In seinem Profil kann jeder Benutzer in ZEP jetzt auch seine Personalnummer sehen, sofern in ZEP Personalnummern vergeben sind.

In den Mailvorlagen zu den Projektzeiten gibt es einen neuen Platzhalter für übergeordnete Vorgänge.

Wenn ein Mitarbeiter ein Freigabedatum für seine Projektzeiten einträgt, können Sie jetzt auch zusätzlich angeben, ob und an wen eine Benachrichtigung gesendet werden soll.
Unter Admnistration>Einstellungen>Mitarbeiter können Sie dies eintragen:

Wenn ein Mitarbeiter die Freigabe seiner Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten erteilt hat, Benachrichtigung senden

optional an Administratoren, Projektleiter, Abteilungsleiter, Abteilungsleiter übergeordneter Abteilungen und zusätzliche Empfänger.

Neues Filterkriterium:

• Abrechnungsart (des Vorgangs).

Neue konfigurierbare Spalten:

•Kundenauftrag

•Abteilung des Projekts

•Projektstatus

•Vorgangsstatus

•Abrechnungsart

Das Filterkriterium Projektlaufzeit (bis heute) in einigen Auswertungen wurde ersetzt und ist nun besser verständlich durch den Filter Projektlaufzeit mit einem von-bis-Datum und der zusätzlichen Auswahl, ob Projekte in dieser Zeitraum

•gültig sind

•beginnen

•enden

Dieser Filter entspricht dem Filter unter Projekte>Verwaltung.

Bitte beachten Sie: Die Planzahlen werden Ihnen nur zur Anzeige angeboten, wenn die Auswertung explizit ohne Gliederung aufgerufen wird.

Sie können sich unter Projekte>Auswertungen>Gesamtstatus Zeit (ohne Gliederung) jetzt auch optional die Planzahlen des Projekts über Konfiguration Tabellenspalten anzeigen lassen.

Stellen Sie Ihre Filterkriterien ein, wählen Sie bei Gliederung ohne Gliederung und klicken Sie auf Ausführen. Unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie nun folgende zusätzlichen Spalten anzeigen lassen:

•Plan

•Plan - fakt. Stunden

•fakt. Stunden 7 Plan

•Plan - gesamt Stunden

•Gesamt Stunden / Plan

Bitte beachten Sie: Planzahlen werden nicht auf Zeiträume runtergerechnet, sondern gelten immer ab Projektstart. Die ausgegebenen Stunden (Gesamt Stunden, fakt. Stunden, nicht fakt. Stunden) entsprechen den Zeitbuchungen im Auswertungszeitraum.

Anzeige einer Kurve gesamt bei Gliederung nach Mitarbeiter oder Vorgängen, wenn mehr als ein Mitarbeiter/Vorgang vorhanden ist.

Die Auswertung unter Mein ZEP>Auswertungen>Zeitnachweis Übersicht kann jetzt auch im Hintergrund ausgeführt werden und ist als Task einplanbar.

In allen Projektzeitauswertungen werden die erfassten Stunden auch in Personentage (PT) umgerechnet. Für die Darstellung der PT können Sie die Anzahl signifikante Nachkommastellen (0-10) jetzt unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter angeben.

In der Auswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Mitarbeiter-Zeit-Matrix können Sie jetzt optional die erfassten Zeiten als Summe je Projektkategorie auswerten.

In der Auswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Änderungshistorie haben wir die Voreinstellung geändert:
Wenn Sie diese Auswertung aufrufen, ist als Zeitraum die letzen 6 Monate voreingestellt und bei Aktion ist Anlegen, Ändern und Löschen vorausgewählt. Die Aktion E-Mail gesendet müssen Sie bei Bedarf aktiv auswählen.

Wenn Sie einen Beleg mit angehängter Datei zum Ändern aufrufen, können Sie mit klick auf das Symbol die Datei in der Vorschau direkt neben den Belegdaten im selben Formular öffnen, um beides miteinander zu vergleichen.

