Es gibt fünf Kategorien von Fehlgründen, die sich wie folgt unterscheiden:

•Jahresurlaub
Jeder eingetragene Urlaubstag wird vom Urlaubsanspruch des MA abgezogen, egal welche Regelarbeitszeit zu dem Wochentag definiert ist, also auch bei 0 Regelarbeitszeit.
Ein Urlaubstag = dem Wochentag entsprechende Stundenzahl wird dem Stundenkonto gutgeschrieben
Urlaub mit Angabe der Uhrzeit: wird entsprechend der Regelarbeitszeit des Wochentags in Tage umgerechnet und vom Urlaubsanspruch abgezogen.

•Bezahlte Abwesenheit, z.B. Krankheit
Beispiel: Ein Krankheitstag = dem Wochentag entsprechende Stundenzahl wird dem Stundenkonto gutgeschrieben.

•Unbezahlte Abwesenheit, z.B. krank ohne Lohnfortzahlung, Erziehungszeit
Beispiel: Ein Tag krank ohne Lohnfortzahlung = dem Wochentag entsprechende Stundenzahl wird von der SOLL-Arbeitszeit abgezogen.

•Gleitzeit
Lediglich informativ.

•Abwesenheitsdokumentation, z.B. Homeoffice
Informativ, aber keine "echte" Fehlzeit.
Die Pausenregelung mit Kernzeit gilt an Tagen mit "Abwesenheitsdokumentation".
Bei Einstellung "Zeiterfassung auf ganzen Fehltag möglich = Nein" ist für die Fehlgrundkategorie "Abwesenheitsdokumentation" trotzdem die Erfassung von Projektzeiten erlaubt (im Gegensatz zu allen anderen Fehlzeiten). Und umgekehrt, die Erfassung der Fehlgrundkategorie "Abwesenheitsdokumentation" ist auch auf einen Tag möglich, an dem bereits Projektzeiten gebucht sind. Die Fehlgründe der Kategorie "Abwesenheitsdokumentation" sind für alle Mitarbeiter zu sehen, auch wenn sie aufgrund der Berechtigung die anderen Fehlgründe nicht sehen.(Hintergrund: die Mitarbeiter können sehen, dass der Kollege z.B. HomeOffice macht oder beim Kunden ist und nur deshalb physisch nicht anwesend ist, er aber arbeitet und z.B. telefonisch erreichbar ist.) Die Fehlgründe der Kategorie "Abwesenheitsdokumentation" können auch an Wochenenden, Feiertagen und Nicht-Arbeitstagen im Kalender eingetragen werden.
Bitte beachten Sie: zur "Abwesenheitsdokumentation" können andere Fehlgründe zusätzlich erfasst werden, z.B. Homeoffice ganzer Tag und Urlaub 50%.

Für alle Fehlzeiten gilt: An Nicht-Arbeitstagen/Feiertagen können keine Fehlzeiten eingetragen werden, Ausnahme: Abwesenheitsdokumentation.

Sie können für jeden Fehlgrund eine Farbe auswählen, in dieser Farbe wird der Fehlgrund dann im Kalender angezeigt. Bitte beachten Sie, nur ein Administrator bzw. Controller kann diese Farben und damit unterschiedlichen Fehlgründe in Auswertungen sehen.

Sie können die Kurzform des Fehlgrunds umbenennen: klicken Sie auf das Symbol geben die neue Kurzform ein und speichern sie.

Sie können Fehlgründe in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: klicken Sie auf "deutsch", geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf "englisch", geben Sie die englische Bezeichnung an, klicken Sie auf "französisch", geben Sie die französische Bezeichnung an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.

Sie können für jeden Fehlgrund angeben, ob er "genehmigungspflichtig" ist.
D.h. Fehlzeiten mit diesem Fehlgrund müssen von einem Administrator (ggf. Abteilungsleiter) genehmigt werden.
Optional können Sie einstellen, ob der Mitarbeiter per E-Mail über die Genehmigung bzw. Aufhebung der Genehmigung seiner Fehlzeit informiert werden soll (Default-Eistellung: Ja).

Sie können für jeden Fehlgrund zusätzlich angeben "Jeder Mitarbeiter darf Fehlzeiten selbst erfassen".
Damit steuern Sie, ob ein Mitarbeiter diesen Fehlgrund in seinem Fehlzeitenkalender zur Auswahl hat (Option "Ja") oder ob nur ein Administrator bzw. Abteilungsleiter diesen Fehlgrund erfassen darf (Option "Nein"), Erfassung dieses Fehlgrunds ist dann nur möglich über Mitarbeiter>Administration>Kalender.
Beispiel: der Fehlgrund "Krank mit Lohnfortzahlung" soll nicht von den Mitarbeitern, sondern nur von Benutzern mit Administratorrechten eingegeben werden können.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie diese Option mit "Nein" angeben, haben alle Mitarbeiter, auch Administratoren und ggf. Abteilungsleiter, den entsprechenden Fehlgrund unter Mein ZEP>Kalender in ihrem Kalender nicht zur Auswahl! Aber natürlich können Administratoren und ggf. Abteilungsleiter diesen Fehlgrund für sich unter Mitarbeiter>Administration>Kalender auswählen und eintragen.

