Unter Mein ZEP kann jeder Benutzer sein persönliches Dashboard aufrufen: Es gibt mehrere Widgets in denen die aktuellen Zahlen und Grafiken zur Arbeitszeit, zum Überstundenkonto zum Verlauf der Projektzeiten und der Projektverteilung auf einen Blick sichtbar sind. Bitte beachten Sie, je nach eingesetzten Modulen haben Sie mehr oder weniger Widgets.

Sie können zu Kunden, Mitarbeitern und Projekten eigene Zusatzfelder definieren. Diese Zusatzfelde definieren Sie unter Administration>Stammdaten bei Kunden, Mitarbeitern und Projekten als Zusatzattribute mit verschiedenen Typen (z.B. Text, Datum,...).

Diese Zusatzfelder werden auf der Datenseite eines Kunden, Mitarbeiters und Projekts angezeigt und können dort angegeben und bearbeitet werden. Die Zusatzfelder werden als konfigurierbare Spalten in der jeweiligen Verwaltungsansicht angeboten. Eine Übernahme aus Personio ist möglich (Name muss in ZEP und Personio identisch sein).

Wenn Sie im Kalender einen Termin für einen anderen Mitarbeiter einstellen, gibt es jetzt die zusätzliche Checkbox Kalendereigentümer informieren (der Kalendereigentümer wird direkt mit Name angezeigt). Ebenso bei Änderungen am Termin und beim Löschen. Bitte beachten Sie, das funktioniert nur, wenn der Termin direkt im ZEP-Kalender angelegt wird.

Passen dazu gibt es unter Administration>Stammdaten>Sonstiges>Termin-Mailvorlagen für Termin erstellt, Termin geändert und Termin gelöscht..

Sie können nun einstellen, dass sich die Mitarbeiter in ZEP sowohl über LDAP wie auch über OAuth anmelden können.

Wenn Sie angegeben haben, dass sich Ihre Mitarbeiter über OAuth in ZEP anmelden sollen, können Sie optional den normalen ZEP-Login sperren. Diese Sperre war global für alle ZEP-Benutzer gültig. Jetzt können Sie diese Einstellung auf Benutzerebene vornehmen. Sollen einzelne ZEP-Benutzer sich nicht über OAuth anmelden müssen, deaktivieren Sie die Einstellung Normalen ZEP-Login sperren unter Administration>Einstellungen>Login und sperren stattdessen bei den betreffenden Mitarbeitern den normalen ZEP-Login (unter Mitarbeiter> Daten>Einstellungen: Normalen ZEP-Login sperren.

Es wird dann die normale Login-Maske angezeigt, die Mitarbeiter, bei denen der normale ZEP-Login gesperrt ist, können sich dort nicht anmelden und auch nicht den Kennwort zurücksetzen-Link anwenden.

Unter Administration>Einstellungen>Kennwort können Sie optional angeben, ob das Kennwort mindestens ein Sonderzeichen enthalten muss.

Ein Mitarbeiter sieht unter Mein ZEP>Auswertungen>Projektzeithistorie alle Änderungen, die ein Administrator, Abteilungsleiter bzw. Projektleiter an seinen Projektzeiten vorgenommen hat. Neu ist das Feld Interne Bemerkung, hier kann eine Bemerkung für die Änderung eingegeben werden.

In Auswertungen können Sie über die Konfiguration Tabellenspalten  für Excel / CSV angeben, wie der Benutzername angezeigt werden soll (optional konfigurierbar):

•Benutzername

•Nachname

•Kurzzeichen

Folgende Auswertungen wurden angepasst:

•Mitarbeiterumsatzanteile

•Internes Arbeitsentgelt

•Projektzeitauswertung

•Belegauswertung

•Mahlzeiten

•Reisen

•Arbeitszeitenübersicht

•Rückstellungen

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Mitarbeiterumsatzanteile könnnen Sie jetzt auch optional nach Monaten gliedern.
Bitte beachten Sie: wenn Sie die Gliederung nach Monat wählen, kann die Auswertung u.U. sehr lang dauern. Wir empfehlen in diesem Fall, die Auswertung im Hintergrund auszuführen.

Wollen Sie zum Beispiel die Projektzeitauswertung automatisiert als Task immer vom 26. des Vormonats bis zum 25. des aktuellen Monats ausführen lassen, können Sie dies nun so einstellen:

Wählen Sie als Auswertungszeitraum Aktueller Monat oder Letzter Monat, dann können Sie über Auswertungszeitraum Monat ab Tag auch den taggenauen Start der Auswertung angeben.

D.h. wenn Sie z.B. ab Tag 26: angeben, wird der Auswertungszeitraum immer vom 26. des Vormonat bis zum 25. des aktuellen Monats sein.

Diesen taggenauen Auswertungszeitraum können Sie in allen Auswertungen mit der Option Monat einstellen.

