Geben Sie hier an, ab welchem Monat das Fakturamodul in ZEP eingeführt wurde.
Ab dem eingegebenen Monat greift das Faktura-Modul und Sie können Ihre Rechnungen planen, freigeben und abrechnen.

Beachten Sie dabei:

•Alles, was vor diesem Datum gebucht wurde, wird als bereits abgerechnet angesehen. D.h. ZEP macht keine Meldungen, dass eine Abrechnung für diesen Zeitraum fehlt.

Wenn Sie in den Einstellungen das Einführungsdatum ändern, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

•Verschieben des Einführungsdatums auf einen späteren Zeitpunkt: Es darf keine Positionen (egal in welchen Status) in der Abrechnungstabelle geben, die vor dem Einführungsdatum beginnen.

•Vorverlegen des Einführungsdatums: Wenn dadurch nicht-abgerechnete bebuchte Zeiträume in Projekten entstehen, wird eine Warnung ausgegeben.

Rechnungs-Nr Präfix
Der eingegebene Text erscheint als Präfix in der Rechnungsnummer.
Folgende Platzhalter können eingesetzt werden:

•%KNR% - Kundennummer des Kunden, für den die Rechnung gestellt wird

•%YYYY% - Jahr des Rechnungsdatums

•%YY% - Die letzten beiden Jahresziffern des Rechnungsdatums

•%MM% - Monat des Rechnungsdatums

•%DD% - Tag des Rechnungsdatums
 

Rechnungs-Nr Länge
Dies ist die Länge der Nummer, die zwischen Präfix und Suffix eingefügt wird. Die Nummer wird ggf. mit führenden Nullen aufgefüllt.

Rechnungs-Nr Suffix
Der eingegebene Text erscheint als Suffix in der Rechnungsnummer.

Folgende Platzhalter können eingesetzt werden:

•%KNR% - Kundennummer des Kunden, für den die Rechnung gestellt wird

•%YYYY% - Jahr des Rechnungsdatums

•%YY% - Die letzten beiden Jahresziffern des Rechnungsdatums

•%MM% - Monat des Rechnungsdatums

•%DD% - Tag des Rechnungsdatums

Eingangsgutschrift Präfix
Der eingegebene Text erscheint als Präfix in Eingangsgutschriften. Die restliche Nummer setzt sich aus den oben stehenden Parametern (Rechnungs-Nr Präfix+Rechnungs-Nr Länge+Rechnungs-Nr Suffix) zusammen.

Beispiele für Rechnungsnummern

•Beispiel 1: Präfix: „PRO-“, Sufffix: „-IS“ und die Länge 5 ergibt folgende Rechnungsnummer: PRO-00001-IS

•Beispiel 2:  Sie können die Kunden-Nummer als Platzhalter in Form von %KNR% in das Feld Rechnungs-Nr Präfix eingeben. Hat der Kunde z. B. die Kunden-Nummer „123“  ergibt sich dann die folgende Rechnungsnummer: PRO-123-00001-IS

•Beispiel 3: Bei Eingangsgutschriften ergeben sich für die obigen Beispiele dann die folgenden Rechnungsnummern: GPRO-00001-IS bzw. GPRO-123-00001-IS

Stellen Sie ein, ob der Standardtitel bei Abschlagsrechnungen Abschlagsrechnung oder Zahlungsanforderung lauten soll.

Mit dieser Einstellung beeinflussen Sie die Gestaltung der Rechnungsadresse in ZEP-Faktura.

•Einstellung „nein“ (Standardeinstellung bei der ZEP-Einführung)
Sie erfassen die Rechnungsadresse eines Kunden komplett unter Kunde>Adressen. Sie können mehrere Kunden-Adressen anlegen und eine davon als Rechnungsadresse markieren. Wenn die Rechnungsadresse auch einen Namen enthalten soll, dann tippen Sie diesen in die gewünschte Adresszeile ein.

