Standardbriefpapier
Wenn Sie kein eigenes Briefpapier hinterlegen, wird immer das Standardbriefpapier verwendet. Das sehen Sie auch an der Anzeige Briefpapier Standard Hochformat/Querformat wird verwendet. Das Standardbriefpapier enthält lediglich eine Fußzeile mit Ihrem Firmennamen und der Seitennummer.
Wozu eigenes Briefpapier
Soll ZEP Ihre Auswertungen (in pdf, Word oder OpenOffice) komplett inkl. Briefpapier erstellen, also z.B. mit Ihrem Logo und weiteren Angaben in Kopfzeile und Fußzeile? Dann müssen Sie ihr eigenes Briefpapier erstellen und in ZEP hochladen.
Wie erstelle ich ein Briefpapier
Ihr Briefpapier muss ein OpenOffice-Dokument sein und bestimmte Voraussetzungen erfüllen.
Sie benötigen das kostenfreie Textverarbeitungsprogramm OpenOffice Writer.
Wenn Sie in Ihrem ZEP auf die Hilfe oben rechts (neben dem Abmelden) klicken, finden Sie links im Menü . Hier können Sie sich eine passende Version des OpenOffice Writer downloaden und auf Ihrem PC installieren. (Falls Sie eine andere, aktuellere Version von OpenOffice verwenden, achten Sie bitte darauf, dass Sie das Briefpapier im Format .odt speichern und keine Funktionen verwenden, die erst in der aktuellen OpenOffice-Version unterstützt werden.)
Nehmen Sie eines unserer Briefpapier-Beispiele als Ausgangsbasis für Ihr Briefpapier.
Wenn gewünscht ist, dass die erste Seite des Briefpapiers anders sein soll als die Folgeseiten (z.B. Ihre Kontakt-Daten nur in den Kopfzeilen der ersten Seite), nehmen Sie in diesem Fall das Beispiel Briefpapier_Zweiseitig….odt..
Speichern Sie die Beispieldatei auf Ihrem PC unter einem eigenen Namen, tauschen Sie das Logo gegen Ihr eigenes Logo aus, tragen Sie die weiteren Daten ein und speichern Sie das Dokument. Wichtig: Dateiendung .odt. Achten Sie darauf, dass beim Speichern der Cursor sich an der richtigen Stelle befindet (also am Ende des Dokuments und nicht etwa in der Kopf- oder Fußzeile. Siehe auch Abschnitt Was soll / darf im Briefpapier stehen.
Laden Sie jetzt ihr Briefpapier hoch: Klicken Sie in der Tabelle Briefpapier auf den Stift in der Zeile Briefpapier deutsch. Im Popup-Formular wählen Sie Ihre neu erstellte Datei aus und klicken Speichern.
Was soll / darf im Briefpapier stehen: mit OpenOffice bearbeiten
Das Briefpapier kann ausschließlich das „außenrum“ Ihrer Auswertungen enthalten. Der Inhalt der Auswertung wird von ZEP später eingefügt.
Absatzvorlagen im OpenOffice Briefpapier
In den Absatzvorlagen können schriftbezogene Einstellungen vorgenommen werden. Unter anderem beinhaltet dies die Schriftart und -größe, sowie Einzüge und Abstände.
Seitenvorlagen im OpenOffice Briefpapier
In der Seitenvorlage können unter anderem die Kopf- und Fußzeilen, sowie die Seitenränder definiert werden. Um die Eigenschaften der verwendeten Seitenvorlage anzuzeigen, öffnen Sie das Fenster Formatvorlagen (F11) und klicken Sie auf den Knopf Seitenvorlagen.
Wenn sich das Format der ersten Seite von den restlichen Seiten unterscheiden soll, definieren Sie die Seitenvorlagen Erste Seite und Standard. Wichtig ist in diesem Fall, dass beim Speichern die Seitenvorlage Erste Seite aktiv ist und der Cursor sich an der richtigen Stelle befindet.
Briefpapier in unterschiedlichen Sprachen
ZEP erstellt Auswertungen in der Sprache des angemeldeten Benutzers. Davon ausgenommen sind die projektzpezifischen Auswertungen (Projektumsatz, Projektzeitnachweis und die Rechnungen) diese werden in der Sprache des Projekts erstellt. In können Sie dafür neben deutsch auch englisch oder französisch angeben.
Wenn Sie kein spezielles englisches oder französisches Briefpapier hinterlegen, werden englische oder französische Auswertungen problemlos auf dem deutschen Briefpapier erstellt.
Es könnte jedoch sein, dass Sie ein spezielles englisches oder französisches Briefpapier wünschen. Erstellen Sie jeweils eine eigene .odt-Datei und laden Sie diese bei Briefpapier englisch bzw. Briefpapier französisch hoch.
Unterschiedliches Briefpapier für Abteilungen
In der Abteilungsverwaltung können Sie bei Bedarf für Ihre Abteilungen unterschiedliches Briefpapier hinterlegen. Gehen Sie dazu in die Abteilungsverwaltung in eine Abteilung und dort zum Menüpunkt .
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ganz rechts auf der Seite), wird im Betreff der E-Mail der Bezug zu dem Ticket mitgegeben.
. Das zweite Symbol zeigt den "Freigabestatus" an (siehe "Zeitraum freigeben durch Mitarbeiter" ).