Stellen Sie ein Jahr ein und klicken Sie auf Ausführen. Sie erhalten die Tabellen der in ZEP definierten Feiertagskalender für dieses Jahr. Falls die Tabellen leer sind, wurden für das betreffende Jahr noch keine Feiertage eingetragen.

Für jedes Kalenderjahr müssen Sie in ZEP die Feiertage eintragen (rechtzeitig, bevor die Mitarbeiter anfangen Urlaube und Arbeitszeiten einzutragen).

Alle Feiertagskalender aus diesem Jahr für Folgejahr fortführen:
Klicken Sie auf den Link Alle Feiertagskalender aus YYYY für YYYY+1 fortführen. Es werden alle Feiertagskalender mit den jeweiligen Feiertagen des entsprechenden Jahres im Folgejahr fortgeführt.
Unter Administration>System>Tasks gibt es eine Task, die dieselbe Aktion auslöst wie der Button "Alle Feiertagskalender aus "xxxx" in "yyyy" fortführen.
Sie können die Task einplanen (sie plant sich nicht von alleine ein). Die einzige mögliche Ausführung ist jedes Jahr am 1. Januar um 12 Uhr mittags. Sie legt immer die Feiertage für das Folgejahr an. Also z.B. wird sie am 1.1.2022 die Feiertage für 2023 anlegen.
Bitte beachten Sie, wenn die Meldung kommt:"0 Feiertage angelegt" dann liegt es entweder daran, dass auch das Ursprungsjahr keine Feiertage hatte (also gab es nichts was fortgeführt werden konnte) oder daran, dass bereits alle Feiertage für das Ziel-Jahr angelegt waren (es also jemand wahrscheinlich bereits manuell gemacht hat).

Erstellen von Feiertagskalendern:
Wenn Sie Mitarbeiter an verschiedenen Standorten (z.B. in unterschiedlichen Bundesländern haben), können Sie für diese jeweils eigene Feiertagskalender definieren. Klicken Sie auf den Link Neuen Feiertagskalender anlegen und tragen Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung ein und Speichern Sie.

Erstmaliges Eintragen von Feiertagen:
Wenn Sie auf den Link Feiertage für xxx (Name des Feiertagskalenders) Feiertage für xxxx (Jahr) berechnen klicken, können Sie angeben, für welches Land (Deutschland oder Österreich oder Schweiz) und für welche Region (Bundesland, Kanton) die Feiertage berechnet werden sollen.
Anschließend können Sie ggf. die die Liste der Feiertage bearbeiten, indem Sie fehlende Feiertage erfassen ("Neuen Feiertag eintragen") und ungültige wieder löschen (Papierkorb). Das kann erforderlich sein, wenn es weitere regional gültige Feiertage gibt oder bei Feiertagen nach Kollektivvertrag. Sie können auch markierte Feiertage löschen.
Wenn Sie bereits Feiertage in der Tabelle stehen haben und das Berechnen von Feiertagen erneut aufrufen, werden nur fehlende Feiertage ergänzt, aber keine Feiertage gelöscht.
Wenn ZEP feststellt, dass an einem zu generierenden Feiertag bereits Fehlzeiten (z.B. Urlaub) eingetragen sind, dann wird die Berechnung der Feiertage mit einer entsprechenden Fehlermeldung zurückgewiesen. Über die Auswertung Mitarbeiter Auswertung>Fehlzeitenübersicht können Sie ggf. ermitteln, welche Mitarbeiter Fehlzeiten eingetragen haben. Löschen Sie diese Fehlzeiten und starten Sie die Berechnung der Feiertage erneut.
Nur mit Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub: Sie können optional angeben, ob "Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausgewiesen und auf das Überstundenkonto addiert werden sollen" (unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub). Diese Zeitzuschläge werden ab dem Datum der "Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls" bzw. ab dem letzten ausgeführten Monatsabschluss berechnet.
Wenn Sie möchten, können Sie für jeden Feiertag die Wertigkeit und den Zuschlag in Prozent (Voreinstellung "0") ändern. Diese Angaben werden in die Feiertagsberechnung für folgende Jahre übernommen.

festes Datum oder beweglicher Feiertag

Beim Eintragen eines zusätzlichen Feiertags können Sie

•ein festes Datum angeben, z.B. 4.Juli für den amerikanischen Unabhängigkeitstag oder 31.12. für Silvester

•einen beweglichen Feiertag auswählen, d.h. einen Feiertag, der jedes Jahr auf ein anderes Datum fällt, z.B. Ostermontag, Aschermittwoch, etc..

