Mit Mein ZEP>Auswertungen>Gutschriften erstellen Sie sich eine Auswertung zu Ihren Dienstleistungen (internes Arbeitsentgelt) inkl. Ihrer (Reise-) Kostenabrechnung für einen beliebigen Zeitraum, voreingestellt ist vor dem 15. eines Monats der vorherige Monat und ab dem 15. der aktuelle Monat.

Besonderheit:

•Währung: Sie können hier auswählen, in welcher Währung die Gutschriften angezeigt werden soll.  

•Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen:  Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter über einen Zeitraum, der länger als 3 Monate ist, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht hat.

Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort um, der entsprechende steuerpflichtige Pauschalen ausweist.

Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie nun unter Auswertungen>Projektzeitauswertung Zeitbuchungen auch auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.

Optional können Sie folgendes angeben:

•Checkbox in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen: Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hinreise- und der Rückreisebuchung ausgegeben, was i.d.R. eher nützlich ist. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben, was nicht immer gewünscht bzw. sinnvoll ist. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrückten.

•Checkbox Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen

Mit dem Modul „Dokumenten-Generator“ können Sie die Auswertung Gutschriften als pdf, odt (OpenDocument), doc (Word) oder docx (Word XML) –Datei exportieren. In ZEP hochgeladene Dateien zu Belegen können als Belegdateien-PDF ausgegeben werden.

Ergebnis
Als Ergebnis erhalten Sie eine Auflistung Ihrer Gutschriften im Auswertungszeitraum:

Gutschriften
Liegen im gewählten Zeitraum erstellte Gutschriften vor, werden diese in der Tabelle "Gutschriften" aufgelistet:

•Pro Zeile werden die Dientsleistungen (Interne Arbeitsentgelt), die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege (gesamt, Erstattung, Mwst. jeweils brutto und netto). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

•Mit Klick auf das Symbol können Sie die Gutschrift herunterladen

•Klicken Sie auf das -Symbol in der letzten Spalte (als E-Mail versendet) der Tabelle. Die Gutschrift  wird im definierten Format per E-Mail an den Empfänger versendet.

Zeiträume ohne Gutschriften
d.h.Zeiträume in denen Beträge zur Gutschrift anstehen, aber noch keine Gutschrift erstellt wurde, werden detailliert aufgelistet:

Kopfteil:
In der Übersicht wird der (zu erstattende) Gesamtbetrag sowohl brutto als auch netto dargestellt. Gegebenenfalls werden zusätzlich für den eingestellten Zeitraum bereits erfolgte Auszahlungen (Einträge in der Zahlungsdokumentation) aufgelistet und der dann entsprechend neu auszuzahlende Betrag.

Tabelle Dienstleistungen:
Jede Zeitbuchung wird mit Datum, Projekt, Anzahl Stunden, Bemerkung und dem Betrag (Anzahl Stunden x interner Stundensatz bzw. dem entsprechenden Tagessatz) angezeigt.

Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein Verpflegungsmehraufwand in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.

Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration>Einstellungen>Reisekosten bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die passende Landes-Einstellung angegeben hat.

Wenn in den Einstellungen:“ „Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen“ mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.

Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Mein ZEP>Projektzeittabelle) abgezogen. Bitte beachten Sie: der prozentuale Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn Sie weniger als 24 Stunden abwesend waren. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die Verpflegungsmehraufwendungen, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungpauschale abgezogen. (Sie erhalten in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag). Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld, d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

Tabelle Belege:
Alle von Ihnen erfasste Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, wenn unter Mitarbeiter>Gutschriftseinstellungen "Belege mit erfasster Vorsteuer erstatten" aktiviert ist.

Kilometergeld:
Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein Erstattungsbetrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden der Vollständigkeit halber aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.

Hinweis: Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in Ihre Projektzeiten wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) werden vom Administrator als Stammdaten (Menüpunkt Administration>Stammdaten) gepflegt.

Um die Verwaltung einfach und übersichtlich zu machen, gibt es folgende Felder für handschriftliche Eintragungen und Unterschriften: Abteilung/Kostenstelle, Unterschrift, genehmigt/geprüft und erhalten/überwiesen.