Sie haben die Wahl:
keine Berechnung:
Es werden keine Verpflegungsmehraufwendungen berechnet.

Deutschland:
Geben Sie jeweils eine Pauschale an für eine Abwesenheit von mehr als 8 bzw. mindestens 24 Stunden. Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, sieht die steuerliche Regelung einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vor. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde, erfolgt unter Mein ZEP>Projektzeiten für den jeweiligen Tag mit dem Symbol .

Weiterführende Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen:
Details zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen finden Sie in den Dokumenten des Bundesfinanzministeriums:

BMF Schreiben zur Reform des Reisekostenrechts 2020
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2020-11-25-Stl-Behandlung-Reisekosten-Arbeitnehmern.pdf?__blob=publicationFile&v=3

BMF Schreiben zu Auslandspauschalen ab 2023

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2022-11-23-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2023.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Österreich Kalendertag-Regelung (Für die Berechnung des Tagesgelds wird jeweils ein Kalendertag zu Grunde gelegt)

bzw.

Österreich 24-Stunden-Regelung (Für die Berechnung des Tagesgelds wird ab "Reisebeginn" in 24-Stunden Intervallen gerechnet.)

Unter "Reisekosten-Tagesgeld" geben Sie das für den Ort gültige pauschale Tagesgeld an. Außerdem haben Sie für jeden Ort die Wahl zwischen Zwölftelregelung und Drittelregelung:

• Zwölftelregelung:
Bei einer Reisedauer bis zu 3 Stunden wird kein Tagesgeld angerechnet.
Dauert die Reise länger als 3 Stunden, wird für jede angebrochene Reisestunde 1/12 des Tagesgeldes angerechnet.
Für mehr als 11 bis zu 24 Stunden wird also das volle Tagesgeld angerechnet.
(entspricht der Regelung für die steuerliche Behandlung von Inlands-Geschäftsreisen in Österreich.)
Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.

•Regelung nach Kollektivvertrag für Eisen- und Metallindustrie:
Bei einer Reisedauer bis zu 3 Stunden wird kein Tagesgeld angerechnet.
Dauert die Reise länger als 3 Stunden und bis zu 6 Stunden wird 1/4 des Tagesgeldes angerechnet.
Bei mehr als 6 Stunden und bis zu 9 Stunden wird 1/2 des Tagesgeldes angerechnet.
Bei mehr als 9 Stunden und bis zu 12 Stunden wird 3/4 des Tagesgeldes angerechnet.
Bei einer Reisedauer von mehr als 12 Stunden wird das volle Tagesgeld angerechnet.
Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das aliquote Tagesgeld, dh. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

•Drittelregelung:
Bei einer Reisedauer bis zu 5 Stunden wird kein Tagesgeld angerechnet.
Bei einer Reisedauer von mehr als 5 Stunden wird 1/3 des Tagesgeldes angerechnet.
Bei mehr als 8 Stunden wird 2/3 des Tagesgeldes angerechnet.
Bei einer Reisedauer von mehr als 12 Stunden wird das volle Tagesgeld angerechnet.
(entspricht der Regelung für die steuerliche Behandlung von Auslands-Geschäftsreisen in Österreich.)
Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.

Bitte beachten Sie:
Das hier eingestellte Berechnungsverfahren gilt zunächst für alle (neuen) Mitarbeiter. Sie können jedoch für jeden einzelnen Mitarbeiter in seinen Daten die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ausschalten, bzw. bei Österreich das jeweils andere Berechnungsverfahren (Kalendertag / 24-Stunden) einstellen.

Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, können Sie einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vornehmen. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde, erfolgt unter Mein ZEP>Projektzeiten für den jeweiligen Tag mit dem Symbol .

Mehr Info zu Verpflegungsmehraufwendungen in ZEP:

Wo sehe ich die berechneten Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen werden bei der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen und werden als interne Projektkosten in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen in einem Projekt weiterzuverrechnen. Das können Sie je Projekt einstellen.

Der ermittelte Betrag wird dann in der Projektabrechnung und in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.

Wann entstehen Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, wenn ein Mitarbeiter Projektzeiten an einem Arbeitsort, der nicht der "erste Tätigkeitsstätte"-Arbeitsort ist, bucht. ZEP ermittelt die Zeit, die der Mitarbeiter unterwegs war, inkl. Pausen.

