Legen Sie den Zeitraum fest, den Sie abrechnen möchten.

Geben Sie an, ob es sich um eine einmalige Rechnungsposition handelt (Auswahl „Keine Wiederholung“), oder ob die Rechnungsposition wiederholend in Rechnung gestellt werden soll. Folgende Auswahl ist möglich:

Stellen Sie ein, ob das geplante Rechnungsdatum dem Ende des Leistungszeitraums entspricht oder – bei Rechnungsstellung im Voraus - dem Anfang des Leistungszeitraums. Sie können auch ein geplantes Rechnungsdatum unabhängig vom Leistungszeitraum einstellen. Das geplante Rechnungsdatum ist Sortierkriterium in den Tabellen der Rechnungspositionen.

Die Art der Abrechnung bestimmt was Sie abrechnen. Es hängt von den Projekteinstellungen ab, welche Arten zur Auswahl stehen. Je nachdem welche Art Sie wählen, ändert sich i.A. der Rest des Eingabeformulars. Siehe auch Kapitel Arten von Rechnungspositionen.

Sie können die Darstellung der Rechnungstabelle auf der ersten Seite der Rechnung  wie folgt einstellen:

•Detaillierte Aufwandsauflistung
Wenn Sie angeben, dass Sie in der Rechnungstabelle eine "Detaillierte Aufwandsauflistung" angezeigt haben möchten, wird auf der ersten Seite der Rechnung (in der Tabelle der Rechnungspositionen) zusätzlich je Rechnungsposition die Menge (Anzahl Stunden) sowie der jeweilige Einzelpreis ausgegeben. (Sie können dies (als Administraor) bereits unter Administration>Einstellungen>Faktura als Voreinstellung wählen.)

•Gruppierung nach Mitarbeiter
(Nur auswählbar, wenn -Alle Mitarbeiter- eingestellt ist.)
Wenn Sie angeben, dass Sie in der Rechnungstabelle eine "Gruppierung nach Mitarbeiter" angezeigt haben möchten, wird auf der ersten Seite der Rechnung (in der Tabelle der Rechnungspositionen) zusätzlich je Rechnungsposition alle Mitarbeiter, die hierfür Leistungen erbracht haben, in jeweils einer eigenen Zeile mit ihrem entsprechenden Umsatz angezeigt. Mitarbeiter ohne Umsätze im Leistungszeitraum werden nicht aufgelistet.

Bitte beachten Sie, wenn Sie eine der beiden Einstellungen gewählt haben, besteht keine Möglichkeit einen Mindestbetrag abzurechnen.

Mit der Einstellung „- Alle –" legen Sie eine gemeinsame Rechnungsposition für alle Mitarbeiter an.

Durch Auswahl eines Mitarbeiters legen Sie eine Mitarbeiterposition an, d.h. Sie schränken diese Rechnungsposition auf den Mitarbeiter ein. Mit mehreren solchen Mitarbeiterpositionen können Sie eine Rechnung erstellen, auf der die Mitarbeiter getrennt in einzelnen Rechnungspositionen abgerechnet werden. Zur Auswahl stehen alle Mitarbeiter, die auf das Projekt buchungsberechtigt sind, unabhängig davon, ob sie bereits auf das Projekt gebucht haben oder erst in Zukunft noch buchen könnten.

Projektzeiten, Belege, VMA, Kilometergeld und Anreisepauschalen werden auf der Rechnung und in den Rechnungsdetails einzeln je Mitarbeiterposition ausgewiesen. Falls unterschiedliche Stundensätze oder Tagessätze vorhanden sind, werden einzelne Zeilen mit Menge, Satz und Einheit (Stunden, Tage) angezeigt.

Wenn eine einzelne Mitarbeiterposition freigegeben (und abgerechnet) wird, wird die Erfassung und Änderung von Projektzeiten und Belegen auf das Projekt im Leistungszeitraum für diesen einzelnen Mitarbeiter gesperrt.

Wenn Sie für einen Leistungszeitraum bereits eine oder mehrere einzelne Mitarbeiterpositionen angelegt haben, kann für diesen Zeitraum eine gemeinsame Rechnungsposition für "alle" Mitarbeiter nicht mehr angelegt werden.

Pro Rechnungsposition können Sie zusätzlich angeben, ob nur die Arbeitzeiten, die Belege oder die Reisekosten bzw. eine beliebige Kombination davon, abgerechnet werden soll. Geben Sie hier an, dass z. B. nur die Arbeitszeiten abgerechnet werden sollen, listet ZEP automatisch die entsprechend angefallenen Belege und Reisekosten als "Fehlende Rechnungsposition" auf.

Aufwand
Für Projekte mit Abrechnungsart "Aufwand nach Stundensatz" oder "Aufwand nach Tagessatz" können die entstandenen Aufwände mit der Rechnungsposition Art "Aufwand" abgerechnet werden.

