Faktura > Stammdaten

Geben Sie hier Daten zu Ihrem Unternehmen an. Diese Daten werden als "Rechnungsabsender" für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen sowie für den Swiss QR Code benötigt. Ebenso werden diese Daten als Platzhalter-Variable für das Briefpapier verwendet. D.h. wenn sich Ihre Unternehmensdaten ändern (z.B. Wechsel der Geschäftsform, Änderung der Anschrift, ...) können Sie die Änderung hier an dieser Stelle vornehmen und die aktualisierten Angaben werden automatisch in alle Ihre Briefpapiervorlagen übernommen, in denen Sie einen Platzhalter für diese Daten eingefügt haben.

•Name, Adresse, PLZ und Ort

•Ländercode (für ZUGFeRD, nicht für eine Briefadresse)

•Telefon, Fax, E-Mail und Webseite/URL

•PayPal.Me.Name

•Gesellschafter/Geschäftsführer/Vorstand

•UStIdNr und Steuer-Nr

•Handelsregisternummer und zuständiges Registergericht

•Globale Identifikationsnummer Typ und Globale Identifikationsnummer

Bitte beachten Sie: Sie müssen mindestens den Namen und die Bankverbindung (siehe nächster Punkt "Bankverbindungen") vollständig angeben, sonst kann ZEP keine pdf/a-ZUGFeRD-Rechnungen generieren.

Zusätzlich muss beim Kunden unter Adressen die Checkbox "ZUGFeRD" aktiviert sein, sowie der ZUGFeRD-Ländercode eingegeben sein.

Erleichtern Sie Ihren Kunden die Bezahlung der Rechnungen mit einem QR-Code auf der Rechnung. Aus diesem gehen Empfänger, Kontonummer/IBAN, Betrag, Währung, Verwendungszweck oder Referenz hervor, der Code kann von zahlreichen Banking-Apps gelesen werden und vereinfacht die Übernahme der o.g. Daten in das Überweisungsformular. Diese Daten können Sie unter Administration>Stammdaten>Meine Firma>Unternehmensdaten angeben.
Der QR-Code kann über den Platzhalter Bezahl-QR-Code ( %R_BEZAHLCODE%) im Oberen oder Unteren Rechnungtext (Projekt- bzw. Kundenzusatzfelder) ausgegeben werden. Damit dieser rechtsbündig ausgegeben wird, kann er in eine Tabelle mit Spaltenausrichtung rechtsbündig geschrieben werden.

Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen, können Sie diese Unternehmensdaten auch jeweils für verschiedene Abteilungen, die als eigene Firmen agieren, eintragen.

Hier können Sie eine einfache Artikelverwaltung definieren.

Artikel können als Rechnungspositionen abgerechnet werden. Mit dem Modul Angebote können Artikel auch als Angebotspositionen für Angebote genutzt werden.

Legen Sie mit dem Link "Neuen Artikel anlegen" für alle Artikel, die Sie in Ihren Angeboten anbieten bzw. auf Ihren Rechnungen abrechnen möchten, jeweils einen Artikel an.

Jeder Artikel hat eine Artikelnummer, eine Bezeichnung und eine Währung. Einheit, Einzelpreis und Beschreibung sind optional. Sie können die Daten mehrsprachig anlegen.

Wird ein Artikel in einer Rechnung bzw. in einem Angebot verwendet, kann er nicht mehr gelöscht werden, setzen Sie solch einen nicht mehr benötigten Artikel auf "inaktiv".

Klicken Sie auf das Kopier-Symbol vor der Bezeichnung, werden alle Daten des Artikels mit dem Zusatz "Kopie" in der Artikelnummer kopiert.

Frei definierbare Felder, die auf der Rechnung angezeigt werden. Hier definieren Sie allgemeingültige Zusatzfelder, die automatisch für jeden Kunden als Standard-Wert übernommen werden. Ggf. dienen sie als Vorlage für die Definition eigener Zusatzfelder eines Kunden. Sie können die Kundenzusatzfelder je Sprache (deutsch, englisch, französisch und spanisch) eintragen. Es wird die Sprache der ersten Rechnungsposition auf einer Rechnung verwendet.

