Bisher konnte eine Pausenregelung nur mit einem monatlichen "gültig ab-Datum" angelegt werden. Jetzt können Sie auch den Tag auswählen, ab dem die Pausenregelung aktiv sein soll.

Bei der Angabe der Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters kann man (je nach Anstellungsvertrag ) wählen:

•Entweder (wie bisher) Angabe der Regelarbeitszeit pro Wochentag

•Oder (neu) Angabe der Regelarbeitszeit pro Monat

Bei Angabe pro Monat geben Sie noch an, welche Wochentage als Arbeitstage für den Mitarbeiter gelten sollen (i.A. Mo-Fr). ZEP wird dann für den betreffenden Monat (und dynamisch per Task für die Folgemonate) aufgrund der Wochentage und Feiertage des Monats eine Durchschnittszahl pro Arbeitstag ermitteln und diese als Regelarbeitszeit verwenden. Wenn der MA einen Tag Urlaub einträgt, bekommt er diese Anzahl Stunden gutgeschrieben.

Für Mitarbeiter, deren Anstellungsvertrag eine monatliche Stundenzahl vorsieht, tragen Sie diese neue monatliche Regelarbeitsdefinition ein.

Unter Profil kann sich jeder Benutzer jetzt die Standardansicht seines Kalenders einstellen.

Wird ein neuer Mitarbeiter in ZEP angelegt, können Sie ihm unter Kalender Freigaben jetzt auch direkt die Freigaben für Termine (Lesen/Schreiben) bzw. Fehlzeiten (Lesen) von anderen Mitarbeitern erteilen.

Im Kalender können Sie zwischen den Ansichten Monat, Woche und Tag wechseln oder sich mit der Terminübersicht alle Einträge als Liste anzeigen lassen und in dieser Ansicht jetzt auch eine Neue Fehlzeit und einen Neuen Termin eintragen.

Bei der Projektzeitauswertung und auch bei der Belegauswertung in einem ausgewählen Projekt können Sie den Zeitraum optional ab Projektstart einstellen, wenn Sie den Haken beim Zeitraum wegklicken.

In der Mitarbeitertabelle unter Mitarbeiter>Verwaltung können Sie optional die Standard-Preisgruppe des Mitarbeiters als eigene Spalte im HTML und CSV einblenden.

Die Auswertung Projektzuordnung unter Mitarbeiter>Auswertungen können Sie als Task einplanen und im Hintergrund ausführen.

In der Verlaufszeile werden die letzen besuchten Menüpunkte aufgelistet. Beim Mouseover wird jetzt bei Ticketnummern der Ticketbetreff, bei Projekt bzw. Vorgangskurzformen die jeweilige Bezeichnung als Tooltipp angezeigt.

Im Filter der Belegauswertungen können Sie bei der Auswahl des Zeitraums jetzt auch die Option " bzgl. dem Leistungsdatum" wählen. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden auch die Belege aufgelistet, die evtl. ausserhalb des Auswertungszeitraums erfasst worden sind, aber deren Leistungsdatum innerhalb des Zeitraums liegt

Die Tabelle der Belegauswertung ist jetzt ebenfalls konfigurierbar. Getrennt für HTML und CSV können Sie einzelne Spalten ein- bzw. ausblenden und die Reihenfolge bestimmen. Neu dazugekommen ist die Anzeige des Kunden.

In der Tabelle der Projekte unter Projekte>Verwaltung können Sie sich optional auch den Kundenverantwortlichen als Spalte anzeigen lassen, diese Einstellung können Sie unter Konfiguration Tabellenspalten getrennt für HTML und CSV vornehmen.

In der Task Projektzeitauswertung können Sie das aktuelle Jahr als Auswertungszeitraum einstellen.

In der Task Projektumsatz können Sie das aktuelle Jahr als Auswertungszeitraum einstellen.

Folgende Gesamtstatusauswertungen können Sie im Menü eines ausgewählten Kunden jetzt als Task einplanen und im Hintergrund ausführen:

•Gesamtstatus Plan

•Gesamtstatus Zeit

•Gesamstatus Ertrag

Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter folgendes angegeben haben: Freigabedatum statt Schloss in der Mitarbeiterverwaltung anzeigen, können Sie unter Mitarbeiter>Verwaltung die Tabelle der Mitarbeiter nach dem Freigabedatum sortieren.

Die Auswertung Projektstand Plan kann jetzt auch ein Projektleiter ohne Budgetverantwortung aufrufen. Hier können die Plan-Stunden mit den Ist-Sunden ausgewertet werden, alle Eurobeträge werden in diesem Fall nicht angezeigt.