Wurde in den Projektdaten eines Aufwandsprojekts "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" eingestellt, müssen für jeden einzelnen Aufwands-Vorgang die Aufwände einzeln abgerechnet werden (Art "Vorgang").

Für eine Aufwandsrechnungsposition geben Sie den geplanten Betrag an, d.h. einen Schätzwert für den tatsächlichen Aufwand. Zum Zeitpunkt der Abrechnung wird der abgerechnete Betrag aus dem gebuchten Aufwand ermittelt und wird daher meistens vom gepl. Betrag abweichen.

Checkbox "mindestens diesen Betrag abrechnen"
Hier tragen Sie den Betrag ein, der mindestens abgerechnet werden soll, auch wenn der Betrag durch die geleisteten Stunden nicht erreicht wird. Ist der Betrag höher, wird der höhere Betrag abgerechnet.
Bitte beachten Sie: diese Option gibt es nur für Rechnungspositionen im Aufwand. Die Darstellung der Rechnungstabelle mit detaillierter Aufwandsauflistung bzw. die Gruppierung nach Mitarbeiter ist nicht möglich. Bitte beachten Sie auch, dass der Rechnungsanhang (je nach Format) nur die geleisteten Aufwände mit den entsprechenden Beträgen auflistet und dass dieser Betrag niedriger als der Mindestbetrag sein kann! Stellen Sie gegebenenfalls unter Projekt>Abrechnungseinstellungen>Format ein, dass kein Rechnungsanhang  ausgewiesen werden soll.

Eine Aufwandsrechnungsposition kann anschließend noch weiter aufgegliedert werden: nach Mitarbeiter eingeschränkt oder Arbeitszeiten getrennt von Belegen und Reisekosten.

Festpreis
Im Fall einer Festpreisposition geben Sie hier den Betrag an, der tatsächlich in Rechnung gestellt werden soll. Zusätzlich erhalten Sie bei einer Festpreisposition die Möglichkeit eine Menge anzugeben. Mit dem Link "Planbetrag übernehmen" können Sie das in den Planzahlen definierte Arbeitsentgelt übernehmen.

Für jedes Projekt oder - wenn Sie für das Projekt "Vorgänge werden einzeln abgerechnet" eingestellt haben - für jeden einzelnen Vorgang können Festpreise abgerechnet werden.

Der geplante Betrag einer Festpreis-Rechnungsposition errechnet sich aus Menge mal Einzelpreis und wird später bei der Abrechnung direkt als abgerechneter Betrag übernommen werden.

Voreingestellt ist die Währung, die Sie unter Projekt>Daten & Plan angegeben haben. Sie können aber auch je Rechnungsposition eine vom Projekt abweichende Währung angeben.
Bitte beachten Sie: Sie können nur Rechnungspositionen mit der gleichen Währung zusammen auf einer Rechnung abrechnen.

Voreingestellt ist die Sprache, die Sie unter Projekt>Abrechnungsformat angegeben haben. Sie können aber auch je Rechnungsposition eine vom Projekt abweichende Sprache angeben.
Bitte beachten Sie: Werden Mehrere Rechnungspositionen mit unterschiedlichen Sprachen auf einer Rechnung zusammen abgerechnet, wird die gewählte Sprache der ersten Rechnungsposition für die Rechnung herangezogen.

Status geplant bzw. freigegeben: Normalerweise legen Sie vorerst nur geplante Rechnungspositionen an. Bei Bedarf können Sie die Rechnungsposition auch sofort freigeben.

Frei editierbares Feld für den Rechnungstext, vorbelegt mit der Projekt-Kurzform und Projekt-Bezeichnung, der Abrechnungsart (z.B. den Vorgang) und dem Abrechnungszeitraum (mit Platzhaltern %von%- %bis%) und den Projektzusatzfeldern. Sie können den vorbelegten Text beliebig ändern. Mit dem Link „Standardtext einfügen“ wird erneut der Standard-Rechnungstext vorbelegt. Sie können diesen Link immer dann verwenden, wenn Sie Rechnungspositionen kopiert oder Rechnungstexte geändert haben und den Standardtext wieder einstellen möchten.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie noch keine Zusatzfelder zum Projekt definiert haben oder nur ein Feldname aber kein Feldinhalt angegeben wurde, können diese hier nicht angezeigt werden. Wenn Sie Zusatzfelder zum Projekt definieren oder ändern, nachdem Sie bereits eine oder mehrere Rechnungspositionen geplant haben, werden die neuen oder geänderten Inhalte bei bereits bestehenden Rechnungspositionen nicht verändert! Klicken Sie auf den Link „Standard“, um die Standardangaben anzuzeigen.