Im Untermenüpunkt Daten eins Mitarbeiters sehen Sie die Daten, die Sie beim Anlegen des Mitarbeiters angegeben haben :

•Benutzername

•Rechte

•Standard-Preisgruppe (ab ZEP Compact Preise & Belege)

•ZEP-Sprache

•Pers-Nr

•Kurzzeichen

•Titel

•Name

•Adresse

•Abteilung (mit Modul Abteilungen)

•E-Mail

•Kontaktdaten

•Verpflegungsmehraufwendungen (nur relevant ab ZEP compact mit Modul Reiskostenabrechnung)

•Kategorie (Es stehen die Mitarbeiterkategorien zur Auswahl, die unter Administration>Stammdaten angelegt sind.)

•Bemerkung

•Freigabe der erfassten Daten bis

Über den Link [ Bearbeiten ] können Sie die allgemeinen Mitarbeiterdaten zum Ändern aufrufen. Im Bearbeitungsfenster können Sie auch den Benutzernamen ändern.

Über den Link [ Kennwort zurücksetzen ] können Sie erzwingen, dass dieser Mitarbeiter ein neues Kennwort eingeben muss.

Hier wird das Ein- und Austrittsdatum eines Mitarbeiters verwaltet. Zusätzlich können Sie hier auch den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters eingeben. Dieser Wert ist dann wichtig, wenn auch das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub eingesetzt wird.

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter in ZEP anlegen und auf die Registerkarte „Beschäftigungszeiträume“ klicken, wird eine kleine Tabelle mit Eintrittsdatum, Austrittsdatum und Bemerkung angezeigt. ZEP trägt automatisch als Eintrittsdatum den Tag ein, an dem Sie diesen Mitarbeiter in ZEP eingetragen haben. Zusätzlich können Sie Angaben zum Urlaubsanspruch eingeben.

Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, müssen Sie diesen nicht aus dem System entfernen. Es reicht aus den letzten Beschäftigungszeitraum des Mitarbeiters zu beenden.

Ein Mitarbeiter ohne gültigen Beschäftigungszeitraum wird nicht zu der lizenzierten Benutzeranzahl hinzugezählt. Sie können also den freigewordenen Platz mit einem neuen Benutzer auffüllen.

Hinweis
Ein Mitarbeiter wird nur dann für Auswertungen zur Auswahl angezeigt, wenn der Auswertungszeitraum sich mit dem Beschäftigungszeitraum überschneidet.

Legen Sie einen weiteren Beschäftigungszeitraum mit einem Klick auf Neuen Beschäftigungszeitraum anlegen an. Beachten Sie, dass sich die Beschäftigungszeiträume eines Mitarbeiters nicht überschneiden dürfen. Die Angabe eines Austrittsdatums ist nicht zwingend erforderlich, geben Sie kein Austrittsdatum an, wenn die Beschäftigung dieses Mitarbeiters kein definiertes Ende hat, wie es bei unbefristeten Verträgen der Fall ist. Für befristete Beschäftigungszeiträume (z.B. saisonale Mitarbeiter, etc.) geben Sie Ein- und Austrittsdatum an. Mitarbeiter können sich nur innerhalb ihres Beschäftigungszeitraums in ZEP anmelden und entsprechend Zeiten erfassen. Sie können eine Bemerkung hinterlegen. Diese Bemerkung können Sie optional als Spalte in der Tabelle der Mitarbeiter unter Mitarbeiter>Verwaltung einblenden.

Ändern und Bearbeiten
Sie können die Daten eines Beschäftigungszeitraums mit dem Symbol ändern: Beachten Sie, dass Sie den Beschäftigungszeitraum so anpassen, dass weiterhin alle erfassten Projektzeiten, Belege und Fehlzeiten (bei Einsatz des Moduls Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub) innerhalb der definierten Beschäftigungszeiträume liegen müssen.

Mit dem Symbol können Sie den Beschäftigungszeitraum aufteilen (wenn möglich): d.h. aus eins mach zwei. Diese Funktion benötigen Sie, wenn Sie einen neuen Urlaubsanspruch eintragen müssen, auch wenn bereits Zeiten gebucht sind.

