Den Untermenüpunkt gibt es ausschließlich für Kundenprojekte, nicht für interne Projekte, die keinem Kunden zugeordnet sind. Alle Rechnungen, die Rechnungspositionen für dieses Projekt beinhalten, werden hier aufgelistet.
In ähnlicher Form gibt es einen Menüpunkt Rechnungen auch innerhalb eines Kunden und unter Administration>Faktura.
Stellen Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Rechnungen sehen möchten. Ausschlaggebend für die angezeigten Rechnungen ist das Rechnungsdatum.
Bei Bedarf schränken Sie die Rechnungsliste auf Rechnungen mit offenem Betrag ein. Somit erhalten Sie einen sofortigen Überblick welche Rechnungen noch nicht vollständig bezahlt wurden.
Zusätzlich können Sie angeben, ob nur die Rechnungen aufgelistet werden sollen, die noch nicht als E-Mail versendet wurden
Geben Sie Suchbegriffe an, die in der Rechnungsnummer oder Rechnungspositionen der Rechnung vorkommen, um gesuchte Rechnungen schneller zu finden.
In der Tabelle „Rechnungen“ werden alle im ausgewählten Zeitraum gestellten Rechnungen angezeigt. In der Summenzeile sehen Sie hierbei sofort welche Beträge noch offen sind und welche Beträge bereits eingegangen sind. Wenn Sie das Modul "Export in die Buchhaltung" nutzen, wird Ihnen in der Tabelle in der Spalte "Export für Buchhaltung" angezeigt, welche Rechnung bereits exportiert wurden ("Ja")."
Zahlungsdokumentation Schnellerfassung (Nur vorhanden, wenn Zahlungseingänge in ZEP verwaltet werden.)
Eine Zahlungsdokumentation können Sie über 
direkt in der Rechnungstabelle eintragen.
Um Details einer Rechnung abzurufen, oder bestimmte Aktionen auszuführen, klicken Sie auf die als Link dargestellte Rechnungs-Nummer.
Das Symbol wird nur bei den Rechnungen angezeigt, bei denen noch ein Betrag offen ist. Klicken Sie auf das Icon. Es wird ein Popup-Fenster geöffnet, in dem Sie den Betrag eintragen können. Der offene Betrag ist bereits vorbelegt, so dass Sie i.A. nur noch Speichern müssen. Nach dem Speichern schließt sich das Pop-Fenster und die Tabelle wird aktualisiert. Aber Sie befinden sich immer noch an der gleichen Stelle in ZEP. Sie müssen nicht erneut über das Menü oder den Verlauf gehen, um die nächste Zahlung einzutragen.
Um zu dem Projekt oder Kunden zurückzukehren klicken Sie im Verlauf auf das entsprechende "Objekt" (Projekt bzw. Kunde).
1.Auflistung der Rechnungsdaten: Hier finden Sie die Kundenzugehörigkeit, die Rechnungsnummer, sowie alle Angaben zu dem in Rechnung gestellten Betrag und der bereits eingegangen Zahlungen.
2.Auflistung der Rechnungspositionen: Hier werden die einzelnen Rechnungspositionen aufgelistet, die in der Rechnung enthalten sind. In der Spalte „Abg. Betrag“ können Sie sehen, welcher Betrag für die Rechnungsposition in Rechnung gestellt wurde.
3.Über das Symbol 
können Sie die Rechnung downloaden und drucken oder an einem anderen Ort speichern. Wenn Sie das ZEP-Modul „Dokumentengenerator“ verwenden, entspricht das Format dabei dem Format, das bei der Rechnungsgenerierung ausgewählt war, also z.B. pdf.
Falls Belege mit Dateianhängen zur Rechnung existieren, wird das zugehörige Belegdateien-PDF als weiterer Download angeboten.
Rechnungsversand per E-Mail
Über einen Link auf der Rechnungsdetailseite können Rechnungen als E-Mail versendet werden.
Um den Rechnungsversand nutzen zu können muss der ZEP-Mail-Client verwendet werden (siehe Administration>Einstellungen>Allgemein).
Außerdem muss die Rechnungsadresse des jeweiligen Kunden für den Rechnungsversand freigegeben werden (Eine Mailadresse muss eingetragen werden)
Eine zugehörige Mailvorlage befindet sich in den Stammdaten.
Der Mail wird das Rechnungsdokument als Dateianhang hinzugefügt. Falls Belege mit Dateianhängen zur Rechnung existieren, wird das zugehörige Belegdateien-PDF als weiterer Anhang hinzugefügt.
Im Gegensatz zum Rechnungsdokument ist das Belegdateien-PDF ein optionaler Dateianhang. Das Deaktivieren der zugehörigen Checkbox bewirkt, dass er nicht mitgesendet wird.
Projektdokumente zur Rechnung hinzufügen
Wenn Sie die Dokumentenverwaltung einsetzen, können Sie beim Rechnungsversand auch ganz einfach die von Ihnen hochgeladenen Dokumente aus dem Projektordner (z.B. unterschriebene Zeitnachweise) der Rechnung anhängen. Wenn Sie die Rechnung versenden, klicken Sie beim Anhang auf den Link Projektdokumente hinzufügen. Es wird die Ordnerstruktur des Projekts (bzw. der Projekte) angezeigt. Wenn Sie einen Ordner markieren, werden alle enthaltene Dokument angezeigt. Soll ein Dokument nicht angehängt werden, entfernen Sie es mit dem |
von der Liste.ZEP zeigt bei jeder Rechnung an, wann Sie zuletzt an den Kunden per E-Mail geschickt wurde:
Rechnungen
Tabelle aller Rechnungen entsprechend des eingestellten Zeitraums. Sie können die Tabelle nach Abrechnungsverfahren und Währung filtern. Optional können Sie sich nur Rechnungen mit offenem Betrag bzw. nur noch nicht als E-Mail versendetet Rechnungen anzeigen lassen. •Mit •Im Untermenüpunkt -stornieren- können Sie die Rechnung stornieren. •Im Untermenüpunkt -löschen- können Sie die Rechnung löschen. Bitte beachten Sie •Stornierte Rechnungen sind weiterhin als Rechnung mit dem Status "storniert" in ZEP gespeichert (die stornierte Rechnung kann jederzeit heruntergeladen werden), die Rechnungsnummer bleibt erhalten und kann nicht erneut vergeben werden. •Gelöschte Rechnungen werden komplett aus ZEP entfernt, die Rechnungsnummer kann erneut vergeben werden. Alle Positionen der gelöschten Rechnung werden automatisch in die Tabelle Rechnungspositionen mit dem Status "freigegeben" wieder eingetragen. |