Geben Sie hier an, ab welchem Monat das Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmodul in ZEP eingeführt wurde.

Beachten Sie dabei:

•Ab diesem Monat müssen die Mitarbeiter alle Ihre Arbeitszeiten vollständig erfassen, sonst werden Fehlzeiten berechnet.
Beispiel:
Wenn Sie im Januar eines Jahres zum Test nur ein paar wenige Zeiten erfasst haben, aber erst ab Februar ZEP richtig einsetzen: dann geben Sie den Februar des Jahres als Einführungszeitpunkt des Urlaubsmoduls an.

•Geben Sie für für jeden einzelnen Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung die Vorjahresüberstunden und den Urlaubsanspruch für das aktuelle Geschäftsjahr an ("aktuell" bedeutet in diesem Fall ab Einführung des Zusatzmoduls).

•Sie sollten ab diesem Datum regelmäßig den Monatsabschluss durchführen.

•Wenn Sie Ihre Fehlzeiten bisher mit einem "Projekt Abwesenheiten" verwaltet haben, dürfen Sie ab der Einführung des Zusatzmoduls keine Zeiten mehr auf dieses Projekt buchen.

Geben Sie an, mit welchem Monat ihr Geschäftsjahr abgeschlossen wird. Dieses Datum hat Auswirkungen auf den Zeitpunkt des Urlaubsanspruch der Mitarbeiter, wenn Sie in der Einstellung zum Urlaubsjahr folgendes eingeben: Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres

Einstellung Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres: das Urlaubsjahr entspricht dem Geschäftsjahr.

Einstellung Für jeden Mitarbeiterbeginnt der Jahresurlaubsanspruch zu einem anderen Datum (i.A. Eintrittsdatum, üblich in Österreich): das Urlaubsjahr entspricht dem Mitarbeiterjahr

ab Berechtigungsstufe User, User mit Zusatzrechen oder Administrator/Controller. Damit geben Sie an, ob Mitarbeiter mit dem entsprechenden Recht ihre Fehlzeiten selbst eintragen dürfen.

Geben Sie an, ob Mitarbeiter ihre Fehlzeiten "rückwirkend" in der Vergangenheit eintragen dürfen.

Definieren Sie hier, ob ein Benutzer Zeiten auf einen Tag buchen darf, den er als ganzen Fehltag definiert hat.

Sie können hier angeben, dass eine Mail versendet wird, wenn ein Mitarbeiter mehr als eine von Ihnen definierte Menge an Überstunden gemacht hat.

E-Mail bei Erreichen einer Anzahl von Überstunden

Wenn Sie einstellen "Ab dieser Anzahl Überstunden pro Tag:" und eine Anzahl x angeben, dann gilt: Wenn ein Mitarbeiter seine Zeit erfasst und dadurch die Anzahl Überstunden an diesem Datum die Anzahl x übersteigt, dann wird eine E-Mail versendet.

Empfänger der e-Mail ist

•der Abteilungsleiter der Abteilung des Mitarbeiters.

•Wenn es keinen Abteilungsleiter gibt oder wenn zum Abteilungsleiter keine E-Mail-Adresse angegeben ist, dann wird eine E-Mail an einen Abteilungsleiter einer übergeordneten Abteilung versendet.

•Wenn auch auf diesem Wege keine E-Mail versendet werden konnte, dann wird die E-Mail an alle Administratoren versendet.

Ausnahme: Freie Mitarbeiter und gelegentlich arbeitende Hilfskräfte werden in ZEP üblicherweise mit der Regelarbeitszeit 0 verwaltet. Deshalb gibt es in ZEP die Regelung: Wenn der Mitarbeiter an jedem Wochentag die Regelarbeitszeit 0 hat, wird keine Überstundenbenachrichtigung versendet.

Sie können den Text der E-Mail nach Ihren Vorstellungen anpassen: Unter Administration>Stammdaten>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub>Mailvorlagen in der Tabelle Überstunden-Mailvorlagen die Zeile mit der Bezeichnung 'Überstunden-Benachrichtigung'.