Die Beschriftung des Belegdateien-PDFs für Projektumsatz und Rechnungsanhang hat sich verbessert: Es wird das Leistungsdatum und der zu fakturierende Netto-Betrag angezeigt.
(In der Kostenabrechnung wird weiterhin das Belegdatum und der Brutto-Betrag der Mitarbeiter-Erstattung angezeigt.)

In folgenden Auswertungen können Sie die Personalnummer des Mitarbeiters als konfigurierbare Spalte unter Konfiguration>Tabellenspalten optional ein- bzw. ausblenden:

Mitarbeiter> Auswertungen

•Beschäftigungszeiträume

•Rechte & Funktionen

•Mahlzeiten

•Reisen

•Internes Arbeitsentgelt

•aktuelle Anwesenheiten

•Belegauswertung

Projekte>Auswertungen

•Gesamtstatus Plan, Zeit und Ertrag (jeweils mit Gliederung nach Mitarbeiter)

•Belegauswertung

ausgewähltes Projekt

•Projektmitarbeiterzuordnung

•Preisübersicht

In der Tabelle werden je nach eingesetztem Modul weitere konfigurierbare Spalten angeboten: Debitorennummer, Maschinenlesbares Rechnungsformat, Rechnungsversand per E-Mail.

Bei den Kunden Kontaktdaten können Sie jetzt eine E-Mail-Adresse angeben.

In folgenden Auswertungen (je nach Modul) können Sie den Projektstatus bzw. den Vorgangsstatus als konfigurierbare Spalte ein- bzw. ausblenden:

•Preisübersicht

•Tickets

•Belegauswertungen

•Projektzeitauswertung

Die Liste der Projekte unter Projekte>Verwaltung können Sie durch die Auswahl eines bzw. mehrerer Projektleiter filtern (unter Erweiterte Filteroptionen).

Im Projektplan können Sie sich optional die Bemerkung des Vorgangs als eigene Spalte einblenden.

In einem bestehenden Projekt können Sie unter Vorgänge neue Vorgänge von einem anderen Projekt kopieren. Neu ist, dass Sie nun dabei auch die Zuordnung von Vorgangsmitarbeitern übernehmen können. Sollte ein Vorgangsmitarbeiter noch kein Projektmitarbeiter sein, können Sie auch hier optional angeben, dass dieser Vorgangsmitarbeiter automatisch als Projektmitarbeiter angelegt wird.

Bitte beachten Sie: Wird eine automatische Projektmitarbeiterzuordnung gewählt, wird der Mitarbeiter mit seiner Standard-Preisgruppe dem Projekt zugeordnet, die Zuordnung zum Vorgang erfolgt mit der Preisgruppe, die er als Vorgangsmitarbeiter in dem zu kopierenden Vorgang hat.

Unter Projekte>Verwaltung können Sie sich die eindeutige ID der Projekte als optionale Spalte über Konfiguration Tabellenspalten ein- bzw. ausblenden. Die ID ist die eindeutige unverwechselbare Zuordnung auf der Datenbankebene.

Wenn Sie angegeben haben, dass Sie für einen Kunden eine automatisierte Rechnungsstellung haben, werden die freigegebenen Rechnungspositionen  in einem automatisierten Ablauf abgerechnet. Optional können Sie dazu angeben, ob bei Zahlung per Lastschrift mit Erstellen der Rechnung auch gleich ein automatischer Eintrag in der Zahlungsdokumentation erfolgen soll.

Stellen Sie bei einem gewählten Kunden folgendes ein:

•Daten>Reiter Abrechnung aktivieren Sie die Checkbox Automatisierte Rechnungsstellung und ggf. die Option Zahlung per Lastschrift (Automatischer Eintrag in der Zahlungsdokumentation).

•Unter Faktura>Verwaltung>Automatisierte Rechnungsstellung stellen Sie einen Zeitraum für das geplante Rechnungsdatum ein.
Es werden alle Kunden mit Projekten mit freigegebenen Rechnungspositionen aufgelistet, deren geplantes Rechnungsdatum innerhalb des gewählten Zeitraums liegt.  Gibt es in einem Projekt mehrere freigegebene Rechnungspositionen mit dem selben geplanten Rechnungsdatum, werden diese zusammen in einer Rechnung abgerechnet.

