Bei jedem Kunden gibt es den Untermenüpunkt Rechnungspositionen. Hier sehen Sie eine Übersicht über die Rechnungspositionen aller Projekte des Kunden. Diese Seite ist analog des Projekt-Untermenüpunkts Rechnungspositionen bei den Projekten, jedoch ohne die Möglichkeit, neue Rechnungspositionen anzulegen. Zum Anlegen neuer Rechnungspositionen müssen Sie in das betreffende Projekt wechseln. Hier beim Kunden können Sie existierende geplante Rechnungspositionen freigeben, sowie Rechnungspositionen (auch von verschiedenen Projekten gemeinsam) abrechnen, natürlich vorausgesetzt Sie sind dafür berechtigt.

Hier haben Sie einen Überblick über alle Rechnungspositionen des Kunden.

Aktionen
Sie können eine oder mehrere Rechnungspositionen ankreuzen, um anschließend eine Aktion auszuführen (Freigeben, Freigabe entfernen, Vorschau, Ändern des Leistungszeitraums). Bei den geplanten Rechnungspositionen mit einem geplanten Rechnungsdatum in der Vergangenheit ist bereits automatisch das Auswahlhäkchen gesetzt: diese Positionen können/sollten bald freigegeben werden.

Rechnungspositionen ändern
Mit Klick auf das Symbol rufen Sie eine Rechnungsposition zum ändern auf.

Wenn Sie Abrechnungseinstellungen des Projekts ändern, kann es passieren, dass dadurch einige geplante oder sogar freigegebene Rechnungspositionen ungültig werden, weil sie nicht mehr zu den neuen Projekteinstellungen passen. Solche Rechnungspositionen sind mit einem roten markiert. Rufen Sie diese Rechnungsposition auf und speichern Sie sie erneut.

Rechnungspositionen löschen
Geplante Rechnungsposition löschen Sie mit Klick auf das Symbol .
Um freigegebene Rechnungsposition zu löschen, müssen Sie zunächst diese Rechnungspositionen zurück in den Status -geplant- setzen, d.h. die Freigabe entfernen.
Abgerechnete Rechnungspositionen kann man nicht mehr löschen, es sei denn man löscht oder korrigiert die gesamte Rechnung. Klicken Sie dazu auf die Rechnungsnummer, um zur Rechnung zu gelangen.

Rechnungspositionen kopieren
Mit Klick auf das Kopier-Symbol erstellen Sie eine neue Rechnungsposition durch Kopieren (und ändern) einer bestehenden Rechnungsposition.
Geplanter Betrag
Der angezeigte geplante Betrag einer Rechnungsposition ist je nach Art der Rechnungsposition wie folgt:
Für pauschale Rechnungspositionen wird der geplante Betrag direkt als abgerechneter Betrag übernommen.
Bei Positionen im Aufwand wird der abgerechnete Betrag zum Zeitpunkt der Abrechnung aus dem gebuchten Aufwand ermittelt.

Abgerechnete/Stornierte Rechnungspositionen und Rechnungspositionen in Korrektur
Mit einem Klick auf die Rechnungsnummer gelangen Sie zur Rechnung, wo Sie weitere Aktionen ausführen können.

Kürzel der Abrechnungsart der jeweiligen Rechnungsposition:

A = im Aufwand
T = im Aufwand nach Tagessatz
S = im Aufwand nach Stundensatz
Z = nur Projektzeiten werden abgerechnet
B = nur Belege werden abgerechnet
A/V/Z/B mind. = es wird ein Mindestbetrag abgerechnet
P = Pauschal/Festpreis
V = Vorgang
AL = Abschlag nach Leistungsstand
SL = Schlussrechnung nach Leistung

Stellen Sie den Zeitraum ein, für den Sie fehlende Aufwandspositionen sehen möchten.

In der Tabelle „Fehlende Rechnungspositionen in folgenden Projekten“ werden Ihnen die Projekte angezeigt, für die fehlende Rechnungspositionen bestehen. Durch einen Klick auf den Projektnamen werden Sie direkt in den Projekt-Untermenüpunkt Rechnungspositionen weitergeleitet, so dass Sie gleich die entsprechenden Rechnungspositionen anlegen können.

Angezeigt werden projektspezifisch Zeiträume, in denen fakturierbare Projektzeiten bzw. Belege erfasst worden sind, die aber noch nicht als Rechnungsposition geplant sind.

Freigeben:

Durch "Freigeben" versetzen Sie eine Rechnungsposition in den Status "freigegeben" und sie wechselt in die Tabelle der freigegebenen Rechnungspositionen.

Durch die Freigabe einer Aufwands-Rechnungsposition wird zusätzlich der Leistungszeitraum für weitere Erfassungen und Änderungen gesperrt, d.h. in diesem Zeitraum können keine Zeiten mehr für dieses Projekt erfasst / geändert / gelöscht werden. Für die entsprechenden Projektzeiten werden die Symbole für Änderungen und Löschen nicht mehr vorhanden sein. Beim Versuch, Zeiten oder Belege für dieses Projekt / Vorgang in diesem Zeitraum zu erfassen werden Sie eine Meldung erhalten "... durch Faktura gesperrt."

