Hier erhalten Sie für den eingestellten Zeitraum, einen Überblick über die Gutschriften für Ihre freien Mitarbeiter mit Gutschrift. Sie können auswählen, in welcher Währung die Gutschriften angezeigt werden sollen.

Gutschriften
Liegen im gewählten Zeitraum bereits erstellte Gutschriften vor, werden diese in der Tabelle "Gutschriften" aufgelistet:

•Pro Zeile wird das Interne Arbeitsentgelt, die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege ("Belege gesamt" sind alle Belege, die der Mitarbeiter erfasst hat, "Belege Erstattung" ist der Betrag, der dem Mitarbeiter aufgrund privater Vorbezahlung zu erstatten ist). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

•Mit Klick auf das Symbol können Sie die Gutschrift herunterladen, mit können Sie sie löschen,

•Wenn Sie auf den Mitarbeiternamen klicken, gelangen Sie in das Menü des Mitarbeiters.

•Wenn Sie auf den aufgeführten Zeitraum klicken, gelangen Sie zu dem entsprechenden Mitarbeiter in den Menüpunkt "Gutschriften", hier ist der Zeitraum bereits entsprechend voreingestellt. Tipp: Mit dieser Vorgehensweise können Sie am einfachsten nacheinander alle Gutschriften eines Monats erstellen.

•Mit Klick auf können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags  generieren.

•Klicken Sie auf das -Symbol in der letzten Spalte (als E-Mail versendet) der Tabelle. Die Gutschrift  wird im definierten Format an den freien Mitarbeiter versendet.

Bitte beachten Sie: Der Zeitraum in der erstellten Gutschrift ist gesperrt! D.h. es können keine Änderungen an den Zeitbuchungen und den Belegen mehr vorgenommen werden. (Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie zunächst die Gutschrift mit dem Symbol löschen und nach abgeschlossenen Änderungen erneut erstellen.)

Zeiträume ohne Gutschriften
In dieser Tabelle werden die Zeiträume ohne erstellte Gutschriften aufgeführt, wenn die Checkbox "Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter" aktiviert ist.

Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter
Ist diese Checkbox aktiviert (default-Einstellung), erhalten Sie die Gutschriften im ausgewählten Zeitraum in tabellarischer Form. Pro Zeile werden je Mitarbeiter das interne Arbeitsentgelt, die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege ("Belege gesamt" sind alle Belege, die der Mitarbeiter erfasst hat, "Belege Erstattung" ist der Betrag, der dem Mitarbeiter aufgrund privater Vorbezahlung zu erstatten ist). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

Liegen in dem eingestellten  Zeitraum auch noch nicht erstellte Gutschriften vor, werden die jeweils in einer eigenen Tabelle angezeigt.

Ist die Checkbox nicht aktiviert, werden die Zeiträume ohne Gutschriften detailliert aufgelistet; Sie können zusätzlich folgende Einstellungen wählen:

•Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen:  Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht hat.
Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort mit dem Merkmal „Sonstige Reise, z.B. Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate. Pauschalen i.d.R. nicht steuerfrei.“ um.
Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie nun unter Mitarbeiterauswertungen: Projektzeitauswertung bzw. Projektauswertungen: Projektzeitauswertung Zeitbuchungen auch auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.

Optional können Sie folgendes angeben:

•Checkbox in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben, was i.d.R. eher nützlich ist. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben, was nicht immer gewünscht bzw. sinnvoll ist. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrückten.

•Checkbox Erklärungen zu VMA anzeigen, z.B. Anwendung der Mitternachtsregel, An/Abreise ohne Mindestabwesenheit

•Checkbox Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen

Mit dem Modul „Dokumentengenerator“ kann die Kostenabrechnung als pdf, sxw (OpenOffice), doc (Word) oder doc (Word XML) –Datei exportiert werden.

Die Auswertung besteht aus:

Tabelle Gutschriften
Es werden alle erstellten Gutschriften innerhalb des Auswertungszeitraums angezeigt.

Dann werden je ausgewählter Mitarbeiter die noch nicht erstellen Gutschriften aufgeführt

Kopfteil: Eine Übersicht. Der zu erstattende Gesamtbetrag wird sowohl brutto als auch netto dargestellt. Der angegebene Zeitraum ist ein Link auf die Gutschriften des Mitarbeiters, dort kann die "Gutschrift erstellt" werden!

Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein Verpflegungsmehraufwand in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.
Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration>Einstellungen>Reisekosten bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die passende Landes-Einstellung angegeben hat.
Wenn in den Einstellungen:“ „Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen“ mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.
Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Mein ZEP>Projektzeittabelle) abgezogen. Bitte beachten Sie: der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger als 24 Stunden abwesend waren. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungpauschale abgezogen. (Der Mitarbeiter  erhält in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).
Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld, d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

Tabelle Belege: Alle vom Mitarbeiter erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, wenn unter Mitarbeiter>Gutschriftseinstellungen "Belege mit erfasster Vorsteuer erstatten" aktiviert ist.

Kilometergeld: Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden der Vollständigkeit halber aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.

Hinweis: Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Administration>Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden vom Administrator als Stammdaten (Menüpunkt Administration>Stammdaten) gepflegt.

Um die Verwaltung einfach und übersichtlich zu machen, gibt es folgende Felder für handschriftliche Eintragungen und Unterschriften: Abteilung/Kostenstelle, Unterschrift, genehmigt/geprüft und erhalten/überwiesen.