•Einstellung „ja“
Bei der Rechnungsstellung mit ZEP-Faktura wird die Rechnungsadresse des Kunden verwendet und um den Namen des Ansprechpartners ergänzt: der Name wird in eine zusätzliche Zeile zwischen Kundenname und Kunden-Adresszeilen eingeschoben. Es wird der Projekt-Ansprechpartner verwendet. Wenn das Projekt keinen Ansprechpartner hat, wird der primäre Ansprechpartner des Kunden verwendet. Wird bei einem Ansprechpartner die Anrede "Herr" eingestellt (unter Kunde>Ansprechpartner), wird dieser Ansprechpartner in der Rechnungsadresse als "Herrn" ...eingefügt.

Davon unbenommen können Sie zum Zeitpunkt der Abrechnung immer noch die Adresse einer einzelnen Rechnung beliebig anpassen.

Wenn Sie diese Option nicht aktivieren ("Nein"), belegt ZEP das Rechnungsdatum immer mit dem heutigen Datum vor.

Häufig erstellen Sie eine Rechnung jedoch nicht genau am passenden Tag, sondern wenige Tage danach oder vorher. ZEP kann diesen Fall anhand des geplanten Rechnungsdatums der Rechnungspositionen erkennen und dann das Rechnungsdatum entsprechend vorschlagen.

Beispiel: die Rechnungsposition ist für 1.11 bis 30.11.eingestellt und soll planmäßig zum Ende des Leistungszeitraums, also am 30.11. abgerechnet werden. Sie erstellen die Rechnung aber erst am 1.12. und wollen trotzdem, dass ZEP Ihnen den 30.11. als Rechnungsdatum vorschlägt.

Dazu müssen Sie die Einstellung "Rechnungsdatum intelligent vorbelegen" aktivieren:

Wenn Sie diese Option aktivieren ("Ja"), belegt ZEP das Rechnungsdatum wie folgt vor:

•ZEP verwendet das niedrigste geplante Datum, wenn alle geplanten Rechnungspositionen zum Beginn des Leistungszeitraums abgerechnet werden sollen, und wenn dieses Datum maximal 10 Tage vom heutigen Datum entfernt ist.

•ZEP verwendet das höchste geplante Datum, wenn alle geplanten Rechnungspositionen zum Ende des Leistungszeitraums abgerechnet werden sollen, und wenn dieses Datum maximal 10 Tage vom heutigen Datum entfernt ist.

•In allen anderen Fällen verwendet ZEP das heutige Datum.

Alle Datums-Vorschläge können von den Anwendern überschrieben werden.

Wenn die Einstellung deaktiviert ist ("Nein"), enthält eine Rechnung nur einen MwSt.-Satz, der auf die Summe aller netto-Beträge angewendet wird.

Wird diese Einstellung aktiviert ("Ja"), werden bei der Abrechnung die für die Belege angegebenen Steuersätze zur Weiterfakturierung verwendet.

Beispiel: Ein Übernachtungsbeleg kann sowohl Beträge mit 7% MwSt. als auch mit 19% MwSt. enthalten.

Wenn Sie solche Belege mit den unterschiedlichen MwSt.-Beträgen weiterberechnen wollen, aktvieren Sie die Einstellung ("Ja").

Wenn Sie diese Einstellung in Administration>Einstellungen aktivieren, gilt sie für jede Rechnung als Standardeinstellung, kann aber je Rechnung auch deaktiviert werden.

Hier können Sie optional einstellen, ob das Kurzzeichen des Mitarbeiters, der eine Rechnung erstellt hat, auf der Rechnung hinter dem Datum ausgegeben wird. Den Namen des Rechnungserstellers sehen Sie in den "Daten" der Rechnung (Rechnung>Daten) in der Zeile "Rechnungsdatei erstellt am... von ..." hinter dem Datum.

•Projekt

•Vorgang

•Übergeordneten Vorgang voranstellen

Nur verfügbar mit dem ZEP-Modul „Dokumentengenerator“:
Stellen Sie ein, in welchem Dateiformat Sie in Zukunft mit ZEP Rechnungen erstellen möchten.
Ohne das ZEP-Modul „Dokumentengenerator“ ist das Dateiformat für die Rechnung „html“.