•Markieren Sie die gewünschten Projekte

•klicken auf automatisierte Rechnungsstellung starten

•Im folgenden Fenster wird Ihnen die Start-Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum  angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Format und die Bankverbindung aus

•Optional können Sie alle alle erstellten Rechnungen anschließend per E-Mail verschicken (falls beim Kunden hinterlegt) deaktivieren/aktivieren

ZEP zeigt die Anzahl der zu erstellenden Rechnungen an, sobald Sie auf Automatisierte Rechnungserstellung starten klicken, wird Ihnen der Fortschritt angezeigt.

Die Projekt- und Kundenzusatzfelder können nun mehrsprachig angegeben werden: deutsch, englisch und französisch.

Die Artikel können nun mehrsprachig angegeben werden: deutsch, englisch und französisch.

Beim Anlegen einer Rechnungsposition können Sie nun optional eine interne Bemerkung hinterlegen. Diese Bemerkung kann als Spalte in der Tabelle der Rechnungspositionen eingeblendet werden.

Wenn Sie eine Festpreis-Rechnungsposition anlegen, können Sie nun auch ein Ticket auswählen, welches Sie mit diesem Festpreis abrechnen. Bisher konnten Tickets nur nach Aufwand abgerechnet werden.

In der Umsatzprognose können Sie als Filterkriterium Erlöskonten wählen. Sie können angeben, dass auch Fehlende Aufwandspositionen berücksichtigt werden sollen, diese haben aber noch kein Erlöskonto. Nun können Sie bei der Auswahl der Erlöskonten auch explizit keines angeben.

Wenn Sie Rechnungen mit Belegen stellen, kann das Belegdateien-PDF beim Rechnungsversand per E-Mail mit der Rechnung zu einem PDF zusammengefügt werden. jetzt können Sie dies auch bei Rechnungen ohne E-Mail-Versand machen: Klicken Sie auf das Download-Symbol in der Rechnung, Sie können wählen, ob Sie die Rechnung, das Belegdatein-PDF oder die Rechnung+Belegdateien-PDF zusammen downloaden möchten.

Diese Aktion können Sie auch als Massenoperation unter Faktura>Verwaltung>Rechnungen ausführen.

Als zusätzliche Massenoperation bietet ZEP jetzt auch an, ein ZIP-Archiv der markierten Rechnungen zu erstellen.

Zu den bereits bestehenden Massenoperationen für Rechnungen (Zahlungseingang für den offenen Betrag eintragen und PDF-Dokument zum Ausdruck erstellen)  gibt es folgende neue Aktionen:

•Rechnungen per E-Mail versenden

•ZIP-Archiv erstellen (Rechnungsdateien)

und speziel für PDF-Rechnungen:

•ZIP-Archiv erstellen: je Rechnung ein PDF-Dokument mit Rechnungsdatei+Belegdateien-PDF

•ZIP-Archiv erstellen: je Rechnung ein PDF-Dokument mit Rechnungsdatei (für E-Mail-Versand)+Belegdateien-PDF

Hier können Sie nun die Rechnungspositionen nach mehr projektspezifischen Filterkriterien filtern:

•Projektstatus

•Schlagworte

•Projektkategorie

•Abrechnungsart

•Projektleiter

•Projekte

•Abrechnungsverfahren des Kunden

Bei den Fehlenden Rechnungspositionen in einem Projekt wird jetzt auch der übergeordnete Vorgang mit angezeigt. Vorausgesetzt, die Abrechnung wird nach Vorgängen einzeln vorgenommen.

Im Excel/CSV-Export  unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie Kunden-Nr und Kundenname in getrennten Spalten exportieren.

In der Tabelle werden jetzt die Spalten Maschinenlesbares Rechnungsformat und Rechnungsversand per E-Mail als  weitere konfigurierbare Spalten angeboten.