Die Kundenzusatzfelder werden auf der Rechnung wie folgt angezeigt:

•Die einzeiligen Felder mit Feldnamen und Feldinhalt, tabellarisch ausgerichtet unter der Kunden-Nr., oberhalb der Tabelle der Rechnungspositionen. Sie können Platzhalter und ggf. "Textbausteine" in den Text einbauen. Auf der Rechnung werden diese Platzhalter mit den beim Kunden hinterlegten Werten entsprechend angezeigt.

•Das Feld "oberer Rechnungstext" über der Tabelle der Rechnungspositionen (ggf. gefolgt von einem oder mehreren Projekttexten).
Sie können Platzhalter und ggf. "Textbausteine" in den Text einbauen. Auf der Rechnung werden diese Platzhalter mit den beim Kunden hinterlegten Werten entsprechend angezeigt.

•Das Feld "unterer Rechnungstext" unter der Tabelle der Rechnungspositionen
Sie können Platzhalter und ggf. "Textbausteine" in den Text einbauen. Auf der Rechnung werden diese Platzhalter mit den beim Kunden hinterlegten Werten entsprechend angezeigt.

Die Feldinhalte und den oberen / unteren Rechnungstext können Sie auch bei jeder Rechnungsstellung noch anpassen.

Die hier definierten Zusatzfelder gelten für alle Projekte, bei denen Sie keine eigenen Zusatzfelder definiert haben. Ggf. dienen sie als Vorlage für die Definition eigener Zusatzfelder eines Projekts.

Wenn Sie bei einem Projekt den Feldinhalt leer lassen, wird auch der Feldname nicht berücksichtigt.

Sie können die Projektzusatzfelder je Sprache (deutsch, englisch, französisch und spanisch) eintragen. Es wird die Sprache der ersten Rechnungsposition auf einer Rechnung verwendet.

Projektzusatzfelder werden bei der Rechnungsstellung (Faktura) verwendet:

•Die Projektzusatzfelder mit Name und Inhalt werden bei der Erstellung von Rechnungspositionen als Vorbelegung im Feld "Rechnungstext" angezeigt und können dort jeweils noch editiert werden. Sie können Platzhalter und ggf. "Textbausteine" in den Text einbauen. Auf der Rechnung werden diese Platzhalter mit den beim Projekt hinterlegten Werten entsprechend angezeigt.
Auf der Rechnung werden die Projektzusatzfelder entsprechend bei jeder Rechnungsposition aufgeführt.
Bei Aufwands-Rechnungspositionen mit detailliertem Nachweis werden die Projektzusatzfelder mit Name und Inhalt im Kopfbereich der Details der Rechnungsposition angezeigt.

•Der obere Projekt-Rechnungstext wird auf jeder Rechnung, die eine oder mehrere Rechnungspositionen für dieses Projekt enthält, angezeigt.

•Der untere Projekt-Rechnungstext wird auf der Rechnung unter dem unteren Kunden-Rechnungstext aufgeführt.
Sie können Platzhalter und ggf. "Textbausteine" in den Text einbauen. Auf der Rechnung werden diese Platzhalter mit den beim Projekt hinterlegten Werten entsprechend angezeigt.

Stellen Sie sich Ihren Rechnungstext aus vor-angelegten Textbausteinen individuell und auf Knopfdruck selbst zusammen.

Unter Administration>Stammdaten>Faktura gibt es den Menüpunkt Textbausteine. Hier können Sie für Rechnungspositionen, Projekt- und Kundenzusatzfelder jeweils vordefinierte Texte hinterlegen.

Klicken Sie auf Neuer Textbaustein und geben Sie im Dialogfenster einen Namen für den Textbaustein an und wählen die entsprechende Sprache. Geben Sie im Feld Inhalt den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, diese Platzhalter werden im entsprechenden Text dann jeweils durch die Werte ersetzt.

