•Nur für heute und weitere Tage zurück
Wenn Sie keinen weiteren Tag zurück angeben, ist eine Zeiterfassung nur für den jeweils heutigen Tag zulässig. Wenn Sie angeben, dass sie X Tage zurück erfassen möchten, werden diese Tage auf die Einstellung addiert.

•Nur für laufende Woche und weitere Tage zurück
Wenn Sie bei "... weitere Tage zurück: 0" einstellen, ist die Erfassung für die laufende Woche erlaubt (Montag bis Sonntag)

optional können Sie zu dieser Definition zusätzlich angeben:

•Montags auch die Erfassung für die Vorwoche erlauben
D.h. montags darf rückwirkend für die Vorwocheerfasst werden. Wenn Sie angeben, dass sie X Tage zurück erfassen möchten, werden diese Tage auf diese Einstellung addiert. (Bei Einstellung "5 Tage" bedeutet das, dass Sie montags noch für die letzte Woche bis Montag zuzüglich 5 Tage, also bis Mittwoch der Vorvorwoche erfassen dürfen, dienstags dürfen Sie bis Mittwoch der Vorwoche rückwärtig erfassen.)

Erlauben Sie die nachträgliche Erfassung weiter in die Vergangenheit, z.B. wenn die Mitarbeiter längere Zeit auf Reisen keinen Internet-Zugang haben oder weil in der letzten Woche so viele Feiertage waren, dass viele Mitarbeiter im Rückstand mit ihrer Zeiterfassung sind.
Für die Belegerfassung können Sie einen eigenen unabhängigen Rückwärtigen Erfassungszeitraum definieren.

Geben Sie an, wie viele Tage in die Zukunft die Zeiterfassung und Belegerfassung möglich sein soll. Sie können hierbei wählen, ob die Vorrausbuchung auf eine Anzahl Minuten eingeschränkt werden soll, oder ob Ihre Mitarbeiter mehrere Tage voraus buchen dürfen.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter längere Bemerkungstexte zu den gebuchten Zeiten hinzufügen, können Sie hier einstellen, dass das Bemerkungsfeld in der Projektzeiterfassungs-Maske mehrere Zeilen groß ist.

Wenn Sie möchten, dass zu jedem Zeiteintrag und jedem erfassten Beleg eine Bemerkung eingegeben werden muss, geben Sie dies hier an.

Hier können Sie festlegen, ob bei der Zeiterfassung der Bemerkungs-Text mit dem Bemerkungs-Text der als letztes erfassten Projektzeit vorbelegt sein soll oder nicht. Diese Einstellung bezieht sich ebenfalls auf die Erfassung von Belegen, d.h ob der Bemerkungs-Text des zuletzt erfassten Belegs vorbelegt sein soll oder nicht.

Sie können entscheiden ob in der Projektzeiterfassungs-Tabelle auch die nicht Arbeitstage (i.A. Wochenenden) angezeigt werden. Auch wenn nicht Arbeitstage generell ausgeschaltet ist: Sobald eine Buchung auf einen nicht Arbeitstag vorgenommen wurde, wird dieser Tag in der Tabelle sichtbar.

Hier können Sie angeben, ob Pausen (Zeiten, für die keine Zeitmeldungen erfasst wurden) als Lücke gekennzeichnet werden sollen.

Wenn Sie diese Option aktivieren, werden auf der Seite "Projektzeit erfassen" in der Tabelle der Projektzeiteinträge die Lücken im Tagesverlauf durch einen größeren Abstand gekennzeichnet.

Diese Lücken werden von ZEP als Pausen angesehen. Wenn Sie aber nur vergessen haben hier eine Zeit zu erfassen, erleichtert ZEP Ihnen nun das Auffüllen dieser Lücke wie folgt:
Klicken Sie auf die entsprechende Lücke, wird die Ende-Zeit des vorherigen Eintrags als von-Zeit und die Start-Zeit des folgenden Eintrags als bis-Zeit in das obere Erfassungsfeld kopiert. Geben Sie dann entsprechend Projekt/Vorgang/Tätigkeit und Bemerkung an und Sie können so ganz einfach diese Lücke auffüllen.

Wenn Sie die Zeiterfassung ohne von/bis-Zeiten einsetzen (d.h. die Produktvariante ZEP Compact ohne Reisezeiten, und dazu in den Einstellungen "Erfassung per Dauer" angekreuzt), dann gibt es auch keine Lücken und diese Einstellung ist bedeutungslos.

Geben Sie an, ob die Benutzer eine vordefinierte Uhrzeit bei Start von ZEP vorfinden sollen, oder ob die Projektzeiterfassung mit der aktuellen Uhrzeit (Standard) für einen neuen Tag voreingestellt werden soll.

