Ticketsystem > Ereignisse mit E-Mail Versand

Das Ticket-System versendet zu verschiedenen Ereignissen im Ticket E-Mails.

Unter Administration>Stammdaten>Ticketsystem>Benachrichtigungen können Sie allgemein konfigurieren ob und an wen eine E-Mail versendet wird.

Unter Projekt>Verwaltung>[ausgewähltes Projekt]>Ticketsystemeinstellungen>Benachrichtigungen können Sie speziell für dieses Projekt einstellen ob und an wen eine E-Mail versendet wird (abweichend von den allgemeinen Einstellungen in den Stammdaten).

Eskalationsverfahren
Kann einem Bearbeiter oder Ersteller keine E-Mail zugestellt werden, weil keine E-Mail-Adresse in ZEP hinterlegt ist oder weil dieser Mitarbeiter nicht mehr in ZEP beschäftigt ist, greift ein sog. Eskalationsverfahren. Die folgenden Benutzergruppen werden dabei durchgegangen:
- Vorgangsmitarbeiter
- Vorgangsleiter (Projektleiter, die dem Vorgang zugeordnet sind)
- Projektmitarbeiter
- Projektleiter
- Abteilungsleiter
- Administratoren
Kann in einer Benutzergruppe ebenfalls keine E-Mail zugestellt werden, wird die nächstfolgende Benutzergruppe informiert.

Voreingestellt sind folgende Ereignisse und die Empfänger der jeweiligen E-Mails aufgeführt.

1.Erstellung eines Tickets / Teilaufgabe (Status „neu“).
Mit Bearbeiter: Der entsprechende Bearbeiter erhält eine E-Mail für das neue Ticket.
Ausnahme: Der Bearbeiter hat das Ticket selbst erstellt.
Ohne Bearbeiter: Das ganze Projektteam erhält eine E-Mail für das neue Ticket.
Ausnahme: Der Ersteller des Tickets wird nicht per E-Mail benachrichtigt.

2.Bei Hinzufügen einer Ticket-Bemerkung oder -Datei wird der Bearbeiter per E-Mail darüber informiert.
Wenn Sie im Bemerkungsfeld eines Tickets oder einer Teilaufgabe das @- Zeichen einfügen, schlägt ZEP Ihnen alle Mitarbeiter vor, die auch in der Bearbeiter-Liste des Tickets zur Verfügung stehen. Wenn Sie einen Mitarbeiter auswählen, fragt ZEP, ob dieser Mitarbeiter zu der Bemerkung benachrichtigt werden soll (Ja/Nein). Sobald Sie auf Speichern klicken, werden neben den sonstigen Benachrichtigungen auch die mit @ erwähnten Mitarbeiter benachrichtigt.

3.Bei Hinzufügen einer internen Ticket-Bemerkung oder -Datei wird der Bearbeiter per E-Mail darüber informiert.

4.Wechsel des Bearbeiters in einem Ticket / einer Teilaufgabe (in jedem Status).
Der neue Bearbeiter des Tickets erhält eine E-Mail für die zu erfolgende Bearbeitung des Tickets. Ausnahme: Der neue Bearbeiter hat den Bearbeiter-Wechsel durchgeführt.

5.Statuswechsel auf Status „fertig“ des Tickets.
Der Ersteller des Tickets erhält eine E-Mail über die Fertigstellung des Tickets.
Ausnahme: Der Ersteller hat das Ticket selbst auf den Status „fertig“ gesetzt.
Ist für das Ticket ein Kundenansprechpartner eingetragen, erhält dieser ebenfalls eine E-Mail über die Fertigstellung des Tickets.

6.Statuswechsel auf Status „abgelehnt“ des Tickets (nur durch Ersteller / Kundenansprechpartner möglich).
Der letzte Bearbeiter des Tickets erhält eine E-Mail über die Ablehnung des Tickets.

7.Statuswechsel auf Status „abgenommen“ des Tickets (nur durch Ersteller / Kunden-Ansprechpartner möglich).
Der letzte Bearbeiter des Tickets erhält eine E-Mail über die Abnahme des Tickets.
Ausnahme: Der letzte Bearbeiter hat den Status selbst auf „abgenommen“ gesetzt. Dies ist möglich, wenn der letzte Bearbeiter gleichzeitig der Ersteller des Tickets, Administrator oder Projektleiter des Projekts ist.