In diesem Kapitel finden Sie eine Auflistung, welche Arten von Rechnungspositionen es gibt. Es hängt von den Projekteinstellungen ab, welche Arten zur Auswahl stehen. Je nachdem welche Art Sie wählen, ändert sich i.A. der Rest des Eingabeformulars. Folgende Arten von Rechnungspositionen sind in ZEP möglich:
bzw. 
Für Projekte mit Abrechnungsart "Aufwand nach Stundensatz" oder "Aufwand nach Tagessatz" können die entstandenen Aufwände mit der Rechnungsposition Art "Aufwand" abgerechnet werden. Wurde in den Projektdaten eines Aufwandsprojekts "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" eingestellt, müssen für jeden einzelnen Aufwands-Vorgang die Aufwände einzeln abgerechnet werden (siehe Art "Vorgang"). Für eine Aufwandsrechnungsposition geben Sie den geplanten Betrag an, d.h. einen Schätzwert für den tatsächlichen Aufwand. Zum Zeitpunkt der Abrechnung wird der abgerechnete Betrag aus dem gebuchten Aufwand ermittelt und wird daher meistens vom gepl. Betrag abweichen. Optional können Sie auch einen Betrag eintragen, der mindestens abgerechnet werden soll, auch wenn der Betrag durch den geleisteten Aufwand nicht erreicht wird. Ist der Betrag höher, wird der höhere Betrag abgerechnet. |
Für jedes Projekt oder - wenn Sie für das Projekt "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" eingestellt haben - für jeden einzelnen Vorgang können Festpreise abgerechnet werden. Auch bei Aufwandsprojekten können (zusätzlich) freie, also vom gebuchten Aufwand unabhängige Festpreis-Rechnungspositionen definiert und abgerechnet werden. Der geplante Betrag einer Festpreis-Rechnungsposition errechnet sich aus Menge mal Einzelpreis und wird später bei der Abrechnung direkt als abgerechneter Betrag übernommen werden. Sie können als Menge eine Zahl mit bis zu 5 Nachkommestellen eingeben. Auf der Rechnung werden abschließende Nullen nicht angezeigt Ein Spezialfall sind Abschläge und Schlussrechnung, siehe weiter unten. |
Für jedes Projekt können Artikel abgerechnet werden. Das sind zusätzliche freie, also vom gebuchten Aufwand unabhängige, Artikel-Rechnungspositionen. Artikel können unter Administration>Stammdaten>Sonstiges>Artikel definiert werden. Artikel-Rechnungspositionen verhalten sich wie Festpreis-Rechnungspositionen. Wenn Sie als Art Artikel auswählen, können Sie in einer weiteren Auswahlliste einen Artikel aus den Stammdaten auswählen, die entsprechenden Artikelmerkmale werden übernommen (Einzelpreis,Einheit, Währung). Sie können aber auch als Artikel "- keiner -" auswählen und Menge, Einzelpreis und Einheit beliebig eingeben. Im Rechnungstext der Artikelposition wird nur die Bezeichnung des Artikels lt. Stammdaten aufgeführt. Bitte beachten Sie: da Artikel keine Arbeitszeiten "abdecken" (wie z.B. Festpreis-Rechnungspositionen ), beeinflussen sie nicht die "fehlenden Rechnungspositionen". |
Wurde in den Projektdaten eines Projekts "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" eingestellt, dann muss für jeden Vorgang eine eigene Rechnungsposition angelegt werden. Je nach Abrechnungsart des Vorgangs ist die Vorgangs-Rechnungsposition dann eine Festpreis-Rechnungsposition (bei Pauschalvorgang) oder eine Aufwandsrechnungsposition (bei Aufwandsvorgang). |
