In allen Projektzeitauswertungen und Belegauswertungen ist nun im CSV-Export eine zusätzliche Spalte "übergeordnete Vorgänge" (rechts neben Projektbezeichnung) enthalten. Hier werden ggf. übergeordnete Vorgänge angezeigt. Mehrfach übergeordnete Vorgänge werden mit dem Trennzeichen ">>" in der gleichen Spalte aufgeführt.

Die Auswertungen zum Zeitnachweis Detail  können Sie jetzt auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt aus (nur mit Modul Dokumentengenerator), dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken.

Sie können diese Tasks, wie alle anderen Ihrer eingeplanten Tasks, unter Mein ZEP>Tasks einsehen und verwalten.

In der Tabelle mit den Belegen werden am Ende (nach der Summe je Mehrwertsteuer) auch alle Summen nach Belegart zur Information aufgeführt.

Es gibt mehrere Gründe warum Projektzeiten bzw. Belege nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden können. Informationen darüber erhalten Sie jetzt mit dem Symbol . Wenn Sie mit der Maus auf das Symbol fahren oder darauf klicken, erfahren Sie ob ein Monatsabschluss, ein Freigabedatum des Mitarbeiters, eine abgerechnete/freigegebene Rechnungsposition oder eine geprüfte Kostenabrechnung vorliegt. Ein weiterer Grund kann auch der erlaubte rückwärtige Erfassungszeitraum sein.

In den Projektauswertungen nach Plan, Zeit und Ertrag wird nun auch für die Arbeitszeittabelle ein CSV-Export angeboten.

Pauschal abgerechnete Projekte und Vorgänge können Sie jetzt in den Auswertungen Projektstand Plan und Gesamtstatus Plan optional als "Stundensatzprojekte" betrachten: aktivieren Sie die Checkbox "Pauschale Projekte und Vorgänge für diese Auswertung auf Aufwand mit Stundensätzen umstellen". ZEP wertet diese Projekte/Vorgänge in dieser Auswertung dann so aus, als ob sie "im Aufwand nach Stundensatz" abgerechnet würden.

Wenn Sie ein Projekt im Aufwand nach Tagesätzen abrechnen, können Sie nun zusätzlich zu den geplanten Stunden auch die geplanten Tage als "Angebotene Tagessätze" angeben.

Diese Angabe können Sie im Projekt unter Daten und Plan angeben, wenn das Projekt nach Tagessatz abgerechnet wird und die Einstellung  "Vorgänge einzeln abrechnen" nicht aktiviert ist.

Wenn Sie angegeben haben "Vorgänge einzeln abrechnen", können Sie auf Vorgangsebene ggf. "Angebotenen Tagessätze" hinterlegen.

In den Auswertungen Projektstand Plan und Gesamtstatus Plan werden die "Angebotenen Tagessätze" jeweils mit den Ist-Tagessätzen verglichen. Wenn Sie das Modul Faktura einsetzen, werden die angebotenen Tagessätze in der Auswertung Gesamtstatus Faktura in einem eigenen Abschnitt Fakturierbare Tagessätze mit Plan, Ist, Rest und Ist/Plan aufgeführt.

Ein Administrator hat jetzt beim Kunden bzw. beim Projekt auch Preistabellen anderer Kunden als Kopiervorlage, wenn er Preise aus Vorlage kopieren wählt.

Wenn ein Mitarbeiter ab einem bestimmten Datum in einem Vorgang zu einer anderen Preisgruppe gehören soll oder einen anderen internen Stundensatz haben soll bzw. eine andere Verfügbarkeit (Ressourcenplanung), legen Sie einen neuen Zuordnungszeitraum für diesen Mitarbeiter an. Verwenden Sie dazu den Link mit dem Icon . Geben Sie die neue Preisgruppe bzw. internen Stundensatz bzw. Verfügbarkeit und den Zeitraum an. Wenn der neue Zeitraum sich mit einem bestehenden Zuordnungszeitraum überlagert, kommt eine Meldung, die Sie mit „Ja“ bestätigen können, damit die Zeiträume passend gekürzt und eingefügt werden.

Sie haben die Option, die Kundensortierung in den Auswahllisten bzw. in Kundenverwaltung und Auswertungen getrennt einzustellen: jeweils nach Kunden-Nr oder (neu) nach Kundenname.

Sie können für jeden Ansprechpartner jetzt eine eigene Adresse auswählen, wenn die Adresse des Ansprechpartners von der Kundenadresse abweichend sein soll. Es stehen alle Kundenadressen, die unter Kunde>Adressen angegeben sind, zur Auswahl. Diese Adresse wird unter Kunden>Auswertungen>Kunden-Ansprechpartner als Adresse in der Tabelle der Ansprechpartner angezeigt.
Bitte beachten Sie: wenn Sie das Modul Angebote einsetzen, wird die Ansprechpartner-Adresse in das Angebot übernommen (kann überschrieben werden).

In folgenden Auswertungen zum können Sie in der Task auch Aktuelle Woche, Letzte Woche, Aktueller Tag bzw. Vortag als Auswertungszeitraum angeben:

•Projektzeitauswertung

•Mitarbeiter-Zeit-Matrix

•Projekt-Zeit-Matrix

Unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter können Sie als Voreinstellung angeben, ob die Kostenabrechnung bzw. der Zeitnachweis Detail und der Mitarbeiter-Prohjektzeitnachweis in der Druckversion die Option "mit Unterschriftenblock in der Druckversion" aktiviert oder nicht aktiviert ist. Diese Option kann vom Mitarbeiter jederzeit überschrieben werden.

Unter Administration>Einstellungen>Projektzeit & Belege können Sie global angeben, wie Belegarten und Tätigkeiten in bestimmten externen Auswertungen dargestellt werden sollen:
Kostenabrechnung, Projektzeitnachweis, Projektumsatz und Rechnungsanhang: Tätigkeiten und Belegarten mit

Bezeichnung oder Kurzform und Legende.

•Bisherige Einstellung mit Kurzform (in der Tabelle) und der Legende unter der Tabelle.

•Neue Einstellung mit Bezeichnung in der Tabelle (mit Spaltenüberschrift "Tätigkeit" ).

Unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter können Sie angeben, ob in der Tabelle der Mitarbeiter unter Mitarbeiter>Verwaltung statt dem "Freigabe-Schloss" eine Spalte "freigegeben bis"mit dem entsprechenden Datum angezeigt wird (beachten Sie bitte, dass dadurch die Tabelle etwas breiter wird).

Die neue Auswertung Zeitnachweis Detail mit Fehlzeiten und Feiertagen können Sie für einen Mitarbeiter aufrufen. Stellen Sie einen Auswertungszeitraum ein und geben Sie optional an:

•Zwischensummen nach Datum

•mit von-bis

•mit Legende Orte

•ggf. mit Unterschriftenfeldern in der Druckversion.

Die Auswertung listet alle gebuchten Projektzeiten entsprechen der Einstellungen auf, Feiertage und Fehlzeiten werden mit der Anzahl Stunden entsprechend der Regelarbeitszeit an diesem Tag angezeigt. Erfasste Stunden an einem Feiertag bzw. an einem Tag mit gebuchten Fehlzeiten werden zusätzlich angezeigt.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht  können Sie für die Ausführung im Hintergrund jetzt auch die "Letzte Woche" als Auswertungszeitraum wählen.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Jahresübersicht Fehltage  können Sie als Gliederung Monate bzw. Fehlgründe  angeben. Die Gliederung nach Monaten entspricht der bisherigen Auswertung. Die Gliederung nach Fehlgründen zeigt die Mitarbeiter als Zeilen und die Fehlgründe als Spalten. Als Wert wird jeweils die Summe der Fehlzeiten je Fehlgrund im Zeitraum umgerechnet in Tagen angezeigt. Bei Auswahl einer Fehlgrundkategorie werden Spalten für alle Fehlgründe der Kategorie ausgegeben, auch für Fehlgründe ohne Werte. Der Wert "0" wird als Leerzeichen ausgegeben.

Unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub  können Sie einstellen, ob auch Mitarbeiter mit der Berechtigung "User" die Auswertung Fehlzeitenübersicht in ihrem Zep aufrufen können.
Aktivieren Sie bei "Ein Mitarbeiter benötigt mindestens die Berechtigungsstufe "User mit Zusatzrechten" um in "Mein ZEP>Auswertungen" die Fehlzeitenübersicht aller Mitarbeiter zu sehen" die Checkbox ("Ja"), können Mitarbeiter, die "User" sind, diese Auswertung nicht sehen.
Bei Einstelllung "Nein", können auch einfache User die Fehlzeitenübersicht sehen.

Die Auswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht  können Sie jetzt auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt (Voraussetzung Modul Dokumentengenerator) oder csv aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken.

Sie können alle Ihre eingeplanten Tasks unter Mein ZEP>Task einsehen und verwalten.

Sie können ein Arbeitspaket, das bereits einem Mitarbeiters zugeordnet ist und auf das bereits Stunden gebucht sind, an einen anderen Mitarbeiter übergeben bzw. ein "Neues Arbeitspaket aus Restaufwand" für den anderen Mitarbeiter erstellen. Das aktuelle Arbeitspaket wird praktisch beendet (und bekommt den Status "fertig") und ein neues Arbeitspaket wird angelegt. Dabei werden die bereits erfassten Stunden von den (ursprünglichen) Plan Stunden abgezogen, dh. der übrige Restaufwand ist der neue Planaufwand, das Startdatum ist "heute" und es kann ein anderer Projektmitarbeiter gesetzt werden. Man "übergibt" praktisch den Rest des Arbeitspaketes an einen anderen Mitarbeiter.

Durch Änderung der Projektlaufzeit, Änderungen der Projektmitarbeiterzuordnungen und Änderungen des Beschäftigungszeitraums, kann es dazu kommen, dass es Einplanungen von Mitarbeiter außerhalb der Projektzuordnungen gibt. In allen Menüpunkten, in denen die Einplanung bearbeitet werden kann, meldet ZEP nun solche "Unstimmigkeiten" in einer blauen Info-Box und bietet an, diese Einplanungen außerhalb der Zuordnungszeiträume zu löschen.

Unter Administration>Einstellungen>Ressourcenplanung können Sie einstellen, ob die Einplanung auch an Nicht-Arbeitstagen erfolgen soll. Wenn Sie diese Option aktivieren ("Ja"), können Sie eine konkrete Einplanung der Mitarbeiter auch an den Tagen vornehmen, die laut Regelarbeitszeit des Mitarbeiters nicht als Arbeitstage definiert sind.

Lesen und Setzen via SOAP:

•Vorjahresüberstunden

•Urlaubsanspruch pro Jahr

•Urlaubsanspruch Jahresanfang

Via SOAP können jetzt folgende Kategorien gelesen werden:

•Mitarbeiterkategorie

•Kundenkategorie

•Projektkategorie

•Ticketkategorie

Unter Administration>Einstellungen>Ticketsystem können Sie einstellen, ob der Mitarbeiter, der die letzte Bemerkung in der Tickethistorie gemacht hat, diesen Eintrag ändern darf. Für dieses Ereignis können Sie unter Administration>Stammdaten>Ticketsystem>Benachrichtigungen angeben, ob und wer darüber per E-Mail informiert werden soll. Entsprechend gibt es eine Mailvorlage unter Administration>Stammdaten>Ticketsystem>Mailvorlagen. Bitte beachten Sie, diese Änderung wird nicht historisiert.

Unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege können Sie angeben, ob die Ticketbezeichnung in der Projektzeitauswertung angezeigt wird. Ist diese Option nicht aktiviert, wird nur die Ticketnummer angezeigt.

Eine Rechnungsposition mit der Abrechnungsart "im Aufwand" können Sie optional mit einem Mindestbetrag abrechnen. Unter der Eingabe für den "Gepl. Betrag" gibt es eine neue Checkbox "mindestens diesen Betrag abrechnen". Hier tragen Sie den Betrag ein, der mindestens abgerechnet werden soll, auch wenn der Betrag durch die geleisteten Stunden nicht erreicht wird. Ist der Betrag höher, wird der höhere Betrag abgerechnet.
Bitte beachten Sie: Diese Option gibt es nur für Rechnungspositionen im Aufwand. Die Darstellung der Rechnungstabelle mit detaillierter Aufwandsauflistung bzw. die Gruppierung nach Mitarbeiter ist nicht möglich.
Bitte beachten Sie auch, dass der Rechnungsanhang (je nach Format) nur die geleisteten Zeiten mit den entsprechenden Beträgen auflistet und dass dieser Betrag niedriger als der Mindestbetrag sein kann! Stellen Sie gegebenenfalls unter Projekt>Abrechnungseinstellungen>Format ein, dass kein Rechnungsanhang  ausgewiesen werden soll.

Geplante und freigegebene Rechnungspositionen können Sie nun sortieren. Innerhalb des gleichen geplanten Rechnungsdatums können Rechnungspositionen beliebig mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen an die gewünschte Stelle verschoben werden. Damit können Sie nun auch Zuschlags- bzw. Rabatt-Positionen gleich an die richtige "Stelle" innerhalb der Rechnungspositionen setzen und bereits in der Rechnungsvorschau evtl. Abzüge oder Aufschläge sehen.

Beim Anlegen einer Rechnungsposition können Sie nun zusätzlich auch ein geplantes Rechnungsdatum unabhängig vom Leistungszeitraum einstellen.

Unter Administration>Einstellungen>Faktura können Sie einstellen, ob ein Kundenverantwortlicher für die Projekte seiner Kunden Rechnungspositionen ändern darf. Die Einstellung "Ja" entspricht der bisherigen Regelung in ZEP. Mit der Einstellung "Nein" kann ein Kundenverantwortlicher keine Rechnungspositionen (fehlende, geplante und freigegebene) anlegen, ändern und löschen.

Unter Administration>Einstellungen>Faktura können Sie einstellen, ob der Standardtitel bei Abschlagsrechnungen Abschlagsrechnung oder Zahlungsanforderung lauten soll.

Unter Projekte>Auswertungen>Gesamtstatus Faktura können Sie jetzt neu auch einen "Stichtag" einstellen. Bisher galt der Auswertungszeitraum immer ab Projektstart bis zum aktuellen Datum, jetzt können Sie optional ein bis-Datum (=Stichtag) auswählen.

Wenn Sie die Auswertung bis zu einem Stichtag aufrufen, werden die Werte wie folgt berechnet:

Fakturierbare Stunden
Ist fakturierbare Stunden und Tagessätze berechnet sich nur bis Stichtag

Faktura
Fehlend berechnet sich nur bis Stichtag
Geplant, Freigegeben, Abgerechnet
berücksichtigt alle Rechnungspositionen, deren Laufzeit vor dem Stichtag beginnt (auch solche deren Laufzeit vor dem Stichtag beginnt aber erst später als der Stichtag endet. Rechnungspositionen deren Laufzeit erst nach dem Stichtag beginnt, werden nicht berücksichtigt.

Umsatz Ist
ist immer die Summe aus den 4 Faktura-Spalten (Abgerechnet, Geplant, Freigegeben und Fehlend).

Wenn Sie eine Angebotsposition mit der Art Pauschalposition anlegen, können Sie jetzt wählen, ob Sie mit Stunden bzw. Tagen planen.  Aktivieren Sie die Checkbox "Stunden/Tage" und wählen Sie anschließend Stunden oder Tage aus. Geben Sie Menge und Einzelpreis (ggf. über den Link Preistabelle) an.

Wenn Sie ein Angebot anlegen, können Sie angeben, ob die Kalkulation der Angebotspositionen detailliert angezeigt werden sollen. D.h. es gibt je eine Spalte für Menge, Einheit und Einzelpreis.

Wenn Sie eine Angebotsposition mit der Art Aufwandsposition bzw. Pauschalposition anlegen, können Sie sich nun bei der Planung in Stunden bzw. Tagen, die zugehörige Preistabelle aufrufen und mit einem Klick die Stunden- bzw. Tagessätze die entsprechenden Werte in die Kalkulation übernehmen. Es wird die aktuell gültige Preistabelle (Projekt / Kunde / Basis) als als Popup angezeigt (falls Berechtigung für Preise besteht).

Wir haben den Editor bei der Beschreibung in den Angebotspositionen erweitert:

Sie können nun auch "Aufzählung" und "Absatz" zur Formatierung  verwenden.

Wenn Sie ein Angebot anlegen, können Sie nun bei der Angabe "gültig bis" auch einen bestimmten Zeitraum auswählen (z.B. 6 Wochen), ZEP trägt dann das richtige Datum ein. Klicken Sie dazu auf auswählen und geben im anschließendem Popup die gewünschte Gültigkeit an, 4, 6, 8 Wochen bzw. bis zum jeweiligen Wochenende, 3 oder 6 Monate ebenfalls optional bis zum jeweiligen Monatsende. Das entsprechende Datum wird in Klammern hinter dem Link angezeigt.

Sie können diese "gültig bis" Einstellung auch in der Angebotsvorlage auswählen, so dass ZEP Ihnen Angebote, die auf dieser Vorlage basieren, mit der entsprechenden Gültigkeit vorbelegt.

Wann und von wem eine Rechnung in die Buchhaltung exportiert wurde, kann jetzt in der Änderungshistorie der Projekte ausgewertet werden. Neu ist die Aktion "Export für Buchhaltung", zusammen mit dem Bereich "Rechnungen" kann ausgewertet werden, wann und von wem welche Rechnung in die Buchhaltung exportiert wurde.