Mit dem Symbol können Sie den Beschäftigungszeitraum vereinigen (wenn möglich): d.h. aus zwei mach eins. Dies ist somit die "Rückgängig"-Funktion, wenn man einen Beschäftigungszeitraum aufgeteilt hatte.

Mit dem Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub

Es gibt grundsätzlich zei Möglichkeiten, den Urlaubsanspruch einzutragen: Urlaubsanspruch in diesem Zeitraum oder Urlaubsanspruch pro Jahr.

Urlaubsanspruch in diesem Zeitraum
Sinnvoll, wenn der Beschäftigungszeitraum durch ein Austrittsdatum befristet ist und dieser Zeitraum weniger als ein Jahr umfasst.

Urlaubsanspruch pro Jahr
Vertraglich geregelte Urlaubstage pro Jahr.

ZEP unterstützt die 6/7-Tage-Woche, Teilzeitbeschäftigung mit unterschiedlichen Arbeitszeiten je Arbeitstag sowie verschiedene oder dynamischen Regelarbeitszeiten je Arbeitstag.

Wählen Sie bei Vertrag Stunden/Tag oder Stunden/Monat aus.

Tragen Sie bei jedem Mitarbeiter seine individuellen Arbeitstage (Checkbox aktivieren) und Arbeitszeiten (in Stunden) pro Arbeitstag bzw. geben Sie die Anzahl Stunden pro Monat ein und geben die Wochentage, die als Arbeitstage gelten, an. ZEP berechnet dann die Regelarbeitszeit pro Arbeitstag je Monat dynamisch (per Task).

Voreingestellt in ZEP ist die von Ihnen in den Stammdaten eingegebene Vorbelegung der Regelarbeitszeit in Stunden je Tag.

Grundsätzlich bilden Sie in ZEP die Vereinbarung über die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter so ab, wie es in den entsprechenden Arbeitsverträgen festgelegt ist.

•Arbeitstage können Sie von Montag bis Sonntag einstellen.

•Arbeitstage können die Regelarbeitszeit 0 haben.

•kein Arbeitstag: es kann keine Regelarbeitszeit angegeben werden (Die Regelarbeitszeit ist in diesem Fall 0)!

Ein Arbeitstag bedeutet (mit Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub):

•Der Mitarbeiter kann für diesen Tag Fehlzeiten (auch Urlaub) eintragen.

•Jeder eingetragene Urlaubstag wird vom Urlaubsanspruch abgezogen. Jeder Urlaubstag ist gleichwertig, egal welche Regelarbeitszeit gilt.

•Mit Modul Ressourcenplanung: jeder Arbeitstag ist ein "Soll-Tag" im Sinne der Ressourcenplanung

•Halber Feiertag: wenn der Wochentag Arbeitstag ist, dann ist der Feiertag auch halber Arbeitstag.

Kein Arbeitstag bedeutet:

•Der Mitarbeiter kann keine Fehlzeit an solchen Tagen eintragen.

•Bei Eintragen von größeren Urlaubszeiträumen wird der Tag automatisch herausgeschnitten.

•Ist kein "Soll-Tag" im Sinne der Ressourcenplanung

•Der Mitarbeiter kann trotzdem Projektzeiten eintragen (das ergibt Überstunden, weil die Regelarbeitszeit "0" ist). Das Gleiche gilt für ganze Feiertage.

Arbeitstag und trotzdem Regelarbeitszeit 0 bedeutet:

•Arbeitet der Mitarbeiter an diesem Tag nicht, entstehen keine Minusstunden (aber eigentlich sollte an solchen Tagen Fehlzeit eintragen werden).

•An solchen Tagen, kann keine Fehlzeiten in Stunden eingetragen werden.

Die Regelarbeitszeit hat ein "gültig ab"-Datum. Ändert sich die Regelarbeitszeit, legen Sie über den Link „Neue Regelarbeitszeit“ einen neuen Datensatz mit entsprechendem Datum an, ab dem die Regelung gilt.

Sie können optional eine monatliche Stunden-Obergrenze und eine Pausenregelung an die Regelarbeitszeit "koppeln".