Diese Art von Rechnungsposition ist verfügbar bei Aufwandsprojekten, bei denen "Vorgänge einzeln abgerechnet" werden. Belege können in ZEP wahlweise auf einen Vorgang oder ohne Vorgang direkt auf ein Projekt gebucht werden. Wurde in den Projektdaten eines Projekts "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" einstellt, dann wird über die Art Vorgang (siehe oben) für jeden Vorgang eine eigene Rechnungsposition angelegt. Darin sind die auf den jeweiligen Vorgang gebuchten Aufwände enthalten. Für die Belege, die ohne Vorgang direkt auf das Projekt wurden, gibt es die Art „Sonstige Belege“. Eine Rechnungsposition dieser Art wird genau den zu fakturierenden Betrag dieser Belege abrechnen. |
Diese Art von Rechnungsposition ist verfügbar bei Aufwandsprojekten, bei denen "Vorgänge einzeln abgerechnet" werden. Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) und Anreisepauschalen, sofern sie unter Projekt>Abrechnungseinstellungen>Reiseeinstellungen eingestellt wurden, gelten immer für das Gesamtprojekt. Sie können nicht auf einzelne Vorgänge heruntergerechnet werden. Wurde in den Projektdaten eines Projekts "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" einstellt, dann wird über die Art Vorgang (siehe oben) für jeden Vorgang eine eigene Rechnungsposition angelegt. Darin sind die auf den jeweiligen Vorgang gebuchten Aufwände enthalten. Für die VMA und Anreisepauschalen Belege, die ohne Vorgang übergreifend für das Projekt gelten, gibt es die Art „VMA/Anreisepauschalen“. Eine Rechnungsposition dieser Art wird die zu fakturierenden VMA und Anreisepauschalen abrechnen |
Eine Zuschlagsposition enthält eine prozentuale Angabe, die auf die Rechnung aufgeschlagen oder davon abgezogen werden soll. Der Wert des Zuschlags wird berechnet aus der Zwischensumme der Rechnungspositionen, die auf der Rechnung oberhalb der Zuschlagsposition aufgelistet werden. |
Für Projekte mit Abrechnungsart "pauschal" oder "im Aufwand", sowie für einzeln abgerechnete Vorgänge mit Abrechnungsart "pauschal" bzw. "im Aufwand" bzw. einer Mischung aus beiden, ist eine Abrechnung mit Abschlagsrechnungen (bzw. Zahlungsanforderungen) und Schlussrechnung möglich, d.h. Sie rechnen einen vereinbarten Festpreis bzw. eine Aufwandsleistung in zwei oder mehreren Leistungsschritten ab. Beispiel: Projekt mit Abrechnungsart "pauschal". Für eine Abrechnung nach Leistungsstand (Abschlag prozentual auf Zwischensumme und Abschlag Festpreis funktionieren ähnlich) gehen Sie wie folgt vor: •Legen Sie eine Rechnungsposition der Art "Schlussrechnung nach Leistungsstand" an. Stellen Sie über den Leistungszeitraum das geplante Rechnungsdatum ein. Der Leistungsstand 100% ist vorgegeben und Sie geben nur noch den Gesamtbetrag an. •Legen Sie nacheinander eine oder mehrere Rechnungspositionen der Art "Abschlag nach Leistungsstand" an und geben Sie jeweils den Leistungsstand in % ein. (Die Schlussrechnungsposition muss bereits vorher angelegt worden sein, damit sie als zugehörige Schlussrechnungsposition angegeben werden kann. Die Abschlagsart steht erst dann zur Auswahl, wenn eine passende Schlussrechnungsposition existiert.) Bei mehreren Abschlägen nach Leistungsstand, die sich auf die gleiche Schlussrechnungsposition beziehen, müssen Leistungsstand und geplantes Rechnungsdatum passend zueinander aufsteigend sein. Beispiel: 10% Leistungsstand muss ein früheres geplantes Rechnungsdatum haben als 