Tabelle aller Rechnungen entsprechend des eingestellten Zeitraums:

Konfiguration Tabellenspalten
Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Symbol : können Sie die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>Excel/CSV).

Um die Details einer Rechnung anzusehen, klicken Sie auf die Rechnungsnummer. In den Rechnungsdetails stehen folgende Aktionen zur Verfügung.

•Mit können Sie die Rechnung herunterladen und einsehen.

•Im Untermenüpunkt -stornieren- können Sie die Rechnung stornieren.

•Im Untermenüpunkt -löschen- können Sie die Rechnung löschen.

Massenoperationen
Sie können mehrere Rechnungen markieren und unter Aktionen folgende Massenoperationen wählen.

•Rechnungen als E-Mail versenden

•Zahlungseingang für den offenen Betrag eintragen
Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einer Checkbox sind, wird Ihnen in einem Mouseover die Rechnungssumme der markierten Rechnungen angezeigt und zusätzlich die Gesamtsumme aller Rechnungen. Das ist hilfreich, wenn Sie von Kunden für mehrere Rechnungen eine Sammelüberweisung erhalten haben, dann können Sie alle entsprechenden Rechnungen markieren und kontrollieren, ob der Überweisungsbetrag der Summe der Rechnungsbeträge entspricht.

•ZIP-Archiv erstellen (Rechnungsdateien)

Für PDF-Rechnungen:

•ZIP-Archiv erstellen: je Rechnung ein PDF-Dokument mit Rechnungsdatei+Belegdateien-PDF

•ZIP-Archiv erstellen: je Rechnung ein PDF-Dokument mit Rechnungsdatei (für E-Mail-Versand)+Belegdateien-PDF

•PDF-Dokument zum ausdrucken erstellen
Damit können Sie mehrere PDF-Rechnungen zusammen ausdrucken

Bitte beachten Sie
Bestehende Rechnungen können storniert oder auch ganz gelöscht werden, (löschen nur, solange für die entsprechende Rechnung noch kein erhaltener Rechnungsbetrag in der Zahlungsdokumentation dokumentiert ist):

•Stornierte Rechnungen sind weiterhin als Rechnung mit dem Status "storniert" in ZEP gespeichert (die stornierte Rechnung kann jederzeit heruntergeladen werden), die Rechnungsnummer bleibt erhalten und kann nicht erneut vergeben werden.
Es wird automatisch eine "Stornorechnung"-Position mit dem entsprechend negativen Betrag der Rechnung in der Tabelle der Rechnungspositionen angelegt (Rechnungstext: "Gutschrift für ReNr....").

•Gelöschte Rechnungen werden komplett aus ZEP entfernt, die Rechnungsnummer kann erneut vergeben werden.

Alle Positionen der gelöschten Rechnung werden automatisch in die Tabelle Rechnungspositionen mit dem Status "freigegeben" wieder eingetragen.

Mahnungen

Ist das Zahlungsziel einer Rechnung soweit überschritten, dass Sie eine Mahnung erstellt möchten, klicken Sie auf den Link "Neue Mahnung erstellen":

Mahnstufe:Geben Sie die "Mahnstufe" an. Die Mahnstufen werden in den Stammdaten verwaltet. ZEP schlägt automatisch die jeweils nächste Mahnstufe (entsprechend der hinterlegten Reihenfolge) vor.

In der Kundenadresse zur Vorbelegung können Sie ggf. eine andere Kundenadresse als Adresse für die Mahnung auswählen, voreingestellt ist -unverändert- (d.h. die Adresse der zugehörigen Rechnung).

Im Feld Adresse ist die Adresse der zugehörigen Rechnung bereits voreingetragen. Sie kann über die o.g. Auswahl geändert oder beliebig editiert werden.

Titel: Der Titel der Mahnstufe ist voreingetragen (editierbar).

Datum: Das heutige Datum ist vorbelegt (editierbar).

Zahlungsziel: Geben Sie ein Zahlungsziel in Tagen für diese Mahnung an.

Oberer Text: Im Feld Oberer Text ist der Text der gewählten Mahnstufe vorbelegt (editierbar).

Offene Betrag: Wird angezeigt.

Verzugszinsen: Wenn Sie Verzugszinsen geltend machen wollen, aktivieren Sie die Checkbox und geben den Zinssatz für den Verzugszeitraum ein (der Verzugszeitraum ist vorbelegt vom Tag nach dem Rechnungszahlungsziel bis zum gestrigen Tag). Wenn Sie auf das aktualisieren-Symbol klicken, wird der Betrag der zu berechnenden Verzugszinsen angezeigt.

Verzugsschaden: Möchten Sie einen Verzugsschaden geltend machen, aktivieren Sie die Checkbox und geben Sie einen Betrag ein.

Unterer Text: Im Feld Unterer Text ist der Text der gewählten Mahnstufe vorbelegt (editierbar).

Dateiformat (nur wählbar mit dem ZEP-Modul „Dokumenten-Generator“): Hier können Sie auswählen, in welchem Dateiformat die Rechnung erstellt werden soll. Die Vorbelegung entspricht Ihren Angaben aus dem Menüpunkt Administration>Einstellungen>Faktura.

Bei pdf/odt/doc: Verwende Briefpapier der Abteilung (nur wählbar mit der Kombination der ZEP-Module „Abteilungen“ und „Dokumenten-Generator“):
Voreingestellt ist das Briefpapier der Abteilung des Projekts der ersten Rechnungsposition. Wenn Sie für diese Rechnung ein anderes Briefpapier verwenden möchten, wählen Sie hier die zugehörige Abteilung.

Mit Speichern wird eine Mahnung erstellt.

Unter der Tabelle der Rechnungspositionen wird eine zweite Tabelle mit Mahnungen angezeigt:

•Mit können Sie die Mahnung herunterladen und einsehen

•Mit können Sie die Mahnung löschen