Beim Kopieren von Feiertagen von einem Jahr auf das nächste Jahr werden die beweglichen Feiertage auf das korrekte Datum im Neuen Jahr übertragen.

Wertigkeit eines Feiertags

Die Wertigkeit eines Feiertags bestimmt die Soll-Arbeitszeit an diesem Tag

•Ganzer Feiertag: die Soll-Arbeitszeit ist 0.

•Halber Feiertag: die Soll-Arbeitszeit eines Mitarbeiters ist die Hälfte seiner Regelarbeitszeit, die er an diesem Wochentag hätte.

•Max. Std.: Manche Feiertage, z.B. in der Schweiz, sehen vor, dass ein Mitarbeiter an diesem Tag z.B. maximal 6 Stunden arbeiten muss. Wenn Sie „Max. Std.“ ankreuzen, tragen Sie diese Maximalzahl ein. Die Soll-Arbeitszeit eines Mitarbeiters an diesem Tag beträgt dann diese Zahl, jedoch maximal die Regelarbeitszeit des Mitarbeiters an diesem Wochentag.

Feiertagszuschlag

Mit Einstellung "Nein" bei Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren (unter Administration>Einstellung>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub):

•Wenn ein Mitarbeiter an einem Feiertag Arbeitszeit gebucht hat, dann wird in der Monatsendauswertung zu diesem Tag der Feiertagszuschlag angezeigt.

Nur mit Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten, Urlaub:
Mit Einstellung "Ja" bei Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren:

•Wird der Zuschlag zum Zeitzuschlag und das Überstundenkonto addiert.

•Wird der Zeitzuschlag in der Monatsendeauswertung eines Mitarbeiters in der Monatsübersicht für Feiertage (und jede spezielle Zeit) jeweils eine Spalte Zeitzuschlag angezeigt und zusätzlich eine Spalte für die Summe der Zuschläge.

•Wird in der Monatsendeauswertung in der Tabelle Jahresübersicht zusätzlich die Spalte Stundenzuschläge angezeigt.

•In der Auswertung Überstunden, Urlaubstage werden die Stundenzuschläge in einer zusätzlichen Spalte angezeigt.

Bitte beachten Sie: Die Zeitzuschläge werden ab dem Datum der "Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls" bzw. ab dem letzten ausgeführten Monatsabschluss berechnet!

Wenn am Feiertag gearbeitet wurde, dann gilt der Zuschlag auch am Folgetag bis xx:xx Uhr.
Als Feiertagsarbeit gilt die Arbeit in der Zeit von 0 Uhr bis 24 Uhr des jeweiligen Feiertags. Auch die Arbeit am Folgetag von 0 Uhr bis 4 Uhr gilt als Feiertagsarbeit, wenn der Dienst am Feiertag begonnen wurde.

Feiertag-Ausnahmen

Die Standard-Feiertage in der Tabelle "Feiertage" gelten zunächst einmal für alle Mitarbeiter. Über die Feiertags-Ausnahmen können Sie festlegen, dass für einen oder mehrere Mitarbeiter

•ein bestimmtes Datum doch nicht als Feiertag gelten soll (auch wenn er im Standard ein Feiertag ist)

•oder ein bestimmtes Datum als halber Feiertag gelten soll (auch wenn er im Standard kein Feiertag oder ein ganzer Feiertag ist)

•oder ein bestimmtes Datum als ganzer Feiertag gelten soll (auch wenn er im Standard kein Feiertag oder ein halber Feiertag ist).

Solche Ausnahmen ergeben je Mitarbeiter und Datum jeweils eine Zeile in der Tabelle Feiertags-Ausnahmen.

Beim Anlegen der Ausnahmen können Sie aber Zeit sparen, indem Sie eine Ausnahme für mehrere Mitarbeiter auf einmal speichern, z.B. für mehrere oder alle Mitarbeiter einer Abteilung:

Wenn Sie „Neue Feiertag-Ausnahme eintragen“ klicken, können Sie in dem Popup-Fenster die entsprechende Abteilung einstellen (daraufhin werden alle Mitarbeiter der Abteilung angezeigt) und dann mit Maus und Umschalttaste einen oder mehrere oder alle Mitarbeiter der Liste selektieren. Dadurch erfassen Sie gleich mehrere Ausnahme-Zeilen auf einmal.