Nur verfügbar mit dem ZEP-Modul „Dokumentengenerator“:
Stellen Sie ein, in welchem Dateiformat Sie in Zukunft mit ZEP die Rechnungsvorschau erstellen möchten.
Ohne das ZEP-Modul „Dokumentengenerator“ ist das Dateiformat für die Rechnungsvorschau „html“.

Stellen Sie hier ein, ob Sie die Zahlungseingänge für Rechnungen in ZEP verwalten wollen Ja oder Nein.

Ja : Zahlungsdokumentation in den Daten der Rechnung, Auswertungen zu Zahlungseingängen und Offene Posten
Nein: Keine Auswertungen zu Zahlungseingänge, Offene Posten, keine Spalten bei der Rechnung zu Zahlungseingängen, kein Button zu Zahlungseingängen und den Hinweis auf noch offene Zahlungen

Wenn Sie die Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden, können Sie dafür eine eigene E-Mail-Adresse eingeben (abweichend von der angegebenen Adresse unter Administration>Einstellungen>E-Mail für automatisch versendete E-Mails). Geben Sie ggf. einen Absendenamen, eine Antwortadresse (Reply-To) sowie einen Antwortnamen (Reply-To) an.

Antwortname (Reply-To) für den Rechnungsversand über E-Mail
An diesen Namen wird eine evtl. Antwort des Kunden auf die als E-Mail versendete Rechnung gesendet.

Antwortadresse (Reply-To) für den Rechnungsversand über E-Mail
An diese E-Mail-Adresse wird eine evtl. Antwort des Kunden auf die als E-Mail versendete Rechnung gesendet.

Bitte beachten Sie folgendes:
Falls Sie eigene EMail-Adressen verwenden möchten, sollten Sie auch einen eigenen Mail-Server verwenden, der zu diesen Adressen gehört (siehe "Speziellen Postausgang-Server für den Mailversand verwenden" ).

E-Mails mit S/MIME Zertifikat digital signieren

Sie können für Rechnungen, die Sie per E-Mail versenden,  ein S/MIME Zertifikat hinterlegen und die E-Mail digital signiert versenden. Laden Sie das Zertifikat und den privaten Schlüssel (beides im PEM-Format) hoch.  Wenn Sie das Modul Abteilungen einsetzen und je Abteilung eigene Einstellungen zum Rechnungsversand haben, können Sie dies auch bei der Abteilung einstellen.

PDF-Dateien zusammenführen

Wenn Sie Rechnungen mit mehreren PDF-Dateien im Anhang als E-Mail versenden, haben Sie die Möglichkeit diese PDF-Dateien zusammenzuführen. Hier können Sie diese Option bereits voreinstellen, so dass Sie beim Versand nur noch den Namen der zusammengeführten PDF-Dateien eingeben müssen.

Sie können beim Erstellen einer Rechnungsposition angeben, ob Sie eine „Detaillierte Aufwandsauflistung in der Rechnungstabelle“ haben möchten.

Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird auf der ersten Seite der Rechnung (in der Tabelle der Rechnungspositionen) zusätzlich je Rechnungsposition die Menge (Anzahl Stunden) sowie der jeweilige Einzelpreis ausgegeben.

Hier kann die Vorbelegung für neue Rechnungspositionen angepasst werden.

Mit dieser Einstellung beeinflussen Sie den vorgegebenen Standardtext in den Rechnungspositionen:

Projekt

Vorgang

Übergeordneten Vorgang voranstellen

Hier können Sie konfigurieren, welche Tagesintervalle in den Spalten der „Offene Posten“-Auswertung angezeigt werden sollen. (Nur vorhanden, wenn Zahlungseingänge in ZEP verwaltet werden.)

Sie können einstellen, ob ein Kundenverantwortlicher für die Projekte seiner Kunden Rechnungspositionen ändern darf.

Die Einstellung "Ja" bedeutet, er darf Rechnungspositionen (fehlende, geplante und freigegebene) anlegen, ändern und löschen.

Mit der Einstellung "Nein" kann ein Kundenverantwortlicher keine Rechnungspositionen (fehlende, geplante und freigegebene) anlegen, ändern und löschen.