Platzhalter für Rechnungspositionen:

Platzhalter für Projektzusatzfelder:

Platzhalter für Kundenzusatzfelder:

Wenn Sie in einer Rechnungsposition nun einen solchen Textbaustein einfügen möchten, klicken Sie unter Rechnungstext auf den Link Platzhalter/Textbaustein einfügen und wählen die gewünschten Werte aus:

Textbausteine bzw. Platzhalter legen Sie für die Projektzusatzfelder bzw. Kundenzusatzfelder analog an und fügen Sie entsprechend ein.

Ebenso können Sie Textbausteine für Mahnungen definieren (eigene Platzhalte/Textbausteine).

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Rechnung- und Mahnung-Mailvorlagen anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Rechnungen bzw. Mahnungen zu versenden

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte "Testversand (an eigene E-Mail-Adresse)" auf "deutsch"/"englisch"/"französisch" , dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.

Sie können hier verschiedene Mahnstufen definieren. Bereits vorangelegt sind einige gebräuchliche Mahnstufen mit entsprechenden Namen und Texten.
Sie können die Mahnstufen mit den "Pfeil nach oben" bzw. "Pfeil nach unten" Symbolen in ihrer Reihenfolge verschieben.
Über den Link "Neue Mahnstufe" können Sie beliebig Mahnstufen anlegen:

•geben Sie einen Namen und einen Titel an (der Titel wird auf der Mahnung angezeigt)

•Geben Sie das Zahlungsziel in Tagen dieser Mahnstufe an

•Sie können einen "Oberen Text" manuell oder über definierte Textbausteine eingeben

•wenn Sie Verzugszinsen berechnen möchten, klicken Sie die Checkbox an und geben den entsprechenden Zinssatz an

•Wenn Sie einen Verzugsschaden geltend machen möchten, klicken Sie die Checkbox an und geben einen Betrag an. Sie können auch einen zweiten Verzugsschaden angeben.

•Sie können einen "Unteren Text" manuell oder über definierte Textbausteine eingeben

Mit den Symbolen und können Sie einen Eintrag bearbeiten bzw. löschen.

Nur mit Modul Dokumentengenerator.

Hier können Sie Ihr Briefpapier für die Rechnung selbst anpassen.

Wenn Sie kein eigenes Briefpapier hinterlegen, wird immer das Standardbriefpapier verwendet. Das sehen Sie auch an der Anzeige „Briefpapier Standard deutsch wird verwendet“. Das Standardbriefpapier enthält lediglich eine Fußzeile mit Ihrem Firmennamen und der Seitennummer. Falls Sie für Ihre Rechnungen immer vorgedrucktes Briefpapier in den Drucker einlegen, ist das Standardbriefpapier vermutlich ausreichend.

Falls Sie ein eigenes Briefpapier erstellen möchten, so muss es ein OpenOffice-Writer Dokument im ODT-Format sein und bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Briefpapier für Rechnung und Mahnung

Das Briefpapier bildet die Basis für die Rechnungen (und Mahnungen), die Sie mit dem Dokumentengenerator in einem der Formate PDF, PDF/A, Word oder odt erstellen.

Standardbriefpapier
Wenn Sie kein eigenes Briefpapier hinterlegen, wird immer das Standardbriefpapier verwendet. Das sehen Sie auch an der Anzeige Briefpapier Standard deutsch wird verwendet (auch fehlen da die Symbole zum Löschen und Download). Das Standardbriefpapier enthält lediglich eine Fußzeile mit Ihrem Firmennamen und der Seitennummer. Falls Sie für Ihre Rechnungen immer vorgedrucktes Briefpapier in den Drucker einlegen, ist das Standardbriefpapier vermutlich ausreichend.