50% Leistungsstand. Alle Abschläge müssen jeweils ein früheres geplantes Rechnungsdatum haben, als das geplante Rechnungsdatum der Schlussrechnungsposition. Deshalb müssen Sie auch jedes mal wenn Sie das geplante Rechnungsdatum oder den Leistungsstand ändern, erst die Tabelle der bisherigen Abschlagspositionen aktualisieren bevor Sie speichern. Wenn Sie anschließend die Schlussrechnungsposition per Auch bei jeder Abschlagsposition sehen Sie die (bezüglich Leistung und Datum) vorangegangenen Abschlagspositionen in einer Tabelle. Der geplante Endbetrag der Abschlagsposition errechnet sich aus Leistungsstand in Prozent vom Gesamtbetrag abzüglich bisherige Abschläge. Sie sehen also: durch Erfassen einer Abschlagsposition ändert sich der geplante Betrag der (bezüglich Leistung und Datum) nachfolgenden Abschlagspositionen und der geplante Betrag der Schlussrechnungsposition. Eine Rechnungsposition nach Leistungsstand (Abschlag oder Schlussrechnung) kann erst dann abgerechnet werden, wenn die zugehörigen bezüglich Leistung und Datum vorangegangenen Abschlagspositionen bereits abgerechnet sind. Abschlagspositionen, die sich auf zwei verschiedene Schlussrechnungspositionen beziehen, können auf der gleichen Rechnung gemeinsam abgerechnet werden (Beispiel: Garage zu 10% und Haupthaus zu 70% fertiggestellt) Für eine Abrechnung mit Festpreis-Abschlägen gehen Sie ähnlich vor: legen Sie eine Rechnungsposition der Art "Schlussrechnung Festpreis" an, und anschließend die Rechnungsposition(en) der Art "Abschlag Festpreis". Wenn die Schlussrechnung und die Abschlagsrechnung(en) (bzw. Zahlungsanforderungen) eine oder mehrere Rechnungspositionen prozentual auf die Zwischensumme enthalten sollen (z.B. Nebenkosten), benutzen Sie die Arten „Schlussrechnung prozentual auf Zwischensumme“ bzw. „Abschlag prozentual auf Zwischensumme“. |
noch einmal aufrufen, werden Ihnen die zugehörigen Abschlagspositionen mit Ihren jeweiligen Beträgen in einer Tabelle angezeigt. Der Rechnungsposition nach Mitarbeiter einschränken
Mit der Einstellung „- Alle –" legen Sie eine gemeinsame Rechnungsposition für alle Mitarbeiter an. Durch Auswahl eines Mitarbeiters legen Sie eine Mitarbeiterposition an, d.h. Sie schränken diese Rechnungsposition auf den Mitarbeiter ein. Mit mehreren solchen Mitarbeiterpositionen können Sie eine Rechnung erstellen, auf der die Mitarbeiter getrennt in einzelnen Rechnungspositionen abgerechnet werden. Zur Auswahl stehen alle Mitarbeiter, die auf das Projekt buchungsberechtigt sind, unabhängig davon, ob sie bereits auf das Projekt gebucht haben oder erst in Zukunft noch buchen könnten. Sie können die Projektzeiten, Belege, und Reisekosten (Kilometergeld und Anreisepauschalen bzw. VMA) einzeln als Rechnungsposition für einen Mitarbeiter anlegen. Wenn für das Projekt die Einstellung "Vorgänge einzeln abrechnen" gilt, werden die VMA/Anreisepauschalen als eigene Rechnungsposition angeboten, da VMA nur für das Gesamtprojekt berechnet werden können. Falls unterschiedliche Stundensätze oder Tagessätze vorhanden sind, werden einzelne Zeilen mit Menge, Satz und Einheit (Stunden, Tage) angezeigt. Wenn eine einzelne Mitarbeiterposition freigegeben (und abgerechnet) wird, wird die Erfassung und Änderung von Projektzeiten und Belegen auf das Projekt im Leistungszeitraum für diesen einzelnen Mitarbeiter gesperrt. Wenn Sie für einen Leistungszeitraum bereits eine oder mehrere einzelne Mitarbeiterpositionen angelegt haben, kann für diesen Zeitraum eine gemeinsame Rechnungsposition für "alle" Mitarbeiter nicht mehr angelegt werden. |
