Angezeigt werden projektspezifisch Zeiträume, in denen fakturierbare Projektzeiten bzw. Belege erfasst worden sind, die aber noch nicht als Rechnungsposition geplant sind.

Wenn Sie auf einen Eintrag klicken, können Sie hierfür eine neue Rechnungsposition eingeben, der Zeitraum ist entsprechend vorbelegt.

Es kann vorkommen, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum eines Projekts keine Rechnung stellen werden, obwohl fakturierbare Zeiten oder Belege gebucht sind. Legen Sie fest, dass dieser Zeitraum von der Prüfung auf fehlende Rechnungspositionen ausgeschlossen werden soll. Dann wird ZEP Sie in Zukunft nicht mehr mit solchen "fehlenden Rechnungspositionen" belästigen, die Sie sowieso nicht abrechnen werden und Sie können sich auf die echten fehlenden Rechnungspositionen konzentrieren.

Sobald es mindestens einen solchen ausgeschlossenen Zeitraum gibt, wird eine Tabelle "Von der Prüfung ausgeschlossene Zeiträume" angezeigt. Darin können Sie jederzeit sehen, welche Ausschluss-Zeiträume Sie angelegt haben und diese ggf. ändern oder löschen.

Die Anzeige der fehlenden Rechnungspositionen und die Auswertung "Unfertige Leistungen" werden durch diese Zeiträume beeinflusst, Auswirkungen auf andere Auswertungen oder die manuelle Abrechnung dieser Zeiträume entstehen nicht.

Über den Link Neue Rechnungsposition können Sie neue Rechnungspositionen in ZEP anlegen.

Hier haben Sie einen Überblick über alle geplanten Rechnungspositionen des Projekts.

Markieren Sie die Checkboxen einer oder mehrerer Rechnungspositionen und klicken Sie auf Freigeben bzw. Vorschau, damit diese Positionen freigegeben bzw. in der Rechnungsvorschau angezeigt werden.

Aktionen:
Sie können eine oder mehrere Rechnungspositionen ankreuzen, und anschließend Freigeben bzw. eine Vorschau erstellen oder Ändern. Bei den geplanten Rechnungspositionen mit einem geplanten Rechnungsdatum in der Vergangenheit ist bereits automatisch das Auswahlhäkchen gesetzt: diese Positionen können/sollten bald freigegeben werden. Wenn Sie die Option Ändern gewählt haben, können Sie in einer Massenoperation für die markierten Rechnungspositionen den Leistungszeitraum ändern.

Rechnungspositionen ändern:
Mit Klick auf das Symbol rufen Sie eine Rechnungsposition zum ändern auf.

Wenn Sie Abrechnungseinstellungen des Projekts ändern, kann es passieren, dass dadurch einige geplante Rechnungspositionen ungültig werden, weil sie zu den neuen Projekteinstellungen nicht mehr passen. Solche Rechnungspositionen sind mit einem roten markiert. Rufen Sie diese Rechnungsposition auf und speichern Sie sie erneut.

Rechnungspositionen löschen:
Geplante Rechnungsposition löschen Sie mit Klick auf das Symbol .

Rechnungspositionen kopieren:
Mit Klick auf das Kopier-Symbol erstellen Sie eine neue Rechnungsposition durch Kopieren (und ändern) einer bestehenden Rechnungsposition.

Reihenfolge
Sie können die Rechnungspositionen mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen in ihrer Reihenfolge verschieben. Mit der Reihenfolge legen Sie fest, in welcher Abfolge die Rechnungspositionen auf der Rechnung angezeigt werden. Verschieben ist nur innerhalb des gleichen Projekts möglich und nur mit dem gleichen geplanten Rechnungsdatum.

Reihenfolge und Zuschlags-Rechnungspositionen
Bei Rechnungspositionen der Art "Zuschlag" wird der Zuschlag immer für die über der Zuschlags-Rechnungsposition platzierten Rechnungspositionen berechnet.

Geplanter Betrag und Ist-Betrag:

•Für pauschale Rechnungspositionen wird der geplante Betrag direkt als Ist-Betrag übernommen.

•Bei Positionen im Aufwand wird der Ist-Betrag aktuell berechnet und angezeigt.

•Zuschlagspositionen werden ohne Ist-Betrag angezeigt, da dieser sich erst aus den Rechnungspositionen ergibt, die auf die Rechnung gebracht werden.

