Einstellungen

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Einstellungen

Wenn Sie das ZEP-Modul Ticketsystem einsetzen, müssen Sie zunächst ein paar grundlegende Einstellungen in ZEP vornehmen:

Unter Administration>Einstellungen>Ticket-System geben Sie folgendes an:

Kundenzugang auf Tickets hat ausschließlich Leserechte

Wenn Sie für Ihre Kunden über die Ansprechpartner einen Kundenzugang für das Ticket-System definiert haben, können Sie hier zusätzlich entscheiden, ob ein Kunde Tickets selbst anlegen und bearbeiten bzw. abnehmen/ablehnen darf, oder ob er nur Tickets zu seinen Projekten sehen darf.

Soll der Kunde nur einen Lesezugang zu "seinen" Tickets erhalten, dann aktivieren Sie diese Checkbox.

Soll der Kunde nur zu bestimmten Projekten/Vorgängen eine Leseberechtigung bekommen, können Sie unter Kunden>Ticketberechtigungen spezifisch einstellen.

Ein Kundenansprechpartner sieht unabhängig der vergebenen Berechtigungen alle ihm zugeordneten Tickets

Wenn Sie diese Option mit "Ja" angeben, dann wird ein Kundenansprechpartner immer alle Tickets sehen bei denen er als Kundenansprechpartner angegeben ist, egal zu welchem Projekt/Vorgang das Ticket gehört.

Kundenansprechpartner können auch auf interne Projekte berechtigt werden

Stellen Sie ein, ob ein Kundenansprechpartner auch auf interne Projekte (also Projekte, die nicht dem Kunden zugeordnet sind), Tickets erfassen darf. Wenn Sie hier "Ja" angeben, werden im Menü des Kundenansprechpartners unter Berechtigungen bei Berechtigung hinzufügen auch interne Projekte angeboten.

Für die Tickets eines Projektes sind nur die Mitarbeiter des Projektes berechtigt

Wenn Sie diese Option ankreuzen, können nur die Mitarbeiter eines Projekts die Tickets von diesem Projekt sehen, bearbeiten.

Wenn Sie die Option nicht ankreuzen, können alle Mitarbeiter in ZEP auch Tickets von Projekten, denen sie nicht als Projektmitarbeiter zugeordnet sind sehen und bearbeiten, aber sie können keine Zeiten auf diese Tickets erfassen.

Bei der Zeiterfassung die Tickets aller Mitarbeiter anbieten

Wenn Sie diese Option ankreuzen, können die Mitarbeiter unter Mein ZEP>Projektzeiten, auch die Tickets die einen anderen Bearbeiter haben, auswählen und Zeiten darauf erfassen.

Zeiterfassung nur innerhalb der Ticketlaufzeit erlauben

Legen Sie fest, ob Projektzeiten auf ein Ticket nur innerhalb der Ticketlaufzeit erfolgen dürfen.

Planstunden bei Tickets für alle Mitarbeiter anzeigen

Wenn Sie möchten, dass die Planstunden, die bei Tickets bzw. Teilaufgaben hinterlegt sind, auch von den Mitarbeitern gesehen werden sollen, können Sie das hier angeben.

Schlagworte

Sie können hier einen Schlagwortkatalog anlegen, um Ihre Tickets danach zu klassifizieren und wiederzufinden.

Um ein neues Schlagwort zu definieren klicken Sie auf den Link Neues Schlagwort  und geben ein beliebiges Schlagwort ein.
Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Ticketsystem angegeben haben, dass Mitarbeiter Schlagworte ergänzen darf ("Ja"),  können die Mitarbeiter in einem Ticket auch eigene Schlagwörter anlegen und dem Ticket zuweisen.

Ersteller eines Tickets änderbar

Wenn Sie möchten, dass der Ersteller eines Tickets aus der Liste der Projekt- bzw. Vorgangsmitarbeiter frei gewählt und geändert werden kann, aktivieren Sie diese Checkbox. Wenn Sie die Einstellung aktivieren ("Ja"), kann beim Anlegen eines Tickets angeben werden, wer als "Ersteller" aufgeführt wird (zur Auswahl stehen alle Projekt- bzw. Vorgangsmitarbeiter). In der Änderungshistorie ist aber auch weiterhin angegeben, wer das Ticket angelegt hat. Werden Ticketdaten bearbeitet, kann jederzeit auch der "Ersteller" des Tickets geändert werden. Der Ersteller des Tickets ist berechtigt das Ticket abzunehmen.