In der Auswertung Gesamtstatus Plan gibt es eine optionale Checkbox inkl. Budget, wird diese aktivier,t werden nur die Projekte angeboten, für die die Berechtigung Geldbeträge zu sehen, besteht.

Unter Abrechnungseinstellungen>Format können Sie angeben, dass die Arbeitszeiten ohne Uhrzeit mit Tagessummen angegeben werden. Werden die Mitarbeiternamen gar nicht angezeigt, wird pro Tag genau eine Zeile mit der Gesamtzahl der Stunden ausgegeben. Wird nach Mitarbeiter gegliedert oder werden sie als Tabellenspalten angezeigt, wird auf dieser Ebene die jeweilige Tagessumme angezeigt.

Unter Abrechnungseinstellungen>Format können Sie angeben, ob bei Projekten, die im Aufwand nach Tagessatz abgerechnet werden, alle Orte pro Tag angezeigt werden sollen.

In allen Auswertungen, in denen Planstunden oder Planpreise angezeigt werden (inkl. den Ertragsauswertungen, wo das Planarbeitsentgelt als "fakt. Entgelt" für Pauschalprojekte bzw. Pauschalvorgänge angezeigt wird) gibt es die folgene Änderung:

Bisher wurden diese Planzahlen unabhängig vom Auswertungszeitraum ermittelt und angezeigt.

Neu: die Planzahl eines Vorgangs wird nur dann verwendet, wenn die Vorgangslaufzeit (Start-Ende-Datum des Vorgang) ganz oder teilweise im Auswertungszeitraum ist.

Hinweis: die Planzahlen werden nach wie vor nicht auf die Laufzeit eines Projektes oder Vorgangs verteilt.

Deshalb kommt ggf die Meldung "Da Sie die Planzahlen für die gesamte Projektlaufzeit angeben, ist ... nur dann korrekt, wenn Sie die gesamte Projektlaufzeit (bzw. Vorgangslaufzeit) auswerten.

Für einen ausgewählten Mitarbeiter können Sie unter Zuordnungen>Projekte in einer Massenoperation jetzt auch für einen weiteren Zeitraum zuordnen. Für den neuen Zuordnungszeitraum können Sie die Preisgruppe, den Internen Stundensatz und ggf. die Standard-Einplanung ändern. Geben Sie otional an, ob die bestehenden Zuordnungszeiträume gekürzt werden sollen, falls der Zuornungszeitraum mit bestehenden Zuordnungszeiträumen überlappt.

In den Projektueitzeitauswertungen können keine Änderungen an Uhrzeit und Datum eines Zeiteintrags vorgenommen werden, da an dieser Stelle der vollständige Kontext zu den umliegenden Projektzeiten fehlt. Ruft ein Abteilungsleiter bzw. Administrator  einen Projektzeiteintrag eines anderen Mitarbeiters zum Ändern auf, gibt es nun einen Link, um die Uhrzeit und oder das Datum zu ändern, sowie einen Hinweis darauf, warum Datum/Uhrzeit hier nicht geändert werden können. Klickt man auf den Link Datum oder Uhrzeit ändern, öffnet ZEP in einem neuen Fenster den Menüpunkt Administration>Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters  und hier kann die Zeit wie gewünscht angepasst werden. Ruft ein Mitarbeiter seine eigene Projektzeitauswertung auf, kann auch er über diesen Link seine eigenen Zeiteinträge unter Mein ZEP>Projektzeiten entsprechend ändern.

Die Ergebnislisten der Projektauswertungen Projektstand Plan, Zeit und Ertrag mit der Option gegliedert nach Vorgang werden jetzt ohne die abgelaufenen Vorgänge angezeigt

Der Projektplan ist jetzt, wie alle anderen Bereiche in ZEP, an das neue Responsive-Layout angepasst und kann auf allen Geräten genutzt werden.

In der Auswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Rückstellungen können Sie nun auch die Personalnummer, das Kurzzeichen und ggf. die Kreditorennummer unter Konfiguration Tabellenspalten als Option anzeigen lassen. Bitte beachten Sie, die zusätzlichen Spalten müssen Sie jeweils für die Ausgabe als HTML und als CSV aktivieren.

Unter Mitarbeiter>Verwaltung können Sie zusätzlich eine Fehlzeit für alle markierten Mitarbeiter eintragen, z.B. Betriebsferien oder Schliesstage.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht können Sie sich optional die Spalten Fakturierbarer Anteil an effektiven Stunden und Fakturierbarer Anteil an Arbeitsstunden anzeigen lassen (getrennt für HTML und CSV).

