Fest Angestellt
Mitarbeiter, die fest angestellt sind, erhalten eine Kostenabrechnung, wenn Belege privat gezahlt wurden und ggf. Reisekosten (VMA, km-Geld) angefallen sind.

Freier Mitarbeiter
Freie Mitarbeiter erhalten eine Kostenabrechnung inkl. ihrem internen Arbeitsentgelt (entsprechend der Angaben unter Interne Abrechnungssätze), privat gezahlten Belegen und ggf. angefallenen Reisekosten (VMA, km-Geld). Im Menü dieses Mitarbeiters ändert sich der Menüpunkt "Interne Stundensätze" zu "Interne Abrechnungssätze" (hier können Sie zwischen Stunden- und Tagessatz wählen). Tragen Sie ggf. eine USt-IdNr. für den freien Mitarbeiter ein. Geben Sie an, ob der freie Mitarbeiter unter Mein ZEP die eigene Kostenabrechnung sehen darf.

Freier Mitarbeiter mit Gutschrift
Freie Mitarbeiter mit Gutschrift erhalten eine Gutschrift mit ihrem internen Arbeitsentgelt (entsprechend der Angaben unter Interne Abrechnungssätze, privat gezahlten Belegen und ggf. angefallenen Reisekosten (VMA, km-Geld).  Im Menü dieses Mitarbeiters ändert sich der Menüpunkt "Interne Stundensätze" zu "Interne Abrechnungssätze" (hier können Sie zwischen Stunden- und Tagessatz wählen) und es gibt den neuen Menüpunkt "Gutschrifteneinstellungen".
Tragen Sie ggf. eine USt-IdNr. für den freien Mitarbeiter ein. Diese USt-IdNr. wird im Oberen und Unteren Text der Gutschrift (wie auch in den Textbausteinen für Gutschriften) als Platzhalter angeboten und kann auch der Gutschrift ausgegeben werden.
Geben Sie an, ob der freie Mitarbeiter unter Mein ZEP die eigene Gutschrift sehen darf.

Freier Mitarbeiter und Freier Mitarbeiter mit Gutschrift
Freie Mitarbeiter erhalten eine Kostenabrechnung bzw. eine Gutschrift inkl. ihrem internen Arbeitsentgelt  (entsprechend der Angaben unter Interne Abrechnungssätze), privat gezahlten Belegen und ggf. angefallenen Reisekosten (VMA, km-Geld).

Geben Sie hier an, ob der freie Mitarbeiter unter Mein ZEP die eigene Kostenabrechnung bzw. Gutschrift sehen darf.

Beispiel: ein "freier Mitarbeiter" wird über einen Dienstleister eingesetzt und soll daher den Stundensatz, den der Dienstleister für ihn abrechnet, nicht sehen.
Wenn Sie hier Nein angeben, hat der Mitarbeiter den Menüpunkt Kostenabrechnung bzw. Gutschriften und auch die Auszahlungsdokumentation nicht zur Auswahl.

Geben Sie hier den Steuersatz für die Gutschrift an.

Wenn Sie die Checkbox aktivieren, werden Belege in der Gutschrift immer mit dem Gutschrift-Steuersatz  (eingetragen im Feld MwSt) des freien Mitarbeiters berücksichtigt (z.B. 19%), auch wenn der Beleg mit einem anderen Steuersatz (je nach Belegart z.B. 7%) erfasst wurde.

Das bedeutet: Belege, die dieser Mitarbeiter mit Zahlungsart privat erfasst, gehören in seine Buchhaltung und werden bei einer Gutschrift mit seinem Steuersatz besteuert, nicht mit dem beim Beleg erfassten Steuersatz.

Nicht angekreuzt bedeutet: die erfasste Beleg-Steuer wird  in der Gutschrift durchgereicht, genau wie bei der Kostenabrechnung eines festen Mitarbeiters.
Dann wird die MwSt. aus MItarbeiter >Gutschriftseinstellungen nur auf Arbeitsentgelt, VMA und km-Geld angewendet.