Zusätzlich können für jeden Fehlgrund angeben, mit welcher "Fehldauer" er angegeben werden kann.
Immer aktiviert ist "Ganzer Tag", ob ein Fehlgrund auch mit "50%" bzw. mit der Angabe der "Uhrzeit" gebucht werden darf, können Sie hier optional für jeden Fehlgrund hinterlegen.

Sie können für jeden Fehlgrund angeben, ob die Kurzform öffentlich sichtbar sein soll, d.h. alle Mitarbeiter sehen dann jeweils in den ihnen freigegebenen Kalendern anderer Mitarbeiter auch den Fehlgrund des anderen Mitarbeiters, sowie in der Auswertung Fehlzeitenübersicht.

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Fehlzeiten-Mailvorlagen, Fehlzeitenantrag-Mailvorlagen und die Überstunden-Mailvorlagen anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu versenden

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte "Testversand (an eigene E-Mail-Adresse)" auf "deutsch"/"englisch"/"französisch" , dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.

Spezielle interne Zeiten sind frei definierbare Zeitabschnitte, die in der Mitarbeiterauswertung "Monatsende" berücksichtigt und angezeigt werden.

Die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, die in diesen "Speziellen internen Zeiten" anfallen, werden entsprechend in der Mitarbeiterauswertung "Monatsende" aufgeführt.

Mit Einstellung "Nein" bei Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren (unter Administration>Einstellung>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub):

•Geben Sie eine Bezeichnung für die spezielle interne Zeit an (z.B.: Samstag, Sonntag, Nachtzeit,...)

•Wählen Sie den Tag aus, an dem diese spezielle interne Zeit anfällt.

•Geben Sie den Zeitraum (innerhalb des ausgewählten Tags) an, für den die speziellen internen Zeiten gelten.

•Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern".

Tipp:
Wenn Sie z.B. eine spezielle interne Zeit definieren möchten von 23:00 Uhr des einen Tages bis 6:00 Uhr des folgenden Tages, müssen Sie dies in zwei Schritten machen, z.B.:
Schritt 1: Bezeichnung: "Nachtzeit", Mo-Fr und Feiertag, 23:00 - 24:00 Uhr, Speichern
Schritt 2: Bezeichnung ebenfalls: "Nachtzeit", Mo-Fr und Feiertag, 0:00 - 6:00 Uhr, Speichern
In der Auswertung "Monatsende" wird dann eine Spalte "Nachtzeit" angezeigt und beinhaltet Arbeitszeiten, die zwischen 23:00 Uhr des einen und 6:00 Uhr des folgenden Tags angefallen sind.

Mit Einstellung "Ja" bei Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren:

•können Sie für jeden Eintrag ein Feld "Zuschlag in Prozent" erfassen.

•können Sie eine spezielle Zeit an Feiertagen  (Bsp. "Nachtzeit", s.o.) definieren, die zu dem Feiertagszuschlag (unter Stammdaten>Feiertage) addiert wird.
Bsp.: Feiertags von "0:00 - 6:00" Uhr 50% und von "23:00 - 24:00" (Nachtzeit) Uhr 50%. D.h. wird nun an einem Feiertag mit Zuschlag 100% in der Zeit zwischen 0.00 Uhr und 6.00 oder zwischen 23.00 und 24.00 Uhr eine Zeit erfasst, wird zusätzlich zum Zuschlag von 100% auch der Zuschlag von 50% berücksichtigt (150% Zuschlag).

•In der Monatsendeauswertung eines Mitarbeiters werden in der Monatsübersicht für Feiertage und jede spezielle Zeit jeweils eine Spalte Zeitzuschlag angezeigt und zusätzlich eine Spalte für die Summe der Zuschläge.

•In der Monatsendeauswertung werden in der Tabelle Jahresübersicht zusätzlich die Spalte Stundenzuschläge angezeigt.

•In der Auswertung Überstunden, Urlaubstage werden die Stundenzuschläge in einer zusätzlichen Spalte angezeigt.

Bitte beachten Sie: Zeitzuschläge werden ab dem Datum der "Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls" bzw. letzten ausgeführten Monatsabschluss und in Abhängigkeit der Gültigkeit der Liste von Speziellen Zeiten berechnet!

Sie geben an, ab welchem Datum die Liste von speziellen Zeiten gültig ist.
Immer wenn Sie ab einem bestimmten Datum eine neue Liste für spezielle Zeiten für Ihr Unternehmen festlegen, geben Sie dies auch in ZEP als neue Liste von speziellen Zeiten mit neuem Gültigkeitsbeginn ein.