Sie können hier als Voreinstellung die Option aktivieren,den aktuellen Tag in den Auswertungen Mitarbeiter>Auswertungen>Monatsende, Zeitnachweis Übersicht, Arbeitszeitenübersicht und (bei Einsatz des Moduls "Abteilungen") der Auswertung Abteilung>Auswertungen>Zeiten als Ende des Zeitraums einzustellen. Wenn Sie eine dieser Auswertungen aufrufen, wird in der Vorbelegung des Zeitraums der aktuelle Tag als Zeitraumende angegeben D.h. die Berechnung der Überstunden des aktuellen Monats erfolgt bis einschließlich aktuellen Tag. Sie können den Zeitraum jederzeit beliebig (anders) einstellen, ausgewertet wird immer der komplette eingestellte Zeitraum.

Wenn Sie regelmäßig Monatsabschlüsse durchführen (was wir Ihnen auch empfehlen), haben Sie die Sicherheit, dass die Mitarbeiter die Zeiten des betreffenden Monats nicht mehr ändern können. Außerdem werden einige Auswertungen schneller sein.

In diesen Auswertungen wird ein Hinweis angezeigt, falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt.

Stellen Sie hier ein, nach wie vielen Monaten der Hinweis angezeigt werden soll. Die Zahl muss zwischen 1 und 12 sein.

Genehmigungspflichtige Fehlgründe können grundsätzlich nur von Administratoren bzw. mit dem Modul Abteilungen, von Abteilungsleitern genehmigt werden. Die Mitarbeiter können einen Antrag auf Genehmigung von Fehlzeiten per E-Mail stellen.

Geben Sie hier durch „Häkchen“ an, wer den Urlaubsantrag der Mitarbeiter per E-Mail empfangen soll. In den meisten Fällen wird dies der Administrator sein, der ja auch die Anträge genehmigen kann. Zusätzlich können Sie beliebig weitere Empfänger-Adressen (z.B. Personalverantwortlicher) eintragen, getrennt durch Leerzeichen, Komma oder Semikolon (je nach Angabe unter Einstellungen>E-Mail). Zusätzlich wird der Antrag immer auch an die Empfänger gesendet, die in der Mailvorlage in den Stammdaten explizit angeben sind.

Mit Modul Abteilungen:
Hier stehen zusätzlich Abteilungsleiter und Abteilungsleiter übergeordneter Abteilungen als Empfänger zur Auswahl. Diese Einstellung gilt für alle Abteilungen, wenn Sie auf Abteilungsebene keine anderen Einstellungen machen. (Abteilungsspezifische Einstellungen siehe Abteilungsdaten: Überstd., Fehlzeiten, Urlaub.)

Bitte beachten Sie:
Wenn Sie angegeben haben "Ein Abteilungsleiter darf seine eigenen Fehlzeiten genehmigen: Nein", erhält der Abteilungsleiter keine E-Mail zur Genehmigung seines Antrags. D.h. es kann u.U. möglich sein, dass es keinen Empfänger (aus der Liste) gibt, der entsprechend der Angaben benachrichtigt werden kann. In diesem Fall gilt folgendes Verfahren: der Fehlzeitenantrag wird an Abteilungsleiter übergeordneten Abteilungen, Administratoren bzw. an zusätzliche Empfänger gesendet.

Bitte beachten Sie:

Ein Administrator (und Abteilungsleiter, bei entsprechender Einstellung) kann eigene Fehlzeitenanträge selbst genehmigen. Diese Anträge erscheinen dann nicht unter Mitarbeiter > Auswertungen > Überstd., Fehlzeiten, Urlaub > Fehlzeitenanträge. Sollten Sie also einen Fehlzeitenantrag suchen, und ihn dort nicht finden, bedeutet dies, dass der entsprechende Mitarbeiter sich den Antrag selbst genehmigt hat.