Bitte beachten Sie: wenn Sie diese Checkbox aktiviert haben und auch das Modul Export in die Buchhaltung einsetzen, dann müssen Sie für diese Belege (die ja zur Buchhaltung des Freien Mitarbeiters gehören) ein Aufwandskonto für Belege und den zugehörigen BU-Schlüssel eintragen.

Hier geben Sie die internen Abrechnungssätze des freien Mitarbeiters (mit bzw. ohne Gutschrift) an. Die Zahlenangaben für den internen Stunden- oder Tagessatz benötigt ZEP für die Berechnung des internen Arbeitsentgelts in der Kostenabrechnung (Anstellung "freier Mitarbeiter") bzw. in der Gutschrift (Anstellung "Freier Mitarbeiter mit Gutschrift"), in den internen Kosten, in den Projektauswertungen und für die Abteilungsauswertungen bzgl. Kosten. In den Projekten des Mitarbeiters, können Sie auch einen (abweichenden) projektspezifischen internen Stundensatz bzw. Tagessatz eintragen. Für alle oben genannten Auswertungen wird dann projektspezifisch dieser interne Stundensatz bzw. Tagessatz verwendet.
Hinweis: die Umrechnung von gebuchten Stunden in Tagessätze erfolgt auf Basis der in den Stammdaten gepflegten Tagessatz-Anteile.

Die „internen Abrechnungssätze“ eines Mitarbeiters haben einen Gültigkeitszeitraum. Sie gelten immer ab dem Datum, welches Sie unter „Gültig ab“ eingeben.

Ändern sich die internen Abrechnungssätze, klicken Sie auf den Link Neuen internen Abrechnungssatz anlegen und geben Sie an, ab wann welcher Betrag gelten soll.

Die Währung des internen Abrechnungssatzes, geben Sie unter Gutschriftseinstellungen an.

Geben Sie die MwST, die auf der Gutschrift für diesen Mitarbeiter ausgewiesen werden soll und eine Währung an. Optional können Sie wählen, ob Belege mit der erfassten Vorsteuer erstattet werden sollen. Ist die Einstellung deaktiviert ("Nein"), enthält eine Gutschrift nur einen MwSt.-Satz, der auf die Summe aller netto-Beträge angewendet wird. Ist diese Einstellung aktiviert ("Ja"), werden in der Gutschrift die für die Belege angegebenen Steuersätze verwendet.

Geben Sie eine Adresse für die Gutschrift an.

Für die Gutschrift können Sie hier einen Oberen und einen Unteren Text definieren, Sie können Platzhalter und ggf. Textbausteine (zu definieren unter Administration>Stammdaten>Mitarbeiter>Textbausteine) einfügen.

Für einen Freien Mitarbeiter mit Gutschrift, erstellen Sie statt einer "Kostenabrechnung" eine Gutschrift:

Im Menü Gutschriften eines gewählten Mitarbeiters erhalten Sie einen Überblick über dessen Gutschriften. Die Gutschrift entspricht der (Reise-) Kostenabrechnung für fest angestellte Mitarbeiter und enthält zusätzlich das Interne Arbeitsentgelt  (Dienstleistungen) für den gewählten Zeitraum.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie für einen Zeitraum eine Gutschrift erstellen, ist dieser Zeitraum gesperrt! D.h. es können keine Änderungen an den Zeitbuchungen und den Belegen mehr vorgenommen werden.

Sie können auswählen, in welcher Währung die Gutschrift angezeigt werden soll (voreingestellt ist die Währung, die unter Gutschriftseinstellungen angegeben ist). Weiterhin können folgende Einstellungen gewählt werden:

•Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen:  Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht hat.
Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort mit dem Merkmal „Sonstige Reise, z.B. Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate. Pauschalen i.d.R. nicht steuerfrei.“ um.
Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie nun unter Mitarbeiterauswertungen: Projektzeitauswertung bzw. Projektauswertungen: Projektzeitauswertung Zeitbuchungen auch auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.

Optional können Sie folgendes angeben:

•Checkbox in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben, was i.d.R. eher nützlich ist. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben, was nicht immer gewünscht bzw. sinnvoll ist. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrückten.