Kürzel der Abrechnungsart der jeweiligen Rechnungsposition:

A = im Aufwand
T = im Aufwand nach Tagessatz
S = im Aufwand nach Stundensatz
Z = nur Projektzeiten werden abgerechnet
B = nur Belege werden abgerechnet
A/V/Z/B mind. = es wird ein Mindestbetrag abgerechnet
P = Pauschal/Festpreis
AR = Artikel
V = Vorgang
AL = Abschlag nach Leistungsstand
SL = Schlussrechnung nach Leistung

Konfiguration Tabellenspalten
Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Symbol : können Sie die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>Excel/CSV).

Hier haben Sie einen Überblick über alle freigegebenen Rechnungspositionen des Projekts.

Aktionen:
Markieren Sie die Checkboxen einer oder mehrerer Rechnungspositionen und klicken Sie auf

•Abrechnen

•Einzeln Abrechnen

•Freigabe entfernen (die Rechnungspositionen werden wieder in den Status "geplant" zurückversetzt (Tabelle Geplante Rechnungspositionen))

•Vorschau

Rechnungspositionen ändern:
Mit Klick auf das Symbol rufen Sie eine Rechnungsposition zum ändern auf.

Wenn Sie Abrechnungseinstellungen des Projekts ändern, kann es passieren, dass dadurch einige freigegebene Rechnungspositionen ungültig werden, weil sie zu den neuen Projekteinstellungen nicht mehr passen. Solche Rechnungspositionen sind mit einem roten markiert. Rufen Sie diese Rechnungsposition auf und speichern Sie sie erneut.

Rechnungspositionen löschen:
freigegebene Rechnungsposition löschen Sie mit Klick auf das Symbol .

Rechnungspositionen kopieren:
Mit Klick auf das Kopier-Symbol erstellen Sie eine neue Rechnungsposition durch Kopieren (und ändern) einer bestehenden Rechnungsposition.

Reihenfolge
Sie können die Rechnungspositionen mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen in ihrer Reihenfolge verschieben. Mit der Reihenfolge legen Sie fest, in welcher Abfolge die Rechnungspositionen auf der Rechnung angezeigt werden. Verschieben ist nur innerhalb des gleichen Projekts möglich und nur mit dem gleichen geplanten Rechnungsdatum.

Reihenfolge und Zuschlags-Rechnungspositionen
Bei Rechnungspositionen der Art "Zuschlag" wird der Zuschlag immer für die über der Zuschlags-Rechnungsposition platzierten Rechnungspositionen berechnet.

Geplanter Betrag und Ist-Betrag:

•Für pauschale Rechnungspositionen wird der geplante Betrag direkt als Ist-Betrag übernommen.

•Bei Positionen im Aufwand wird der Ist-Betrag aktuell berechnet und angezeigt.

•Zuschlagspositionen werden ohne Ist-Betrag angezeigt, da dieser sich erst aus den Rechnungspositionen ergibt, die auf die Rechnung gebracht werden.

Kürzel der Abrechnungsart der jeweiligen Rechnungsposition:

A = im Aufwand
T = im Aufwand nach Tagessatz
S = im Aufwand nach Stundensatz
Z = nur Projektzeiten werden abgerechnet
B = nur Belege werden abgerechnet
A/V/Z/B mind. = es wird ein Mindestbetrag abgerechnet
P = Pauschal/Festpreis
AR = Artikel
V = Vorgang
AL = Abschlag nach Leistungsstand
SL = Schlussrechnung nach Leistung

Konfiguration Tabellenspalten
Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Symbol : können Sie die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>Excel/CSV).

Freigeben:
Durch "Freigeben" versetzen Sie eine Rechnungsposition in den Status "freigegeben" und sie wechselt in die Tabelle der freigegebenen Rechnungspositionen.

Durch die Freigabe einer Aufwands-Rechnungsposition wird zusätzlich der Leistungszeitraum für weitere Erfassungen und Änderungen gesperrt, d.h. in diesem Zeitraum können keine Zeiten mehr für dieses Projekt erfasst / geändert / gelöscht werden. Für die entsprechenden Projektzeiten werden die Symbole für Änderungen und Löschen nicht mehr vorhanden sein. Beim Versuch, Zeiten oder Belege für dieses Projekt / Vorgang in diesem Zeitraum zu erfassen werden Sie eine Meldung erhalten "... durch Faktura gesperrt."