Wenn bei einem Mitarbeiter einzelne Tage aus einem zusammenhängenden Fehlzeitenzeitraum (geplant bzw. genehmigt) gelöscht werden sollen, können Sie dies nun einfacher machen: Rufen Sie den Fehlzeitenzeitraum wie gewohnt zum Ändern auf (klick auf den zusammenhängenden Balken im Kalender des Mitarbeiters), neben dem Zeitraum oben rechts gibt es ein neues Symbol Den Zeitraum in einzelne Tage aufteilen. Wählen Sie diese Option, wird statt einem Zeitraum, jeder Tag einzeln betrachtet und kann dann auch einzeln bearbeitet, bspw. gelöscht  werden.

Unter Administration>System>Tasks können Sie sich jetzt als Administrator eine Task einrichten, die Sie ggf. an noch nicht bearbeitete Fehlzeitenanträge  erinnert.

Die Auswertung Gesamtstatus Faktura zeigt in der Auswertungsliste nur die Projekte an, deren Laufzeit sich mit dem Auswertungszeitraum überschneidet.

Zusätzlich können Sie sich optional auch den Zahlungseingang anzeigen lassen. Die Auswertung enthält folgende zusätzlich Spalten:

Zahlungseingang brutto mit Betrag erhalten, Minderung und Noch offen.

Wenn Sie zusätzlich die Option Interne Kosten anzeigen aktiviert haben, wird die zusätzliche Spalte Betrag erhalten netto - Gesamtkosten angezeigt.

Bitte beachten Sie:
Zahlungseingang bezieht sich immer auf ganze Rechnungen, auch wenn nur ein Teil der Rechnungspositionen der Rechnung aufgrund ihres Leistungszeitraums in der Auswertung bei "Abgerechnet" etc. berücksichtigt werden.

Mahngebühren:
Mahngebühren sollten nicht den Gewinn beeinflussen und werden deshalb raugesrechnet.

Diese Einstellung ist nur wirksam für Projekte, bei denen die Vorgänge einzeln abgerechnet werden!

Je Projekt wird eine Summenzeile für das Gesamtprojekt angezeigt, darunter werden alle Vorgänge mit ihren entsprechenden Zahlen in jeweils eigenen Zeilen aufgelistet

In der Auswertung Gesamtstatus Faktura können Sie sich optional auch die fakturierbaren Reisestunden anzeigen lassen lassen. Die Auswertung enthält folgende zusätzlich Spalte:

Hinter Fakturierbare Stunden werden die fakturierbar gebuchten Stunden in einer neuen Spalte davon Reisezeit aufgelistet.

Unter Administration>Faktura>Rechnungspositionen können Sie sich jetzt optional die Beträge für noch nicht abgerechnete Aufwandspositionen aus aktuell gebuchten Zeiten und Belegen berechnen lassen. Diese Checkbox ist per default nicht aktiviert, da die Berechnung u.U. etwas länger dauern könnte ;-)

Den Projekt-Ansprechpartner können Sie als Dokumentenvariable im Briefpapier hinterlegen.

Sie können den Kundenansprechpartner jetzt während der Rechnungsstellung als Platzhalter im Rechnungstext der Rechnungsposition und in den Kunden- bzw. Projektzusatzfeldern einfügen.

In der Auswertung Administration>Faktura>Umsatzprognose können Sie jetzt auch die Skalierung nach Monat, Quartal oder Jahr auswählen und Ihren Umsatz je Monat, Quartal bzw. Jahr oder aggregiert (Checkbox Kummliert) jeweils mit der Summe der Vor-Monate, -Quartale bzw. -Jahre sehen. Zusätzlich können Sie die Spalte Summe nun sortieren. So sehen Sie auf einen Blick, mit welchem Kunden Sie den größten Umsatz machen bzw. gemacht haben.

Ein Abteilungsleiter hat in dem Menüpunkt Abteilung>Mitarbeiter jetzt die gleichen Auswahlfilter (Beschäftigungszeitraum, Mitarbeiterkategorie), wie ein Administrator unter Mitarbeiter>Verwaltung. Ebenso kann ein Abteilungsleiter hier Massenoperationen vornehmen.

In die Mitarbeitertabelle unter Mitarbeiter>Verwaltung wird jetzt das Gerät mit dem die Anwesenheit erfasst wurde angezeigt. Optional können Sie auch die Bemerkung (Anwesenheit Bemerkung) als Spalte einblenden.

in der Auswertung Aktuelle Anwesenheiten können Sie jetzt die Tabelle konfigurieren.  