Am besten geht das, wenn der Mitarbeiter jede Reise mit einer "hin"-Buchung beginnt und mit einer "rück"-Buchung abschließt. (Wenn Sie die Anweisung haben, dass die eigentliche Reisezeit keine Arbeitszeit ist, kann die hin- und Rückreise auch nur zu einem Zeitpunkt, also mit der Dauer "0" gebucht werden, so dass damit lediglich der Beginn und das Ende der Reise eindeutig gesetzt sind)

Woher kommen die Zahlen für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen?

In den "Stammdaten Orte" werden die landesspezifischen Parameter je Ort angegeben.

Zu einer Abwesenheit eines Mitarbeiters pro Kalendertag werden die Verpflegungsmehraufwendungen aus der Dauer der Abwesenheit und den Parametern des Arbeitsortes ermittelt.

Wochenende:

Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet:

•Die letzte Buchung eines Tages (z.B. Freitag) ist eine Auswärtstätigkeit (Ort ist nicht Standard) und ist keine Rückreise.

•Es folgen nicht mehr als drei Tage ohne Zeitbuchung (z.B. Samstag, Sonntag und Feiertag).

•Die erste Buchung (z.B. am Montag) ist am gleichen Ort wie die letzte Buchung (am Freitag) und sie ist keine Hinreise.

•Die Zwischentage werden mit 24 Stunden Abwesenheit angerechnet.

•Bitte beachten Sie: wenn Sie die Österreich 24-Stunden-Regelung eingestellt haben, müssen Sie für Samstag und Sonntag jeweils eine weiter-Reisezeit mit der Dauer "0" erfassen, sonst werden die Wochenenden nicht in der Berechnung berücksichtigt.

Fall: Verpflegungsmehraufwand für Wochenende abrechnen

Damit wird in ZEP berücksichtigt, dass ein Mitarbeiter steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen erhalten kann, wenn er über das Wochenende an seinem auswärtigen Arbeitsort bleibt, auch wenn er an den Wochenend-Tagen nicht gearbeitet hat.

Wenn die Freitags- und Montags-Arbeit auf ein Projekt gebucht ist, das laut Projektplanung die Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden weiterverrechnet, dann werden selbstverständlich auch diese Wochenend-Verpflegungsmehraufwendungen in der Projektabrechnung berücksichtigt.

Fall: Wochenende ohne Verpflegungsmehraufwand abrechnen

Um zu verhindern, dass für das Wochenende Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet werden, buchen Sie am Freitag eine Rückreise. (Beispiel: ein Mitarbeiter könnte übers Wochenende auch wieder zurückreisen, möchte aber das Wochenende privat an dem auswärtigem Arbeitsort bleiben, dementsprechend soll er für diese Zeit auch keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, dann bucht er am Freitag eine "Rückreise" mit der Zeit "0" und am Montag dann wieder eine "Hinreise" mit der Zeit "0". Für dieses Wochenende werden dem Mitarbeiter dann auch keine Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet.)

Fall: Reise über mehrere Orte

Wenn eine Reise über mehrere Orte führte, ist der zuletzt besuchte Ort eines Kalendertages für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen entscheidend. Ausnahme: Wenn Sie am gleichen Tag sowohl Auslands- als auch Inlands-Orte besucht haben, ist der letzte Auslandsort entscheidend. ZEP erkennt Inlandsorte daran, dass das Wort "Inland" in der Ortsbezeichnung steht.

Fall: zwei getrennte Reisen an einem Kalendertag

Auch bei zwei Reisen am gleichen Tag müssen die Abwesenheitszeiten in Summe für diesen Kalendertag betrachtet werden. Auch hier gilt der zuletzt besuchte Ort, ggf. der zuletzt besuchte Auslandsort.

Fall: Reisen über Mitternacht

Sie erfassen immer bezogen auf den Kalendertag, d.h. eine Reise über Mitternacht hinweg wird in zwei Teilen eingegeben. Beim ersten Teil „bis 24 Uhr“ muss der bis dahin erreichte Ort angegeben werden (egal ob Flug oder Bahn oder Auto). Beim zweiten Teil (Folgetag ab 0 Uhr) wird der Zielort angegeben.

Achten Sie darauf, dass die Reise insgesamt mit genau einer Hinreise beginnt und genau einer Rückreise endet. Die Reisezeiten dazwischen müssen Weiterreisen sein.

Mitternachtsregel:

Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab.

Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn

•die Reise nach 16 Uhr begonnen und vor 8 Uhr beendet wurde

und

•es keine Übernachtung gab ( Übernachtung entsprechend Ihren Einstellungen in "Übernachtungszeit erkennen")

Stellen Sie hier ein, ob sich die Fristprüfung für den steuerfreien Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen auf das selbe Projekt oder auf den selben Kunden beziehen soll.