Wozu eigenes Briefpapier
Soll ZEP Ihre Rechnungen (in PDF, PDF/A, Word oder odt) komplett inkl. Briefpapier erstellen, also z.B. mit Ihrem Logo und weiteren Angaben in Kopfzeile und Fußzeile? Dann müssen Sie ihr eigenes Briefpapier erstellen und in ZEP hochladen. Wenn Sie Rechnungen nicht nur als E-Mail versenden, sondern auch ausgedruckt auf einem fertigen Firmenbriefpapier per Post versenden möchten, können Sie für diese beiden Varianten jeweils ein eigenes Briefpapier in ZEP hinterlegen. Eine Vorlage erhält z.B. keine Hintergrundbilder, da auf vorgedrucktes Briefpapier gedruckt wird, die andere Vorlage enthält das Briefpapier komplett, da die Rechnung per Mail verschickt wird. Hier können Sie eine spezielle Vorlage für den Rechnungsversand per E-Mail hinterlegen.

Wie erstelle ich ein Briefpapier
IHilfreich ist unsere Anleutung zur Erstellung des Briefpapiers.
hr Briefpapier muss ein LibreOffice-Dokument sein und bestimmte Voraussetzungen erfüllen.

Sie benötigen das kostenfreie Textverarbeitungsprogramm LibreOffice Writer.

Wenn Sie in Ihrem ZEP auf die Hilfe oben rechts (neben dem Abmelden) klicken, finden Sie links im Menü Installationspakete>LibreOffice. Hier können Sie sich eine passende Version des Writer downloaden und auf Ihrem PC installieren.

Nehmen Sie eines unserer Briefpapier-Beispiele als Ausgangsbasis für Ihr Briefpapier.

Meist ist gewünscht, dass die erste Seite des Briefpapiers anders sein soll als die Folgeseiten (z.B. Ihre Kontakt-Daten nur in den Kopfzeilen der ersten Seite). In diesem Fall nehmen Sie das Beispiel Briefpapier_Zweiseitig….odt..

Speichern Sie die Beispieldatei auf Ihrem PC unter einem eigenen Namen, tauschen Sie das Logo gegen Ihr eigenes Logo aus, tragen Sie die weiteren Daten ein und speichern Sie das Dokument. Wichtig: Dateiendung .odt. Achten Sie darauf, dass beim Speichern der Cursor sich an der richtigen Stelle befindet (also am Ende des Dokuments und nicht etwa in der Kopf- oder Fußzeile. Siehe auch Abschnitt Was soll / darf im Briefpapier stehen.

Laden Sie jetzt ihr Briefpapier hoch: Klicken Sie in der Tabelle Briefpapier auf den Stift in der Zeile Briefpapier deutsch. Im Popup-Formular wählen Sie Ihre neu erstellte Datei aus und klicken Speichern.

Was soll / darf im Briefpapier stehen: mit LibreOffice bearbeiten
Das Briefpapier kann ausschließlich das "außenrum" Ihrer Rechnung enthalten. Der Inhalt der Rechnung, beginnend ab der Empfänger-Adresse und bis zu den Details der Rechnungspositionen wird von ZEP später eingefügt. Siehe auch Rechnungsaufbau.
Trotzdem haben Sie die Möglichkeit, im Briefpapier Dokumentvariablen zu platzieren, die erst beim Erstellen der Rechnung durch einen Wert ersetzt werden.

Dokumentvariablen im LibreOffice Briefpapier
Beispiel: Die Rechnungsnummer ist normaler Bestandteil des Rechnungsinhalts. Sie möchten jedoch, dass die Rechnungsnummer zusätzlich auch in der Fußzeile jeder Rechnung erscheint. In ihrem Briefpapier gehen Sie in an die passende Stelle in der Fußzeile und fügen das Benutzerfeld rechnungsnummer. (Einfügen > Feldbefehl > Andere… Feldtyp Benutzerfeld, Name rechnungsnummer).