Wenn Sie eine Rechnung bzw. eine Mahnung aus ZEP per E-Mail versenden, können Sie nun auch optional eine Lesebestätigung vom E-Mail-Empfänger anfordern. Aktivieren Sie die Checkbox Lesebestätigung anfordern, dann erhält der Empfänger die E-Mail mit der Bitte um eine Empfangsbestätigung.
Bitte beachten Sie: es liegt am Mail-Programm bzw. den Einstellungen des Empfängers, ob er überhaupt eine Bestätigung sendet bzw. senden möchte.
Die Lesebestätigung bezieht sich immer auf alle Empfänger, d.h. auch die Empfänger im CC und BCC werden zur Bestätigung aufgefordert.

In allen Rechnungstabellen gibt es unter Konfiguration Tabellenspalten die beiden neuen optionalen Spalten Abteilung des Kunden und Abteilung des Projektes.

In der Auswertung Offene Posten wird in der letzten Spalte (Offener Betrag) ein Symbol für die Erfassung eines Zahlungseingangs angeboten.

Wenn Sie einen Artikel anlegen, können Sie bei Einzelpreis bis zu 4 Nachkommastellen eingeben.

Verwendung in ZEP: falls angegeben wird diese Nummer bei Erzeugung des Swiss-QR Codes der Rechnungsnummer vorangestellt.

Kunde>Adressen: neues el. Rechnungsformat: SwissQR+Swico

Wird dieses gewählt, so wird der SwissQR-Code erzeugt, zusätzlich enthalten die Zusätzlichen Informationen Daten der Rechnung im Swico-Format zur maschinellen Weiterverarbeitung.

Das Feld BESR-Id wird nur für Meine Firma bzw. Abteilungen mit Land Schweiz angeboten, d.h. nur wenn CH als Land gewählt wurde wird auch das Textfeld BESR-Id (max. 6 Zeichen) angezeigt.

Eigene zurückgezogene Anträge können vom Mitarbeiter selbst gelöscht werden

Folgende Anträge können jetzt vom Administrator bzw. Abteilungsleiter gelöscht werden:

•Abgelehnte Anträge

•Genehmigte Anträge, die keine Fehlzeiten mehr enthalten

Zusätzlich werden jetzt gelöschte Anträge in der Änderungshistorie angezeigt

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Fehlzeitenanträge können Sie mit der Wahl des Radio-Buttons Zeitraum Antrag bzw. Zeitraum Fehlzeit hinter dem Zeitraum wählen, ob die Fehlzeitenanträge im Zeitraum angezeigt werden sollen, oder die Anträge. deren beantragte Fehlzeiten in diesem Zeitraum liegen.

Der Fehlgrund der Kategorie Abwesenheitsdokumentation wird nicht mehr in der Ressourcenplanung berücksichtigt. Auch kann er mit einem beliebigen Dauer eingetragen werden, d.h. z.B. länger als die Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters und er kann sich auch mit Fehlgründen anderer Kategorien überschneiden.

Wenn Sie eine Fehlzeit im Kalender eintragen können Sie direkt aus diesem Dialog die Option wählen: Speichern und beantragen. Im darauf folgendem Fenster wird das E-Mail Popup zum Einreichen eines Fehlzeitenantrags mit allen geplanten, noch nicht beantrageten Fehlzeiten angeboten.

Unter Administration>Stammdaten>Überst., Fehlzeiten, Urlaub >Mailvorlagen Fehlzeitenantrag genehmigt können Sie die Bemerkung (Fehlzeitenantrag) jetzt als Platzhalter verwenden.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Fehlzeitenübersicht wird die Personalnummer des Mitarbeiters im Tooltipp angezeigt, wenn man mit der Maus auf dem Mitarbeiternamen fährt.
Wenn Sie diese Auswertung nach Excel exportieren, wird die Personalnummer in einer eigenen Spalte (hinter Mitarbeiter) ausgegeben.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht können Sie als optionale Spalte die Abteilung des Mitarbeiters ein- bzw. ausblenden.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Rückstellungen wird der Urlaub nur anteilig bis zum Stichtag betrachtet.