Bei den geplanten Rechnungspositionen mit einem geplanten Rechnungsdatum in der Vergangenheit ist bereits automatisch das Auswahlhäckchen gesetzt: diese Positionen können/sollten bald freigegeben werden.

Freigabe entfernen:
Durch "Freigabe entfernen" versetzen Sie eine Rechnungsposition wieder zurück in den Status "geplant". Damit wird auch die oben beschriebenene Sperrung des Leistungszeitraums bei Aufwands-Positionen aufgehoben.

Vorschau:
Eine Rechnungsvorschau ist nicht in Administration > Faktura, sondern nur innerhalb eines Kunden oder eines Projekts möglich. Wechseln Sie zu einem Kunden oder zu einem Projekt, z.B. durch Klick auf die Kundennummer oder die Projekt-Kurzform in einer angezeigten Rechnungsposition.

Wenn Sie das Aussehen (und bei Aufwands-Rechnungen den Betrag) einer Rechnung beurteilen wollen, aber noch nicht richtig abrechnen wollen, benutzen Sie die Vorschau.

Das Dateiformat der Rechnungsvorschau (html bzw. nur mit Modul Dokumentengenerator auch pdf, odt oder doc ) wird (durch einen Benutzer mit Administrator-Recht) in Administration>Einstellungen>Faktura festgelegt.

Für die Vorschau werden die eingestellten Standardwerte für Rechnungsadresse, Texte, MwSt, ggf. Briefpapier und Reihenfolge der Rechnungspositionen verwendet. Erst bei der echten Abrechnung können Sie diese Standardwerte ändern. Die Vorschau verwendet keine Rechnungsnummer.

Für Aufwands-Rechnungen berechnet ZEP die Beträge aus den aktuell gebuchten Projektzeiten und Belegen und zeigt sie in der Vorschau an.

Ändern:
Wenn Sie die Option Ändern gewählt haben, können Sie in einer Massenoperation für die markierten Rechnungspositionen den Leistungszeitraum ändern.

Abrechnen:
Abrechnen ist nicht in Administration>Faktura, sondern nur innerhalb eines Kunden oder eines Projekts möglich. Wechseln Sie zu einem Kunden oder zu einem Projekt, z.B. durch Klick auf die Kundennummer oder die Projekt-Kurzform in einer angezeigten Rechnungsposition.

Sie können eine oder mehrere Rechnungspositionen des gleichen Kunden auf einmal in einer Rechnung abrechnen.

Durch "Abrechnen" starten Sie den Dialog "Rechnung erstellen", der Sie über zwei Popup-Fenster bis zur fertigen Rechnung führt. Im Laufe dieses Dialogs können Sie die eingestellten Standardwerte für Rechnungsadresse, Texte, MwST, ggf. Briefpapier und die Reihenfolge der Rechnungspositionen ändern. Das Sytem schlägt außerdem die nächste freie Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum vor, wobei Sie beides ebenfalls ändern können.

Das voreingestellte Dateiformat der Rechnung (html bzw. nur mit Modul Dokumentengenerator auch pdf, odt oder doc ) wird (durch einen Benutzer mit Administrator-Recht) in Administration>Einstellungen>Faktura festgelegt. Auch das können Sie bei Bedarf für Ihre Rechnung ändern.

Einzeln Abrechnen:

Sie können mehrere  Rechnungspositionen auch gleichzeitig in einzelnen Rechnungen abrechnen.  Die Rechnungen werden analog dem oben beschriebenen Verfahren erstellt. Statt der Rechnungsnummer wird eine Start-Rechnungsnummer angezeigt, mit dieser Nummer startet die Aktion, da jede Rechnungsposition zu einer eigenen Rechnung wird.

Die fertige Rechnung wird in ZEP gespeichert und das Rechnungsdokument kann sofort oder auch später jederzeit wieder heruntergeladen werden, um sie auszudrucken oder per E-Mail zu versenden.

