung wird nur bei Projekten  mit Abrechnungseinstellung Vorgänge einzeln abrechnen angeboten.

Sie können angeben, ob bei einer Gliederung der detaillierte Nachweis mit oder ohne Seitenumbrüche erstellt werden soll.

Mit Format ändern können Sie die Formateinstellungen des Projekts ändern.

Einzelblätter je Vorgang

Ankreuzen "Einzelblätter je Vorgang":
Wenn alle Vorgänge dieses Projekts das Format "wie Projekt" haben, dann erfolgt der Projektzeitnachweis für das Gesamtprojekt nicht getrennt nach Vorgängen.
Falls Sie dennoch einen Projektzeitnachweis wünschen, in dem die Vorgänge mit Ihren Stunden bzw. Tagessätzen einzeln aufgeführt werden, dann kreuzen Sie dies hier an. Setzen Sie das ZEP-Ticketsystem ein, können Sie den spezifischen Zeitaufwand für ein, mehrere oder alle Tickets im Projektzeitnachweis darstellen, wenn Sie hier "Einzelblätter je Vorgang" ankreuzen.

Anzeige "Einzelblätter je Vorgang":
Wenn mindestens ein Vorgang dieses Projekts ein Format nicht "wie Projekt" hat, dann muss der Projektzeitnachweis des Gesamtprojekts aus Einzelblättern je Vorgang bestehen. Dann haben Sie keine Möglichkeit, hier etwas anderes anzukreuzen.

Besonderheit bei Tagessatz-Vorgängen:
Wenn "Einzelblätter je Vorgang" eingestellt ist, dann wird der Tagessatz ausschließlich aus den Stunden ermittelt, die für diesen einen Vorgang gebucht wurden (ohne Berücksichtigung weiterer Stunden des Mitarbeiters zum gleichen Projekt zu einem anderen Vorgang).

Beispiel: An einem Tag werden 6 Stunden für Vorgang 1 und 6 Stunden für Vorgang 2 gebucht.

Bei Einzelabrechnung der Vorgänge ergibt das 0,75 Tagessatz für Vorgang 1 und 0,75 Tagessatz für Vorgang 2.

Ohne Einzelabrechnung der Vorgänge ergibt das für das Gesamtprojekt genau 1 Tagessatz.

(Im Beispiel wird die Einstellung angenommen, dass bis zu 6 Tagesstunden 0,75 Tagessatz ergeben, und mehr als 6 Tagesstunden einen Tagessatz ergeben.) Folglich sollten Sie für ein Tagessatz-Projekt nur dann Einzelabrechnung der Vorgänge zulassen, wenn es korrekt ist, dass die Tagessätze getrennt für jeden Vorgang berechnet werden.

Mit Format ändern können Sie die Formateinstellungen des Projekts ändern.

Hier steuern Sie das Aussehen und den Inhalt  von Projektzeitnachweis, Projektumsatz (bzw. Kundenumsatz) für das gewählte Projekt.
Wenn Sie das Modul Faktura einsetzen, wird auch das Format des Rechnungsanhangs hier festgelegt.

Sie können unter Detaillierter Nachweis jeweils eigene Einstellungen für den Projektumsatz, für den  Projektzeitnachweis und ggf. für den Rechnungsanhang angeben.

Unter Arbeitszeit nach Stunden geben Sie weitere Formateinstellungen für Vorgänge an, die im Aufwand nach Stundensatz abgerechnet werden.

Unter Arbeitszeit nach Tagessatzanteilen geben Sie weitere Formateinstellungen für Vorgänge an, die im Aufwand nach Tagessatz abgerechnet werden.

Sie können angeben, ob bei Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belegen die Bemerkungen und oder die Vorgänge angezeigt werden sollen oder nicht.