Folgende Dokumentvariablen sind möglich:

datum

Zahlungsziel – d.h Zahlungsziel der Rechnung - oder das Zahlungsziel der Mahnung (wenn eine Mahnung erstellt wird)

titel – d.h Rechnung, Gutschrift, Zahlungsanforderung, Teilschlussrechnung, Schlussrechnung (jeweils ohne Nummer), Zahlungserinnerung, Mahnung

rechnungsnummer

kundenummer

projektkurzform - des ersten Projekts der Rechnung

projektbezeichnung - des ersten Projekts der Rechnung

ersteller - Name des Erstellers der Rechnung (entsprechend der Einstellung unter Administration>Einstellungen>Mitarbeiter: "Mitarbeiter-Formatierung in Kunden-Auswertungen")

ersteller_kurzzeichen - Kurzzeichen des Erstellers der Rechnung

ersteller_email - E-Mail-Adresse des Erstellers der Rechnung

ersteller_tel - Telefonnummer des Erstellers der Rechnung

projekt_ansprechpartner - Name des Ansprechpartner des Projekts der ersten Rechnungsposition.

bankverbindung – die bei der Rechnung angegebene Bankverbindung, falls diese unterschiedlich je Abteilung / Währung / Sprache sein kann (Daten von Administration>Stammdaten>Meine Firma>Bankverbindungen aus dem Feld: "Kompletter Text für Dokumentvariable im Briefpapier").

bankname

iban

bic

meineFirma_name

meineFirma_adresszeile1

meineFirma_adresszeile2

meineFirma_plz

meineFirma_ort

meineFirma_ustid

meineFirma_steuernr

Absatzvorlagen im LibreOffice Briefpapier
In den Absatzvorlagen können schriftbezogene Einstellungen vorgenommen werden. Unter anderem beinhaltet dies die Schriftart und -größe, sowie Einzüge und Abstände.

Verwendete Absatzvorlagen in ZEP:

Überschrift 1: Rechnungsnummer und Rechnungsanhang-Überschriften

Überschrift 2: Tabellenüberschriften

Tabellen Inhalt: Inhalt aller Tabellen (Beinhaltet auch die Projektdaten und Kunden-/Projektzusatzfelder)

Tabellen Überschrift: Erste Zeile der Rechnungspositionen-Tabelle

Textkörper: Restlicher Text

Seitenvorlagen im LibreOffice Briefpapier
In der Seitenvorlage können unter anderem die Kopf- und Fußzeilen, sowie die Seitenränder definiert werden. Um die Eigenschaften der verwendeten Seitenvorlage anzuzeigen, öffnen Sie das Fenster Formatvorlagen (F11) und klicken Sie auf den Knopf Seitenvorlagen.
Wenn sich das Format der ersten Seite von den restlichen Seiten unterscheiden soll, definieren Sie die Seitenvorlagen Erste Seite und Standard. Wichtig ist in diesem Fall, dass beim Speichern die Seitenvorlage Erste Seite aktiv ist und der Cursor sich an der richtigen Stelle befindet.

Briefpapier in unterschiedlichen Sprachen
ZEP erstellt eine Rechnung in der Sprache des Projekts der ersten Rechnungsposition. In Projekt>Abrechnungseinstellungen>Format können Sie dafür neben deutsch auch englisch oder französisch angeben.
Wenn Sie kein spezielles englisches oder französisches Briefpapier hinterlegen, werden englische oder französische Rechnungen problemlos auf dem deutschen Briefpapier erstellt.
Es könnte jedoch sein, dass Sie ein spezielles englisches oder französisches Briefpapier wünschen, um die passenden Begriffe zu benutzen, z.B. "Kontonummer" anstatt "bank account". Erstellen Sie jeweils eine eigene .odt-Datei und laden Sie diese bei Briefpapier englisch bzw. Briefpapier französisch hoch.

Unterschiedliches Briefpapier für Abteilungen
In der Abteilungsverwaltung können Sie bei Bedarf für Ihre Abteilungen unterschiedliches Briefpapier hinterlegen. Gehen Sie dazu in die Abteilungsverwaltung in eine Abteilung und dort zum Menüpunkt Faktura>Briefpapier.