Die Bemerkung / Dateien des letzten Eintrags der Historie sind für den Verfasser nachträglich noch änderbar

Wenn Sie möchten, dass der Ersteller der letzten Bemerkung/Dateien eines Tickets diese Bemerkung noch ändern darf bzw. die Dateien wieder löschen darf, dann aktivieren Sie diese Checkbox. Der entsprechende Mitarbeiter hat dann ein "Stift-Symbol" rechts in der letzten Bemerkung des Tickets mit Klick auf diesen Stift kann die Bemerkung nachträglich geändert werden. Bei hochgeladenen Dateien wird ein "Mülleimer-Symbol" angezeigt, mit dem man die Datei wieder löschen kann. Bitte beachten Sie: diese Änderung wird nicht historisiert.

Für dieses Ereignis können Sie unter Administration>Stammdaten>Ticketsystem>Benachrichtigungen angeben, ob und wer darüber per E-Mail informiert werden soll. Entsprechend gibt es eine Mailvorlage unter Administration>Stammdaten>Ticketsystem>Mailvorlagen.

Bemerkungen / Dateien der Historie sind für Projektleiter nachträglich noch änderbar

Wenn Sie möchten, dass Bemerkungen und Dateien eines Tickets nachträglich vom Projektleiter geändert bzw. gelöscht werden dürfen, dann stellen Sie hier die Einstellung Bemerkungen / Dateien der Historie sind für Projektleiter nachträglich noch änderbar auf Ja.
Bitte beachten Sie: diese Änderungen werden nicht im Ticket dokumentiert. Über Administration>Stammdaten>Ticket-System>Benachrichtigungen  können Sie aber einstellen, dass E-Mails an die entsprechenden Mitarbeiter versendet werden. Es gibt dafür 4 Mailvorlagen:

•Ticket - Bemerkung / Datei gelöscht

•Ticket - Interne Bemerkung / Datei gelöscht

•Teilaufgabe - Bemerkung / Datei gelöscht

•Teilaufgabe - Interne Bemerkung / Datei gelöscht

Für die Anzeige der Tickets im i-Punkt bei den Vorgängen auf der Seite Mein ZEP>Projektzeiten können Sie unter Administration>Einstellungen>Projekt  zusätzlich folgende Einstellung wählen:

Tickets und Teilaufgaben im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird bei der Zeiterfassung der Vorgang-i-Punkt um die Tickets ergänzt.
Wenn Sie zusätzlich auch die Option "Plan und Ist Stunden im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen" aktiviert haben, werden auch für Tickets die Plan und Ist Stunden angezeigt.

Ticketbetreff in Projektzeitauswertung anzeigen

Unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege können Sie angeben, ob der Betreff des Tickets in der Projektzeitauswertung angezeigt wird. Ist diese Option nicht aktiviert, wird nur die Ticketnummer angezeigt.

Für Ticket-E-Mails die E-Mail-Adresse der zugehörigen Ticket-Mailbox als Absendeadresse verwenden

Stellen Sie ein, ob die die From-Adresse gleich sein soll wie die ReplyTo-Adresse oder die Standard-Adresse

Für Ticket-E-Mails die E-Mail-Adresse der zugehörigen Ticket-Mailbox als Absendeadresse verwenden

Einstellung "Nein"
.eine Support-Mail geht an support@provantis.de, die Antwortmail auf dieses Ticket kommt von zep@provanis.de.

Einstellung "Ja"
eine Support-Mail geht an support@provantis.de, die Antwortmail auf dieses Ticket kommt von support@provanis.de.

Abfrage der Ticket-Mailboxen

Wenn Sie mit Ticket-Mailboxen arbeiten, kann es sein, dass E-Mails mit Abwesenheitsinformationen der benachrichtigten Personen als Bemerkung in dem Ticket angezeigt und gespeichert werden. Um dies zu verhindern, können Sie solche E-Mails durch reguläre Ausdrücke herausfiltern, so dass sie nicht in der Ticket-Historie angezeigt werden.

Haken Sie die Checkbox Die Nachrichten anhand des Betreffs und des folgenden Regulären Ausdrucks filtern an. Geben Sie den entsprechenden regulären Ausdruck ein und aktivieren Sie ggf. die Checkbox Die herausgefilterten Nachrichten aus der Mailbox löschen.