Bei einem Pauschalprojekt (für das es in der Auswertungen Projektumsatz und Kundenumsatz, sowie in der Faktura keine detaillierte Auflistung der echten Aufwände gibt) wirken sich die Format-Einstellungen unter Detaillierten Nachweis und unter Bei Arbeitszeit nach Stunden nur auf den Projektzeitnachweis aus. Gleiches gilt für einzelne Vorgänge mit Abrechnungsart pauschal.

Mit Format ändern können Sie die Formateinstellungen des Projekts ändern.

Die Angaben für den Rechnungsanhang (nur mit Modul Faktura) und den Projektumsatz (bzw. Kundenumsatz) (ab ZEP Compact Preise&Kosten) sind nur für Projekte und Vorgänge wirksam, die im Aufwand abgerechnet werden. Die Angaben für den Projektzeitnachweis beziehen sich auch auf Projekte bzw. Vorgänge, die pauschal abgerechnet werden.

Stellen Sie je Auswertung ein, wie Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Reisekosten und Belege dargestellt werden sollen:

Mitarbeiter

•nicht anzeigen
Mitarbeiternamen werden nicht aufgeführt.

•als Gliederung
Arbeitszeiten und ggf. Reisekosten und Belege werden nach Mitarbeitern gegliedert untereinander aufgelistet. Mit jedem Mitarbeiter beginnt eine neue Seite.

•als Tabellenspalten
In jeder Zeile mit Arbeitszeiten und ggf. Reisekosten und Belegen wird der Name des Mitarbeiters als Spalte aufgeführt.

Arbeitszeiten

•nicht anzeigen
Es werden keine Arbeitszeiten aufgeführt.

•nur Zusammenfassung

•nur Tabelle

•Tabelle und Zusammenfassung

•mit/ohne Uhrzeiten bzw. ohne Uhrzeiten mit Tagessummen (Tagessummen bedeutet: bei gleichem Mitarbeiter, gleichem Datum und gleichem Vorgang werden Zeilen zusammengefasst. Falls die zusammengefassten Projektzeiten unterschiedliche Tätigkeiten, Bemerkungen oder Arbeitsorte haben, werden diese ggf. durch Semikolon getrennt angezeigt.) Werden Mitarbeiternamen nicht angezeigt, werden die Tagessummen mitarbeiterunabhängig angezeigt.

Reisekosten

•nicht anzeigen

•nur Zusammenfassung

•nur Tabelle

•Tabelle und Zusammenfassung

Belege

•nicht anzeigen

•nur Zusammenfassung

•nur Tabelle

•Tabelle und Zusammenfassung

Hinweis: Arbeitszeiten im Projektzeitnachweis sind immer ohne Geldbeträge.
Das Arbeitsentgelt ist nur in Projektumsatz und Rechnungsanhang enthalten.
Belege und Reisekosten sind immer inkl. Geldbeträge, auch im Projektzeitnachweis.

Wenn Sie möchten, dass ein Kunde auf seinem Projektzeitnachweis sehen kann, ob eine Zeitbuchung mit einer als "Kulanz-gekennzeichneten Tätigkeit" fakturierbar bzw. nicht fakturierbar erfasst worden ist,  können Sie einstellen, ob im Projektzeitnachweis eine zusätzliche Spalte fakturierbar angezeigt werden soll.

Sie können angeben, ob bei einer Gliederung der detaillierte Nachweis mit oder ohne Seitenumbrüche erstellt werden soll.

Aktivieren Sie In der Zusammenfassung der Vorgänge die unbebuchten Vorgänge ausblenden, werden nur bebuchte Vorgänge in der Zusammenfassung angezeigt werden.
Bitte beachten Sie, diese Einstellung wird nur bei Projekten  mit Abrechnungseinstellung Vorgänge einzeln abrechnen angeboten.

Geben Sie an, ob in den Arbeitszeittabellen eine Spalte Preisgruppe angezeigt werden soll.

Unter Arbeitszeit nach Stunden bzw. Arbeitszeit nach Tagessatzanteilen können Sie weitere Einstellungen angeben.

