Der Benutzername ist der Name, mit dem sich der Mitarbeiter immer in ZEP anmelden wird.

Der Benutzername muss eindeutig innerhalb Ihres Unternehmens sein.

Sie können eine Kurzform des Namens einsetzen. Beachten Sie aber, dass der Name in einigen Auswertungen erscheinen wird, deshalb sind Spitznamen vielleicht nicht so sehr geeignet. Sie können über Administration>Einstellungen angeben ob der Mitarbeiter mit seinem Benutzernamen oder Nachname, Vorname oder Benutzername (Vorname Nachname) in Auswertungen angezeigt wird.

Sie können den Benutzernamen eines Mitarbeiters ändern (nur für Administratoren). Im Menüpunkt Daten eines Mitarbeiters können Sie mit "Bearbeiten" die Daten zum Ändern aufrufen.

•Klicken Sie auf das Stift-Symbol über dem Benutzernamen

•Geben Sie den neuen Benutzernamen ein und klicken Sie auf "Ausführen".

•Um die Änderung zu speichern, müssen Sie auch den Dialog "Mitarbeiter ändern" mit "Speichern" beenden.

Achtung: Wenn Sie den Benutzernamen ändern, wird diese Änderung sofort wirksam! In ZEP gibt es nun nur noch den aktuellen Benutzernamen
Bitte informieren Sie den Mitarbeiter nach erfolgter Änderung, dass er sich in ZEP und den Apps abmelden und erneut anmelden muss um Probleme bei der Arbeit mit ZEP zu vermeiden.

Wird ein "Neuer Mitarbeiter" angelegt oder bei einem bestehenden Mitarbeiter das Kennwort zurückgesetzt, erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit seinem Benutzernamen und einem Link, um sein Kennwort zu setzen. Bitte beachten Sie: aus Sicherheitsgründen ist der Link nur 24 Stunden gültig.
Ebenso verhält es sich bei einem Kundenansprechpartner, der einen Zugang zum ZEP-Ticket-System erhalten soll.

Oder
Wenn Sie die Option: "Kennwort eingeben" wählen, geben Sie als Administrator hier ein Kennwort ein und bestätigen es. An den Mitarbeiter wird keine E-Mail versendet.

Berechtigungstufen der Mitarbeiter: Wählen Sie die entsprechende Berechtigung für den Mitarbeiter aus. Die Benutzerrechte in ZEP im Detail:

User

•Zeiten und Belege projektbezogen erfassen. Eingaben und Korrekturen (im festgelegtem Zeitrahmen)

•Auswertungen über alle selbst erfassten Daten

User mit Zusatzrechten (zusätzlich)

•Informationen zu Kunden

•weitere Rechte im Zusammenhang mit dem ZEP Modul "Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub"; siehe unten.

Projektcontroller (zusätzlich)

•sieht alle Projekte ohne dem Projekt zugeordnet sein zu müssen

•sieht die meisten Projektauswertungen, inkl. Projektumsatz, Planzahlen und Budget, Ressourcenplanung (sieht keine Ertragsauswertungen)

•(nur mit Modul Faktura: sieht Gesamtstatus Faktura, ohne die Checkbox "interne Kosten anzeigen")

•sieht welche Abteilungen es gibt (hat alle zur Auswahl bei den Projektauswertungen)

•sieht alle Angebote und Vorlagen, darf aber nicht bearbeiten/ändern (außer er ist Angebots-Bearbeiter)

•sieht alle Preise und Tickets (ausgehend von den Projekten) inkl. Planzahlen (wie Controller)

•Dokumentenverwaltung: sieht Projektdokumente (aber keine Mitarbeiterdokumente und keine Kundendokumente)

•globale Suche: alle Projekte und Kunden, aber keine Mitarbeiter!