Geben Sie hier an, ob die Mitarbeiter bei der Beantragung Ihrer Fehlzeiten die Empfänger des E-Mail-Antrags sehen und bearbeiten können dürfen.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter haben, deren Arbeitsvertrag eine Regelung zu mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden enthält, können Sie hier die Einstellung

inklusiv-Überstunden vom monatlichen Stundensaldo abziehen aktivieren.

Wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben, können Sie unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter als Voreinstellung für neue Mitarbeiter einen Wert und eine Berechnungsart für die mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat angeben. Diese Werte werden dann für einen euen Mitarbeiter automatisch übernommen.

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines ausgewählten Mitarbeiters können Sie die Voreinstellung individuell anpassen.

Sie können hier einen Text vorbelegen, der in der Bemerkung des Fehlzeitenantrags angezeigt wird. Dieser Text ist nur eine Vorbelegung und kann von jedem Mitarbeiter in seinem Fehlzeitenantrag editiert werden.

Geben Sie hier an ob, dass Mitarbeiter ihre aktuellen Überstundensaldo unter Mein ZEP>Auswertungen im Fehlzeitenkalender, in der Monatsendeauswertung und im Zeitnachweis Übersicht sehen dürfen.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter in ZEP sehen, warum Überstunden oder Urlaubstage abgeglichen wurden, können Sie das hier optional einstellen. Wenn Sie hier "Ja" angegeben haben, sehen die Mitarbeiter in ihrer Monatsendeauswertung die Bemerkung, die Sie unter Mitarbeiter>Überstunden, Urlaubstage beim Abgleich von Überstunden/Urlaubstagen eingegeben haben.

Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren

Mit Einstellung "Nein" werden Zuschläge, die unter Administration>Stammdaten>Feiertage eingetragen sind in der Monatsendeauswertung ausgewiesen. Sie werden nicht in Zeitzuschläge umgerechnet.

Mit Einstellung "Ja":

•Werden alle Zuschläge, die unter Administration>Stammdaten>Feiertage eingetragen sind, zu Zeitzuschlägen.

•Unter Stammdaten>spezielle Zeiten können Sie für jeden Eintrag ein Feld "Zuschlag in Prozent" erfassen.

•Unter Stammdaten>spezielle Zeiten können Sie eine spezielle Zeit an Feiertagen definieren.
Bsp.: Feiertags von 0.00 Uhr - 6.00 Uhr 50%. D.h. wird nun an einem Feiertag mit Zuschlag 100% in der Zeit zwischen 0.00 Uhr und 6.00 Uhr eine Zeit erfasst, wird zusätzlich zum Zuschlag von 100% auch der Zuschlag von 50% berücksichtigt (150% Zuschlag).

•In der Monatsendeauswertung eines Mitarbeiters werden in der Monatsübersicht für Feiertage und jede spezielle Zeit jeweils eine Spalte Zeitzuschlag angezeigt und zusätzlich eine Spalte für die Summe der Zuschläge.

•In der Monatsendeauswertung wird in der Tabelle Jahresübersicht zusätzlich die Spalte Stundenzuschläge angezeigt.

•In der Auswertung Überstunden, Urlaubstage werden die Stundenzuschläge in einer zusätzlichen Spalte angezeigt.

•In allen Auswertungen mit internen Kosten werden die Zeitzuschläge mit dem internen Stundensatz des Mitarbeiters eingerechnet (Projektstand Ertrag, Gesamtstatus Ertrag und Interne Kosten).

Bitte beachten Sie: Die Einstellung "Ja" ist eine globale Voreinstellung, sie kann je Mitarbeiter auch ausgestellt werden.

Bitte beachten Sie: Zeitzuschläge werden ab dem Datum der "Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls" bzw. letzten ausgeführten Monatsabschluss berechnet!

