Fast alle Auswertungen in ZEP können Sie jetzt nicht nur als CSV-Datei sondern jetzt auch als Excel, also als xlsx-Datei exportieren.

In Ihrem ZEP Kalender können Sie jetzt auch über das kleine Kalender-Symbol  den gewünschten Monat bzw. das gewünschte Jahr direkt einstellen, ohne vor- und zurückzublättern.

Wenn Sie die Kalender anderer Mitarbeiter in Ihrem Kalender freigegeben haben, können Sie als Abteilungsleiter oder Administrator jetzt direkt in Ihrem Kalender unter Mein ZEP>Kalender  auf die eingetragene Fehlzeit des Mitarbeiters klicken. In dem darauffolgendem PopUp, wird der Mitarbeitername als Link angeboten. Klicken Sie auf den Namen, dann gelangen Sie direkt in den Kalender des Mitarbeiters und können den entsprechenden Fehlzeiteintrag bearbeiten.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen gibt es jetzt für alle ZEP-Varianten auch ohne das Zusatzmodul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub die Auswertung Arbeitszeitenübersicht.
Stellen Sie einen beliebigen Zeitraum ein und wählen Sie optional eine Mitarbeiterkategorie (sofern definiert) und ggf. einzelne oder beliebige Mitarbeiter aus und klicken auf Ausführen.

Die Ergebnistabelle listet alle gewählten Mitarbeiter in Zeilen mit ihren Soll-Stunden (Regelarbeitszeit), den Arbeitsstunden und den davon fakturierbar bzw. nicht fakturierbar gebuchten Stunden sowie der Reisezeit auf.
Konfiguration Tabellenspalten
Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Symbol : können Sie die Tabelle im Format CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>CSV).

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter freiwillig auch mal abends, nachts oder am Wochenende für ein Projekt arbeiten, obwohl dies nicht notwendig wäre und entsprechend keine Preisfaktoren berechnet werden sollen. Hat die verwendete Preistabelle Preisfaktoren für bestimmte Zeiten, dann wird der Mitarbeiter bei seiner Zeitbuchung gefragt, ob die Preisfaktoren für diese Projektzeit gelten sollen. Diese Funktionalität können Sie unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege aktivieren: Bei der Erfassung einer fakturierbaren Zeit, die gemäß Preisliste in einen zuschlagspflichtigen Zeitraum fällt: Mitarbeiter wird gefragt und kann angeben, ob dieser Zuschlag tatsächlich angewendet werden soll.

Unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege können Sie einstellen, ob ein Bemerkungstext eingegeben werden muss. Wenn Sie bei bei Bemerkungstext erzwingen: Ja angegeben haben, muss jetzt auch bei der Erfassung eines Belegs zwingend eine Bemerkung angegeben werden.

In Ihrem Kalender unter Mein ZEP>Kalender können Sie die Farbe der für Sie freigegebenen Kalendern anderer Mitarbeiter selbst wählen. Diese Farbwahl wird jetzt auch in Ihre Kalender-Clients übernommen. Wenn Sie die Farbe im Nachhinein im Kalender-Client ändern, bleibt diese erhalten.

Wenn Sie ZEP Kalender Termine für sich bzw. andere Mitarbeiter eintragen, werden bei der optionalen Zuordnung eines Projekts nur die Vorgänge angeboten, denen der Mitarbeiter (für den der Termin erstellt wird) zugeordnet ist.

Die als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung können Sie jetzt einfach aus ZEP heraus an den entsprechenden Mitarbeiter per E-Mail versenden:
Klicken Sie auf das -Symbol in der letzten Spalte (als E-Mail versendet) der Kostenabrechnungs-Tabelle. Die Kostenabrechnung  wird im eingestellten Format (unter Administration>Einstellungen>Kostenabrechnung) versendet. Die dazugehörige Mailvorlage finden Sie unter Administration>Stammdaten>Mitarbeiter>Mailvorlagen.

In der Liste der Ansprechpartner bei einem Kunden, wird jetzt die Adresse vollständig mit PLZ und Stadt angegeben und in den Excel- bzw. CSV-Export mitübernommen.

Grundsätzlich wird die echte Arbeitszeit in ZEP  wie folgt berechnet:
Anfangszeit erste Zeiterfassung bis Endzeit letzte Zeiterfassung abzüglich der nicht bebuchten Zeitabschnitte (Pausen) innerhalb der Anfangs- und Endzeit.