In der Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht gibt es eine zusätzliche Checkbox, die nur die Mitarbeiter auflistet, deren nicht eingehaltene Pausenregelung nur von einer Kernzeitverletzung herrührt. Anwendungsfall: Sie möchten täglich um 11.00 Uhr sehen, welche Mitarbeiter noch keine Zeitbuchung(en) erfasst haben. Legen Sie sich eine entsprechende Task mit der Option nur mit Kernzeitverletzung an.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Verlauf Projektzeiten wird jetzt auch die Gesamtsumme der verfügbaren Stunden, die Ist-Stunden gesamt und die Ist-Stunden fakturiert, sowie die Ist-Stunden nicht fakturiert für den eingestellten Zeitraum angezeigt. Diese Informationen werden in der Legende rechts neben der Grafik angezeigt. Sie erhalten diese Informationen auch für einen einzelnen Tag als Mouseover, wenn Sie mit der Maus an der entsprechnden Stelle in der Grafik sind.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Kostenabrechnungen können Sie jetzt als Massenoperation für als geprüft gespeicherte Kostenabrechnungen für alle markierten Einträge zusammen die Auszahlung generieren und die markierten Einträge als E-Mail versenden. Die beiden Möglichkeiten finden Sie unter Aktion wählen.

Ein Administrator bzw. Abteilungsleiter sieht im Menü eines ausgewählten Mitarbeiters jetzt auch unter Administration die Untermenüpunkte Angebote, Tickets und Tasks (die Azeige ist abhängig von den eingesetzten ZEP-Modulen).

Im Menüpunkt Vorgänge eines gewählten Projekts können Sie jetzt als neue Aktion Vorgangsmitarbeiter hinzufügen und auch Vorgangsmitarbeiter löschen wählen.

Die Auswertungen Gesamtstatus Plan, Zeit und Ertrag können Sie jetzt auch nach Kunden gliedern:

Wählen Sie bei Gliederung Primärer Kunde aus, werden zusätzlich Zwischensummen je Kunde in der Ergebnistabelle angezeigt.

Sie können in einem Projekt jetzt auch eine Tageshöchstgrenze an Stunden einstellen, die nicht überbucht werden darf
Stellen Sie im betreffendem Pprojekt bei "Überbuchen verhindern" ein, welche Zeiten berücksichtigt werden sollen (mit/ohne nicht fakt, mit/ohne Reisezeit). Dann können Sie auch  zusätzlich auch einen Überbuchungsstopp pro Tag angeben.

Es gibt eine neue Anzeigemöglichkeit in den Abrechnungseinstellungen>Format eines Projekts:

Sie können angeben, ob bei belegen auch der Vorgang angezeigt werden soll auf den der Beleg erfasst wurde:

Bei Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belegen: Vorgänge anzeigen

Die Einstellung macht nur dann Sinn und wird nur dann angezeigt, wenn das Projekt die grundsätzliche Einstellung Vorgänge werden nicht einzeln abgerechnet hat.

Unter Projekte>Verwaltung können Sie nun auch den Projekttyp, beliebig, nur interne Projekte oder nur Kunden-Projekte, als Filterkriterium einstellen.

Im Menüpunkt unter Faktura>Rechnungen, können Sie nun Ihre Filtereinstellungen als Favoriten speichern und verwalten.

Unter Faktura>Auswertungen>Fehlende Rechnungspositionen, können Sie weitere Filterkriterien (Projektstatus, Vorgangsstatus) auswählen.

Wenn Sie für einen Kunden als maschinenlesbares Rechnungsformat XRechnung angegeben haben, gibt es folgende zusätzliche Felder für die XRechnungen:

Unter Kunde>Daten>Reiter Abrechnung:

•Leitweg-ID (BT-10)

Unter Projekt>Daten & Plan>Reiter XRechnung:

•Projektreferenz (BT-11)

•Vertragsreferenz (BT-12)

•Bestellnummer (BT-13)

•Auftragsnummer (BT-14)

•Vergabenummer (BT-17)

•Objektnummer (BT-18)

Unter Projekt>Vorgänge>Reiter Abrechnung:

•Bestellnummer (BT-13)

•Auftragsnummer (BT-14)

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht können Sie unter Konfiguration Tabellenspalten vier neue optionale Spalten ein- bzw. ausblenden:

•Jahresurlaub Stunden

•bezahlte Abwesenheit Stunden

•Soll Stunden abzgl. bez. Fehlstd

•Fakturierbarer Anteil an Soll Stunden abzgl. bez. Fehlstd

Sie können angeben, ob ein Controller auch die Einplanung der Mitarbeiter vornehmen darf. Wenn Sie dies so einstellen möchten, aktivieren Sie unter Administration>Einstellungen>Ressourcenplanung die Checkbox Controller darf einplanen.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Verlauf Projektzeiten wird ja neu auch die Gesamtsumme der verfügbaren Stunden, die Ist-Stunden gesamt und die Ist-Stunden fakturiert, sowie die Ist-Stunden nicht fakturiert für den eingestellten Zeitraum angezeigt. Diese Informationen werden in der Legende rechts neben der Grafik angezeigt. Sie erhalten diese Informationen auch für einen einzelnen Tag als Mouseover, wenn Sie mit der Maus an der entsprechnden Stelle in der Grafik sind.