Sie können für einen Mitarbeiter einen eigenen internen Stundensatz zur Berechnung der Rückstellungen für Urlaub hinterlegen. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie im internen Stundensatz nicht nur das Gehalt eingerechnet haben, sondern auch die sonstigen allgemeinen Kosten des Unternehmens anteilig pro Mitarbeiter. Der interne Stundensatz wird weiterhin für die Berechnung der internen Kosten und der Ertragsauswertungen genommen, der zweite abweichende interne Stundensatz für Rückstellungen wird nur für die Berechnung der Urlaubsrückstellungen verwendet. Neu ist auch die Checkbox Minusstunden je Mitarbeiter ignorieren, diese ist vorausgewählt, damit die Minusstunden der Mitarbeiter bei den Rückstellungen nicht gegen die Überstunden der anderen Mitarbeiter verrechnen werden.

Wenn Sie einen Mitarbeiter konkret in einem Projekt einplanen, gibt es nun in der Einplanungsmatrix die Möglichkeit eine interne Bemerkung zu hinterlegen. Diese Bemerkung wird als Tooltipp in der Einplanungsmatrix und auch beim Mitarbeiter im Kalender  angezeigt, wenn er mit der Maus auf die Einplanung zeigt. Bitte beachten Sie, in der Einplanungsmatrix müssen Sie explizit mit der rechten Maustaste Einplanung bearbeiten aufrufen, um eine interne Bemerkung eintragen zu können.

In der Einplanungsmatrix werden jetzt zusätzlich zu den genehmigten Fehlzeiten auch geplante und beantragte Fehlzeiten (z.B. Urlaub) schraffiert angezeigt.

Bei der Auswahl des Filters Abteilung bedeutet

•beliebig: alle Abteilungen und Unterabteilungen auf die der Benutzer direkt Zugriff hat (für einen Administrator sind das alle, für Abteilungsleiter seine Abteilungen)

•beliebige eigene Abteilungen: darunter ggf der Baum der Abteilungen (diese Auswahl gibt es nur bei Abteilungsleitern!)

•Sonstige Abteilungen: für Projektleiter und Abteilungsleiter, die keinen direkten Zugriff auf bestimmte Abteilungen haben, sondern Projekte in anderen Abteilungen sehen bzw. leiten dürfen und über diese die Abteilungen sehen können/dürfen (bedeutet eigentlich: nicht meine Abteilungen)

Die Währung und den Rechnungsnummernkreis einer Abteilung stellen Sie jetzt nicht mehr in den Daten der Abteilung, sondern im Untermenüpunkt Einstellungen>Faktura der Abteilung.

In den Belegauswertung (jeweils von Projekten bzw. Mitarbeitern ausgehend) können Sie die Abteilung des Mitarbeiters als neue konfigurierbate Spalte in der Tabelle optional ein- bzw. ausblenden.

In der Projekttabelle unter Projekte>Verwaltung wird jetzt auch eine Änderung der Abteilungszuordnung als Massenoperation angeboten

Wird ein neues Angebot angelegt, kann optional ein Angebots-Verantwortlicher ausgewählt werden.

Welche Berechtigungen ein Verantwortlicher für seine Angebote hat, definieren Sie unter Administration>Stammdaten>Angebote>Berechtigungen. Rufen Sie die entsprechhende Berechtigung zum Ändern auf und berechtigen Sie für diese Aktion ggf den Verantwortlichen.

Wenn Sie eine Pauschalposition anlegen, können Sie nun angeben, ob diese Position Stunden-/Tagebasiert sein soll oder eine andere Einheit haben soll. Wenn Sie andere Einheit wählen (ist voreingestellt) können Sie eine beliebige Einheit, Menge und Einzelpreis eingeben (vgl. Artikelposition). Beim Überführen in ein Projekt wird der Angebotsbetrag der neuen Pauschalpositionen in den erzeugten Vorgängen als Plan Arbeitsentgelt übernommen.

Beim Überführen eines beauftragten Angebots in ein Projekt ergibt sich die Abrechnungsart der Vorgänge wie folgt:

•zugrundeliegende Angebotsposition ist Aufwandsposition mit "Abrechnung nach Tagessatz" -> TAGESSATZ

• zugrundeliegende Angebotsposition ist Aufwandsposition mit "Abrechnung nach Stundensatz" -> STUNDENSATZ

•zugrundeliegende Angebotsposition ist Pauschalposition  -> PAUSCHAL

Bisher war es so, dass für Vorgänge, die die gleiche Abrechnungsart wie das Projekt hatten, die Abrechnungsart "- wie Projekt-" gesetzt wurde.