Bitte beachten Sie:
Regelarbeitszeiten können nicht geändert, gelöscht oder neu angelegt werden:

•wenn dadurch ein Zeitraum betroffen ist, der bereits (durch Monatsabschlüsse) abgeschlossen ist

•wenn sich dadurch die Pausenregelung für einen Zeitraum ändert, in dem bereits Projektzeiten erfasst sind.

Feiertagskalender
Wählen Sie aus, welcher Feiertagskalender (aus AdministrationStammdaten>Feiertage) für diesen Mitarbeiter gelten soll.

ggf. monatliche bzw. wöchentliche Stundenobergrenzen
Tragen Sie ggf. Obergrenzen ein

Pausenregelung
Wählen Sie eine Pausenregelung (aus Administration>Stammdaten>Pausenregelung) oder "-Keine Pausenregelung-" für den Mitarbeiter aus.

Für Mitarbeiter mit einer vertraglich festgelegten Anzahl Stunden pro Tag wählen Stunden/Tag und tragen je Arbeitstag die festgelegte Anzahl Stunden für diesen Tag ein.

Für Mitarbeiter mit einer vertraglich festgelegten  Anzahl Stunden pro Monat  wählen Sie Stunden/Monat und geben die Anzahl Stunden pro Monat ein. Geben Sie dann an, welche Wochentage als Arbeitstage gelten.
ZEP berechnet für den betreffenden Monat (und dynamisch per Task für die Folgemonate) aufgrund der Wochentage und Feiertage des Monats, eine Durchschnittszahl pro Arbeitstag und verwendet diese als Regelarbeitszeit. Trägt der Mitarbeiter einen Tag Urlaub ein, entspricht der Urlaubstag der entsprechend dynamisch ermittelten Regelarbeitszeit an diesem Tag.

Wenn es in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter gibt, die eine bestimmte Arbeitszeit im Monat nicht überschreiten dürfen (Mindestlohngesetz, geringfügig Beschäftigte, ...), können für diese Mitarbeiter monatliche Stunden-Obergrenzen hinterlegt werden:

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters können Sie "ggf. monatliche Stunden-Obergrenzen" eintragen. Damit definieren Sie praktisch eine Maximalarbeitszeit pro Monat.

Wenn Sie ZEP ohne das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub verwenden, wird eine evtl. Überschreitung der monatlichen Stundenobergrenze in der Ansicht Mein ZEP>Projektzeiten (für Administratoren auch unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Administration>Projektzeiten) durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Projektzeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.
Die ermittelte Arbeitszeit in ZEP  (ohne das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub) setzt sich zusammen aus:

•Tatsächlich geleistete Arbeitszeit -> in ZEP Projektzeit

•Feiertage

Dabei gilt in ZEP: Ein Feiertag wird mit der Anzahl Stunden bewertet, die als Regelarbeitszeit für den betreffenden Wochentag gilt.

Wenn Sie ZEP mit dem Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen:
Die ermittelte Arbeitszeit in ZEP setzt sich zusammen aus:

•Tatsächlich geleistete Arbeitszeit -> in ZEP Projektzeit

•Krankheit -> in ZEP gebuchte Fehlzeiten der Kategorie "bezahlte Fehlzeit"

•Urlaub -> in ZEP gebuchte Fehlzeiten der Kategorie ‚Jahresurlaub‘

•Feiertage

Dabei gilt in ZEP: Ein Feiertag oder ganzer Fehltag wird mit der Anzahl Stunden bewertet, die als Regelarbeitszeit für den betreffenden Wochentag gilt.

Eine evtl. Überschreitung der monatlichen Stundenobergrenze wird in der Ansicht Mein ZEP>Projektzeiten (für Administratoren auch unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Administration>Projektzeiten) durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Projektzeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.

