Bei der Erfassung von Reisezeiten gibt der Mitarbeiter an, mit welchem Fahrzeug er gefahren ist. Die steuerlich relevanten Fahrzeuge sind in ZEP bereits enthalten. Sie können Fahrzeuge in mehreren Sprachen hinterlegen. Zu jedem Fahrzeug legen Sie hier fest, welche km-Pauschale (steuerfrei, bzw. optional steuerpflichtig) und evtl. Mitfahrerpauschale bei Fahrten mit dem privaten Fahrzeug in der Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter erstattet wird. In der Projektabrechnung kann diese Pauschale ebenfalls in Rechnung gestellt werden. Für Deutschland und Österreich: die in ZEP bereits eingetragenen Pauschalen sind die vom Finanzamt vorgegebenen steuerfrei zu erstattenden Beträge.Sie können auch höhere Pauschalen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, diese müssen dann versteuert werden und entsprechend auf der Kostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie hier den Betrag an, den Sie zusätzlich zum steuerfreien Betrag auszahlen möchten. ZEP weist diese Beträge gesondert auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters auf. Sie können in ZEP auch mehrere gleiche Fahrzeugtypen anlegen, z.B., wenn mehrere Fahrzeuge im Fuhrpark zur Auswahl stehen, können Sie jedes einzelne in ZEP mit dem jeweiligen Kennzeichen anlegen. Die Mitarbeiter wählen bei der Erfassung ihrer Reise dann das spezifische genutzte Fahrzeug aus. Zusätzlich können Sie je Fahrzeug eine eigene Währung wählen. Fahrzeug Währung Jedes Fahrzeug kann eine eigene Währung haben. Anwendungsbeispiel: Es gibt den Fall, dass Fahrzeugpauschalen nicht in der Basiswährung, sondern in einer anderen Währung abgerechnet werden sollen (z. B. bei einem Mitarbeiter in einem anderen Land, oder bei Projekt in einem anderen Land, wobei Sie genau die im Land gültigen Fahrzeugpau-schalen an die Mitarbeiter weiterreichen wollen). Dann können Sie ein neues Fahrzeug anlegen, bei dem diese andere Währung für die Pauschalen gilt. Der Kurs wird von der Webseite Fixer.io bezogen. Wenn Sie die Kostenabrechnung des Mitarbeiters machen, werden die Pauschalen ggf. umgerechnet. Für den dabei verwendeten Umrechnungskurs gilt das Datum der gebuchten Reise. |
Bei der Buchung von Projektzeiten geben die Mitarbeiter an, an welchem Ort die Arbeit stattgefunden hat. Wenn er nicht an seinem üblichen Standardarbeitsort gearbeitet hat, handelt es sich um eine Zeit, für die ein Verpflegungsmehraufwand erstattet werden kann. Hier in den "Stammdaten Orte" legen Sie als Administrator fest, welche Orte dafür zur Auswahl stehen. Generell sind die Arbeitsorte dazu gedacht, die unterschiedlichen VMA Pauschalen abzubilden, d.h. es sollte nur Deutschland geben und die weiteren Länder. Städte gibt es nur in manchen Ländern als Ausnahmen mit höheren Pauschalen. Sie können Orte in mehreren Sprachen hinterlegen. Das Finanzamt legt die Beträge für eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen fest. Es ist nicht nötig, bei Gesetzesänderungen ein Softwareupdate zu kaufen, da Sie selbst die Zahlen aktualisieren können. Die "erste Tätigkeitsstätte" (vor 2014: Standardarbeitsort) wird nicht in der Liste der Arbeitsorte verwaltet, da sie für die Reisekostenabrechnung nicht relevant ist. Sie erscheint automatisch immer in der Auswahlliste "Arbeitsort" bei der Projektzeiterfassung (Ausnahme: wenn spezielle "Projektorte" für ein Projekt gewählt wurden, kann die Auswahlliste evtl. den Ort "erste Tätigkeitsstätte" nicht enthalten!). Hinweis: Benutzen Sie diese Arbeitsorte nicht, um damit die unterschiedlichen Standorte Ihres Unternehmens abzubilden! Dafür empfehlen wir das ZEP-Modul "Abteilungen". Wenn Sie ZEP nicht zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld nutzen, dann besteht jeder Ort nur aus Kurzform und Bezeichnung und hat keine Auswirkung auf die Reisekostenabrechnung. Wenn Sie ZEP zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld nutzen, haben Sie unter dem Menüpunkt "Einstellungen" bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die für Sie passende Landes-Einstellung angegeben. In Abhängigkeit davon haben die Orte weitere Parameter, die für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld genutzt werden. Deutschland: Steuerfrei Steuerpflichtig Österreich: ZEP unterstützt die Kalendertag- bzw. die 24-Stunden-Regelung. Unter "Reisekosten-Tagesgeld" geben Sie das für den Ort gültige pauschale Tagesgeld an. Außerdem haben Sie für jeden Ort die Wahl zwischen Zwölftelregelung und Drittelregelung sowie der Regelung nach Kollektivvertrag: • Zwölftelregelung: •Regelung nach Kollektivvertrag für Eisen- und Metallindustrie: •Drittelregelung: Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, können Sie einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vornehmen. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde oder nicht erfolgt unter Mein ZEP>Projektzeiten für den jeweiligen Tag mit dem Symbol