Außerdem stehen Ihnen einige Aktionen zum Bearbeiten der Feiertags-Ausnahmen zur Verfügung:

Wenn Sie für einen Mitarbeiter alle Ausnahmen angelegt haben und die gleichen Ausnahmen auch für einen oder mehrere andere Mitarbeiter gelten sollen: Kreuzen Sie die Ausnahme-Zeilen des Mitarbeiters an und selektieren Sie die Aktion "Markierte Feiertag-Ausnahmen für andere Mitarbeiter übernehmen", wählen Sie die Mitarbeiter, auf die die Ausnahmen übertragen werden sollen, z.B. alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung, und "Aktion ausführen".

Wenn Sie die Feiertag-Ausnahmen eines Kalenderjahres in ein anderes Jahr übernehmen möchten, benutzen Sie die Aktion "Markierte Feiertag-Ausnahmen in anderes Jahr übernehmen". Damit werden nicht nur die Feiertag-Ausnahmen mit festem Datum (z.B. Neujahr, Weihnachten), sondern auch die beweglichen Feiertage (z.B. Ostern, Pfingsten) auf das korrekte Datum im Neuen Jahr übertragen.

Sie können Feiertage in der Tabelle markieren und eine Aktion ausführen:  

•Markierte Feiertage löschen, oder

•Markierte Feiertage in anderes Jahr übernehmen

Mit "Markierte Feiertage in anderes Jahr übernehmen" werden nicht nur die Feiertage mit festem Datum (z.B. Neujahr, Weihnachten), sondern auch die beweglichen Feiertage (z.B. Ostern, Pfingsten) auf das korrekte Datum im Neuen Jahr übertragen.

Feiertagsausnahmen übersichtlicher und mit neuen Aktionen:

Die Tabelle der Feiertagsausnahmen ist nach Abteilungen gruppiert. Die Gruppierung und Sortierung der Abteilungen (nach Abteilungskurzform) bleibt erhalten, auch wenn Sie nach MA oder Wertigkeit, etc. sortieren. Die Sortierung nach Datum und MA kommt bei den anderen Sortierungen immer nachrangig dazu (Bsp: wenn nach Wertigkeit sortiert, dann ist innerhalb gleicher Wertigkeit noch nach Datum und innerhalb gleichem Datum noch nach MA sortiert.

Folgende Aktionen zum Bearbeiten der Feiertags-Ausnahmen stehen Ihnen zur Verfügung:

•Wenn Sie für einen Mitarbeiter alle Ausnahmen angelegt haben und die gleichen Ausnahmen auch für einen oder mehrere andere Mitarbeiter gelten sollen: Kreuzen Sie die Ausnahme-Zeilen des Mitarbeiters an und selektieren Sie die Aktion "Markierte Feiertag-Ausnahmen für andere Mitarbeiter übernehmen", wählen Sie die Mitarbeiter, auf die die Ausnahmen übertragen werden sollen und "Aktion ausführen".

•Wenn Sie die Feiertag-Ausnahmen eines Kalenderjahres in ein anderes Jahr übernehmen möchten, benutzen Sie die Aktion "Markierte Feiertags-Ausnahmen in anderes Jahr übernehmen". Damit werden nicht nur die Feiertags-Ausnahmen mit festem Datum (z.B. Neujahr, Weihnachten), sondern auch die beweglichen Feiertage (z.B. Ostern, Pfingsten) auf das korrekte Datum im neuen Jahr übertragen.

Hier können Sie sogenannte "Textbausteine" mit Standardformulierungen und Platzhaltern definieren. Diese Textbausteine können Sie dann beim Schreiben einer E-Mail einfach einfügen ("Platzhalter/Textbaustein einfügen").

Klicken Sie auf Neuer Textbaustein und geben Sie im Dialogfenster den "Name" für den Textbaustein an (wählen Sie die entsprechende Sprache). Geben Sie im Feld "Inhalt" den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, z.B. %I_VORNAME% %I_NACHNAME%, diese Platzhalter werden dann in der E-Mail jeweils mit dem Vor- und Nachnamen des Verfassers der E-Mail ersetzt.