Hier geben Sie das Abrechnungsformat für Vorgänge an, die im Aufwand nach Stundensatz abgerechnet werden:

Sie können folgende Einstellung für die Zwischensumme wählen:

•keine Zwischensummen

•mit Zwischensummen nach Vorgang
Diese Einstellung ist nur wirksam für ein einheitliches Stundensatz-Projekt (Projekt "im Aufwand nach Stundensatz" und alle Vorgänge "wie Projekt") und wenn "Vorgänge einzeln abrechnen" nicht angekreuzt ist".

•mit Zwischensummen nach Vorgang und Ticket (bei Einsatz des Moduls Ticketsystem)

•mit Zwischensummen nach Tätigkeit

•mit Zwischensummen nach Preisgruppe

Für ein gemischtes Projekt (es gibt Vorgänge, die nicht "wie Projekt" abgerechnet werden) bzw. wenn "Vorgänge einzeln abrechnen" angekreuzt ist, erfolgt die Abrechnung unabhängig von der Einstellung zu Zwischensummen immer getrennt nach Vorgängen.

Summe der fakturierbaren Reisezeiten in der Zusammenfassung extra ausgeben: Ja/Nein
Bei Einstellung "Ja", wird die Summe der fakturierbaren Reisezeiten in einer eigenen Zeile ("davon Reisezeit") aufgeführt.

Vorgänge anzeigen: Ja/Nein
Diese Einstellung bezieht sich nur auf die Anzeige des Vorgangs als Tabellenspalte.  
Vorgänge werden immer angezeigt, wenn das Projekt die Einstellung "Vorgänge einzeln abrechnen" hat und sie werden auch immer angezeigt, wenn in den Abrechnungseinstellungen>Format die Option "mit Zwischensummen nach Vorgang" angegeben ist.

Tätigkeiten anzeigen: Ja/Nein
Bei Einstellung "Ja", werden in der Spalte Tätigkeiten die jeweilige erfassten Tätigkeiten angezeigt. Bei Einstellung "Nein", wird die komplette Spalte ausgeblendet.

Bemerkungen anzeigen: Ja/Nein
Bei Einstellung "Ja", werden die Bemerkungen der Zeitbuchungen in der Tabelle aufgeführt.

Orte anzeigen: Ja/Nein
Bei Einstellung "Ja", werden die Orte der Zeitbuchungen in der Tabelle aufgeführt.

Nur bei Einsatz des Moduls Ticketsystem
Bei Aktivieren der Checkbox, werden die Tickets, auf die Zeiten erfasst worden sind, in der Tabelle aufgeführt.

Hier geben Sie das Abrechnungsformat für Vorgänge an, die im Aufwand nach Tagessatz abgerechnet werden:

•zusätzlich zum Tagessatz auch die Stundenzahl je Zeile ausgeben

•alle Bemerkungen pro Tag anzeigen

•alle Orte pro Tag anzeigen

•alle Tätigkeiten pro Tag anzeigen (die Tätigkeiten werden in der Zeile pro Tag untereinander angezeigt)

•zusätzlich zum Tagessatz auch die Preisfaktoren für Stundensätze anrechnen

Hinweis zur Einstellung "zusätzlich zum Tagessatz auch die Preisfaktoren für Stundensätze anrechnen":
Hinterlegen Sie für das Projekt in der Preisliste sowohl Tagessätze, als auch Stundensätze, als auch Preisfaktoren. Für die Projektabrechnung wird berechnet, welche Zuschläge sich bei einer Abrechnung nach Stundensatz ergeben würden. Diese werden der normalen Tagessatz-Abrechnung hinzuaddiert.
D.h.: Die Zuschläge werden als "Preisfaktoren" in der Preistabelle definiert. Wie Sie es von Ihrem ZEP gewohnt sind, wirken sich diese Preisfaktoren automatisch auf Stundensatz-Projekte aus. Sollen sich diese Preisfaktoren auch auf Tagessätze auswirken, bedeutet das für ein Tagessatzprojekt (oder -vorgang):
Für das Projekt hinterlegen Sie in der Preisliste sowohl Tagessätze als auch Stundensätze und Preisfaktoren.
Es wird der Tagessatz berechnet und zusätzlich für die Zeit, die in den Zeitrahmen der Preisfaktoren fällt:

•A = Arbeitsentgelt so, als würde Projekt/Vorgang nach Stundensatz abgerechnet inkl. Preisfaktoren.

•B = Arbeitsentgelt so, als würde Projekt/Vorgang nach Stundensatz abgerechnet ohne Preisfaktoren.

•Die Differenz A - B ist der Zuschlag.

Dieser Zuschlag wird dem Arbeitsentgelt nach Tagessatz dazu addiert!

Preistabellen für Projekt

Wenn weder die Preistabellen des Kunden, noch die Basispreistabellen gelten sollen, dann legen Sie hier eine Projektpreistabelle an. Wenn während der Projektlaufzeit mit dem Kunden neue Preise ausgehandelt werden, können Sie mit Neue Pojektpreistabelle anlegen eine neue Preistabelle mit entsprechendem Gültigkeitsbeginn und Bemerkung anlegen.

Wenn ein Projekt keine eigenen Preistabellen hat, dann gilt für Abrechnungen und Auswertungen zum Projekt die Kundenpreistabelle. Falls es auch keine Kundenpreistabelle gibt, dann gilt die Basispreistabelle des Unternehmens. Es gilt der Grundsatz "einmal Projektpreistabelle, immer Projektpreistabelle".

D.h. wenn Sie eine Projektpreistabelle anlegen, dann erwartet das System für die gesamte Projektlaufzeit gültige Projektpreistabelle(n). Eine Mischung aus Preistabellen unterschiedlichen Ursprungs, etwa "für das Projekt gilt seit Januar die Basispreistabelle, ab Juni (Spalte Gültig ab) hat es dann eine eigene Projektpreistabelle" funktioniert nicht!

Jede Preistabelle besteht aus vier Teilen:

•Tagessätze je Preisgruppe. Für eine Abrechnung nach Tagessätzen werden diese Preise je nach Preisgruppe der Projekt-Mitarbeiter-Zuordnung verrechnet. (Wenn ein Projekt per Stundensätze abgerechnet wird, kann die Tagessatztabelle auch leer gelassen werden.)

•Basis-Stundensätze je Preisgruppe. Für alle Tätigkeiten, für die kein spezieller Stundensatz definiert ist, werden die Basis-Stundensätze berechnet.

•Spezielle Stundensätze je Tätigkeit und Preisgruppe. Sie könnten beispielsweise festlegen, dass für eine bestimmte Tätigkeit ein anderer Stundensatz bezahlt wird.

•Preisfaktoren. Hier können Sie zusätzlich zeitabhängige Faktoren für die Abrechnung angeben.
Preisfaktoren sind zeitabhängige Faktoren, die an eine Preistabelle gekoppelt werden können. Wenn z.B. für Nacht- und Wochenendarbeit ein spezieller Stundensatz definiert werden soll, rufen Sie die entsprechende Preistabelle(n) (Basispreistabelle, Projekt- und/oder Kundenpreistabelle) auf und klicken Sie auf den Link Preisfaktoren hinzufügen und tragen die entsprechenden Faktoren ein. Zusätzlich können Sie auch spezielle Preisfaktoren für weitere Tätigkeiten hinzufügen.

Geben Sie an, ob auf dieses Projekt Belege erfasst werden dürfen.

Zusätzlich können Sie einstellen, ob auch Belege auf das Projekt (also ohne Vorgangszuordnung) erfasst werden dürfen.

Wenn die Einstellung: "Belegerfassung möglich: Ja" gewählt ist, können Sie weitere Spezifikationen zur Fakturierung der Belege einstellen:

Belege fakturieren

Auf jedes Projekt können die Mitarbeiter über den Menüpunkt Mein ZEP>Belege Belege erfassen (sofern unter Belegeinstellungen des Projekts angegeben ist, daß "Belgerfassung möglich" ist). Der (interne) Betrag eines Belegs wird den internen Kosten des Projekts zugerechnet. Der externe (zu fakturierende) Betrag wird dem Kunden auf der Projektabrechnung in Rechnung gestellt.