Aufwand als separate Rechnungsposition pro Mitarbeiter
Diese Option kann immer bei der Anlage einer Rechnungsposition gewählt werden, wenn es sich um eine Aufwandsabrechnung handelt, also bei den Rechnungspositionsarten „Aufwand“, „Vorgang“ (nur wenn es ein Aufwandsvorgang ist), „Sonstige Belege“ und „VMA/Anreisepauschalen“. Sie können die Rechnungsposition entweder für alle Mitarbeiter anlegen, oder pro Mitarbeiter einzeln: Wenn eine Rechnungsposition eines einzelnen Mitarbeiters freigegeben oder abgerechnet wird, werden auch die Projektzeiten/Belege nur für den einzelnen Mitarbeiter gesperrt. Wenn Sie für einen Zeitraum schon einzelne Mitarbeiterpositionen angelegt haben, kann für diesen Zeitraum eine allgemeine Position für „alle“ nicht mehr angelegt werden. Im Zeitraum danach/davor ist dies wieder möglich. Sie können natürlich mehrere Mitarbeiter-Rechnungspositionen in einer gemeinsamen Rechnung abrechnen. Projektzeiten, Belege, VMA, Kilometergeld und Anreisepauschalen werden auf der Rechnung und in den Rechnungsdetails einzeln je Mitarbeiterposition ausgewiesen. Falls unterschiedliche Stundensätze / Tagessätze vorhanden sind, werden einzelne Zeilen mit Menge, Satz und Einheit (Stunden, Tage) angezeigt. In der Abrechnung werden demzufolge auch Einheiten ausgewiesen. Beispiel: Die Einheit kann außerdem bei Festpreis-Positionen eingegeben werden. Falls die Spalte Einheit in keiner Rechnungsposition einen Inhalt hat, wird diese auch nicht angezeigt. |
Aufwand getrennt für Arbeitszeiten, Belege, Reisekosten
Nur bei Aufwandsrechnungsposition: es kann zusätzlich gewählt werden, ob nur Arbeitszeiten, nur Belege bzw. nur Reisekosten oder eine beliebige Kombination davon zusammen abgerechnet werden soll. |
Ticket-Rechnungspositionen (nur mit Modul Ticketsystem)
Für Projekte mit Abrechnungsart "Aufwand nach Stundensatz" und "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" können Ticket-Rechnungspositionen angelegt werden. Sie legen eine neue Rechnungsposition an und stellen die Art „Vorgang“ ein, sowie den entsprechenden Vorgang. Wenn mindestens ein Ticket zu diesem Vorgang existiert, erhalten Sie auch eine Auswahlliste von Tickets. Darin können Sie „Alle“ einstellen oder eben nur ein einzelnes Ticket. Wenn Sie ein einzelnes Ticket einstellen, wird in dieser Rechnungsposition auch nur der Aufwand abgerechnet, der auf dieses Ticket gebucht wurde. Es stehen ihnen grundsätzlich alle Tickets eines Vorgangs für eine Ticket-Abrechnung zur Auswahl. Wenn diese Liste zu lang ist, können Sie sie durch die Links oberhalb der Auswahlliste auf die Ticket eines bestimmten Status einschränken, z.B. nur die fertigen Tickets anzeigen. |
Mit dem Symbol Es werden alle Angaben der Rechnungsposition in eine neue Rechnungsposition kopiert, passen Sie ggf. den Zeitraum, Betrag oder Rechnungstext an. |
in jeder Tabellenzeile mit Rechnungspositionen können Sie eine neue Rechnungsposition auf Basis einer existierenden Rechnungsposition erstellen.Aufwand Festpreis Artikel Vorgang Sonstige Belege VMA/Anreisepauschalen Zuschlag Abschlag und Schlussrechnung |