Fristprüfung für steuerfreien Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen :

•Es wird ermittelt, ab welchem Datum der MA mehr als zwei Tage pro Woche auf das gleiche Projekt auf den gleichen Arbeitsort gebucht hat.

•Es wird ermittelt, seit welchem Datum der MA mehr als zwei Tage pro Woche auf Projekte des gleichen Kunden auf den gleichen Arbeitsort gebucht hat.

Wenn das, abzüglich Fehlzeiten, mehr als 3 Monate sind und es keine 4-wöchige Unterbrechung gegeben hat wird in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ein entsprechender Hinweis ausgeben.

Diese Einstellung beeinflusst die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen für den Fall, dass ein Mitarbeiter über Nacht reist.

Wenn Sie hier "Nein" angeben, wird ZEP keine Übernachtungszeit erkennen, d.h. es wird nie eine Übernachtung für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt, da es ja lt. Definition keine gibt. Dies hat Auswirkung für An- und Abreisetage mit Unterschreitung der Mindestabwesenheit: hier berechnet ZEP demnach nie VMA.

Wenn Sie hier "Ja" angeben, wendet ZEP Ihre Definition für Übernachtungen an. Geben Sie an, in welchem zeitlichen Rahmen eine nicht bebuchte Zeitspanne liegen muss, damit ZEP eine Übernachtung erkennt.

Geben Sie die Übernachtungszeit in Stunden mindestens an. Für den zeitlichen Rahmen tragen Sie den Übernachtungszeit Beginn am Abend (muss größer als 12.00 sein) und das Übernachtungszeit Ende am Morgen (muss kleiner als 12.00 sein) ein.

Die Übernachtungszeit in Stunden mindestens darf nicht größer sein als Beginn bis Ende. (Sie können auch "0" eintragen, dann wird immer eine Übernachtung anerkannt, auch wenn es keine "Pause" gab. Dies bedeutet für An- und Abreisetag mit Unterschreitung der Mindestabwesenheitszeit: ZEP berechnet immer VMA)

D.h. eine Übernachtung wird immer dann angenommen, wenn

eine Reise vorliegt, d.h. der Ort der Zeitbuchungen z. B. nicht die „erste Tätigkeitsstätte“ ist
und
zwischen Ihren angegebenen Übernachtungszeit Beginn am Abend (muss größer als 12.00 sein) und der Übernachtungszeit Ende am Morgen (muss kleiner als 12.00 sein) die Übernachtungszeit in Stunden mindestens die angegebene Anzahl Stunden beträgt).

Wenn im Rahmen einer Auswärtstätigkeit der Mitarbeiter Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) anfallen, können Sie in den Reiseeinstellungen eines Projekts angegeben, ob VMA abgerechnet werden sollen.
Hier in den Einstellungen, geben Sie an, wie diese VMA an das betreffende Projekt bzw. die betreffenden Projekte weiter berechnet werden sollen. Sie können folgende zwei Optionen wählen, wenn ein Mitarbeiter einen Tag auf verschiedene Projekte gebucht hat:

•die VMA des Tages auf alle Projekte anteilig verteilen oder

•nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten.
 

VMA des Tages auf alle Projekte anteilig verteilen

d.h. die VMA des Tages auf alle betreffenden Projekte anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen

Der Ausgangspunkt ist die Berechnung der VMA aus Mitarbeitersicht, d.h. alle Zeitbuchungen auf alle Projekte. Daraus ermittelt sich die für diesen Tag geltende Pauschale, also z.B. „mehr als 8 Stunden“ oder „mind. 24 Stunden“ (Administration>Stammdaten>Orte).
In einem nächsten Schritt verteilt ZEP dieses Ergebnis auf die beteiligten Projekte dieses Tages, d.h. auf die Projekte, auf die „Ort projektrelevant“ gebucht wurde.