Wenn Sie bereits hier bei der Planung des Projektes wissen, dass Sie z.B. Belege dieses Projektes nie an den Kunden weiterverrechnen werden, können Sie das hier angeben und damit dem Mitarbeiter, der später die Belege erfasst, die Arbeit erleichtern.

Folgende Allgemeine Einstellungen zu Belegen sind hier möglich:

•Zu fakturierenden Betrag bei der Erfassung selbst eingeben:
Bei der Belegerfassung muss der interne und der externe (zu fakturierende) Betrag getrennt eingegeben werden: links der interne Betrag, rechts der zu fakturierende Betrag.

•Betrag identisch weiterverrechnen:
Bei der Belegerfassung muss nur ein Betrag eingegeben werden. Dieser Betrag ist sowohl der intern zu verrechnende, als auch der zu fakturierende Betrag. Nur mit entsprechender Berechtigung (Administrator) können Sie, ausgehend von einer Projektauswertung, bei einem solchen Beleg trotzdem den zu fakturierenden Betrag explizit eingeben/ändern.

•nicht weiterfakturieren:
Bei der Belegerfassung muss nur ein Betrag eingegeben werden. Der Betrag wird ausschließlich intern verrechnet. Es wird kein Beleg an den Kunden fakturiert. Nur mit entsprechender Berechtigung (Administrator) können Sie, ausgehend von einer Projektauswertung, bei einem solchen Beleg trotzdem den zu fakturierenden Betrag explizit eingeben/ändern.

Beachten Sie, dass alle Änderungen dieser Einstellungen keine Auswirkung auf bereits erfasste Belege haben.

Zusätzlich können Sie "Davon abweichend speziell zu behandelnde Belegarten" festlegen, d.h. Sie können für einzelne Belegarten jeweils individuell die Abrechnung bzw. Fakturierung definieren:

•Klicken Sie auf den Link Speziell zu behandelnde Belegart hinzufügen

•markieren Sie die entsprechenden Belegarten durch aktivieren der Checkbox

•Wählen Sie die abweichende Einstellung für die markierten Belegarten aus und klicken Sie auf Zuordnen

Alle speziell zu behandelnden Belegarten werden in der Tabelle mit Ihrer Abweichung angezeigt. Hier können Sie auch mittels Massenoperationen schnell Änderungen durchführen.

Zu jedem Projekt können verschiedene Einstellung zur Behandlung von Reisen, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen vorgenommen werden.

Die hier festgelegten Einstellungen gelten

nur für Abrechnung im Aufwand

Alle nach dieser Überschrift folgenden Angaben sind nur für solche Vorgänge wirksam, die im Aufwand abgerechnet werden. Damit steuern Sie das Aussehen und den Inhalt der Abrechnung, die Sie unter Projektauswertungen / Projektabrechnung oder Projektauswertungen / Kundenabrechnung aufrufen werden.

Wenn das Projekt, inkl. aller Vorgänge pauschal abgerechnet werden soll, müssen Sie hier keine Angaben machen.

Kilometergeld

Geben Sie an, ob auf das Projekt gebuchtes Kilometergeld an den Kunden weiterverrechnet werden sollen. Wenn ja, dann werden Kilometergelder im Projektumsatz enthalten sein und werden auch in den Auswertungen als externe Kosten berücksichtigt.

Sie können angeben, ob alle auf das Projekt gebuchten Kilometer abgerechnet werden sollen, oder nur die Kilometer, die zu einer fakturierbaren Arbeitszeit gehören,

spezielle Kilometerpauschale

Wenn für das Projekt Kilometergeld abgerechnet werden soll und Sie haben mit dem Kunden eine spezielle Kilometerpauschale vereinbart, geben Sie diesen Kilometerpauschale als Betrag je gefahrenem Kilometer in der Projektwährung an.