•Checkbox Erklärungen zu VMA anzeigen, z.B. Anwendung der Mitternachtsregel, An/Abreise ohne Mindestabwesenheit

•Checkbox Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen

Mit dem Modul „Dokumentengenerator“ kann die Auswertung Gutschriften als pdf, odt (OpenDocument), doc (Word) oder docx (Word XML) –Datei exportiert werden. In ZEP hochgeladene Dateien zu Belegen können als Belegdateien-PDF ausgegeben werden.

Ergebnis
Als Ergebnis erhalten Sie eine Auflistung der Gutschriften im Auswertungszeitraum:

Gutschriften
Liegen im gewählten Zeitraum bereits erstellte Gutschriften vor, werden diese in der Tabelle "Gutschriften" aufgelistet:

•Pro Zeile werden die Dinestleistungen (das interne Arbeitsentgelt), die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege ("Belege gesamt" sind alle Belege, die der Mitarbeiter erfasst hat,"Belege Erstattung" ist der Betrag, der dem Mitarbeiter aufgrund privater Vorbezahlung zu erstatten ist). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

•Mit Klick auf das Symbol können Sie die Gutschrift herunterladen, mit können Sie sie löschen,

•Mit Klick auf können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags  generieren.

Zeiträume ohne Gutschriften
d.h.Zeiträume in denen Beträge zur Gutschrift anstehen, aber noch keine Gutschrift erstellt wurde, werden detailliert aufgelistet:

Kopfteil:
In der Übersicht wird der zu (erstattende) Gesamtbetrag sowohl brutto als auch netto dargestellt. Gegebenenfalls werden zusätzlich für den eingestellten Zeitraum bereits erfolgte Auszahlungen (Einträge in der Zahlungsdokumentation) aufgelistet und der dann entsprechend neu auszuzahlende Betrag.
Sie können eine "Gutschrift erstellen" und Sie können eine "Vorauszahlung" in Höhe des zu erstattenden Betrags generieren. Eine Vorauszahlung ist eine Auszahlung für eine noch nicht erstellte Gutschrift.

Tabelle Dienstleistungen:
Jede Zeitbuchung wird mit Datum, Projekt, Anzahl Stunden, Bemerkung und dem Betrag (Anzahl Stunden x interner Stundensatz bzw. dem entsprechenden Tagessatz) angezeigt.

Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein Verpflegungsmehraufwand in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.

Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration>Einstellungen>Reisekosten bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die passende Landes-Einstellung angegeben hat und wenn beim Mitarbeiter die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen aktiviert ist.

Wenn in den Einstellungen:“ „Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen“ mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.

Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Mein ZEP>Projektzeittabelle) abgezogen. Bitte beachten Sie: der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger als 24 Stunden abwesend war. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungpauschale abgezogen. (Der Mitarbeiter  erhält in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).
Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld, d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

Tabelle Belege:
Alle vom Mitarbeiter erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, wenn unter Mitarbeiter>Gutschriftseinstellungen "Belege mit erfasster Vorsteuer erstatten" aktiviert ist.

Kilometergeld:
Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden der Vollständigkeit halber aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.

Hinweis: Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Administration>Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden vom Administrator als Stammdaten (Menüpunkt Administration>Stammdaten) gepflegt.

Um die Verwaltung einfach und übersichtlich zu machen, gibt es folgende Felder für handschriftliche Eintragungen und Unterschriften: Abteilung/Kostenstelle, Unterschrift, genehmigt/geprüft und erhalten/überwiesen.

Um eine Gutschrift zu erstellen, klicken Sie auf den Button "Gutschrift erstellen".
Bitte beachten Sie: Der Zeitraum der erstellten Gutschrift ist gesperrt! D.h. es können keine Änderungen an den Zeitbuchungen und den Belegen mehr vorgenommen werden. (Um Änderungen vorzunehmen, müssen Sie zunächst die Gutschrift mit dem Symbol löschen und nach abgeschlossenen Änderungen erneut erstellen).