Über den Menüpunkt Rechnungen (gibt es in jedem nicht-internen Projekt, im Kunden und in Administration>Faktura) können Sie jederzeit auf alle fertigen Rechnungen zugreifen (Klick auf die Rechnungsnummer) und bei Bedarf

•das Rechnungsdokument herunterladen

•Zahlungseingänge dokumentieren

•die Rechnung stornieren

•die Rechnung korrigieren

•die Rechnung löschen

Eingangsgutschrift erfassen:
Wenn Sie mit dem Kunden das Gutschriftsverfahren vereinbart haben und in den Daten des Kunden unter Abrechnung als Abrechnungsverfahren Eingangsgutschrift gewählt haben, können Sie für die Rechnungsposition(en) die Eingangsgutschrift erfassen (statt abrechnen).

Geben Sie im folgenden Dialog als Referenz die externe Gutschriftnummer ein. Die Eingangsgutschrift bekommt eine eigene Re-Nr mit dem eingestellten Präfix (Administration>Einstellungen>Faktura). Sie können optional eine interne Bemerkung eingeben und die Eingangsgutschrift als Datei  hochladen. Nach Speichern wird analog einer Rechnung eine Eingangsgutschrift erstellt. Es wird kein Dokument erzeugt. Ansonsten verhält sich die Eingangsgutschrift wie eine Rechnung.

Es kann vorkommen, dass Rechnungspositionen mit einem rötlichen Ändern-Symbol () angezeigt werden. Bei diesen Rechnungspositionen liegen fehlerhafte Angaben vor (z.B. wenn die Projektdaten nach Erstellung der Rechnungspositionen geändert wurden) und können nicht abgerechnet werden. Die Checkbox ist für diese Rechnungspositionen nicht wählbar. Wenn Sie die Rechnungsposition mit zum Ändern aufrufen, sehen Sie die entsprechende Fehlermeldung im Kopf der Rechnungsposition und können entsprechende Änderungen vornehmen. Da ZEP meist nur die Einstellungen ermöglicht, die aktuell erlaubt sind, kann es sein, dass die Rechnungsposition bei Aufruf von bereits durch ZEP angepasst wurde und Sie nur noch speichern müssen.

In den diversen Tabellen sind die Rechnungspositionen wie folgt sortiert:

Sortierung von noch nicht abgerechneten Rechnungspositionen:

1.Nach geplantem Rechnungsdatum aufsteigend (älteste zuerst)

2.gleiches Projekt zusammenhalten, gleiche Arten innerhalb Projekt

3.bei Vorgangs-Rechnungspositionen die definierte Sortierung der Vorgänge einhalten

4.(wenn es keine definierte Sortierung der Vorgänge gibt) Sortierung nach Vorgangs-Kurzform

5.bei Ticket-Rechnungspositionen die Sortierung nach Ticket-Nr.

Innerhalb der oben angegebenen Sortierungskriterien können die einzelnen Rechnungspositionen mit den "Pfeil nach oben" und "Pfeil nach unten" Symbolen an die gewünschte Stelle geschoben werden.

Sortierung von abgerechneten und stornierten Rechnungspositionen:

1.Nach (echtem) Rechnungsdatum absteigend (neueste zuerst!)

2.bei den am gleichen Datum abgerechneten die Rechnungsnummer absteigend (neueste zuerst)

3.innerhalb einer Rechnung: nach Rechnungspositionen - Sortierung wie sie damals abgerechnet wurden

MwSt-Änderungen bei Abschlägen und Schlussrechnungen

Bei Schlussrechnungspositionen und bei Abschlagsrechnungspositionen mit vorangehendem Abschlag können Sie Mehrwertsteueränderungen wie folgt abbilden: Wählen Sie aus, ob die neue MwSt. auf den Gesamtbetrag oder auf den aktuellen Betrag (default-Einstellung) angewendet werden soll.

•Variante "rückwirkend auf den Gesamtbetrag"

Unter der "Summe bereits angeforderter Zahlungen netto" gibt es eine neue Zeile mit "Summe bereits angeforderter MwSt.":

•Variante "nur auf den aktuellen Endbetrag dieser Rechnung"

Für den Fall, dass die MwSt. geändert wird und der Zeitpunkt der (Abschlags, bzw. Schluss)-Rechnungsstellung für den gültigen MwSt.-Satz entscheidend ist, wählen Sie die Variante "auf den aktuellen Endbetrag". D.h. die MwSt. zum Gesamtbetrag wird nicht berechnet und nicht angezeigt, sondern: