Das Design von ZEP ist überarbeitet worden.

Jeder Mitarbeiter in ZEP kann jetzt seine Zeitbuchungen bzw. Belegbuchungen freigeben. Vorraussetzung: Der Administrator hat unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter folgende Option mit "Ja" angegeben:

"Jeder Mitarbeiter kann angeben, bis zu welchem Datum er seine Daten (Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten) fertig erfasst hat und somit freigibt."

Damit gibt der Mitarbeiter an, dass alle Projektzeiten (ggf. Belege und Fehlzeiten) korrekt und vollständig erfasst sind. ZEP versendet bei Freigabe KEINE Email, sondern für Projektleiter, Abteilungsleiter bzw. Administrator ist in der jeweiligen Auswertung (wie weiter unten beschrieben) sichtbar, ob und bis wann freigegeben ist.

In der Projektzeittabelle unter Mein ZEP>Projektzeiten ist in der Zeile mit der KW-Angabe das zuletzt eingegebene "Freigegeben bis Datum" zu finden:

Wenn Sie diese Freigabe ändern möchten, klicken Sie auf diesen Link. Im folgenden PopUp können Sie eintragen bis wann Ihre erfassten Daten (Projektzeiten Belege, Fehlzeiten) freigegeben sind:

Bitte beachten Sie: Das neue Freigabedatum speichern bedeutet, dass Sie alle Daten (Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten) bis zu diesem Datum fertig erfasst haben und somit freigeben.
Anschließend können Sie (als Mitarbeiter) Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.

In der Administration sind weiterhin alle Änderungen möglich. Ein Projektleiter kann weiterhin Projektzeiten und Belege innerhalb seiner Projekte umbuchen.

Wenn Sie als Mitarbeiter ein Freigabedatum eingetragen haben, können Sie dieses nicht mehr rückgängig machen!

Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, wenden Sie sich an einen ZEP-Administrator. Dieser kann im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters das Freigabedatum jederzeit korrigieren.

Wo wird dieses Freigabedatum angezeigt:

Ein Projektleiter sieht in seinem Projekt unter Projektmitarbeiter in der Tabelle jeweils ein Symbol für das Freigabedatum. Dieses Symbol ist blau , wenn die Freigabe später als Beginn des Auswertungszeitraums ist (also z.B. wenn Projektmitarbeiterzuordnung für den Oktober angezeigt wird, dann sind die Symbole blau wenn die Freigabe 1. Oktober oder später ist), sonst grau . Per mouseover ist das genaue Freigabedatum zu sehen:

Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter: Daten sehen und ändern. Ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Abteilungen) sieht bzw. bearbeitet das Freigabedatum unter Abteilungen>Mitarbeiter:

Wenn Sie das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub einsetzen, sehen Sie unter Administration>Monatsabschluss und unter Abteilung>MItarbeitersperre das neue grau-blaue Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol:

Als Administrator können Sie nun bereits im Vorfeld neue Mitarbeiter anlegen, obwohl dafür noch keine Lizenzen frei sind. Wenn ein Mitarbeiter aus ZEP austritt, setzen Sie bei diesem Mitarbeiter unter Beschäftigungszeiträume ein entsprechendes Austrittdatum. Wenn dieses Austrittsdatum erreicht ist, wird die Mitarbeiterlizenz für einen neuen Mitarbeiter frei. Bisher konnten Sie den neuen Mitarbeiter auch erst dann in ZEP anmelden. Neu in ZEP 5.0 ist die Möglichkeit jederzeit über den Link Neuer Mitarbeiter einen Mitarbeiter anzulegen. ZEP informiert Sie darüber, dass Sie gegen die Lizenzbedingungen verstoßen:

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Klicken Sie auf OK und Sie gelangen in das Menü des neu angelegten Mitarbeiters und können hier ein entsprechendes zukünftiges Eintrittsdatum unter Beschäftigungszeiträume eintragen. ZEP wird Sie wieder darauf hinweisen, dass Sie die Anzahl der lizenzierten Mitarbeiter im zukünftigen Zeitraum überschreiten. Genauso weist ZEP Sie darauf hin, wenn Sie im nächsten Monat die Anzahl der Lizenzen überschreiten werden, so dass Sie immer informiert sind und rechtzeitig neue Lizenzen bestellen können bzw. entsprechend Lizenzen freimachen.

Sie sehen jetzt in der Kundentabelle unter Kunden>Verwaltung alle drei Adresszeilen und das Land des jeweiligen Kunden. Zusätzlich wird auch der primäre Ansprechpartner mit einem Briefsymbol hinter seinem Namen angezeigt, wenn Sie für diesen Ansprechpartner eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben:

Im CSV-Export wird in einer zusätzlichen Spalte die E-Mail-Adresse des primären Ansprechpartners exportiert.

In der Tabelle Kunde>Adressen werden auch alle 3 Adresszeilen in jeweils einer Spalte inkl. Land angezeigt und entsprechend im CSV-Export berücksichtigt.

Unter Projekte>Auswertungen>Mitarbeiterzuordnung  und analog  unter Mitarbeiter>Verwaltung>Projektzuordnung können Sie nun direkt die Zuordnung bearbeiten. Wenn Sie auf den blauen Balken klicken, können Sie die Preisgruppe und den Zuordnungszeitraum des entsprechenden Mitarbeiters ändern.

Nach dem Speichern einer Projektzeit wird jetzt immer die Einstellung der Fakturierbarkeit, wie sie im Projekt bzw. Vorgang definiert ist, wieder voreingestellt.

Wenn Sie ein Projekt kopieren, können Sie nun optional angeben, ob Sie auch die Zeiträume der Vorgänge bzw. der Mitarbeiter übernehmen möchten:

D.h. es werden jeweils Start- und Endedatum aller Vorgänge des Vorlageprojekts kopiert (selbst wenn diese ganz oder zum Teil in der Vergangenheit liegen). Sie können auch die zeitliche Zuordnung der Projektmitarbeiter übernehmen. (Wenn diese Optionen nicht gewählt sind: entspricht das Start- und das Endedatum aller Vorgänge der Projektlaufzeit, ebenso werden die Mitarbeiter jeweils für die gesamten Projektdauer zugeordnet.)

Diese optionale Auswahl haben Sie auch, wenn Sie in einem bestehenden Projekt "Vorgänge von Vorlage kopieren möchten:

oder die Mitarbeiterzuordnung von einem anderen Projekt übernehmen möchten:

Wenn Sie für ein Projekt spezifische Tagessatzanteile, die von den unter Administration>Stammdaten>Tagessatzanteilen definierten Anteilen abweichen, anlegen möchten, können Sie diese nun auch von einem anderen Projekt kopieren (Link Tagessatzanteile von anderem Projekt kopieren).

Neu ist, dass Sie nun auch zusätzlich zu Ihren Preisfaktoren, Spezielle Preisfaktoren für weitere Tätigkeiten hinzufügen können. (Bitte beachten Sie: Sie müssen zunächst einen generellen zeitabhängigen Preisfaktor definiert haben, bevor Sie spezielle Preisfaktoren für weitere Tätigkeiten hinzufügen können.)

Wenn Sie die neue Checkbox "Mitarbeiter in Zeilen listen" aktivieren, werden Spalten und Zeilen vertauscht:

D.h. Die Mitarbeiter werden untereinander in den Zeilen aufgeführt und die Projekte nebeneinander in Spalten.

Sie können optional auch die Vorgänge einblenden (Wenn Sie auch "Vorgänge ohne Projektzeitbuchungen anzeigen" auswählen, werden entsprechend dem eingestellten Zeitraum die zu dieser Zeit aktiven Vorgänge angezeigt):

Bitte beachten Sie: Wenn Sie "Vorgänge anzeigen" auswählen, können Sie nicht mehr die Mitarbeiter in Zeilen listen.

Übrigens: ZEP merkt sich die Zahl, die Sie in "max. Anzahl Mitarbeiter/Seite" angeben. Beim nächsten Aufruf der Auswertung ist diese Zahl voreingestellt.

Wenn ein Projekt im Aufwand nach Tagessätzen vorgangsübergreifend abgerechnet wird, dann muss ZEP für die Berechnung eines Tagessatzes für einen Tag genau eine Preisgruppe und deren Tagessatz aus der Preistabelle verwenden.

Eine Besonderheit ist der Fall, wenn ein Mitarbeiter, der verschiedenen Vorgängen mit unterschiedlichen Preisgruppen zugeordnet ist, auf mehrere Vorgänge am selben Tag gebucht hat.

In diesem Fall hat ZEP bisher immer die Preisgruppe des zuerst gebuchten Vorgangs zur Berechnung des Tagessatzes verwendet.

Neu ist nun folgende Regelung:

In diesem Fall wird die Preisgruppe mit der höheren Stundenzahl an diesem Tag zur Berechnung des Tagessatzes verwendet.

Werden gleichviele Stunden gebucht, wird die Preisgruppe mit dem höheren Tagessatz für die Berechnung verwendet.