Wenn Sie ein neues Ticket erfasst haben, gelangen Sie automatisch in das Menü des Tickets Und, wie in ZEP üblich, ist auch die Ticket-Nr. in den Tabellen ein Link, mit dem Sie ebenfalls in das Menü des Tickets gelangen:
Um das Ticketmenü wieder zu verlassen oder um zum vorhergehenden Menü zu gelangen, klicken Sie in Verlaufszeile auf den letzten Eintrag.
Alle Informationen zu einem Ticket können Sie hier einsehen, anlegen und ändern. Unter den verschiedenen Menüpunkten werden die jeweiligen Daten eingegeben bzw. geändert: Daten: •Daten zum Ticket (Projekt, Vorgang, Bearbeiter,...) •Ticket-Historie •Ticket ändern und ergänzen Projekte: Hier sehen Sie die zugeordneten Projekte und Vorgänge des Tickets. Über den Link Weiteres Projekt zuordnen können Sie: •ein weiteres Projekt zuordnen •für das gleiche Projekt einen weiteren Vorgang auswählen •das Primäre Projekt bestimmen (Link Primäres Projekt ändern) •die Zuordnungen löschen (nur wenn noch keine Zeiten gebucht sind) Teilaufgaben: •Daten zur Teilaufgabe (Projekt, Vorgang, Bearbeiter,...) •mit Teilaufgaben-Historie •Möglichkeit die Teilaufgabe ändern und ergänzen •und einer Übersicht der auf die Teilaufgabe erfassten Projektzeiten, sowie die Möglichkeit Projektzeiten nachzuerfassen Projektzeiten: Aktionen: |
In der Detailansicht werden alle Felder eines Tickets angezeigt. Ticket Daten Alle buchungsberechtigten Mitarbeiter und Administratoren können alle Ticket-Felder ändern. Die zu entsprechenden Projekten zugeordneten Kunden-Ansprechpartner können ebenfalls alle Felder, außer den Kunden-Ansprechpartner und den Bearbeiter, ändern. Die Änderung dieser Felder ist möglich, um falsche Eingaben zu korrigieren. Der Benutzer ändert ein oder mehrere Felder und klickt auf Speichern. Aus einer solchen Änderung wird ein Eintrag (oder mehrere Einträge) samt Zeitstempel in die Ticket-Historie generiert. Zusätzlich kann der Benutzer vor dem Speichern noch einen Bemerkungstext für die Historie angeben. In der Bemerkung eines Tickets werden Ticket- bzw. Teilaufgaben-Nummern als Link dargestellt, wenn Sie # vor der Ticketnummer (z.B.: #123) bzw. vor der Teilaufgabennummer (z.B.: #123.1) eingeben, so können Sie schnell zum referenzierten Ticket (bzw. zur Teilaufgabe) navigieren. Wichtig: Historie (optional mit dem Pfeil-Symbol die Sortierreihenfolge ändern) Die gesamte Historie aller Änderungen wird aufgeführt, jeweils mit der Angabe alt und neu: •Zeitstempel und der jeweilige Bearbeiter •Statusänderungen •Datei-Uploads •alle sonstigen Änderungen Ändern und Ergänzen Hier kann das Ticket geändert und ergänzt werden: Das Ticket kann mit einer Beschreibung (Freitext) und optional einem Datei-Upload ergänzt werden. Zu jeder Ergänzung wird der Zeitstempel und der Benutzername gespeichert. Angehängte Dateien können nicht mehr gelöscht werden. Wenn unter Administration>Einstellungen>Ticketsystem die Checkbox "Die letzte Bemerkung der Änderungshistorie ist für den Verfasser der Bemerkung nachträglich noch änderbar" aktiviert ist, dann kann der Ersteller der letzten Bemerkung diese nachträglich ändern. Bitte beachten Sie, diese Änderung wird nicht historisiert. Anmerkung: |
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Ticket-Projekt ändern
Sie haben die Möglichkeit, ein Ticket gleichzeitig mehreren Projekten zuzuordnen (ohne zeitliche Einschränkungen) und damit ein Ticket trotz bereits erfasster Projektzeiten quasi in ein anderes Projekt zu „verschieben“. Im Menü des entsprechenden Tickets gibt es den Menüpunkt Projekte: Hier sehen Sie alle zugeordneten Projekte und mit dem Link Weiteres Projekt zuordnen können Sie dem Ticket ein oder mehrere Projekte zuordnen, zu denen es gehören soll: Klicken Sie auf Weiteres Projekt zuordnen und wählen Sie entsprechend ein weiteres Projekt und einen entsprechenden Vorgang aus. Eines dieser Projekte kann als „Primäres Projekt“ festgelegt werden. Das Ticket wird bei der Zeiterfassung nach Auswahl des Primären Projektes in dessen Vorgangsliste eingeblendet. Über das Uhr-Symbol kann direkt in die Zeiterfassungsmaske verzweigt werden um Zeiten auf das Ticket im jeweiligen Projekt zu erfassen. Sie können die Projektzuordnung des Tickets auch wieder löschen, sofern noch keine Zeiten darauf erfasst wurden und es nicht das primäre Projekt ist. Unter Mein ZEP>Tickets werden ebenfalls das Primäre Projekt sowie weitere aktive, dem Projekt zugeordnete Projekte ausgewiesen. Anwendungsfall: Für den Kunden bleibt damit die Ticket-ID über die Jahre konstant, während Sie die einzelnen Wartungsprojekte nun jährlich jeweils separat dem Kunden gegenüber abrechnen können, d. h. bei der Abrechnung enthält das Projekt nur die auf das Ticket für das Projekt gebuchten Zeiten. |