Wenn das Projekt Kilometergeld abrechnen soll, aber keine spezielle Kilometerpauschale angegeben ist, wird die interne Kilometer- und Mitfahrerpauschale weiterverrechnet. (siehe Stammdaten>Fahrzeuge).

Alle Angaben zum Kilometergeld sind nur wirksam für Vorgänge mit Abrechnungsart "im Aufwand", so wie für Vorgänge mit Abrechnungsart "wie Projekt" in einem Projekt mit Abrechnungsart "im Aufwand".

Anreisepauschalen

Die Angabe der Anreisepauschale ist nur für solche Projekte / Vorgänge wirksam, die im Aufwand abgerechnet werden. Indem Sie hier einen Betrag eintragen, geben Sie an, dass die Projektabrechnung Anreisepauschalen enthalten soll. Sobald Sie einen Betrag eingegeben und gespeichert haben, können Sie zusätzlich Orte mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschalen eingeben. Es gilt die Projektwährung.

Eine Anreisepauschale entsteht nur, wenn Projektzeiten mit der Angabe eines Arbeitsortes (nicht Standard und nicht Heimarbeitsort) und mit der Angabe "Ort projektrelevant" gebucht werden. Sie können einstellen, ob dies nur für fakturierbare  oder für alle Arbeitszeiten gelten soll.

Wenn Sie für mehrere Projekte des gleichen Kunden an einem Tag reisen, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie die Anreisepauschalen auf die beteiligten Projekte verteilt werden können. Das stellen Sie bitte beim Kunden unter Abrechnungseinstellungen>Reiseeinstellungen ein.

Sie entscheiden sich für dieses Projekt für eine der beiden Varianten:

•Anreisepauschale je Mitarbeiter und Tag:
Der Betrag wird je Mitarbeiter-Tag beim Kunden abgerechnet. Die Anreisepauschale wird berechnet, sobald für den Tag mindestens eine Zeitbuchung auf einen nicht-Standard-Ort mit "Ort projektrelevant" auf dieses Projekt existiert.

•Anreisepauschale je Mitarbeiter und Reise:
Der Betrag wird je Mitarbeiterreise zum Kunden abgerechnet.
Sie können mehr als eine Reise pro Tag abrechnen, ZEP erkennt das Ende einer Reise durch eine Rückreise-Buchung.
Eine Reise kann auch über mehrere Tage gehen. Beginn und Ende einer Reise sollten durch Buchung einer Hin- bzw. Rückreise kenntlich gemacht werden.
Durch eine Projektzeit auf den Standardort gilt eine vorangegangene Reise ebenfalls als beendet, auch wenn keine Rückreise gebucht wurde.

Sie haben die Möglichkeit einen Ort mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschale anzugeben. Klicken Sie auf den Link Ort mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschale hinzufügen und wählen Sie einen Ort aus (Liste der Orte stammt aus Administration>Stammdaten>Orte bzw. aus Projektorte) und geben Sie den entsprechenden abweichenden Betrag ein.
Bitte beachten Sie: Wird mehr als ein Ort pro Tag bzw. pro Reise bebucht, werden die jeweiligen Anreisepauschalen anteilig (entsprechend der gebuchten Stunden auf den Ort) berechnet.
Mit dem Symbol rufen Sie den Eintrag zum Ändern auf, mit löschen Sie den Eintrag.

Wochenende:
Unter folgenden Voraussetzungen wird eine Anreisepauschale je Mitarbeiter und Reise über nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) hinweg berechnet:

•Die letzte Buchung eines Tages (z.B. Freitag) ist eine Auswärtstätigkeit (Ort ist nicht Standard) und ist keine Rückreise.

•Es folgen nicht mehr als drei Tage ohne Zeitbuchung (z.B. Samstag, Sonntag und Feiertag).