Bei den geplanten Rechnungspositionen mit einem geplanten Rechnungsdatum in der Vergangenheit ist bereits automatisch das Auswahlhäckchen gesetzt: diese Positionen können/sollten bald freigegeben werden.

Freigabe entfernen:

Durch "Freigabe entfernen" versetzen Sie eine Rechnungsposition wieder zurück in den Status "geplant". Damit wird auch die oben beschriebenene Sperrung des Leistungszeitraums bei Aufwands-Positionen aufgehoben.

Vorschau:

Eine Rechnungsvorschau ist nicht in Administration > Faktura, sondern nur innerhalb eines Kunden oder eines Projekts möglich. Wechseln Sie zu einem Kunden oder zu einem Projekt, z.B. durch Klick auf die Kundennummer oder die Projekt-Kurzform in einer angezeigten Rechnungsposition.

Wenn Sie das Aussehen (und bei Aufwands-Rechnungen den Betrag) einer Rechnung beurteilen wollen, aber noch nicht richtig abrechnen wollen, benutzen Sie die Vorschau.

Das Dateiformat der Rechnungsvorschau (html bzw. nur mit Modul Dokumentengenerator auch pdf, odt oder doc ) wird (durch einen Benutzer mit Administrator-Recht) in Administration>Einstellungen>Faktura festgelegt.

Für die Vorschau werden die eingestellten Standardwerte für Rechnungsadresse, Texte, MwST, ggf. Briefpapier und Reihenfolge der Rechnungspositionen verwendet. Erst bei der echten Abrechnung können Sie diese Standardwerte ändern. Die Vorschau verwendet keine Rechnungsnummer.

Für Aufwands-Rechnungen berechnet ZEP die Beträge aus den aktuell gebuchten Projektzeiten und Belegen und zeigt sie in der Vorschau an.

Abrechnen:

Abrechnen ist nicht in Administration>Faktura, sondern nur innerhalb eines Kunden oder eines Projekts möglich. Wechseln Sie zu einem Kunden oder zu einem Projekt, z.B. durch Klick auf die Kundennummer oder die Projekt-Kurzform in einer angezeigten Rechnungsposition.

Sie können eine oder mehrere Rechnungspositionen des gleichen Kunden auf einmal abrechnen.

Durch "Abrechnen" starten Sie den Dialog "Rechnung erstellen", der Sie über zwei Popup-Fenster bis zur fertigen Rechnung führt. Im Laufe dieses Dialogs können Sie die eingestellten Standardwerte für Rechnungsadresse, Texte, MwST, ggf. Briefpapier und die Reihenfolge der Rechnungspositionen ändern. Das System schlägt außerdem die nächste freie Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum vor, wobei Sie beides ebenfalls ändern können.

Das voreingestellte Dateiformat der Rechnung (html bzw. nur mit Modul Dokumentengenerator auch pdf, odt oder doc ) wird (durch einen Benutzer mit Administrator-Recht) in Administration>Einstellungen>Faktura festgelegt. Auch das können Sie bei Bedarf für Ihre Rechnung ändern.

Die fertige Rechnung wird in ZEP gespeichert und das Rechnungsdokument kann sofort oder auch später jederzeit wieder heruntergeladen werden, um sie auszudrucken oder per E-Mail zu versenden.

Über den Menüpunkt Rechnungen (gibt es in jedem nicht-internen Projekt, im Kunden und in Administration>Faktura) können Sie jederzeit auf alle fertigen Rechnungen zugreifen (Klick auf die Rechnungsnummer) und bei Bedarf

•das Rechnungsdokument herunterladen

•Zahlungseingänge dokumentieren

•die Rechnung stornieren

•die Rechnung korrigieren

Im Untermenüpunkt Rechnungen können Sie alle Rechnungen anzeigen lassen die für diesen Kunden erstellt wurden.

Stellen Sie den Zeitraum ein, für den Sie die Rechnungen sehen möchten. Ausschlaggebend für die angezeigten Rechnungen ist das Rechnungsdatum.

In der Tabelle „Rechnungen“ werden alle im ausgewählten Zeitraum gestellten Rechnungen für diesen Kunden angezeigt. In der Summenzeile sehen Sie sofort, welche Beträge noch offen sind (Spalte „Noch offen“) und welche Beträge bereits eingegangen sind (Spalte „Bisher eingegangen“).

Wenn Sie das Modul "Export in die Buchhaltung" nutzen, wird Ihnen in der Tabelle in der Spalte "Export für Buchhaltung" angezeigt, welche Rechnung bereits exportiert wurde ("Ja")."

Wenn Sie eine Rechnung erneut herunterladen, Details betrachten, die Zahlungsdokumentation aufrufen oder die Rechnung löschen möchten, klicken Sie auf die Rechnungsnummer. Diese wird in der Tabelle als Link angezeigt.