Im Untermenü Teilaufgaben sehen Sie die Übersicht der bestehenden Teilaufgaben. Mit dem Link Neue Teilaufgabe erfassen können Sie neue Teilaufgaben erstellen. Die Daten einer Teilaufgabe ähneln den Daten eines Tickets. Die Angabe einer Priorität, sowie eines Projekts bzw. Vorgangs ist jedoch nur auf Ticket-Ebene möglich. •Die angegebene Teilaufgaben-Nummer beeinflusst die Reihenfolge der Teilaufgaben in der Teilaufgaben-Tabelle. Sie können hier jedoch nicht Ziffern, sondern auch Zeichen benutzen. •Kunden-Referenz (z.B. eine Auftragsnummer) und Kunden-Ansprechpartner: Zur Auswahl stehen alle Ansprechpartner des Kunden zum eingestellten Projekt im zugehörigen Ticket. •Startdatum (voreingestellt ist das Startdatum des Tickets). •Termin: Geben Sie optional den Zieltermin für die Fertigstellung der Teilaufgabe an. •Eingangsdatum (voreingestellt ist jeweils das aktuelle Datum): Wird die Teilaufgabe erst im nachhinein erfasst, können Sie hier das Eingangsdatum entsprechend korrigieren. •Kategorie: ordnen Sie optional Kategorien zu. •Ist bei Erstellung des Teilaufgabe bereits klar, wer die Teilaufgabe bearbeiten soll, kann hier schon der Bearbeiter eingetragen werden. Zur Auswahl stehen alle Mitarbeiter, die auf das eingestellte Projekt & Vorgang buchungsberechtigt sind. •Geben Sie hier einen Betreff/Titel für die Teilaufgabe an. •Optional können Sie das Thema der Teilaufgabe in der Bemerkung weiter ausführen. Sie können mehrere Dateien beifügen, um das Thema der Teilaufgabe noch weiter zur erklären. Dies können Screenshots oder auch entsprechende Dokumente sein. Diese Daten sind für Kundenansprechpartner mit entsprechender Berechtigung für das Ticketsystem sichtbar. •Optional können Sie auch eine interne Bemerkung bzw. interne Dateien beifügen. Diese internen Daten sind für Kundenansprechpartner nicht sichtbar. •Sie können Planstunden hinterlegen, vergleichbar den Planstunden bei Tickets, Vorgängen bzw. Projekten. Sie haben die Möglichkeit ein Überbuchen dieser Planzahl zu verhindern ("nein", "nur fakturierbare Zeiten" oder "fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten"). Die angegebenen Planstunden für die Teilaufgabe werden in der Ticketübersicht angezeigt. (nur mit ZEP Professional) Mit einem Klick auf die Teilaufgaben-Nummer in der Teilaufgaben-Tabelle rufen Sie die Detailansicht für eine einzelne Teilaufgabe auf. Die Detailansicht einer Teilaufgabe ist analog der Detailansicht eines Tickets: •Daten •In Untermenüpunkt Projektzeiten einer Teilaufgabe sehen Sie alle Projektzeiten, die von Ihnen auf die Teilaufgabe gebucht wurden. •Über den Link Projektzeit erfassen können Sie die Angabe der Teilaufgabe in Ihre Projektzeit-Erfassungs-Maske übernehmen: •Es wird die Angabe des Projekts, des Vorgangs und der Name der Teilaufgabe für die Zeiterfassung vorbelegt. |
Einer Teilaufgabe ist immer ein Status zugeordnet: •neu •in Bearbeitung •fertig •abgelehnt •abgenommen Der Staus eines Tickets ist abhängig vom Status seiner Teilaufgabe(n), dabei gilt folgender Automatismus: •Sobald eine Teilaufgabe den Status "in Bearbeitung" hat, erfolgt ein automatischer Statusübergang des Tickets auf "in Bearbeitung". •Sobald eine Teilaufgabe den Staus "abgelehnt" hat, erfolgt ein automatischer Statusübergang des Tickets auf "abgelehnt". Folgenden Stausübergängen können Sie über Auswahl in einem PopUp zustimmen: •Wird das Ticket auf "fertig" gesetzt, fragt ZEP nach: "Ein Ticket mit Teilaufgaben kann nur dann "fertig" gesetzt werden, wenn auch alle Teilaufgaben "fertig" oder "abgenommen" gesetzt sind. Sollen alle unfertigen Teilaufgaben ebenfalls "fertig" gesetzt werden? •Wird das Ticket auf "abgenommen" gesetzt, fragt ZEP nach: "Ein Ticket mit Teilaufgaben kann nur dann auf "abgenommen" gesetzt werden, wenn auch alle Teilaufgaben auf "abgenommen" gesetzt sind. Sollen alle noch nicht abgenommenen Teilaufgaben ebenfalls auf "abgenommen" gesetzt werden? •Wird die letzte Teilaufgabe auf "fertig" gesetzt, fragt ZEP nach, ob das Ticket auch "fertig" gesetzt werden soll. •Wird die letzte Teilaufgabe "abgenommen", fragt ZEP nach, ob das Ticket ebenfalls auf "abgenommen" gesetzt werden soll. Keinen Einfluss auf den Teilaufgabenstatus hat der Statusübergang des Tickets auf "abgelehnt". |