•Die erste Buchung (z.B. am Montag) ist am gleichen Ort wie die letzte Buchung (am Freitag) und sie ist keine Hinreise.

Wenn zwischen zwei gebuchten Auswärtstätigkeiten 4 Tage oder mehr ohne Zeitbuchung liegen (z.B. Mittwoch bis Montag) gilt die vorangegangene Reise als beendet und es beginnt eine weitere Reise (also eine weitere Anreisepauschale). Wenn Sie möchten, dass trotz 4 Tage Unterbrechung die Reise nicht unterbrochen sein soll, buchen Sie eine Weiterreise (diese kann auch Dauer 0 haben) auf einen ansonsten unbebuchten Tag, so dass doch wieder maximal 3 unbebuchte Tage dazwischen liegen.

Verpflegungsmehraufwendungen / spezielle Tagespauschalen und Abzüge

Betrag in der Projektwährung. Abgerechnet wird nach den gleichen Regeln wie bei den internen Verpflegungsmehraufwendungen. Entscheidend für eine Abrechnung ist bei der Projektzeiterfassung die Angabe eines Arbeitsortes (nicht Standard) und die Angabe "Ort projektrelevant".

Wenn das Projekt Tagespauschalen und Abzüge abrechnen soll, aber keine speziellen Tagespauschalen und Abzüge angegeben sind, werden die internen Tagespauschalen und Abzüge des jeweiligen Ortes weiter verrechnet (siehe Stammdaten/Orte).

Alle Angaben zu Verpflegungsmehraufwendungen sind nur wirksam bei Projekt-Abrechnungsart "im Aufwand", so wie für Vorgänge mit Abrechnungsart "wie Projekt" in einem Projekt mit Abrechnungsart "im Aufwand".

Wenn Sie an einem Tag für mehr als ein Projekt mit "Ort projektrelevant" außer Haus gebucht haben, dann werden die dadurch entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend den Einstellungen unter Administration>Einstellungen>Reisekosten auf die beteiligten Projekte verteilt (Projektanteil).

Mehr Info zu Verpflegungsmehraufwendungen in ZEP:

Wo sehe ich die berechneten Verpflegungsmehraufwendungen?
Verpflegungsmehraufwendungen werden bei der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen und werden als interne Projektkosten in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen einem Projekt weiterzuverrechnen. Das können Sie je Projekt einstellen.

Der ermittelte Betrag wird dann in der Projektabrechnung und in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.

Wann entstehen Verpflegungsmehraufwendungen?
Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, wenn ein Mitarbeiter Projektzeiten an einem Arbeitsort, der nicht der "erste Tätigkeitsstätte"-Arbeitsort ist, bucht. ZEP ermittelt die Zeit, die der Mitarbeiter unterwegs war, inkl. Pausen.

Am besten geht das, wenn der Mitarbeiter jede Reise mit einer "hin"-Buchung beginnt und mit einer "rück"-Buchung abschließt. (Wenn Sie die Anweisung haben, dass die eigentliche Reisezeit keine Arbeitszeit ist, kann die hin- und Rückreise auch nur zu einem Zeitpunkt, also mit der Dauer "0" gebucht werden, so dass damit lediglich der Beginn und das Ende der Reise eindeutig gesetzt sind)

Woher kommen die Zahlen für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen?
In den "Stammdaten Orte" werden die landesspezifischen Parameter je Ort angegeben.

Zu einer Abwesenheit eines Mitarbeiters pro Kalendertag werden die Verpflegungsmehraufwendungen aus der Dauer der Abwesenheit und den Parametern des Arbeitsortes ermittelt.

Wochenende:
Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet:

•Die letzte Buchung eines Tages (z.B. Freitag) ist eine Auswärtstätigkeit (Ort ist nicht Standard) und ist keine Rückreise.

•Es folgen nicht mehr als drei Tage ohne Zeitbuchung (z.B. Samstag, Sonntag und Feiertag).

•Die erste Buchung (z.B. am Montag) ist am gleichen Ort wie die letzte Buchung (am Freitag) und sie ist keine Hinreise.