Das bedeutet:
Aus interner Sicht: die externen zu verrechnenden VMA werden nach dem gleichen Schlüssel ermittelt wie die internen VMA. Im einfachsten Beispiel: Wenn alle beteiligten Projekte so eingestellt sind, dass sie grundsätzlich (für alle Zeiten, nicht nur für fakturierbare)  VMA mit den "normalen“ Ortspauschalen berechnen, dann haben Sie auf den Projektabrechnungen in Summe genau den Betrag, wie der Mitarbeiter in seiner Kostenabrechnung.
Implizit werden damit ebenfalls Pausen, Übergangstage (Wochenenden) und der Abzug von Mahlzeiten anteilig auf die Projekte verteilt.
Aus Sicht der Kunden (also der Rechnungsempfänger): Die Berechnung der VMA für ein Projekt ist immer abhängig davon, ob der Mitarbeiter an dem Tag auch noch auf andere Projekte "außer Haus" gebucht hat (und bei der VMA-Tabelle ist es nicht vermeidbar, dass Uhrzeiten, Start-/Zielort, Arbeitsort eines "anderen" Projektes auf der Rechnung sichtbar werden).
Bitte beachten Sie: Das ist für den Empfänger der Rechnung nicht immer nachvollziehbar, denn die Projektzeiten der anderen Projekte sind auf der Rechnung natürlich nicht aufgeführt.
Beispiel: wenn 4 Stunden auf das Projekt gebucht sind, kann es den Fall geben:
- dass keine VMA abgerechnet werden, weil auf sonst keine Projekte gebucht wurde, oder
- dass die halbe Pauschale abgerechnet wird, weil noch 4 weitere Stunden auf ein anderes Projekt gebucht wurden, oder
- es wird ein Drittel der Pauschale abgerechnet, weil noch 8 weitere Stunden auf ein anderes Projekt gebucht wurden.

oder Sie geben an, die

VMA der Projekte verschiedener Kunden getrennt betrachten

d.h. die VMA des Tages nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten.

Wenn Sie diese Option gewählt haben, können Sie weiter angeben, wie die VMA an das Projekt abgerechnet werden sollen.

Siehe auch i-Punkt "Für die Abrechnung der VMA eines Projekts"

Hinweis: Wenn ein Projekt mehrere Kunden hat:

•Mit der Einstellung "VMA des Tages auf alle Projekte anteilig verteilen" sind alle Kunden des Projekts gleichberechtigt.  Auf den Abrechnungen steht bei jedem Kunden immer der gleiche vollständige VMA-Betrag.

•Mit der Einstellung "nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten." werden nur Projekte betrachtet, bei denen der Kunde PRIMÄR ist. Das hat zur Folge, dass auf einer Abrechnung an einen Sekundärkunden die VMA nicht berücksichtigt werden, sondern nur beim Primärkunden.

Wenn Sie die Option "nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten." gewählt haben, können Sie für die Abrechnung der VMA eines Projekts folgende Optionen wählen:

•alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln; sie unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projektes nicht.

oder

•nur mit "Ort nicht projektrelevant" gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln. Mit "Ort projektrelevant" gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden und die Pausen drum herum zählen nicht zur Abwesenheitszeit des einen Projekts, sondern unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projekts.

oder

•alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden und die Pausen drum herum zählen nicht zur Abwesenheitszeit des einen Projekts, sondern unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projekts.

Bitte beachten Sie:
Die dem Mitarbeiter ausbezahlten VMA sind nicht die Summe aller Projektabrechnungen.
Projekte unterschiedlicher Kunden bekommen u.U. die gleichen VMA (mehrfach) in Rechnung gestellt. Trotzdem wird der Rechnungsempfänger das korrekt nachvollziehen können, denn es gibt keine Seiteneffekte aus Buchungen auf andere Projekte.

•Reiseeinstellung bei beiden Projekten: Verpflegungsmehraufwendungen: "für alle Arbeitszeiten abrechnen":
Auf zwei unterschiedliche Projekt A und B wird von einem Mitarbeiter an einem Tag jeweils 4,5 Stunden erfasst.
Kostenabrechnung des Mitarbeiters: Der Mitarbeiter erhält die "mehr als 8 Stunden-Pauschale".
Reisekosten Projekt A: 50% der "mehr als 8 Stunden-Pauschale
Reisekosten Projekt B: 50% der "mehr als 8 Stunden-Pauschale

•Auf Projekt A werden von einem Mitarbeiter an einem Tag 7 Stunden erfasst, auf Projekt B werden 3 Stunden erfasst.
Kostenabrechnung des Mitarbeiters: Der Mitarbeiter erhält die "mehr als 8 Stunden-Pauschale".
Reisekosten Projekt A: 70% der "mehr als 8 Stunden-Pauschale
Reisekosten Projekt B: 30% der "mehr als 8 Stunden-Pauschale

