Auflistung der Rechnungsdaten: Hier finden Sie die Kundenzugehörigkeit, die Rechnungsnummer, sowie alle Angaben zu dem in Rechnung gestellten Betrag und der bereits eingegangen Zahlungen (nur wenn Zahlungseingänge in ZEP verwaltet werden), sowie Skontofrist und Zahlungsziel. Sie können bei Bedarf  eine "Neue Mahnung erstellen". Zusätzlich können Sie über den Link "Interne Bemerkung" weitere Informationen zu dieser Rechnung hinterlegen. Diese interne Bemerkung wird ausschließlich hier angezeigt und bearbeitet.

Auflistung der Rechnungspositionen: Hier werden die einzelnen Rechnungspositionen aufgelistet, die in der Rechnung enthalten sind. In der Spalte „Abg. Betrag“ können Sie sehen, welcher Betrag für die Rechnungsposition in Rechnung gestellt wurde.

Über das Symbol können Sie die Rechnung downloaden und drucken oder an einem anderen Ort speichern. Wenn Sie das ZEP-Modul „Dokumenten-Generator“ verwenden, entspricht das Format dabei dem Format, das bei der Rechnungsgenerierung ausgewählt war, also z.B. pdf.

Falls Belege mit Dateianhängen zur Rechnung existieren, wird das zugehörige Belegdateien-PDF als weiterer Download angeboten.

Über einen Link auf der Rechnungsdetailseite können Rechnungen als E-Mail versendet werden.

Um den Rechnungsversand nutzen zu können muss der ZEP-Mail-Client verwendet werden (siehe Administration>Einstellungen>Allgemein).  

Außerdem muss die Rechnungsadresse des jeweiligen Kunden für den Rechnungsversand freigegeben werden (Eine Mailadresse muss eingetragen werden):

Eine zugehörige Mailvorlage befindet sich in den Stammdaten.

Sie können optional eine Lesebestätigung vom E-Mail-Empfänger anfordern. Aktivieren Sie die Checkbox Lesebestätigung anfordern, dann erhält der Empfänger die E-Mail mit der Bitte um eine Empfangsbestätigung. Bitte beachten Sie: es liegt am Mail-Programm bzw. an den Einstellungen des Empfängers, ob er eine Bestätigung sendet.
Die Lesebestätigung bezieht sich immer auf alle Empfänger, d.h. auch die Empfänger im CC und BCC werden zur Bestätigung aufgefordert

Der Mail wird das Rechnungsdokument als Dateianhang hinzugefügt. Falls Belege mit Dateianhängen zur Rechnung existieren, wird das zugehörige Belegdateien-PDF als weiterer Anhang hinzugefügt. Falls Dokumente zur Rechnung existieren, werden die zugehörigen Dokumente als weiterer Anhang hinzugefügt.

Für alle Dokumente gilt, das sie ein optionaler Dateianhang sind. Durch "weg klicken" der entsprechenden Dokumentennamen löschen Sie diese Dokumente aus dem Anhang. Sie können die PDF-Anhänge dieser E-Mail (Rechnung und sonstige PDF-Dokumente aus der Dokumentenablage) zu einem PDF-Anhang zusammenfügen, so dass der Empfänger der E-Mail nur noch einen Anhang runterladen/öffnen muss.
Bitte beachten Sie: Sie können nur PDF-Dateien zusammenführen! Dokumente in anderen Formaten werden als eigener Anhang versendet.

ZEP zeigt bei jeder Rechnung an, wann Sie zuletzt an den Kunden per E-Mail geschickt wurde.

Rechnung erneut versenden
Wenn eine Rechnung nochmals verschickt wird, kann es sein, dass diese nochmals umsatzsteuerpflichtig ist. Wenn Sie aus ZEP heraus eine Rechnung erneut per E-Mail versenden, können Sie optional wählen, ob diese Rechnung als "Kopie" gekennzeichnet werden soll. Wenn Sie im Menü einer Rechnung auf "Erneut versenden" klicken, können Sie im anschließenden Dialog folgendes angeben: "Die Rechnungsdatei als Kopie kennzeichnen". Bitte beachten Sie: diese Kennzeichnung als Kopie ist nur für Rechnungen im Format PDF möglich.