Unter Mitarbeiter>Auswertungen bzw. einem ausgewählten Mitarbeiter können Sie als Administrator jetzt auch die Auswertung Kommt / Geht aufrufen. Wählen Sie die Mitarbeiter, den Zeitraum und optional alle Kommt / Geht pro Tag einzeln angezeigt und bearbeiten   und/oder Kommt / Geht auf Ihr "eingestelltes Zeitraster" runden".

Neu ist die Möglichkeit Kommt und Geht Ereignisse mit dem Symbol zu bearbeiten oder mit dem Symbol ein neues Kommt/Geht Ereignis hinzuzufügen.

Wenn Sie möchten, dass man die letzte hochgeladenen Datei eines Tickets auch wieder löschen darf, können Sie dies unter Administration> Einstellungen>Ticketsystem einstellen.  Aktivieren Sie die Checkbox Die Bemerkung / Dateien des letzten Eintrags der Historie sind für den Verfasser nachträglich noch änderbar. Der entsprechende Mitarbeiter hat dann ein "Mülleimer -Symbol" mit dem er die Datei einfach wieder löschen kann.

Unter Administration>Stammdaten>Ticketsystem>Benachrichtigungen, können Sie nun auch Statusabhängige Benachrichtigungen für Teilaufgaben konfigurieren und unter >Teilaufgaben-Mailvorlagen die entsprechnden Mailvorlagen gestalten.

Sie können in den Mailvorlagen die Kundennummer als Platzhalter einfügen. Wenn es einen Kunden im zugeordneten Projekt des Tickets gibt, wird diese dann entsprechend in der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt.

Wird ein Ticket über eine Standard-Mailbox in ZEP erstellt und dann in das passende Projekt verschoben, wird die E-Mail-Adresse des Erstellers dieses Tickets in der Liste als "E-Mail Absender des automatisch erstellten Tickets" vorgeschlagen, wenn Sie aus diesem Ticket heraus eine E-Mail verfassen möchten.

Unter Kunden>Auswertungen>Kundenansprechpartner können Sie jetzt nach Ticketzugang filtern. Den Benutzernamen des Ansprechpartners  können Sie optional in der Tabelle als eigene Spalte anzeigen lassen.

Wenn Sie im Projekt die Einplanung bearbeiten, dann werden unterhalb der Einplanungsmatrix jetzt die Gesamt Plan-Zahl des Projekts angezeigt, danach die Ist-Stunden Anzahl, die bereits eingeplanten Stunden (durch Standard- bzw. durch konkrete Einplanung) und die noch zu verplanenden, also offenen Stunden. So haben Sie einen schnellen Überblick, ob Sie noch Stunden verplanen müssen oder wie viel bspw. bereits gearbeitet wurde.

Filtereinstellungen für die Auswahl von Projekten (Status, Typ, Kategorie, ...) gibt es jetzt zusätzlich unter

•Mein ZEP>Auswertungen>Einplanung

•Mitarbeiter>Auswertungen>Einplanung

•(ausgewählter) Mitarbeiter>Einplanung

In der Einplanung in der Matrix- Ansicht ist die Schriftgröße angepasst.

Mitarbeiter können Ihre konkrete Einplanung nicht nur im ZEP-Kalender sehen, sondern (als read only) auch in einem Kalender-Client (siehe Profil>Kalender: Einbinden der ZEP-Kalender in).

Unter dem Menüpunkt Arbeitspakete werden die Diagramme Projektauslastung und Gesamtauslastung unterhalb der Arbeitspakete angezeigt, in denen die Auslastung des Mitarbeiters je Tag aggregiert und in Relation zur Verfügbarkeit des Mitarbeiters gesetzt wird (graue Berge im Hintergrund, braune Säulen vorne), einmal aus Projektsicht auf Basis der Projektzuordnung/Projektverfügbarkeit/Einplanung, und einmal aus Gesamtsicht (projektunabhängig).

Die bisher braunen Balken/Säulen werden nun farbig entsprechend ihrer Kritikalität dargestellt:

Die Grenzwerte für die Farben sind wie folgt definiert:

•Auslastung < 85%: grün

•Auslastung < 100%: gelb

•Auslastung < 115%: orange

•Auslastung >= 115%: rot

Für einen "Freien Mitarbeiter mit bzw. ohne Gutschriftsverfahren" wird jetzt in der Gutschrift bzw. in der Kostenabrechnung im Detaillierten Nachweis der Begriff Dienstleistungen (statt internes Arbeitsentgelt) und Gesamtbetrag (statt zu erstanttender Gesamtbetrag) verwendet.