•Reiseeinstellung bei Projekt A: Verpflegungsmehraufwendungen: "für alle Arbeitszeiten abrechnen" und
Reiseeinstellung bei Projekt B: Verpflegungsmehraufwendungen: "nur für fakturierbare Arbeitszeiten abrechnen:
Mitarbeiter bucht auf Projekt A 4,5 Stunden und auf Projekt B 1 Stunde fakturierbar und 3,5 Stunden nicht fakturierbar
Kostenabrechnung des Mitarbeiters: Der Mitarbeiter erhält die "mehr als 8 Stunden-Pauschale".
Reisekosten Projekt A: 50 % der "mehr als 8 Stunden-Pauschale
Reisekosten Projekt B: 50% der "mehr als 8 Stunden-Pauschale

•Mitarbeiter bucht auf Projekt A 8 Stunden fakturierbar und auf Projekt B 8 Stunden nicht fakturierbar:
Kostenabrechnung des Mitarbeiters: Der Mitarbeiter erhält die "mehr als 8 Stunden-Pauschale".
Reisekosten Projekt A: 50 % der "mehr als 8 Stunden-Pauschale
Reisekosten Projekt B: 50% der "mehr als 8 Stunden-Pauschale, da hier aber nur nicht fakturierbar gebucht wurde, werden 50% von 0,- = 0 berechnet!

- und Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln, also keine Unterbrechung der Abwesenheitszeit.

d.h. alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden werden wie eine Pause behandeln; sie unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projektes nicht.

Beispiel: Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht:

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

VMA Projekt A: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden
VMA Projekt B: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden

- und mit "Ort nicht projektrelevant" gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln, also keine Unterbrechung der Abwesenheitszeit; mit "Ort projektrelevant" gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden unterbrechen die Abwesenheitszeit eines Projekts.

nur mit „Ort nicht projektrelevant“ gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln. Mit „Ort projektrelevant“ gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden und die Pausen drum herum zählen nicht zur Abwesenheitszeit des einen Projekts, sondern unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projekts.

Beispiel 1: Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht, jede Zeitbuchung war "Ort projektrelevant":

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

VMA Projekt A: 8.00 - 9.00 Uhr + 10.00 - 11.00 Uhr + 12.00 - 13.00 Uhr + 14.00 - 15.00 Uhr + 16.00 - 17.00 Uhr
= 5 Stunden Abwesenheitszeit  = keine VMA
VMA Projekt B: wie Projekt A, nur "zeit-versetzt"
= 5 Stunden Abwesenheitszeit  = keine VMA

Beispiel 2: Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht, jede Zeitbuchung auf Projekt A war "Ort projektrelevant" (*), auf Projekt B "Ort nicht projektrelevant":

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A*
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A*
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A*
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A*
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A*
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

VMA Projekt A: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden
VMA Projekt B: keine VMA, da Ort nicht projektrelevant

- und Zeiten auf Projekte anderer Kunden unterbrechen die Abwesenheit eines Projekts

d.h. alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden und die Pausen drum herum zählen nicht zur Abwesenheitszeit des einen Projekts, sondern unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projekts.

Bucht ein Mitarbeiter an einem Tag auf zwei verschiedene Projekte verschiedener Kunden, wird jedes Projekt für sich betrachtet, die Zeiten auf das jeweils andere Projekt werden immer als Pause betrachtet.
Beispiel: Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht:

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

VMA Projekt A: 8.00 - 9.00 Uhr + 10.00 - 11.00 Uhr + 12.00 - 13.00 Uhr + 14.00 - 15.00 Uhr + 16.00 - 17.00 Uhr
= 5 Stunden Abwesenheitszeit  = keine VMA
VMA Projekt B: wie Projekt A, nur "zeit-versetzt"
= 5 Stunden Abwesenheitszeit  = keine VMA

Sie können hier optional einstellen, ob in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters alle Start- und Zielorte angezeigt werden sollen.

Beispiel:
 8.00 Uhr -   9.00 Uhr: hin-Reise von "Wohnort" zum "Kunden"
 9.00 Uhr - 16.00 Uhr: arbeiten beim Kunden vor Ort
16.00 Uhr - 17.00 Uhr: "rück-Reise" vom "Kunden" zum "Büro"

Wenn Sie diese Einstellung aktivieren ("Ja"), dann werden der Start- und Zielort jeder Zeitbuchung mit der Reisetätigkeit angezeigt:
Wohnort, Kunde, Kunde, Büro

Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren ("Nein"), dann werden nur der zuerst gebuchte Start und der zuletzt gebucht Zielort der nicht mit dem Startort identisch ist, angezeigt:
Wohnort, Büro

Diese Einstellung könnte evtl. (wie in diesem Beispiel) zu Missverständnissen führen.