Task monatl./wöchentl. Obergrenzen:
Unter Administration>System>Scheduler>Tasks können sich Administratoren per E-Mail informieren lassen, wenn im Zeitraum der angegebenen Anzahl Monate in die Vergangenheit bis einschließlich dem aktuellen Monat eine Monats-Obergrenze überschritten ist

In welchen Auswertungen wird die Stunden-Obergrenze berücksichtigt?
In der Monatsendeauswertung wird bei Mitarbeitern (mit Stunden-Obergrenze), eine zusätzlich Tabelle "Einhaltung der monatlichen Stunden-Obergrenze" angezeigt. Unter Administration>Monatsabschluss werden Mitarbeiter, die ihre Stunden-Obergrenzen überschritten haben, mit einem Symbol gekennzeichnet.

Welche Auswirkungen hat diese Stunden-Obergrenze?
Wenn die Stunden-Obergrenze überschritten wird, informiert ZEP (Monatsendeauswertung, Monatsabschluss), es wird aber weder die Projektzeiterfassung der entsprechenden Mitarbeiter verhindert, noch der Monatsabschluss verboten.

Wenn es in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter gibt, die eine bestimmte Arbeitszeit pro Woche nicht überschreiten dürfen (Werkstudenten, ...), können für diese Mitarbeiter wöchentliche Stunden-Obergrenzen hinterlegt werden:

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters können Sie "ggf. wöchentliche Stunden-Obergrenzen" eintragen. Damit definieren Sie praktisch eine Maximalarbeitszeit pro Woche.

Wenn Sie ZEP ohne das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub verwenden, wird eine evtl. Überschreitung der wöchentlichen Stundenobergrenze in der Ansicht Mein ZEP>Projektzeiten (für Administratoren auch unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Administration>Projektzeiten) durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Projektzeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.
Die ermittelte Arbeitszeit in ZEP  (ohne das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub) setzt sich zusammen aus:

•Tatsächlich geleistete Arbeitszeit -> in ZEP Projektzeit

•Feiertage

Dabei gilt in ZEP: Ein Feiertag wird mit der Anzahl Stunden bewertet, die als Regelarbeitszeit für den betreffenden Wochentag gilt.

Wenn Sie ZEP mit dem Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen:
Die ermittelte Arbeitszeit in ZEP setzt sich zusammen aus:

•Tatsächlich geleistete Arbeitszeit -> in ZEP Projektzeit

•Krankheit -> in ZEP gebuchte Fehlzeiten der Kategorie "bezahlte Fehlzeit"

•Urlaub -> in ZEP gebuchte Fehlzeiten der Kategorie ‚Jahresurlaub‘

•Feiertage

Dabei gilt in ZEP: Ein Feiertag oder ganzer Fehltag wird mit der Anzahl Stunden bewertet, die als Regelarbeitszeit für den betreffenden Wochentag gilt.

Task monatl./wöchentl. Obergrenzen:
Unter Administration>System>Scheduler>Tasks können sich Administratoren per E-Mail informieren lassen, wenn im Zeitraum der angegebenen Anzahl Wochen in die Vergangenheit bis einschließlich der aktuellen Woche eine Wochen-Obergrenze überschritten ist.

Eine evtl. Überschreitung der wöchentlichen Stundenobergrenze wird in der Ansicht Mein ZEP>Projektzeiten (für Administratoren auch unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Administration>Projektzeiten) durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Projektzeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.

In welchen Auswertungen wird die Stunden-Obergrenze berücksichtigt?
In der Monatsendeauswertung wird bei Mitarbeitern (mit Stunden-Obergrenze), eine zusätzlich Tabelle "Einhaltung der wöchentlichen Stunden-Obergrenze" angezeigt. Unter Administration>Monatsabschluss werden Mitarbeiter, die ihre Stunden-Obergrenzen überschritten haben, mit einem Symbol gekennzeichnet.

Welche Auswirkungen hat diese Stunden-Obergrenze?
Wenn die Stunden-Obergrenze überschritten wird, informiert ZEP (Monatsendeauswertung, Monatsabschluss), es wird aber weder die Projektzeiterfassung der entsprechenden Mitarbeiter verhindert, noch der Monatsabschluss verboten.

Hier geben Sie die internen Kosten des Mitarbeiters an. Die Zahlenangabe für den Stundensatz benötigt ZEP für die Ertragsberechnungen in den Projektauswertungen und für die Abteilungsauswertungen bzgl. Kosten. In den Projekten des Mitarbeiters, können Sie auch einen (abweichenden) projektspezifischen internen Stundensatz eintragen. Für die Ertragsauswertungen dieser Projekte wird der entsprechende projektspezifische interne Stundensatz verwendet.