Hier können Sie wählen ob die Projektzeit im 1, 2, 5, 6, 10, 15 , 20 oder im 30 Minutenraster erfasst werden soll.

Wenn Sie die dezimale Darstellung der Zeiten wählen, empfehlen wir 3 oder 6 oder 15 oder 30 Minuten-Raster.

Bei 3, 6, 15 und 30 Minuten-Raster werden Stunden immer mit 2 Nachkommastellen angezeigt. Bei 1, 2, 5, 10 und 20 Minuten-Raster werden Stunden immer mit 4 Nachkommastellen und ggf. gerundet angezeigt.

Hinweis:

Mit 1, 2, 5, 10 und 20 Minuten-Raster nehmen Sie Rundungsdifferenzen bei der Anzeige in Kauf, denn diese Rasterung kann bei der Umrechnung in den jeweiligen Stundenanteil periodische Zahlen ergeben.

Beispiel:

5 Minuten entsprechen 1/12 Stunde, also 0,0833333333...

Diese Zahlen werden in den Tabellen und in den verschiedenen Auswertungen gerundet angezeigt (Stunden auf 4 Nachkommastellen, Geldbeträge auf 2 Nachkommastellen). Für Berechnungen werden die korrekten Zahlen mit 10 Nachkommastellen verwendet.

Auch in den Projektabrechnungen werden Zwischensummen gerundet angezeigt. Weitergerechnet wird mit 10 Nachkommastellen und die daraus resultierenden Endsummen ausgegeben. Wenn man jedoch mit den angezeigten gerundeten Zahlen nachrechnet, kommt man u.U. auf ein anderes Endergebnis. Obwohl das von ZEP angezeigte Endergebnis das richtige ist, kann das zu Verwirrung über die Projektabrechnung führen. Wir empfehlen daher als Minutenraster 3 Minuten 6 Minuten oder 15 Minuten oder 30 Minuten.

Bitte beachten Sie:

Wird das Minutenraster geändert, ist die Bearbeitung von Projektzeiten, die in einem anderen Raster erfasst wurden, nur noch eingeschränkt möglich.

Beispiel:

Sie arbeiten mit 1-Minuten-Raster und erfassen eine Zeit von 11:04 bis 11:17. Anschließend stellen Sie um auf 15-Minuten-Raster. Dann rufen Sie die erfasste Zeitbuchung auf, z.B. um einen Schreibfehler im Bemerkungsfeld zu korrigieren. In der Änderungsseite wird die "alte" Zeit durch Rundung in das "neue" Raster "gezwungen", es entsteht 11:00 bis 11:15. Das wird beim Ändern der Buchung so gespeichert bzw. versucht zu speichern. Die Änderung ist dann evtl. wegen Überschneidung nicht mehr möglich, weil bis 11:04 (nach dem alten Minutenraster) bereits eine andere Projektzeit gebucht ist.

In ZEP müssen Mahlzeiten (Frühstück , Mittag- bzw. Abendessen), die ein Mitarbeiter auf seiner Reise erhalten hat, für den betreffenden Tag angegeben werden.
Dadurch wird die Mahlzeiten-Pauschale von den Verpflegungsmehraufwendungen für diesen Tages abgezogen, z.B. wenn bei der Übernachtung Frühstück inklusive war oder der Mitarbeiter vom Kunden zu Abendessen / Mittagessen eingeladen wurde.
Hier können Sie eine Voreinstellung für die Vorbelegung dieser Mahlzeiten machen (der Mitarbeiter kann diese Voreinstellung jeweils überschreiben):

• Keine Vorbelegung
d.h. der Mitarbeiter gibt selber an, ob und welche Mahlzeit er an dem Tag hatte

•Festgelegte Vorbelegung optional für Frühstück, Mittagessen und/oder Abendessen
die angegebenen Mahlzeiten sind für einen Tag mit Arbeitsort nicht erste Tätigkeitsstätte bereits vorbelegt, der Mitarbeiter muss nur im Fall, dass er keine Mahzeitzeit hatte, die Vorbelegung entfernen.

Bitte beachten Sie: Es handelt sich um eine erstmalige und einmalige Vorbelegung für einen neuen Tag mit Arbeitsort nicht erste Tätigkeitsstätte, d.h. hat der Mitarbeiter für diesen Tag eine andere Einstellung gemacht, wird diese Einstellung von ZEP nicht mehr automatisch geändert.

Wirkt sich nur aus, wenn der Mitarbeiter die Einstellung mit Verpflegungsmehraufwendungen hat.

Stellen Sie ein, ob die in ZEP erfassten Zeiten im Dezimal-Format oder im Stunden:Minuten-Format angezeigt werden sollen.