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die keine Überstunden und ggf. Zeitzuschläge angerechnet bekommen sollen, weil Überstunden im Gehalt enthalten sind oder weil sie Freiberufler sind und entsprechend ihrer geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden, dann können Sie in den Daten bei jedem Mitarbeiter einstellen, ob für diesen Mitarbeiter Überstunden und Zeitzuschläge berechnet und ausgewiesen werden sollen. (Zeitzuschläge werden nur betrachtet, wenn unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub die Checkbox "Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren" aktiviert ist ("Ja").)
Bei Mitarbeitern, bei denen die Berechnung der Überstunden (und ggf. Zeitzuschläge) abgeschaltet ist (in Daten eines Mitarbeiters: "Überstunden und Zeitzuschläge berechnen und anzeigen = Nein"), werden in den Auswertungen die Tabellen bzw. Angaben zu Überstunden und Zeitzuschläge ausgeblendet

Wenn Sie hier "Ja" einstellen ändern sich folgende Auswertungen:

Monatsendeauswertung
statt der Spalte "effektive Stunden" gibt es die Spalte "auszahlbare Stunden". Auszahlbare Stunden sind die Summe aus:

•Arbeitsstunden und

•bezahlter Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) und

•Feiertagsstunden und  

•Zuschlag (spezielle Zeiten) und

•abzüglich ggf. Pausenregelung (nicht eingehaltene Pausen).

Jahresübersicht
Zusätzliche Spalte "auszahlbare Stunden" (pro Monat).

Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht:
Neue Spalte "Auszahlbare Stunden Saldo"

Geben Sie optional an, ob und wann nicht genommener Resturlaub aus dem abgelaufenen Urlaubsjahr automatisch beim Monatsabschluss verfällt.

Immer im Folgejahr im Monat [Monat]
Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie angeben, bei welchem Abschluss eines Monats dieser Automatismus ausgelöst wird. Wenn Sie z.B. den März einstellen, wird ZEP beim Abschluss des Monats März alle alten Urlaubstage des Vorjahres (wenn ein Vorjahr existiert!) automatisch löschen. Im Menüpunkt Abgleich eines gewählten Mitarbeiters, wird dieser automatisch gelöschte Resturlaub angezeigt.

Bitte beachten Sie: das Löschen von nicht genommenem Resturlaub funktioniert nur, wenn ein Vorjahr existiert.
Beispiel: Wenn die Einführung dieses Moduls am 1.1.2017 erfolgt, dann kann ZEP den Resturlaub des Vorjahrs nicht ermitteln, der automatische Abzug wird erst ab dem nächsten Jahr 2018 funktionieren.

oder

Immer [Anzahl] Monate nach Ende des Urlaubsjahres
Die Variante mit der Anzahl Monate ist insbesondere dann zu verwenden, wenn die Österreichische Variante, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Urlaubsjahr seit Eintrittsdatum hat, eingestellt wird. Funktioniert aber auch bei Urlaubsjahr=Kalenderjahr und ist dann nützlich wenn der Urlaub nicht im Folgejahr sondern erst später verfallen soll.

Hinweis: ein Verfall entsteht immer nur beim Monatsabschluss des betreffenden Monats, der hier eingestellt ist. Wenn der Monat noch nicht abgeschlossen wurde, sieht man auch keinen Verfall.

Wenn die Einstellung nachträglich verändert wird, ändert sich nichts mehr für die bereits abgeschlossenen Monate.

Geben Sie hier durch „Häkchen“ an, dass nur ein Administrator genehmigte Fehlzeiten ändern darf

Aktivieren Sie die Checkbox ("Ja"), können Mitarbeiter, die "User" sind, diese Auswertung nicht sehen.
Bei Einstellung "Nein", können alle Mitarbeiter die Fehlzeitenübersicht sehen.

Geben Sie hier durch „Häkchen“ an, ob ein Abteilungsleiter seine eigenen Fehlzeiten genehmigen darf.