In diesen internen Stundensatz wird das jeweilige Gehalt und die sonstigen allgemeinen Kosten, anteilig pro Mitarbeiter, eingerechnet. Sonstige Kosten sind z.B. die Büromiete, Büroausstattung. ZEP berechnet dann in den Projektauswertungen aus diesen internen Kosten und den durch das Projekt erbrachten Leistungen den jeweiligen Ertrag des Projektes. Der „interne Stundensatz“ eines Mitarbeiters hat einen Gültigkeitszeitraum. Er gilt immer ab dem Datum, welches Sie unter „Gültig ab“ eingeben.

Als „Initialer interner Stundensatz“ ist „0,00“ ohne „Gültig ab“-Datum (d.h. dieser interne Stundensatz gilt seit Beschäftigungsbeginn“) bereits in Ihrem ZEP eingetragen. Der interne Stundensatz eines Mitarbeiters hat einen Gültigkeitszeitraum. Er gilt immer ab dem Datum, welches Sie unter Gültig ab eingeben.

Tipp:
In diesen internen Stundensatz rechnen Sie das jeweilige Gehalt und die sonstigen allgemeinen Kosten, anteilig pro Mitarbeiter, ein. Sonstige Kosten sind z.B. die Büromiete, Büroausstattung.

Ändert sich der interne Stundensatz, klicken Sie auf neuer interner Stundensatz und geben Sie an, ab wann welcher Betrag gelten soll.

Für die Berechnung der internen Kosten (Ertragsauswertungen), wird dann entsprechend der Gültigkeit der jeweilige interne Stundensatz herangezogen.

Mit Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub
Sie können für einen Mitarbeiter einen eigenen internen Stundensatz zur Berechnung der Rückstellungen für Urlaub hinterlegen. Für diesen zweiten internen Stundensatzsollten Sie nur das Gehalt berücksichtigen. Der zweite abweichende interne Stundensatz für Rückstellungen wird nur für die Berechnung der Urlaubsrückstellungen verwendet.

Währung des internen Stundensatzes:

Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen, dann gehört ein Mitarbeiter zu genau einer Abteilung und diese Abteilung hat u.U. eine eigene Währung. Der interne Stundensatz wird in dieser Abteilungswährung des Mitarbeiters angegeben.

Wenn Sie das Modul Abteilungen nicht einsetzen, dann wird der interne Stundensatz in der Basiswährung angegeben.

Vorsicht: wenn Sie die Abteilungswährung oder die Basiswährung ändern, werden interne Stundensätze nicht automatisch umgerechnet!

Sie können sich über den Untermenüpunkt Deckblatt alle Informationen zu dem Mitarbeiter anzeigen lassen.

Die Daten der Untermenüpunkte Daten, Beschäftigungszeiträume, Regelarbeitszeit und Interne Stundensätze werden hier angezeigt.

Im Untermenüpunkt Änderungshistorie können Sie die Änderungshistorie der Mitarbeiterdaten aufrufen. Dieser Menüpunkt ist nur dann zu sehen, wenn Sie in Administration>Einstellungen>Änderungshistorie die Einstellung „Änderungen von Mitarbeiterdaten aufzeichnen“ aktiviert haben.

Sie können die Ergebnisliste einschränken, wenn Sie eine bzw. mehrere Aktionen (Anlegen, Ändern, Löschen, E-Mail gesendet) selektieren und einen (oder mehr) Bereich(e) angeben.

Aktion E-Mail gesendet
Der gesamte Text der E-Mail, bestehend aus Empfänger, CC, BCC, Betreff, Inhalt und ggf. Dateinamen der Anhänge wird in der Spalte „neuer Wert“ angezeigt. Sie sehen jedoch erst einmal nur die ersten ca. 20 Zeichen. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, sehen Sie den gesamten Text in einem Tooltip.

Mails, die nicht durch ZEP, sondern durch Ihren lokalen Mail-Client versendet werden, sind hier natürlich nicht aufgeführt.