Beim Überführen eines beauftragten Angebots in ein Projekt wurden bisher immer auch die entsprechenden Rechnungspositionen automatisch angelegt. Jetzt können Sie entscheiden, ob diese Rechnungspositionen erzeugt werden sollen oder ob keine Rechnunspositionen angelegt werden sollen.

Sie können mit der neuen Enstellung Alle Mitarbeiter dürfen alle Angebote sehen unter Administration>Einstellungen>Angebote jetzt optional festlegen, ob alle Mitarbeiter grundsätzlich alle Angebote ohne Einschränkungen sehen dürfen. Die Schreibzugriffe  berechtigen Sie weiterhin wie gewohnt unter Administration>Stammdaten>Angebote>Berechtigungen für Aktionen.

Beim Statuswechsel eines Angebots auf fertig wird jetzt auch ein internes Bemerkunsfeld angeboten.

Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen, können Sie die Liste unter Angebote jetzt zusätzlich nach der Abteilung des Bearbeiters filtern.

Wenn Sie einen Artikel anlegen, können Sie bei Einzelpreis bis zu 4 Nachkommastellen eingeben.

Wenn Sie ein Projektticket erfassen, müssen Sie ja immer auch einen Vorgang für das Ticket wählen. Um die Liste der Vorgänge übersichtlicher zu gestalten, können Sie mit der Checkbox nur buchbare Vorgänge, die Liste der Vorgänge einschränken.

Wenn Sie im Bemerkungsfeld eines Tickets oder einer Teilaufgabe das @- Zeichen einfügen, schlägt ZEP Ihnen alle Mitarbeiter vor, die auch in der Bearbeiter-Liste des Tickets zur Verfügung stehen. Wenn Sie einen Mitarbeiter auswählen, fragt ZEP, ob dieser Mitarbeiter zu der Bemerkung benachrichtigt werden soll (Ja/Nein). Sobald Sie auf Speichern klicken, werden neben den sonstigen Benachrichtigungen auch die mit @ erwähnten Mitarbeiter benachrichtigt.

Unter Administration>Einstellungen>Export für Buchhaltung können Sie nun angeben, ob bereits exportierte Rechnungen gelöscht, storniert oder korrigiert werden dürfen.

Wenn Sie die Einstellung auf "Nein" lassen, funktioniert ZEP wie bisher, d.h. es wird ggf. eine Warnung angezeigt, aber bereits exportierte Rechnungen können gelöscht, storniert oder korrigiert werden. Ändern Sie die Einstellung auf "Ja", dann können Rechnungen, die bereits in einem Export für die Buchhaltung enthalten sind,  nicht mehr geändert werden.
Die Einstellung kann jederzeit durch einen Administrator auch umgestellt werden auf "Nein"(auf eigene Gefahr). Das Ändern dieser Einstellung kommt in die Änderungshistorie.

Müssen an einer solchen exporteirten Rechnung dennoch Änderungen vorgenommen werden, muss dies in der Buchhaltung gemacht werden.

Geben Sie an, ob jede Rechnungsposition der Rechnung als einzelne Zeile im Export in die Buchhaltung übertragen werden soll (Einstellung "nicht verdichtet", wie bisher) oder ob identische Zeilen mit gleicher Rechnungsnummer, Währung, MwSt, Sollkonte, Habenkonto zu einer Buchung zusammengefasst werden sollen (Einstellung "verdichtet").

Sie können neu als konfigurierbare Spalte unter Kunden>Verwaltung die Debitorennummer ein- bzw. ausblenden.

Übernahme Eintritts-/Austrittdatum (aktueller Beschäftigungszeitraum), i.e. Weiterbeschäftigung

Sie können über SOAP eine Artikel-Rechnungsposition anlegen.

Abfrage von Feiertagen und Feiertagskalendern