Controller (zusätzlich)

•Mitarbeiter- und Projektauswertungen: über alle Mitarbeiter und alle Projekte

•Projektplanung: Leseberechtigung für alle Projekte (Deckblatt)

•Format anpassen und Zahlungsdokumentation erstellen

•Mitarbeiterverwaltung: Leseberechtigung für alle Mitarbeitern (Deckblatt)

•Kundenverwaltung: Leseberechtigung für alle Kunden (Deckblatt)

Administrator (zusätzlich)

•Basisdaten verwalten

•Erfasste Zeiten/Belege aller Mitarbeiter korrigieren

•Zentrale Erfassung

•Alle Auswertungen

•Projektplanung, Mitarbeiter- und Kundenverwaltung

Rechte auf Projektebene
Immer wenn Sie einen Mitarbeiter einem Projekt zuweisen, entscheiden Sie, ob er in diesem Projekt Projektleiter oder nur Projektmitarbeiter sein soll. Wenn ein User oder User mit Zusatzrechten in einigen Projekten Projektleiter ist, erweitern sich seine Rechte bzgl. diesen Projekten.

•Projektleiter (ZEP-Benutzerrecht: "User")

   -  projektbezogene Auswertungen außer Ertragsauswertungen

•Projektleiter (ZEP-Benutzerrecht: "User mit Zusatzrechten")

   - Projektplanung

   - projektbezogene Auswertungen außer Ertragsauswertungen

   - Informationen zu Kunden

   - weitere Rechte im Zusammenhang mit dem ZEP Modul "Faktura".

Geben Sie hier die Standard-Preisgruppe des Mitarbeiters an. Diese ist später bei der Projektplanung, wenn Sie (oder der betreffende Projektleiter) die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Projekt vornehmen, bereits voreingestellt, kann aber auch wieder individuell geändert werden.

Wenn der Mitarbeiter als Sprache "-Standard-" eingestellt hat, gilt für ihn die Sprache, die unter Administration > Einstellungen Allgemein eingestellt wurde.

Wenn für einen Mitarbeiter nicht die Standard-Sprache, sondern fest eine andere Sprache gelten soll, dann kann dies in der Mitarbeiterverwaltung eingestellt werden.

Jeder Mitarbeiter kann seine eigene Sprache wählen:

Über den Menüpunkt Profil kann jeder Mitarbeiter mit dem Link [Sprache ändern] seine Sprache einstellen.

Die Anmelde-Seite wird dann weiterhin in der Standard-Sprache angezeigt, nach dem Anmelden wird der Benutzer ZEP in seiner Sprache sehen.

Ordnen Sie den Mitarbeiter einer Abteilung zu.

•Pers-Nr

•Kurzzeichen

•Anrede

•Titel

•Vorname

•Nachname

•Strasse, PLZ, Ort, Land

•Geburtstag

•E-Mail

•Telefon/Fax/Handy

•Bank, Konto-Nr, BLZ, IBAN, BIC

Geben Sie hier die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.
An diese Adresse werden die von ZEP automatisch versendeten E-Mail an diesen Mitarbeiter gesendet.

Bitte beachten Sie:
Da Kalenderfunktionalitäten wie z.B. "Freigaben" über die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters definiert sind, empfehlen wir Ihnen nur eine E-Mail-Adresse pro Mitarbeiter einzugeben, ebenso sollte die E-Mail-Adresse spezifisch für den Mitarbeiter sein, d.h. Sie sollten es vermeiden bei mehreren Mitarbeitern die gleiche E-Mail-Adresse zu verwenden.

Diese Einstellung ist nur relevant ab ZEP Compact mit dem Modul Reisekosten und der Einstellung "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen: Deutschland bzw. Österreich".  

Geben Sie an, ob für diesen Mitarbeiter Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) berechnet werden sollen oder nicht.

Wenn Sie für einen Mitarbeiter die Berechnung der VMA einschalten "Ja" (d.h. die Checkbox ist aktiviert), hat das folgende Auswirkungen:

•es werden in der Kostenabrechnung des entsprechenden Mitarbeiters die entstandenen VMA aufgeführt

•implizit entstehen in Projekten VMA  als interne Kosten in den Ertragsauswertungen

•implizit werden VMA im Kostenexport exportiert (Modul Export für Buchhaltung)

Auswirkungen auf die Berechnung der VMA an das Projekt:

•es werden je nach Reiseeinstellungen des Projekts Anreisepauschalen und VMA berechnet

Wenn Sie für einen Mitarbeiter die Berechnung der VMA ausschalten "Nein" (d.h. die Checkbox ist nicht aktiviert), hat das folgende Auswirkungen:

•es werden in der Kostenabrechnung des entsprechenden Mitarbeiters keine VMA aufgeführt

•implizit entstehen in Projekten keine VMA  als interne Kosten in den Ertragsauswertungen

