Wenn Sie eine Email-Adresse anklicken wird standardmäßig der lokale Mail-Client (z.B. MS Outlook, Lotus Notes) aufgerufen. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie alternativ durch aktivieren dieser Option den integrierten ZEP Mail-Client benutzen.
Vorteil des ZEP Mail-Client: die Länge der Mail ist nicht begrenzt.

Stellen Sie hier global ein, ob als Trennzeichen zwischen den E-Mail-Adressen, Komma oder Semikolon verwendet wird.

Sobald ein Benutzer einmal eine eigene Einstellung der E-Mail-Parameter unter Profil>E-Mail gespeichert hat, wird eine Änderung der globalen Einstellung keine Auswirkung mehr für diesen Benutzer haben.

Dieser Absendename wird von ZEP in automatische verschickten Mails eingesetzt:

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

           von: Absendername <absender-email-adresse>

           Antwort an: Antwortname <antwortadresse>

Diese E-Mail-Adresse wird von ZEP als E-Mail-Absender eingesetzt, wenn ZEP automatische Mails versendet, z.Bsp. bei Planstundenüberschreitungen, Überstundenbenachrichtigungen oder im Zusammenhang mit dem Ticketmodul.

Wenn Sie nicht spezielles konfiguriert haben, gilt die Standardeinstellung “nobody@zep.de”.

Hinweis: Die E-Mail-Adresse nobody@zep.de wird nur für den Versand verwendet, Antworten werden abgewiesen.

Eigene E-Mail-Adressen verwenden:

Falls Sie eigene E-Mail-Adressen verwenden möchten, sollten Sie auch einen eigenen Mailserver verwenden, der zu diesen Adressen gehört (siehe “Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden”).

Hier tragen Sie den Antwortnamen ein, den der Empfänger einer automatisch aus ZEP verschickten E-Mail sieht:

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben:

           von: Absendername <absender-email-adresse>

           Antwort an: Antwortname <antwortadresse>

Hier tragen Sie die Antwortadresse ein, den der Empfänger einer automatisch aus ZEP verschickten E-Mail sieht:

Der Empfänger sieht in seinem Mail Programm dann folgende Angaben

von: Absendername <absender-email-adresse>

                Antwort an: Antwortname <antwortadresse>

Hinweis: Da meist nicht gewünscht wird, dass der Empfänger auf diese automatisch erzeugten Mails antwortet, wird häufig eine noreply-Antwortadresse verwendet.

Hier können Sie mit einem einfachen HTML-Editor den Kopf- und den Fußbereich der E-Mails die von ZEP versendet werden, gestalten.

Falls Sie eigene E-Mail-Adressen als Absender  verwenden möchten, können Sie einen eigenen Mail-Server verwenden, der zu diesen Adressen gehört (gleiche Domain).

Tragen Sie hier Ihren Postausgang-Server ein, wenn Sie nicht den Mail-Server von provantis verwenden möchten.
Dazu definieren Sie Ihren Mailserver als "Speziellen Postausgangserver" mit entsprechenden Zugangsdaten und stellen ein:

Absendename für automatisch verschickte E-Mails: ZEP

Absendeadresse für automatisch verschickte E-Mails: zep@IhreDomain.de

Wichtig: Hier darf dann nicht mehr nobody@localhost als Absendeadresse stehen bleiben, da dies zu nobody@zep.de wird und bei unserem SPF Record definiert ist, dass Mails mit dem Absender @zep.de nur von unseren Systemen verschickt werden dürfen.

Damit ZEP Mails über Microsoft Azure versenden kann ist der  Zugriff über OAuth wie folgt zu konfigurieren:

Azure Einstellungen:

Rufen Sie Azure auf: https://portal.azure.com

Navigieren Sie dann via Azure Active Directory > App-Registrierung > "+ Neue Registrierung" zur App-Registrierung :

Geben Sie einen Name ein, z.B. "ZEP"

•Unterstützte Kontotypen : Wenn Sie in Azure die Einstellung "Unterstützte Kontotypen: Nur meine Organisation" haben, müssen Sie die Tenant-ID (auch als Mandant- bzw. Verzeichnis-ID bekannt) von Azure kopieren und in ZEP unter Administration>Einstellungen>Login>OAuth>Tenant-ID eintragen..