Ist eine Pausenregelung in ZEP definiert, kann es etwas komplizierter werden, denn es gilt eine Mindestlänge von Pausen, i.d.R. 15 Minuten. D.h. wenn der Mitarbeiter 3 kurze Pausen mit jeweils 5 Minuten Länge macht, ist dies keine Mindestpause im Sinne der Pausenregelung und wird nicht als Pause gewertet, aber natürlich von der Arbeitszeit abgezogen.
Sie können angeben, dass  nicht eingehaltene Mindestpausen vom Überstundenkonto (d.h. vom Konto der erfassten Zeiten) abgezogen werden sollen. Damit jeder Mitarbeiter dies nun besser sehen und verstehen kann, wird in den Auswertungen Kommt/Geht (mit Modul Anwesenheit) und in der Pausenübersicht jetzt pro Tag die echte Arbeitszeit, d.h. die Zeit, die an diesem Tag erfasst wurde, abzüglich der in der Pausenregelung definierten Mindestausen angezeigt und der daraus resultierenden echten Arbeitszeit - Abzug. Wird die maximale Arbeitszeit lt. Pausenregelung überschritten, wird die Überschreitung (Spalte zuviel Arbeitszeit) ebenfalls bei der Berechnung des Abzugs berücksichtigt.

Die Benachrichtigung bei prozentualem Erreichen der Planstunden galt bisher nur für fakturierbar gebuchte Stunden. Jetzt können Sie einstellen, dass der Planstundenhinweis auch für alle erfassten Stunden gelten soll.

Unter Administration>Einstellungen>Projekt ist bei Benachrichtigung bei prozentualem Erreichen der Planstunden jetzt der Zusatz nur fakturierbare angegeben. Wenn Sie diese Einstellung ändern möchten, klicken Sie auf Einstellungen ändern und deaktivieren die Checkbox nur fakturierbare und speichern Sie.

Bitte beachten Sie: Eine Änderung an dieser Stelle hat Auswirkungen auf alle Projekte, bei denen Sie eine Benachrichtigung erhalten wollen.

Sie können nun explizit  unter Projekte>Verwaltung in Erweiterte Filteroptionen angeben, dass alle Projekte ohne Schlagwort gelistet werden sollen.

Sie können in der Auswertung Offene Posten (unter Administration>Faktura>Offene Posten, Kunde>Offene Posten und Projekt>Offene Posten) jetzt auch die Offenen Posten zu einem Stichtag anzeigen. D.h. es werden alle Rechnungen ohne Zahlungseingang bis zum Stichtag aufgelistet. Voreingestellt ist der heutige Tag. Beispiel: Der Steuerberater möchte eine Auflistung der Rechnungen die vor dem 31.12.2019 gestellt wurden, die aber bis zum 31.12.2019 noch nicht bezahlt wurden.

Bisher konnten Sie in den Projektzusatzfeldern nur einen projektspezifischen Oberen Rechnungstext angeben. Jetzt können Sie auch jeweils einen projektspezifischen Unteren Rechnungstext definieren. Dieser Untere Rechnungstext der Projektzusatzfelder wird auf der Rechnung unter dem Unteren Rechnungstext der Kundenzusatzfelder angezeigt.

Im Menü der Rechnung wird aufgeführt, ob und wann die Rechnung als E-Mail versendet wurde. Jetzt können Sie zusätzlich sehen, an welche E-Mail-Adresse die Rechnung versendet wurde. Sie finden diese Information als Tooltipp auch in allen Rechnungstabellen, wenn Sie mit der Maus über den Eintrag in der Spalte Als E-Mail versendet fahren.

In der Auswertung Projekte>Auswertungen>Gesamtstatus Faktura können Sie jetzt auch in der Ergebnistabelle die Tabellenspalten konfigurieren.
Sie können für die Anzeige Spalten ein- und ausblenden sowie die Reihenfolge verschieben und getrennt davon auch für den Excel/CSV-Export bestimmen, welche Spalten exportiert werden.

Bitte beachten Sie: die Anzeige ob der Zahlungseingang angezeigt werden soll, stellen Sie nun hier ein:
Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Symbol : können Sie die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>Excel/CSV).

Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail versenden, ist die freigegebene Rechnungsadresse für den Rechnungsversand vorbelegt. Jetzt können Sie zusätzliche Rechnungsempfänger einfacher aus der Liste der Kundenansprechpartner auswählen. Klicken Sie in das An- CC- bzw. BCC-Feld werden alle Kunden-Ansprechpartner angezeigt. Wählen Sie Sie nun beliebig weitere Rechnungsempfänger aus.

In den Auswertungen zur Umsatzprognose und in der Gesamtstatus Faktura können Sie jetzt auch beliebige Filterkriterien als Favoriten speichern und verwalten.

In den Projektzusatzfeldern steht Ihnen jetzt auch die Projekt-Kategorie als Platzhalter beim Feldinhalt und im Oberen und Unteren Rechnungstext zur Verfügung bzw. im Textbaustein für Projektzusatzfelder. Mehrere Kategorien werden durch Komma getrennt angezeigt.

Unter Administration>System>Tasks können Sie eine neue Task anlegen, die ermittelt, wer in einem bestimmten Zeitraum eine definierte Anzahl Überstunden bzw. Minusstunden überschritten hat.

Es wird eine E-Mail an die Abteilungsleiter oder Administratoren gesendet, wenn Mitarbeiter unter Berücksichtigung aller Buchungen bis zum eingestellten Tag

•die Anzahl Minusstunden unterschritten hat

•oder die Anzahl Überstunden überschritten hat

Siehe auch Stammdaten>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub>Mailvorlagen.

In der Arbeitszeitenübersicht können Sie jetzt die Tabellenspalte Feiertage und spezielle Zeiten optional einblenden. Hier werden je Mitarbeiter und Auswertungszeitraum die erfassten Stunden an Feiertagen und in den speziellen Zeiten (sofern definiert unter Administration>Stammdaten>Spezielle Zeiten) aufgelistet.

Das eingestellte von-Datum der Fehlzeitenübersicht wird als aktueller Monat im Kalender des Mitarbeiters vorbelegt.

Sie können für jeden Fehlgrund (Administration>Stammdaten>Fehlgründe) jetzt optional angeben, ob die Kurzform des Fehlgrundes  von allen Mitarbeitern in ZEP gesehen werden darf, d.h. die Fehlgrund-Kurzform ist für alle sichtbar (auch in freigegebenen Kalendern und in den Kalender-Clients).

Fehlgründe der Kategorie Abwesenheitsdokumentation  können jetzt auch an Wochenenden bzw. Nicht-Arbeitstagen erfasst werden und werden im Kalender angezeigt.

Sie können einstellen, ob sich ein Mitarbeiter direkt in ZEP an- und abmelden kann. In den Daten des Mitarbeiters aktivieren Sie die Checkbox Anwesenheit in der Web-Oberfläche starten/beenden. Diese Aktion kann auch als Massenoperation (Mitarbeiter>Verwaltung>Aktion wählen>Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten ändern) für mehrere Mitarbeiter ausgeführt werden.

Nachdem sich der Mitarbeiter in ZEP angemeldet hat, kann er in seinem Profil (rechts oben) die Anwesenheitszeit starten (Kommen). Genauso kann die Anwesenheit beendet werden: mit der Maus auf das Profil zeigen/fahren und dann Anwesenheitszeit beenden (Gehen) klicken.

Bisher konnten Sie die Mitarbeiter nur über die Zuordnung der Kategorie einem Gerät zuweisen, jetzt können Sie auch einfach einen oder mehrere Mitarbeiter direkt einem Gerät zuweisen (ohne Kategorieauswahl). Die Zuordnung über die Kategorie ist natürlich weiterhin möglich.
D.h. Sie können:

•ein oder mehrere Benutzer direkt und/oder ein oder mehrere Kategorien zuweisen.

• weder Benutzer noch Kategorien angeben, und somit (wie seither) alle Benutzer dem Gerät zuordnen.

Die ZEP App unterstützt die optionale Übermittlung des Standorts des Geräts. Dadurch kann einfach geprüft werden, ob sich der jeweilige Mitarbeiter (genauer, das Smartphone) beim Ein-bzw. Ausstempeln am vorgesehenen Arbeitsort befand und nicht noch auf dem Weg zur Arbeit bzw. bereits auf dem Heimweg.

Über die Option Standort übermitteln kann je Gerät spezifiziert werden, ob beim Ein-/Ausstempeln der Standort (aka. GPS-Position) des Gerätes übermittelt werden soll.

Wichtig: wird diese Option aktiviert, so muss auf dem betreffenden Smartphone die Berechtigung zum Zugriff auf den Standort „Während der Benutzung der App“ aktiviert werden.

Direkt nach Aktivierung der Option in ZEP wird – sofern die Berechtigung nicht bereits erteilt wurde – folgende Meldung angezeigt:

Ihr Administrator hat die Übermittlung des Standorts (GPS) beim Stempeln aktiviert.

Bitte erlauben Sie der App den Zugriff auf den Standort 'Beim Verwenden der App', andernfalls kann mit der App nicht ein-/ausgestempelt werden.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.

Bitte beachten Sie: solange der App die benötigte Berechtigung nicht gewährt wurde, kann mit der App nicht mehr ein-bzw. ausgestempelt werden.

In der Historie eines Tickets werden die ersten Einträge (also die ältesten) oben angezeigt, die neusten Einträge werden darunter angezeigt. Tickets können eine sehr lange Historie haben, und wenn Sie schnell die neusten Einträgen sehen möchten, klicken Sie jetzt einfach auf das Pfeil-Symbol, um die Sortierreihenfolge zu ändern. Diese Sortierung bleibt für den Benutzer für das entsprechende Ticket erhalten. Natürlich kann die Reihenfolge beliebig geändert werden.

Die Task Ticket Termineinhaltung sendet entsprechend der Einstellungen eine Benachritigungs-E-Mail an den oder die Projektleiter. Neu ist, dass die E-Mail auch an den Bearbeiter des Tickets versendet wird.

Die Freitextsuche würde um folgende Felder erweitert:

•Ticket-Kundenansprechpartner: Vorname, Nachname, Userid

•Ticket-Ersteller: Vorname, Nachname, Userid

•Ticket-Bearbeiter: Vorname, Nachname, Userid

Unter Administration>Einstellungen>Ticketsystem können Sie einstellen, ob auch auf Tickets im Status "fertig" bzw. "abgenommen" Zeiten erfasst werden dürfen oder nicht.

Sie können Projekte kopieren und optional angeben, ob die im Vorlageprojekt vorhandenen Tickets ebenfalls kopiert werden sollen. Alle Tickets und ggf. Teilaufgaben werden als neue Tickets mit einer entsprechend neuen Nummer angelegt,  der Status wird auf neu gesetzt, alle anderen Angaben (Ersteller, Bearbeiter, Betreff, ...) werden vom Vorlage-Ticket übernommen, auch das Startdatum.

Unter Mein ZEP>Tickets haben Sie nun auch auch Projekte (inkl. Typ, Status und falls definiert, Schlagworte und Kategorien) als Filterkriterium.
Bitte beachten Sie, Mitarbeiter mit der Berechtigung "user", haben den Projektfilter nach Projekttyp nicht zur Auswahl.

Unter Mein ZEP>Tickets und unter Projekte>Auswertungen>Tickets können Sie nun otional die Spalten Kunden-Nr und Kundenname einblenden.

In den Ticketübersichtstabellen können Sie nun optional unter Konfiguration Tabellenspalten auch den übergeordneten Vorgang und/oder alle übergeordneten Vorgänge einblenden.

Wenn Sie ein neues Ticket angelegt haben, war immer der Status neu vorgegeben. Jetzt können Sie auch direkt bei der Neuanlage einen anderen Status (in Bearbeitung, fertig, abgenommen) wählen.
Bitte beachten Sie: die Ticketbenachrichtigungen werden entsprechend des gewählten Status versendet.

Sie können alle Tickets suchen, die eine bestimmte Ticketkategorie haben, jetzt können Sie auch alle Tickets suchen, die diese Ticketkategorie nicht haben:

Wählen Sie die entsprechende Ticketkategorie (oder mehrere Kategorien, die Sie mit UND/ODER verknüpfen können) und klicken dann auf NICHT, dadurch wird hinter NICHT mit einem Häkchen angezeigt, dass nur Tickets angezeigt werden, die die gewählte Ticketkategorie nicht haben.

Die Tcketübersichtstabelle können Sie nun nach dem Vorgang sortieren.

Damit Mitarbeiter einfacher Ihre Einplanung sehen und ggf. bearbeiten können, können sie die Einplanung  ab sofort direkt unter Mein ZEP als eigenen Menüpunkt direkt auswählen. Zusätzlich können Sie jetzt auch direkt mit Klick auf den Button Einplanung bearbeiten (sofern unter Administration>Einstellungen erlaubt) Ihre eigene Einplanung aufrufen und bearbeiten.

Sie können Ihre Arbeitspakete jetzt optional nach Datum oder nach Kunde/Projekt sortieren.

Mit der neuen Auswertung Planungsübersicht in einem gewählten Projekt lönnen Sie nun die Planzahlen des Projekts mit der Einplanung und den Planzahlen der Arbeitspakete vergleichen.

Die Auswertung wird immer ab Projektstart betrachtet, Stichtag ist der heutige Tag. Das Ende des Auswertungszeitraums ist  das Projektende (falls angegeben), sonst das größtes Datum aller Einplanungen, Arbeitspakete, Vorgänge, Mitarbeiterzuordnungen, ...

Sie sehen die Plan Stunden für Projekt und Vorgang, die Ist Stunden (gesamt) (Stichtag heute), und die offenen Stunden.

Die Eingeplanten Stunden bis gestern, ab heute und die gesamt eingeplanten Stunden. Die Einplanung bezieht sich auf die Standard-Einplanung der Projektmitarbeiter bzw. die konkrete Einplanung der Mitarbeiter auf das betreffende Projekt.

Der dritte Abschnitt bezieht sich auf die Planstunden in Arbeitspaketen, beachtet wird auch die Korrektur (Restaufwandsschätzung), die bereits geleisteten Ist Stunden und die Rest Stunden.

Wenn Sie das Modul ZEP-Ticketsystem einsetzen, können Sie optional auch die Planungsübersicht mit Tickets/Teilaufgaben anzeigen.

In dieser Auswertung können Sie optional die Zeiten, die die Mitarbeiter mit nicht-arbeitszeitrelevanten Tätigkeiten erfasst haben, berücksichtigen oder nicht berücksichtigen.

ZEP schreibt in jede an Personio übermittelte Zeitbuchung (schon jetzt) eine Bemerkung "ZEP" oder "ZEP - ..." zur Kennung, dass die Zeitbuchung aus ZEP kommt. Bei der Synchronisation liest ZEP  zunächst die Zeitbuchungen des Tages aus Personio um zu prüfen, ob sich etwas geändert hat. Falls ja, so wird die Zeitbuchung aus Personio gelöscht und eine neue Zeitbuchung angelegt.

Neu: wenn für den Tag mindestens eine Zeitbuchung in Personio vorhanden ist, die nicht "ZEP" im Kommentar hat, wird der Tag ignoriert und die bestehende Zeitbuchung nicht wie sonst überschrieben.

=> wenn ein Mitarbeiter eine Zeitbuchung in Personio ändert/korrigiert, so muss er den Kommentar ändern (so dass dieser nicht mit "ZEP" beginnt) um die Buchung vor dem Überschreiben durch die Synch-Task zu schützen, d.h. er schreibt irgendetwas rein wie "korrigiert..." oder "erfasst am...".

Die Gutschrift für einen freien Mitarbeiter können Sie jetzt einfach aus ZEP heraus an den entsprechenden Mitarbeiter per E-Mail versenden:
Klicken Sie auf das -Symbol in der letzten Spalte (als E-Mail versendet) der Gutschriften-Tabelle. Die Gutschrift wird im eingestellten Format (unter Administration>Einstellungen>Kostenabrechnung & Gutschriften) versendet. Die dazugehörige Mailvorlage finden Sie unter Administration>Stammdaten>Mitarbeiter>Mailvorlagen.

Wenn Sie in Ihrem ZEP Kostenstellen oder Kostenträger verwenden und Rechnungen in die Buchhaltung exportieren, wird jetzt in der Gutschrift für eine stornierte Rechnung genau die entsprechend gültige Kostenstelle/Kostenträger je Rechnungsposition beibehalten und in der Exportdatei korrekt aufgeführt.

Bitte beachten Sie: durch diesen Mechanismus ist es nicht mehr möglich, eine  stornierten Rechnung zu löschen, wenn es eine erstellte Gutschrift (=Stornorechnung) dazu gibt.

Sie können die Auftragsbestätigung für ein Angebot jetzt flexibel ab dem Status Beauftragung und vor dem Status Abrechnen versenden. D.h. der Button Auftragsbestätigung versenden wird hier immer angeboten.

Das beim Kunden hinterlegte Zahlungsziel und eine evtl. Skontofrist werden jetzt als Platzhalter bei der Angebotserstellung angeboten.

Abfrage zur Anzahl der lizenzierten User in ZEP zu einem Stichtag, sowie Abfrage zur Anzahl der verfügbaren User zu einem Stichtag.

Abfrage eines Mitarbeiters mit E-Mail-Adresse.