Einstellung Nein -> Darstellung Dezimal: 15 Minuten werden als 0,25 Stunden, 30 Minuten als 0,50 Stunden angezeigt. Wenn Sie ein von ZEP empfohlenes Minutenraster (3, 6, 15 bzw. 30) eingestellt haben, werden nur 2 Nachkommastellen benötigt. Wenn Sie aber z.B. ein 1-Minutenraster haben, werden die Stunden auf 4 Nachkommastellen gerundet angezeigt (5 Minuten entsprechen 1/12 Stunde, also 0,0833333333...).

Einstellung Ja -> Darstellung in Stunden:Minuten: 5 Minuten werden als 00:05 Stunden angezeigt, 1 Stunde und 30 Minuten als 1:30.

Geben Sie hier global an, wie Belegarten und Tätigkeiten in den genannten Auswertungen dargestellt werden sollen:
Kostenabrechnung, Projektzeitnachweis, Projektumsatz und Rechnungsanhang: Tätigkeiten und Belegarten

mit der jeweiligen Bezeichnung in der Tabelle (hier wird als Spaltenüberschrift auch "Tätigkeit" angegeben)

oder

Kurzform und Legende. Diese Einstellung mit Kurzform (in der Tabelle) und der Legende unter der Tabelle.

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter freiwillig auch mal abends, nachts oder am Wochenende für ein Projekt arbeiten, obwohl dies nicht notwendig wäre und entsprechend keine Preisfaktoren berechnet werden sollen. Stellen Sie hier ein, wie in diesem Fall verfahren werden soll:

Ja: Hat die verwendete Preistabelle Preisfaktoren für bestimmte Zeiten, dann wird der Mitarbeiter bei seiner Zeitbuchung gefragt, ob die Preisfaktoren für diese Projektzeit gelten sollen. (Bitte beachten Sie, bei Überschneidungen mit bereits erfassten Zeiten, kommt zu erst die Frage wegen den Preisfaktoren, danach die Frage ob die Zeit überschrieben werden soll.) Die Auswahl, ob die Zeit Zuschlagspflichtig ist kann auch im nachhinein geändert werden: Rufen Sie die betreffende Zeit zum ändern auf und speichern Sie, dann wird die Frage wieder angezeigt und kann wie gewünscht geändert werden. Ein Zeiteintrag mit der Angabe, der Preisfaktor soll nicht angewand werden, ist mit einem blauen Geldsymbol gekennzeichnet.

Nein: Evtl. vorhandene Preisfaktoren werden grundsätzlich ohne Nachfrage berechnet.

Wenn Sie möchten, dass unter Mein ZEP>Projektzeiten erfassen nicht nur der Vorgang sondern die Vorgangshierachie, also auch alle evtl. übergeordnete Vorgänge angezeigt werden, können Sie dies hier einstellen.

Geben Sie hier an, ob Projektzeiten von einem Projektleiter freigegeben werden können.

Einstellung "Nein"
Es gibt keinen Freigabestatus für Projektzeiten.

Einstellung "Ja"

Projektleiter (sowie Administratoren und ggf. Abteilungsleiter) haben die Möglichkeit Projektzeiten als "freigegeben" zu kennzeichnen.

In der "Projektzeitauswertung“ gibt es die Möglichkeit, Projektzeiten umzubuchen. Hier können mehrere Projektzeiten  auf einmal bearbeitet werden. Mit der Einstellung "Ja" wird das Umbuchungsformular um eine Projektfreigabe-Auswahl erweitert, so dass mehrere Projektzeiten auf einen anderen Freigabestatus umgebucht werden können. Beim Umbuchen stehen die Optionen „unverändert“, „zu prüfen“ und „freigegeben“ in der Projektfreigabe-Auswahl  zur Verfügung.

Die Projektzeittabelle erhält eine zusätzliche Spalte, die den Freigabestatus angezeigt: „fg“ für „freigegeben“. Beim Freigabestatus „zu prüfen“ wird nichts angezeigt.

Sie können Projektzeiten nach ihrer Projektfreigabe auswerten. Die erweiterten Filteroptionen der „Projektzeitauswertung“ bieten eine Projektfreigabe-Auswahl an. Die Anzeige kann so auf Projektzeiten mit einem bestimmten Freigabestatus gefiltert werden.

Setzen Sie das Modul Rechnungsstellung ein, können Sie diese Projektfreigabe als zusätzlichen Prüfmechanismus nutzen:

Ein Projektleiter übeprüft die Projektzeiten in seinem Projekt und kann sie entsprechend freigeben, wird dann eine geplante Rechnungsposition in den Folgestatus freigegeben überführt, prüft ZEP, ob alle in der Rechnungsposition enthaltenen Zeiten die Projektfreigabe erhalten haben. Sind Projektzeiten ohne Projektfreigabe enthalten, meldet ZEP dieses, speichert aber trotzdem die Statusänderung der Rechnungsposition.