•Umleitungs-URI:

oPlattform : Web

ohttps://www.zep-online.de/zepXXX/view/oauth2smtp.php (zepXXX mit eigenem ZEP ersetzen, dieser URL ist auch in ZEP in der Stammdaten > Ticketsystem > Mailboxen > Mailbox-Bearbeiten-Maske zu finden)

•Registrieren drücken

Wenn die App somit registriert ist die "Anwendungs-ID (client)" kopieren und in einer Datei (z.B. azure.txt) zwischenspeichern.

•Nun "Ein Zertifikat oder Geheimnis hinzufügen" auswählen und "+ Neuer geheimer Clientschlüssel" anklicken. Hier:

oBeschreibung eingeben

oGültig bis: 24 Monate (empfohlen)

•Hinzufügen drücken.

•Nun den als Wert angezeigten Code kopieren (Achtung: nicht die Geheime ID) und als neue Zeile in azure.txt ergänzen. Wichtig: dieser Code wird später nicht wieder angezeigt.

ZEP Einstellungen:

Administration >Einstellungen > E-Mail > Einstellungen ändern

=> Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden wählen

Für Azure relevante Felder:

•Absendeadresse : gleicher Domäne wie Benutzername

•Server: smtp.office365.com

•Port : 587 (submission)

•OAuth Id : erste gespeicherte Zeile in (z.B. azure.txt)

•OAuth Secret  : zweite gespeicherte Zeile in (z.B. azure.txt)

•Verbindungssicherheit : STARTTLS

Das Versenden von Mails geht auch mit Mailboxen/User, welche in Office 365 nicht lizensiert sind. Dazu müssen der Benutzername und die Absenderadresse allerdings gleich sein, da einer unlizensierten Mailbox/User keine Rechte auf andere Mailboxen/User zugeteilt werden können. Kurz: Der Benutzer muss berechtigt sein, über die Absendeadresse Mails versenden zu können.

Alle anderen wie seither (kein Passwort mehr bei OAuth)

•Speichern

•dann das Icon für Externen Link anklicken. Dieses führt zur Anmeldeseite von Office 365. Bitte die Anmeldung durchführen.

•nach erfolgreicher Anmeldung erfolgt eine Weiterleitung zurück auf die Mailbox-Seite.

•=> Fertig!

Eine Anleitung wie Sie eine App in Google erstellen finden Sie hier:

https://support.google.com/cloud/answer/6158849?hl=en#zippy=

Sie müssen den Mailversand von ZEP als App registrieren (https://cloud.google.com/console). Dort erhalten Sie dann die OAuth ID und das OAuth Secret welches Sie in ZEP eintragen müssen.

Die Umleitungs-URL finden Sie in den ZEP-Einstellungen für die E-Mail wenn Sie auf Google OAuth umstellen. Im Normalfall ist es die folgende URL, hier müssen Sie Ihren ZEP Namen ersetzen:

https://www.zep-online.de/zepXXXXXXXXXX/view/oauth2smtp.php

ZEP-Einstellungen:

Administration > Einstellungen > E-Mail > Einstellungen ändern

•Eigenen Mailserver verwenden

•OAuth = Google

•OAuth ID = bekommen Sie nach der Erstellung Credentials bei Google

•OAuth Secret = bekommen Sie nach der Erstellung der Credentials bei Google

•Server = smtp.gmail.com

•Benutzername = Ihre Google Benutzername bei Google

•Speichern

Danach erscheint ein Pfeilsymbol in einem Kästchen. Dort müssen Sie sich anmelden und per Pop-Up die nötigen Berechtigungen erteilen, falls Sie dies noch nicht getan hatten.

Nach der Anmeldung können Sie durch das Briefsymbol eine Testmail versenden.