Z.B. Anlage mehrer Projektzeiten, Fehlzeiten, ... in einem Request

Unterstützung von Einplanungen (mit Modul Ressourcenplanung)

Erweiterung der Suchkriterien zur Abfrage von Tickets (mit Modul Ticketsystem)

Sowohl ZEP als auch Personio unterstützen die Verwaltung von Fehlzeiten und Urlauben mit Genehmigungsprozess. Die Fehlzeiten/Fehlgründe in ZEP werden in Personio als Abwesenheiten/Abwesenheitsarten bezeichnet.

Mit dieser Option kann festgelegt werden, ob Fehlzeiten zwischen ZEP und Personio ausgetauscht werden sollen und welches System das führende System ist.

•Fehlzeiten nicht synchronisieren: es erfolgt kein Austausch von Fehlzeiten zwischen den ZEP und Personio

•Personio Fehlzeiten in ZEP übernehmen: Personio ist das führende System für Fehlzeiten und Urlaubsanträge. ZEP übernimmt die in Personio genehmigten Fehlzeiten, wo sie im ZEP Kalender oder angebundenen Kalender-Clients oder Smartphones visualisiert werden können. Hinweis: Die in Personio verwalteten Fehlzeiten sollten in ZEP nicht bearbeitet werden, da diese bei der nächsten Synchronisation automatisch überschrieben werden.

•ZEP Fehlzeiten an Personio übertragen: ZEP ist das führende System für Fehlzeiten und Fehlzeitenanträge. Die in ZEP genehmigten Fehlzeiten werden nach Personio übertragen und als Absences abgebildet.

Ist diese Option gewählt, so werden die in Personio in der API-Definition freigeschalteten Attribute von ZEP übernommen und zur Aktualisierung der Daten des jeweiligen Benutzers in ZEP verwendet.

Die vom Personio-API gelieferten Attribute werden in Personio unter Einstellungen>API>Zugriff freigeschaltet.

Die von ZEP unterstützten Attribute sind:

•Personio-Id

•E-Mail

•Geschlecht: wird in ZEP in die Anrede übernommen.

•Vorname

•Nachname

•Geburtstag

•Personalnummer

•Kostenstelle: in Personio können einem Mitarbeiter ein oder mehrere Kostenstellen zugeordnet werden. Die erste dieser Kostenstellen wird in ZEP übernommen. Erfordert das Modul Buchhaltungs-Export.

•Profilbild: ist in Personio ein Profilbild hinterlegt, so wird dieses nach ZEP übernommen.

•Handynummer (geschäftlich)

•Durchwahl

•Private Festnetznummer

•Straße und Hausnummer

•Postleitzahl

•Stadt

•IBAN

•BIC

•Name der Bank

•Termination Date: das Ende des Arbeitsverhältnisses, dieses wird als Ende des Beschäftigungszeitraum übernommen. Achtung: das Datum wird in Personio durch explizites Beenden des Arbeitsverhältnisses gesetzt und ist nicht das Vertragsende. Siehe hierzu auch https://support.personio.de/hc/de/articles/211626185-Was-ist-der-Unterschied-zwischen-dem-Vertragsende-und-dem-Beenden-des-Arbeitsverh%C3%A4ltnisses-

•Beschäftigungsart: (Festanstellung, Werkstudent, ...) Hier wird eine entsprechende Mitarbeiter-Kategorie gesucht und dem Mitarbeiter zugeordnet. Ist die entsprechende Mitarbeiter-Kategorie noch nicht vorhanden, so wird diese automatisch in ZEP angelegt.

•Work Schedule: in Personio können dem Benutzer dessen Arbeitszeiten zugeordnet werden. Diese werden in ZEP in entsprechende Regelarbeitszeiten des Mitarbeiters übernommen.

•Employment Type: gibt an, ob es sich um einen internen oder einen externen Mitarbeiter handelt. Wird in ZEP entsprechend übernommen (erfordert das Modul Freie Mitarbeiter).

Bei Neuanlage eines Benutzers wird zusätzlich übernommen:

•Hire Date: der Anfang des Beschäftigungszeitraums. Wird das Datum nicht geliefert so legt ZEP diesen mit dem heutigen Datum vor.

•Department: ist der Name einer Abteilung angegeben, so wird der Benutzer dieser Abteilung zugeordnet, falls diese auch in ZEP existiert (nur mit aktivem Modul Abteilungen).

•Feiertagskalender: ist dem User in Personio ein Feiertagskalender zugeordnet, so wird dieser – sofern in ZEP ein Feiertagskalender mit identischem Namen vorhanden ist – auch dem Benutzer in ZEP zugeordnet.

In der Tabelle unter Mitarbeiter>Verwaltung können Sie optional die Spalte Personio-ID einblenden.