•Die Zwischentage werden mit 24 Stunden Abwesenheit angerechnet.

Fall: Verpflegungsmehraufwand für Wochenende abrechnen
Damit wird in ZEP berücksichtigt, dass ein Mitarbeiter steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen erhalten kann, wenn er über das Wochenende an seinem auswärtigen Arbeitsort bleibt, auch wenn er an den Wochenend-Tagen nicht gearbeitet hat.

Wenn die Freitags- und Montags-Arbeit auf ein Projekt gebucht ist, das laut Projektplanung die Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden weiterverrechnet, dann werden selbstverständlich auch diese Wochenend-Verpflegungsmehraufwendungen in der Projektabrechnung berücksichtigt.

Fall: Wochenende ohne Verpflegungsmehraufwand abrechnen
Um zu verhindern, dass für das Wochenende Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet werden, buchen Sie am Freitag eine Rückreise. (Beispiel: ein Mitarbeiter könnte übers Wochenende auch wieder zurückreisen, möchte aber das Wochenende privat an dem auswärtigem Arbeitsort bleiben, dementsprechend soll er für diese Zeit auch keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, dann bucht er am Freitag eine "Rückreise" mit der Zeit "0" und am Montag dann wieder eine "Hinreise" mit der Zeit "0". Für dieses Wochenende werden dem Mitarbeiter dann auch keine Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet.)

Fall: Reise über mehrere Orte
Wenn eine Reise über mehrere Orte führte, ist der zuletzt besuchte Ort eines Kalendertages für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen entscheidend. Ausnahme: Wenn Sie am gleichen Tag sowohl Auslands- als auch Inlands-Orte besucht haben, ist der letzte Auslandsort entscheidend. ZEP erkennt Inlandsorte daran, dass das Wort "Inland" in der Ortsbezeichnung enthält.

Fall: zwei getrennte Reisen an einem Kalendertag
Auch bei zwei Reisen am gleichen Tag müssen die Abwesenheitszeiten in Summe für diesen Kalendertag betrachtet werden. Auch hier gilt der zuletzt besuchte Ort, ggf. der zuletzt besuchte Auslandsort.

Fall: Reisen über Mitternacht
Sie erfassen immer bezogen auf den Kalendertag, d.h. eine Reise über Mitternacht hinweg wird in zwei Teilen eingegeben. Beim ersten Teil „bis 24 Uhr“ muss der bis dahin erreichte Ort angegeben werden (egal ob Flug oder Bahn oder Auto). Beim zweiten Teil (Folgetag ab 0 Uhr) wird der Zielort angegeben.

Achten Sie darauf, dass die Reise insgesamt mit genau einer Hinreise beginnt und genau einer Rückreise endet. Die Reisezeiten dazwischen müssen Weiterreisen sein.

Mitternachtsregel:
Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab.

Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn

•die Reise nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr beendet wurde

und

•es keine Übernachtung gab ( Übernachtung entsprechend Ihren Einstellungen in "Übernachtungszeit erkennen")

Preisgruppen für Projekt

Wenn Sie bei diesem Projekt alle implizit zugeordneten Preisgruppen für die Projektmitarbeiterzuordnung erlauben wollen, brauchen Sie nichts weiter zu tun.

ZEP informiert Sie in dem blauen Feld, welche Preisgruppen (Standard- bzw. Kundenpreisgruppen) in den Preistabellen und für die Mitarbeiterzuordnung zur Verfügung stehen.

Sie können die Liste der Projektpreisgruppen begrenzen:

Klicken Sie auf den Link "Projektpreisgruppen Zuordnung ändern", aktivieren Sie anschließend die gewünschten Preisgruppen aus der Liste durch Anhaken der Checkbox und klicken Sie auf "Zuordnen".

Wenn Sie nun einen weiteren Mitarbeiter als Projektmitarbeiter zuordnen, stehen Ihnen dafür nur noch die Projektpreisgruppen zur Auswahl.