Zusätzlich wird auch die Einplanung für den gewählten Zeitraum als Summe angezeigt.

Wenn ein Mitarbeiter konkret eingeplant ist und dann nachträglich ein Fehlgrund an einem oder mehreren Tagen mit Einplanung eingetragen wird , wird auf allen Seiten, auf denen die Einplanung bearbeitet werden kann ein Hinweis ausgegeben:

Für den Mitarbeiter existieren Einplanungen an Fehltagen:

Sie können die Einplanungen an Fehltagen mit Klick auf löschen einfach entfernen.

Unter Kunde>Verwaltung wird die Abteilungszuordnung  jetzt auch als Massenoperation bei Aktion wählen angeboten.

Unter Administration>System>Tasks gibt es eine neue Task, mit der Sie sich daran erinnern lassen können, das es Angebote gibt, die noch nicht beauftragt sind. Wählen Sie die Task Erinnerung an Nachfassen des Angebotes und geben Sie an, wann die Task ausgeführt werden soll. Stellen Sie ein, wie viele Tage vor  (z.B. - 3) oder wie viele Tage nach (z.B.+ 4)dem Ablauf der Angebots eine Erinnerung erfolgen soll.

Angebotspositionen können aus einem bestehenden Angebot oder einer Vorlage kopiert werden. Die zu übernehmenden Angebotspositionen können ausgewählt werden.
Das Datenformular eines Angebots ist um den Reiter Angebotspositionen ergänzt. Die zu übernehmenden Angebotspositionen können ausgewählt werden (alle oder spezifische).

Im Projekt unter Daten&Plan>Kunde&Abrechnung gibt es ein neues Feld Vorbelegung Erlöskonto. Es werden alle Erlöskonten aus den Stammdaten angeboten, die zu der eingestellten MwSt und der Länderkennung des Kunden passen. Bitte beachten Sie, bei Projekten mit Abrechnung an mehrere Kunden, haben Sie hier nur die Einstellung für den primären Kunden.

Wenn Sie für dieses Projekt Rechnungspositionen anlegen, wird dieses Konto vorbelegt.

Es gibt eine neue Task, mit der man täglich oder nur Montag-Donnerstag zu einer bestimmten Uhrzeit prüfen kann, ob alle Mitarbeiter anwesend sind, die heute keinen freien Tag haben.

Die E-Mail, die Mailvorlage finden Sie unter unter Administration>Stammdaten>Anwesenheit: Erinnerung an das Einstempeln, wird an den betreffenden Mitarbeiter und zusätzlich an den Administrator bzw. Abteilungsleiter versendet.

Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Kostenabrechnung&Gutschrift angeben Gutschriften je Projekt = Ja, können Sie Ihren freien Mitarbeitern je Projekt eine eigene Gutschrift erstellen.

Bitte beachten Sie, wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben

•Kann eine Gutschrift immer nur je einzelnes Projekt gemacht werden.

•wird, wenn eine projektbezogene Gutschrift erstellt wird, also geprüft gespeichert wird, trotzdem der gesamte Zeitraum gesperrt (wie bei den nicht projektbezogenen Gutschriften).

•werden die VMA, inkl. Mahlzeitenabzug, auf die beteiligten Projekte anteilig verteilt (Anzahl Ort-projektrelevant auf das Projekt gebuchte  Stunden in Relation zu allen Ort-projektrelevant gebuchten Stunden).

•dann gibt es auch Projekt-Platzhalter im oberen und unteren Gutschriftstext.

• dann gibt es auch Dokumentvariablen für Projekt-Kurzform und Bezeichnung (analog Rechnung).

Wenn Sie nicht möchten, dass Freie Mitarbeiter unter Mein ZEP>Auswertungen in der Fehlzeitenübersicht oder in Aktuelle Anwesenheiten die Namen der anderen Mitarbeiter sehen kann, dann tragen Sie unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter folgendes ein:

Freie Mitarbeiter (ausgenommen Administratoren und Abteilungsleiter) dürfen in Auswertungen keine anderen Mitarbeiter sehen, z.B. in der Fehlzeitenübersicht: Einstellung Ja.

Wenn Sie in ZEP über das Modul Abteilungen mehrere Unternehmen bzw. Unternehmensbereiche abbilden und für die jeweiligen freien Mitarbeiter verschiedene Nummernkreise für deren Gutschriften benötigen, können Sie dies nun einstellen.
Geben Sie zuerst unter Administration>Einstellungen>Kostenabrechnung&Gutschrift an, dass es einen eigenen Nummernkreis je oberster Abteilung geben soll.
Unter Abteilung>Daten können Sie nun die Einstellungen für den abteilungsspezifischen Nummernkreis angeben.

Hinweis: für die Gutschrift gilt nach wie vor die Währung des Mitarbeiters aus Mitarbeiter>Gutschriftseinstellungen (und ist nicht aus der Abteilung wie bei der Faktura-Einstellung der Abteilung).

Die SOAP-Schnittstelle würde um readRechnungDokument erweitert.