•implizit werden keine VMA im Kostenexport exportiert (Modul Export für Buchhaltung)

Auswirkungen auf die Berechnung der VMA an das Projekt:

•es werden je nach Reiseeinstellungen des Projekts Anreisepauschalen und VMA berechnet (auch wenn der entsprechende Mitarbeiter keine VMA erhält)

Besonderheit für Österreich:
Wenn Sie das Berechnungsverfahren für Österreich eingestellt haben, können Sie je Mitarbeiter einstellen, ob für diesen Mitarbeiter die 24-Stunden-Regelung oder die Kalendertag-Regelung gilt.
Bitte beachten Sie:
Die mitarbeiterspezifische Einstellung betrifft nur die "interne" Abrechnung der Verpflegungsmehraufwendungen (Interne Kosten, Ertragsauswertung, Kostenabrechnung) des Mitarbeiters. Für die externe Berechnung (Projekt) wird immer der Standard aus Administration>Einstellungen>Verpflegungsmehraufwendungen herangezogen.

Einstellung Ja
Für diesen Mitarbeiter kann ein Administrator unter Mitarbeiter>Auswertungen>Projektzeiten-Importeiern Projektzeiten via Excel importieren.
Unter Mein ZEP>Auswertungen>Projektzeiten-Import  kann dieser Mitarbeiter selbst seine Projektzeiten importieren.

Ordnen Sie optional eine oder mehrere Kategorien zu diesem Mitarbeiter zu.

Tragen Sie optional eine Bemerkung zu diesem Mitarbeiter ein.

Hier können Sie sehen, bis zu welchem Datum der entsprechende Mitarbeiter seine ZEP-Daten freigegeben hat.
Ein Administrator kann dieses Freigabedatum hier ändern bzw. auf "kein Eintrag" umstellen.

Wo gibt ein Mitarbeiter dieses "Freigegeben bis Datum" ein?
In der Projektzeittabelle unter Mein ZEP>Projektzeiten ist in der Zeile mit der KW-Angabe das zuletzt eingegebene "Freigegeben bis Datum" zu finden.

Anschließend können Mitarbeiter ihre Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.
In der Administration sind weiterhin alle Änderungen möglich. Ein Projektleiter kann weiterhin Projektzeiten und Belege innerhalb seiner Projekte umbuchen.
Wenn ein Mitarbeiter ein Freigabedatum eingetragen hat, kann er dieses nicht mehr rückgängig machen!

Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, kann ein ZEP-Administrator es hier im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters jederzeit korrigieren.

Wo wird dieses Freigabedatum angezeigt:
Ein Projektleiter sieht in seinem Projekt unter Projektmitarbeiter in der Tabelle jeweils ein Symbol für das Freigabedatum. Dieses Symbol ist blau , wenn die Freigabe später als Beginn des Auswertungszeitraums ist (also z.B. wenn Projektmitarbeiterzuordnung für den Oktober angezeigt wird, dann sind die Symbole blau wenn die Freigabe 1. Oktober oder später ist), sonst grau . Per mouseover ist das genaue Freigabedatum zu sehen.

Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter>Verwaltung sehen und unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Daten sehen und ändern. Wenn Sie zusätzlich das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen, sehen Sie unter Administration>Monatsabschluss das grau-blaue Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol.

Ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Abteilungen) sieht bzw. bearbeitet das Freigabedatum unter Abteilungen>Mitarbeiter. Wird zusätzlich das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub genutzt, kann der Abteilungsleiter unter Abteilung>Mitarbeitersperren die Freigabedaten (grau-blaues Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol) der Mitarbeiter sehen.

Erlauben Sie für diesen Mitarbeiter eine zusätzliche nachträgliche Erfassung seiner Projektzeiten und ggf. Belege weiter in die Vergangenheit, z.B. wenn dieser Mitarbeiter längere Zeit auf Reisen ist und keinen Internet-Zugang hat.

Geben Sie an, wie viele Tage zusätzlich die rückwärtige Erfassung von Projektzeiten bzw. Belegen, erlaubt ist. Diese abweichende Einstellung können Sie auch zeitlich befristen.
Bitte beachten Sie: Die Einstellung beim Mitarbeiter gilt zusätzlich zu der Einstellung unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege.