ZEP hat eine neue Oberfläche im Responsive Design. Nutzen Sie ZEP optimal auf allen Geräten, auf dem Desktop, Tablet und Smartphone.

Wenn Sie ZEP lieber in der Farbe Ihres Unternehmens nutzen möchten, können Sie dies jetzt einstellen. Unter Administration>Einstellungen>Allgemein können Sie die gewünschte Farbe auswählen und speichern. Alle Bereiche in ZEP die bisher "grün" waren, werden jetzt in Ihrer gewählten Farbe dargestellt: Die Schrift der ausgewählten Menüpunkte, der farbige Balken mit den Untermenüpunkten, die Checkboxen und einige der Symbole.

Wenn Sie ZEP wieder auf die Ausgangsfarbe zurücksetzen möchten, löschen Sie einfach die Farbauswahl wieder raus.

Die ZEP-Oberfläche ist komplett überarbeitet und einheitlich gestaltet worden. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einen der Haupt-Menüpunkte fahren, werden Ihnen darunter die möglichen Untermenüpunkte angezeigt. Gibt es zum Untermenü weitere untergeordnete Punkte (erkennbar an der Pfeilspitze), so werden auch diese angezeigt. Sie können jetzt also schneller als bisher den gewünschten Menüpunkt annavigieren. Sie können ZEP aber auch genauso wie bisher nutzen ;-)

Jeder Mitarbeiter kann sich in seinem Profil die gewünschte Schriftgröße in ZEP einstellen. Die Schriftgröße wird gerätespezifisch gespeichert, so dass Sie bei der Verwendung von ZEP im Browser auf jedem Gerät (Desktop, Smartphone, Tablet) die für Sie optimale Schriftgröße einstellen können.

Die Filterformulare der Auswertungen sind einfacher und übersichtlicher geworden:

•Zusätzlich zu dem voreingestellten Filter können Sie die Option Erweiterte Filteroptionen anklicken und Ihre Auswertungen weiter spezifizieren.

•Das Filterkriterium Kategorie (Projektkategorie, Mitarbeiterkategorie, Kunden- und Ticketkategorie) wird nun mit einer und/oder-Verknüpfung angeboten.

Die Eingabe und das Bearbeiten der Daten eines Projekts, Vorgangs, Mitarbeiters und Kunden ist in der neuen Version inhaltlich in Themengebiete gegliedert und können jetzt auch aus der Überblicksseite über das "Details ändern"- Symbol direkt editiert werden.

Sie können in der Globalen Suche (rechts oben in Ihrem ZEP) jetzt auch zwei oder mehr Suchbegriffe eingeben. Wenn Sie das ZEP-Ticketsystem nutzen, können Sie in der Globalen Suche auch "# Ticketnummer" eingeben,  dann wird direkt das gesuchte Ticket aufgerufen.

Wenn Sie aus ZEP heraus E-Mails versenden, dann können Sie jetzt auch Anhänge an die E-Mail anfügen. Sind alle Anhänge im Format PDF, können diese auch zu einem PDF zusammengefügt werden, so dass der Adressat nur einen Anhang öffnen muss.

Die bisherigen Zahlen- und Datumsformate in ZEP sind erweitert: Sie können jetzt zusätzlich wählen:

•Deutsch (Österreich)

•Englisch (Europa)

•Englisch (Großbritannien)

•Englisch (USA)

•Französisch (Deutsche Formatierung)

•Französisch (Schweiz)

An folgenden Stellen:

Angebote>Verwaltung
Projekte>Verwaltung
Projekte>Vorgänge
Kunden>Verwaltung
Mitarbeiter>Verwaltung
Tickets

können Sie jetzt selbst die Tabellenspalten konfigurieren. Sie können für die Anzeige Spalten ein- und ausblenden sowie die Reihenfolge verschieben und getrennt davon auch für den CSV-Export bestimmen, welche Spalten exportiert werden.
Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Mit dem Symbol : können Sie die Tabelle im Format CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>CSV).

In allen Projektzeitauswertungen können Sie nun auch mehrere Projekte auswählen. Bitte beachten Sie, sobald Sie mehr als ein Projekt selektiert haben, können unter Vorgänge immer nur "-Alle Vorgänge-" gewählt werden.

In den Belegauswertungen haben Sie jetzt zusätzlich ein Kopier-Symbol mit dem Sie den Beleg als "Ganzes" kopieren können.

Jetzt können Sie Belege in bestimmten Währungen in ZEP erfassen, die bis zu 10 Stellen vor dem Komma haben können.

Sie können bei der Angabe der Menge eines Belegs bis zu 3 Nachkommastellen angeben.

In der Kundentabelle unter Kunden>Verwaltung können Sie folgende Massenoperationen ausführen:

•MwSt ändern

•aktiv / inaktiv setzen

•Kategorie hinzufügen

•Kategorie entfernen

•Branche ändern

•Kundenverantwortlicher ändern

•Skontofrist ändern (mit Modul Faktura)

•Zahlungsziel ändern (mit Modul Faktura)

In der Mitarbeitertabelle unter Mitarbeiter>Verwaltung können Sie nun folgende Massenoperationen ausführen:

•Abteilungszuordnung ändern

•Verpflegungsmehraufwendungen-Einstellung ändern

•Rechte ändern

•Standard-Preisgruppe setzen

•Kategorie hinzufügen

•Kategorie entfernen

Alle Textbausteine in den Stammdaten können jetzt mit dem WYSIWYG-Editor formatiert werden.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Mitarbeiterumsatzanteile wurden die Beträge bisher in der Basiswährung von ZEP angegeben. Jetzt können Sie angeben, ob die Beträge in eine der anderen in ZEP angelegten Währungen umgerechnet werden sollen.

In den Briefpapiervorlagen für Projektumsatz/Projektzeitnachweis und dem Zeitnachweis (Mitarbeiter) können folgende weitere Dokumentenvariablen ausgeählt werden:

•Ersteller

•Meine Firma

Zusätzlich im Projektumsatz/Projektzeitnachweis

• die Platzhalter-Felder für Projekt und Kunde und Leistungszeitraum

Mitarbeiter die ausgeschieden sind (mit einem Beschäftigungsende in der Vergangenheit) können jetzt von einem Administrator bzw. Abteilungsleiter pseudonymisiert werden. D.h. alle erfassten Zeiten und ggf. Belege und Fehlzeiten bleiben erhalten, der Benutzername, sowie Vor- und Nachname des Benutzers werden so umbenannt, dass keine personenbezogenen Daten mehr in ZEP enthalten sind.

Der Benutzername wird umbenannt in "user001", "user002" ,...
Der Vor- und Nachname in "Vorname001" bzw. "Nachname001", ...

Bitte beachten Sie: diese Aktion kann nicht mehr rückgängig gemacht werden!

In der Projekttabelle unter Projekte>Verwaltung können Sie nun folgende neuen Massenoperationen ausführen:

•Projektende setzen

•Kategorie hinzufügen

•Kategorie entfernen

Unter Administration>Stammdaten>Tätigkeiten können Sie Tätigkeiten folgende Eigenschaft geben: "auch "nicht fakturierbar" gebuchte Projektzeiten sind auf Projektzeitnachweis, Projektumsatz und Rechnungsanhang sichtbar. z.B. Kulanz".

d.h., wird eine so markierte Tätigkeit nicht fakturierbar auf ein Projekt gebucht, wird die Zeit jetzt auch im Projektzeitnachweis aufgeführt und im Projektumsatz mit dem Preis 0,00 ausgewiesen, bisher wurde so gekennzeichnete Tätigkeiten nur im Rechnungsanhang ausgewiesen. Ihr Kunde sieht also auch ohne das Modul Faktura, was Sie für Ihn gearbeitet haben, ihm aber (aus Kulanz) nicht in Rechnung stellen ;-)

Eigenschaften einer so markierten Tätigkeit:

okann fakturierbar und nicht fakturierbar gebucht werden

okommt in den Projektzeitnachweis, Projektumsatz (und Rechnungsanhang), auch wenn sie nicht fakturierbar gebucht wurde

oeine fakturierbar gebuchte Kulanztätigkeit kann mit einem speziellen Stundensatz versehen werden

Sie können diese Option für beliebige Tätigkeiten auswählen und auch mit anderen Optionen (Reisetätigkeit, "Rufbereitschaft") kombinieren.
Bitte beachten Sie:
Als "Kulanz" markierte Tätigkeiten werden in Tagessatzprojekten nur zur Ermittlung des Tagessatzanteils herangezogen, wenn sie "fakturierbar" gebucht sind.
Werden sie "nicht fakturierbar" gebucht, wird aus diesen "nicht fakturierbar" gebuchten Zeiten ebenfalls ein Tagessatzanteil berechnet, der im Projektzeitnachweis aufgeführt, im Projektumsatz und Rechnungsanhang mit dem Preis 0,00 ausgewiesen wird.

Wenn Sie Vorgänge mit einer Laufzeit von jeweils einem Monat anlegen, dann können Sie nun den "Monatslink" über der Zeitraumauswahl anklicken und so den entsprechenden Monat schnell als Laufzeit einstellen"

Unter Abrechnungseinstellungen>Format in einem Projekt können Sie optional einstellen, die Bemerkungen bei Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belegen angezeigt werden soll.

Unter Stammdaten>Projektstatus und >Vorgangsstatus können Sie für jeden definierten Status eine eigene Farbe vergeben. In der Projekttabelle und in der Vorgangstabelle wird dieser Status mit einem Punkt in der entsprechenden Farbe dargestellt.

Unter Abrechnungseinstellungen>Format in einem Projekt können Sie für den Projektumsatz, den Projektzeitnachweis und ggf. dem Rechnungsanhang jetzt einstellen, dass die Arbeitszeiten ohne Uhrzeiten mit Tagessummen angezeigt werden sollen.

Unter Abrechnungseinstellungen>Format in einem Projekt können Sie optional einstellen, ob der Ort als eigene Spalte in der Tabelle der Projektzeiten ausgegeben werden soll.

Unter Projekte>Auswertungen>Projekt-Zeit-Matrix und Mitarbeiter>Auswertungen>Mitarbeiter-Zeit-Matrix können Sie nun optional wählen, ob auch "Projekte ohne Zeitbuchungen angezeigt" werden sollen.

Wenn Sie Mitarbeiter haben, die keine Überstunden und ggf. Zeitzuschläge angerechnet bekommen sollen (weil Überstunden im Gehalt enthalten sind oder weil sie Freiberufler sind und entsprechend ihrer geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden), dann können Sie nun je Mitarbeiter einstellen, ob Überstunden und Zeitzuschläge berechnet und ausgewiesen werden sollen. (Zeitzuschläge werden nur betrachtet, wenn unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub die Checkbox "Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren" aktiviert ist ("Ja").)
Bei Mitarbeitern, bei denen die Berechnung der Überstunden (und ggf. Zeitzuschläge) abgeschaltet ist (in Daten eines Mitarbeiters: "Überstunden und Zeitzuschläge berechnen und anzeigen = Nein"), werden in den Auswertungen die Tabellen bzw. Angaben zu Überstunden und Zeitzuschläge ausgeblendet

Es gibt eine neue Auswertung in ZEP zu Rückstellungen für Überstunden und Resturlaub. Diese Auswertung berechnet den Resturlaubsanspruch und die Überstunden zum Stichtag, multipliziert mit dem mitarbeiterspezifischen internen Stundensatz.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Rückstellungen stellen Sie einen Auswertungszeitraum ein. Berücksichtigt werden alle Mitarbeiter, die im Auswertungszeitraum beschäftigt waren. Über die Filterkriterien Mitarbeiterkategorie können Sie die Liste der Mitarbeiter beeinflussen bzw. einschränken.
Das bis-Datum ist sowohl Stichtag als auch Umrechnungsdatum:

•Überstunden- und Urlaubssaldo zum bis-Datum.

•Umrechnung aus der Mitarbeiter-Währung in die Basiswährung (d.h. Wechselkurs des bis-Datums)

•Umrechnung von Rest-Urlaubstagen in Stunden, d.h. mit der an diesem Datum gültigen wochendurchschnittlichen Regelarbeitszeit pro Arbeitstag

Mitarbeiter, die sowohl Überstunden = 0 als auch Urlaub = 0 haben, werden nicht angezeigt.

Hinweis: die Auswertung ist umso langsamer, je länger der letzte abgeschlossene Monat vor dem Stichtag der Auswertung liegt.

Beim Ausführen der Umsatzprognose wird Ihnen in der Ergebnisseite jetzt auch immer eine grafische Darstellung der Tabelle angezeigt. Geben Sie optional an, ob die Prognose kumuliert angezeigt werden soll: dann wird  der zu erwartetede Umsatz eines Monats jeweils als Summe der Umsätze des Vormonats angezeigt. Wenn Sie die Option Grafik Details anzeigen aktivieren, werden zusätzliche Details (Umsatz je Kunde bzw. je Projekt) ausgewiesen.

Wenn Sie Ihre Rechnungen per E-Mail versenden, können Sie jetzt in der Mailvorlage (unter Administration>Stammdaten>Faktura>Mailvorlagen) bereits den "Titel der Rechnung", also "Rechnung", "Stornorechnung" oder "Gutschrift" als Platzhalter einfügen.

Wenn Sie Projekte haben, die per Abschlag nach Leistungsstand abgerechnet werden, werden diese jetzt auch in einer alternativen Darstellung angezeigt und zusätzlich Massenoperationen angeboten.

Wenn Sie Ihre Rechnungen per E-Mail versenden, können Sie jetzt in der Mailvorlage (unter Administration>Stammdaten>Faktura>Mailvorlagen) auch den Kundennamen als Platzhalter einfügen.

Die Tabelle der Kunden unter Kunden>Verwaltung bietet jetzt auch optional die Spalten Zahlungsziel und Skontofrist an. Klicken Sie auf das Symbol : unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als CSV auswählen.

Wenn Sie Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen, müssen Sie den ZUGFeRD-Ländercode angeben. ZEP bietet jetzt in einer Auswahlliste alle verfügbaren Ländercodes an.

Die Kundenauftragsnummer (im Projekt gesetzt) wird jetzt bei jeder Rechnungsposition im Feld BuyerIssuedID im ZUGFeRD-XML ausgegeben.

Wenn Sie die Abteilungen nutzen, um verschiedene Unternehmen in einem ZEP abzubilden, dann können Sie jetzt auch je Abteilung eigene E-Mail-Einstellungen vornehmen: Geben Sie eigene Absende- und Antwort-Optionen für die Abteilung an. Sie können auch einen abteilungsspezifischen E-Mail-Kopf und E-Mail-Fuß hinterlegen.

Angebotspositionen können Sie jetzt auch ganz einfach per Drag&Drop verschieben und so an die gewünschte Stelle positionieren.

In der Mailvorlage "Mitarbeiter als Angebotsbearbeiter gesetzt" gibt es einen neuen Platzhalter %BEMERKUNG_INTERN%, damit wird der interne Bemerkungstext direkt in der E-Mail an den neuen Bearbeiter angezeigt.

Wenn Sie bei einem Mitarbeiter eingestellt haben, dass Projektzeiten aus Anwesenheiten generiert werden, wird für jede Zeitspanne zwischen "kommt" und "geht" (d.h. für die ermittelte Anwesenheitszeit) automatisch eine Projektzeit generiert.

Wenn der Mitarbeiter längere Zeit am selben Projekt bzw. immer nur an einem Projekt arbeitet, ist diese Einstellung sehr effizient, der Mitarbeiter muss sich eigentlich gar nicht mehr in der ZEP-Webanwendung anmelden, seine Projektzeiten werden trotzdem generiert.

Bucht der Mitarbeiter allerdings während dieser Anwesenheitszeit selbst Projektzeiten auf verschiedene Projekte, wird in diesem Fall nur aus der letzen "bis-Projektzeit" bis zum Gehen, eine automatische Projektzeit auf das eingestellte Projekt generiert.

Sollen auch die anderen "nicht auf Projekte gebuchte Anwesenheitszeiten" automatisch eine Projektzeit generieren, können Sie optional die Checkbox "beim Generieren der Projektzeiten alle Lücken füllen" aktivieren.

Einstellung Ja:

Innerhalb des kommt/geht-Zeitraums wird die gesamte Zeit aufgefüllt, also alle Lücken zwischen den bereits erfassten Projektzeiten. Ausnahme: feste Pausen (aus der Pausenregelung). D.h. wenn der Mitarbeiter bereits Projektzeiten erfasst hat und mit Absicht Pausen gelassen hat, werden diese gefüllt!

Einstellung nicht aktiviert (wie bisher):

Innerhalb des kommt/geht-Zeitraums wird nur der Zeitraum nach der letzten bereits erfassten Projektzeit des geht-Datums gefüllt. (die letzte Projektzeit des Datums, also auch wenn diese erst nach dem "geht" ist)

Beispiel 1

•Mitarbeiter kommt um 9:00 Uhr

•bucht explizit Projektzeiten von 10:00 - 12:00 Uhr und von 13:00 - 15:00 Uhr

•Mitarbeiter geht um 16:00 Uhr.

Einstellung "Nein, keine Lücken füllen": es wird automatisch eine Projektzeit generiert von 15:00 - 16:00 Uhr

Einstellung "Ja, Lücken füllen": es werden automatisch Projektzeiten generiert von 9:00 - 10:00 Uhr, von 12:00 - 13:00 Uhr und von 15:00 - 16:00 Uhr

Beispiel 2

•Mitarbeiter kommt um 9:00 Uhr

•bucht explizit Projektzeiten von 10:00 - 12:00 Uhr und 13:00 - 15:00 Uhr und 18:00 - 18:30 Uhr

•Mitarbeiter geht trotzdem bereits um 16:00 Uhr.

Einstellung "Nein, keine Lücken füllen" es wird keine Projektzeit generiert, denn 18:30 ist die letzte bereits erfasste Projektzeit und danach war keine Anwesenheit mehr.

Einstellung "Ja, Lücken füllen": es werden automatisch Projektzeiten generiert von 9:00 - 10:00 Uhr, von 12:00 - 13:00 Uhr und von 15:00 - 16:00 Uhr

(die Lücke zwischen 15:00 und 18:00 wird nicht komplett sondern nur bis zum "geht"-Zeitpunkt gefüllt)

Bitte beachten Sie:
Beide Einstellungen funktionieren auch über Mitternacht hinweg. Jedoch werden in jedem Fall keine Projektzeiten generiert, wenn zwischen "kommt" und "geht" 36 Stunden oder mehr liegen (denn das kann nur ein Fehler- bzw. "App-Offline-gewesen"-Fall sein)

Tätigkeiten, die sich überschneiden dürfen (z.B. "Rufbereitschaft") werden nicht speziell behandelt.

Im Export-Format Datev für rechnungen wird jetzt auch neben dem Rechnungsdatum zusätzlich ein Leistungsdatum exportiert.

Geben Sie an, ob jede Zeile der geprüften Kostenabrechnung als einzelne Zeile im Export in die Buchhaltung übertragen werden soll (Einstellung "nicht verdichtet", wie bisher) oder ob alle Zeilen zu km-Geld, VMA und im Falle einer Gutschrift an freie Mitarbeiter alle Arbeitszeiten jeweils zusammengefasst als eine Zeile exportiert werden sollen (Einstellung verdichtet), d.h. es gibt maximal eine Zeile Arbeitsentgelt, eine Zeile km-Geld und eine Zeile VMA.

Belege werden nicht zusammengefasst, denn jeder einzelne Beleg kommt mit seiner Belegnummer (und seinen von der Belegart und dem Steuersatz abhängigen Konten) in den Kostenexport.

Im Falle einer Gutschrift an freie Mitarbeiter mit Vorsteuer, wird die Vorsteuer auf die Summe aus Arbeitsentgelt, km-Geld und VMA berechnet und immer in einer Zeile im Kostenexport ausgegeben.

Unter Administration>Stammdaten>Ticket-System>Benachrichtigungen können Sie jetzt auch jeweils den Kundenverantwortlichen als möglichen Empfänger der jeweiligen E-Mail auswählen. Bitte beachten Sie, ist ein Ticket mehreren Projekten zugeordnet (die zu unterschiedlichen Kunden mit evtl. unterschierschiedlichen Kundenverantwortlichen gehören), wird der Kundenverantwortiche des Kunden des primären Projekts benachrichtigt.

Unter Projekte>Auswertungen>Mitarbeiterzuordnung wird die Standard-Einplanung der Mitarbeiter als eigene Spalte auch im CSV ausgegeben.

Im Menüpunkt Einplanung eines ausgewählten Mitarbeiters wird die Verfügbarkeit des Mitarbeiter als Diagramm angezeigt (optional ein-/ausblandbar).

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Einplanung können Sie die Einplanungstabelle in der Matrix-Darstellung jetzt auch als CSV exportieren.

Für einen "Freien Mitarbeiter mit Gutschriftsverfahren" können Sie jetzt eine eigene Adresse für diese Gutschrift eingeben.

Die ZEP Personio Schnittstelle dient zur Anbindung der ZEP Zeiterfassung an das HR-System Personio. In ZEP erfasste Zeitbuchungen werden dabei regelmäßig an Personio übertragen und dort als Attendances abgebildet. Die Synchronisation der Zeitbuchungen erfolgt über eine ZEP Scheduler-Task, die zur regelmäßigen Ausführung zeitlich eingeplant werden kann.

Bei Ausführung der Task werden alle seit der letzten Ausführung neu angelegten, geänderten oder gelöschten Zeitbuchungen je Benutzer ermittelt und mit den Attendances in Personio entsprechend abgeglichen.