Mehr Info zu Verpflegungsmehraufwendungen in ZEP: Wo sehe ich die berechneten Verpflegungsmehraufwendungen? Verpflegungsmehraufwendungen werden bei der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen und werden als interne Projektkosten in den Ertragsauswertungen berücksichtigt. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen einem Projekt weiterzuverrechnen. Das können Sie je Projekt einstellen. Der ermittelte Betrag wird dann in der Projektabrechnung und in den Ertragsauswertungen berücksichtigt. Wann entstehen Verpflegungsmehraufwendungen? Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, wenn ein Mitarbeiter Projektzeiten an einem Arbeitsort, der nicht der "erste Tätigkeitsstätte"-Arbeitsort ist, bucht. ZEP ermittelt die Zeit, die der Mitarbeiter unterwegs war, inkl. Pausen. Am besten geht das, wenn der Mitarbeiter jede Reise mit einer "hin"-Buchung beginnt und mit einer "rück"-Buchung abschließt. (Wenn Sie die Anweisung haben, dass die eigentliche Reisezeit keine Arbeitszeit ist, kann die hin- und Rückreise auch nur zu einem Zeitpunkt, also mit der Dauer "0" gebucht werden, so dass damit lediglich der Beginn und das Ende der Reise eindeutig gesetzt sind) Woher kommen die Zahlen für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen? In den "Stammdaten Orte" werden die landesspezifischen Parameter je Ort angegeben. Zu einer Abwesenheit eines Mitarbeiters pro Kalendertag werden die Verpflegungsmehraufwendungen aus der Dauer der Abwesenheit und den Parametern des Arbeitsortes ermittelt. Wochenende: Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet: • Die letzte Buchung eines Tages (z.B. Freitag) ist eine Auswärtstätigkeit (Ort ist nicht Standard) und ist keine Rückreise. • Es folgen nicht mehr als drei Tage ohne Zeitbuchung (z.B. Samstag, Sonntag und Feiertag). • Die erste Buchung (z.B. am Montag) ist am gleichen Ort wie die letzte Buchung (am Freitag) und sie ist keine Hinreise. • Die Zwischentage werden mit 24 Stunden Abwesenheit angerechnet. •Bitte beachten Sie: wenn Sie die Österreich 24-Stunden-Regelung eingestellt haben, müssen Sie für Samstag und Sonntag jeweils eine weiter-Reisezeit mit der Dauer "0" erfassen, sonst werden die Wochenenden nicht in der Berechnung berücksichtigt. Fall: Verpflegungsmehraufwand für Wochenende abrechnen Damit wird in ZEP berücksichtigt, dass ein Mitarbeiter steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen erhalten kann, wenn er über das Wochenende an seinem auswärtigen Arbeitsort bleibt, auch wenn er an den Wochenend-Tagen nicht gearbeitet hat. Wenn die Freitags- und Montags-Arbeit auf ein Projekt gebucht ist, das laut Projektplanung die Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden weiterverrechnet, dann werden selbstverständlich auch diese Wochenend-Verpflegungsmehraufwendungen in der Projektabrechnung berücksichtigt. Fall: Wochenende ohne Verpflegungsmehraufwand abrechnen Um zu verhindern, dass für das Wochenende Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet werden, buchen Sie am Freitag eine Rückreise. (Beispiel: ein Mitarbeiter könnte übers Wochenende auch wieder zurückreisen, möchte aber das Wochenende privat an dem auswärtigem Arbeitsort bleiben, dementsprechend soll er für diese Zeit auch keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, dann bucht er am Freitag eine "Rückreise" mit der Zeit "0" und am Montag dann wieder eine "Hinreise" mit der Zeit "0". Für dieses Wochenende werden dem Mitarbeiter dann auch keine Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet.) Fall: Reise über mehrere Orte Wenn eine Reise über mehrere Orte führte, ist der zuletzt besuchte Ort eines Kalendertages für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen entscheidend. Ausnahme: Wenn Sie am gleichen Tag sowohl Auslands- als auch Inlands-Orte besucht haben, ist der letzte Auslandsort entscheidend. ZEP erkennt Inlandsorte daran, dass das Wort "Inland" in der Ortsbezeichnung enthält. Fall: zwei getrennte Reisen an einem Kalendertag Auch bei zwei Reisen am gleichen Tag müssen die Abwesenheitszeiten in Summe für diesen Kalendertag betrachtet werden. Auch hier gilt der zuletzt besuchte Ort, ggf. der zuletzt besuchte Auslandsort. Fall: Reisen über Mitternacht Sie erfassen immer bezogen auf den Kalendertag, d.h. eine Reise über Mitternacht hinweg wird in zwei Teilen eingegeben. Beim ersten Teil „bis 24 Uhr“ muss der bis dahin erreichte Ort angegeben werden (egal ob Flug oder Bahn oder Auto). Beim zweiten Teil (Folgetag ab 0 Uhr) wird der Zielort angegeben. Achten Sie darauf, dass die Reise insgesamt mit genau einer Hinreise beginnt und genau einer Rückreise endet. Die Reisezeiten dazwischen müssen Weiterreisen sein. Mitternachtsregel: Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab. Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn •die Reise nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr beendet wurde und •es keine Übernachtung gab ( Übernachtung entsprechend Ihren Einstellungen in "Übernachtungszeit erkennen") Anreise-/Abreise-Regelung ohne Mindestabwesenheitszeit: Wenn eine Reise mit einer Hinreise beginnt und an dem Kalendertag nicht mehr abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Anreise. Wenn danach (gemäß obiger Definition) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die „Tagespauschale mehr als 8 Stunden“ angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit. Wenn eine Reise an einem neuen Kalendertag fortgesetzt wird, und dann an diesem Tag mit einer Rückreise abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Abreise. Wenn davor (gemäß obiger Definition) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die „Tagespauschale mehr als 8 Stunden“ angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit. Insgesamt werden an einem Tag nicht mehr als die 24-Stunden-Pauschale berechnet, selbst wenn mehrere An- und Abreisen stattgefunden haben. |
.Legen Sie einen Heimarbeitsort an, wenn Sie später nachvollziehen können wollen, wann die Mitarbeiter zuhause gearbeitet haben. Sie können einen oder mehrere "Heimarbeitsorte" anlegen. Ein Heimarbeitsort ist ein Ort, für den (wie für die "erste Tätigkeitsstätte") keine Verpflegungsmehraufwendungen und keine Anreisepauschalen anfallen, und der folglich weder in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters, noch in der Projektabrechnung auftaucht. Deshalb werden alle Pauschalen automatisch auf '0' gesetzt, sobald Sie die Option 'Heimarbeitsort' aktivieren. Umgekehrt ist ein Ort, für den Sie alle Pauschalen manuell auf '0' setzen, nicht zwingend auch ein Heimarbeitsort, sondern lediglich ein Ort, für den der Mitarbeiter keine Verpflegungsmehraufwendungen erhält (Pauschalen 0), für den jedoch trotzdem dem Kundenprojekt Anreisepauschalen oder spezielle Tagespauschalen berechnet werden können, wenn Sie es in Projekt>Reiseeinstellungen entsprechend einstellen. |
Sie können auch höhere Pauschalen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, diese müssen dann versteuert werden und entsprechend auf der Kostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie hier den Betrag an, den Sie zusätzlich zum steuerfreien Betrag auszahlen möchten. ZEP weist diese Beträge gesondert auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters auf. |
Jeder Ort kann eine eigene Währung haben. Bei der Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen in der Kostenabrechnung eines Mitarbeiters und ggf. in der Projektabrechnung wird die Währung berücksichtigt. D.h. •wenn die Auswertungswährung identisch mit der Orts-Währung ist, werden die Pauschalen direkt in die Berechnung übernommen (ohne Rundungsfehler durch hin- und her-Umrechnung) •wenn die Auswertungswährung nicht identisch mit der Orts-Währung ist, dann wird die Orts-Pauschale umgerechnet. Für den Umrechnungskurs gilt das Datum der gebuchten Reise. |
Geben Sie an, ob der Ort ein Inlands- oder ein Auslandsort ist. Hintergrund: ZEP benötigt diese Information für die korrekte Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen. •Grundsätzlich gilt: Bei einer Reise über mehrere Orte an einem Tag, wird der zuletzt an diesem Kalendertag gebuchte Ort für die Berechnung der Pauschalen verwendet. •Ausnahme: Wird an einem Kalendertag auch ein Auslandsort gebucht, werden die Pauschalen dieses (Auslands-)Orts berechnet, auch wenn er nicht der zuletzt gebuchte Ort des Kalendertages ist. |
Dienstreise oder sonstige Reise
Beispiel: Der Mitarbeiter arbeitet immer von Montag bis Freitag an einem Kundenstandort. Er bucht montags eine Hinreise, freitags eine Rückreise, sowie alle Arbeitszeiten dazwischen immer auf den passenden Arbeitsort. •Wenn dieser Arbeitsort als „Dienstreise“ definiert ist: •Wenn dieser Arbeitsort als „Sonstige Reise“ definiert ist: |