In den Daten eines gewählten Mitarbeiters können Sie jetzt spezifisch für diesen Mitarbeiter einen eigenen rückwärtigen Erfassungszeitraum für Projektzeiten und ggf. Belege angeben. Diese abweichende Einstellung können Sie auch zeitlich befristen.
Bitte beachten Sie: Die Einstellung beim Mitarbeiter gilt zusätzlich zu der Einstellung unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege.

Wenn Sie in der Mitarbeiterauswertung Zeitnachweis Detail die Legende der Orte anzeigen wollen, aktivieren Sie die neue Checkbox Mit Legende Orte. Die Legende der Orte wird dann unterhalb der Ergebnistabelle(n) aufgeführt.

Nicht arbeitszeitrelevante Tätigkeiten in ZEP können jetzt auch mit einer Dauer von "0" erfasst werden.

Wenn Sie einen Beleg zum Ändern aufrufen, wird jetzt in der Überschrift des Popups die entsprechende Belegnummer angezeigt.

Für Österreich gilt: "Bei der aktiven Reisezeit beträgt die Verlängerung der täglichen Höchstarbeitszeit maximal 12 Stunden, wenn die Arbeitsleistung durch angeordnetes Lenken eines Fahrzeugs erbracht wird, sofern dies nicht die Haupttätigkeit des Arbeitnehmers darstellt."

In ZEP wird nun auch zwischen aktiver und passiver Reisezeit unterschieden:

•Aktive Reisezeit ist in ZEP jede Reisezeit, die auf ein Fahrzeug gebucht wurde, das bedeutet, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug gelenkt hat.

•Um passive Reisezeit handelt es sich, wenn kein Fahrzeug angegeben wurde, etwa wenn der Mitarbeiter mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder als Beifahrer reist.

Wenn Sie diese Regelung in Ihrer Pausenregelung abbilden möchten, kopieren Sie Ihre bisher geltende Pausenregelung und geben Sie ein neues "Gültig ab"- Datum ein und tragen dann "... bei aktiven Reisezeiten zusätzlich bis zu" 2,00 Stunden ein. Speichern Sie.

Dann gilt automatisch ab dem angegebenem Datum diese Pausenregelung bei all den Mitarbeitern, denen diese Pausenregelung zugewiesen ist.

Für die Eingabe von Reisezeiten beachten Sie bitte folgendes:
Alle Reisezeiten, bei denen ein Fahrzeug angegeben ist, werden als "aktive Reisezeiten" behandelt. Wenn Sie also bisher auch Bahn, Flugzeug o.ä. als Fahrzeug unter Administration>Stammdaten>Fahrzeuge angelegt haben, sollten Sie bitte eine neue Fahrzeugliste ohne diese Einträge anlegen, da diese i.d.R. nicht vom Mitarbeiter "selbst gelenkt" werden und somit passive Reisezeiten sind!
D.h. nur der Fahrer eines Fahrzeugs gibt das Fahrzeug an. Ein Mitfahrer wählt kein Fahrzeug (Bahn, Flugzeug, Mitfahrer im Auto).

Wenn Sie mit Ihren Kunden Anreisepauschalen in Abhängigkeit des Orts vereinbart haben, können Sie in ZEP jetzt projektspezifisch Orte mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschale angeben. Unter Projekt>Abrechnungseinstellungen>Reiseeinstellungen klicken Sie auf den Link Ort mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschale hinzufügen und wählen Sie einen Ort aus (Liste der Orte stammt aus Administration>Stammdaten>Orte bzw. aus Projektorte) und geben Sie einen entsprechenden Betrag ein. (Den Link haben Sie nur dann zur Auswahl, wenn Sie bereits Anreisepauschalen definiert haben!)
Bitte beachten Sie: Wird mehr als ein Ort pro Tag bzw. pro Reise bebucht, werden die jeweiligen Anreisepauschalen anteilig (entsprechend der gebuchten Stunden auf den Ort) berechnet.
Mit dem Symbol rufen Sie den Eintrag zum Ändern auf, mit löschen Sie den Eintrag.

Wenn Sie das Berechnungsverfahren für Österreich eingestellt haben, können Sie jetzt je Mitarbeiter einstellen, ob für diesen Mitarbeiter die 24-Stunden-Regelung oder die Kalendertag-Regelung gilt. Dies stellen Sie in den Daten des gewählten Mitarbeiters ein.
Bitte beachten Sie:
Die mitarbeiterspezifische Einstellung betrifft nur die "interne" Abrechnung der Verpflegungsmehraufwendungen (Interne Kosten, Ertragsauswertung, Kostenabrechnung) des Mitarbeiters. Für die externe Berechnung (Projekt) wird immer der Standard aus Administration>Einstellungen>Verpflegungsmehraufwendungen herangezogen.

Im Menüpunkt Mitarbeiterumsatzanteile unter Mitarbeiter>Auswertungen wird in einer neuen Spalte jeweils der Anteil der fakturierten Stunden zu den Gesamtstunden in Prozent angezeigt.

Im Menüpunkt Vorgänge eines gewählten Projekts können Sie nun Massenoperationen ausführen. Selektieren Sie einen/mehrere oder alle Vorgänge und wählen Sie bei "Aktion" Vorgangsstatus ändern oder Löschen aus und klicken Sie auf den Button "Aktion ausführen". ZEP führt dann die möglichen Änderungen aus.

Sie können nun projektspezifisch einstellen, ob die Bemerkung der Zeitbuchungen im Projektzeitnachweis und ggf. im Projektumsatz und Rechnungsanhang aufgeführt wird. Wenn Sie die Bemerkung nicht anzeigen wollen, wählen Sie im ausgewähltem Projekt unter Abrechnungseinstellungen>Format die Option "Nein".

Projektleiter haben jetzt die Möglichkeit, Projektzeiten und Belege, die auf eines ihrer Projekte gebucht sind, direkt mit dem Stift-Symbol zu ändern. Damit ist es jetzt auch möglich, dass ein Projektleiter die Bemerkung der Projektzeit bzw. des Belegs korrigiert. Bei Belegen kann der Projektleiter zusätzlich das Datum des Belegs ändern. Weiterhin nicht möglich ist die Korrektur der Uhrzeit, dies ist nur für Administratoren bzw. Abteilungsleiter möglich.

Die Auswertung Mein ZEP>Auswertungen>Projektzeitnachweis entspricht nun der Auswertung Projektzeitnachweis unter Projekt>Auswertungen. Dieser Projektzeitnachweis kann jeweils nur für ein Projekt aufgerufen werden und wird entsprechender der projektspezifischen Einstellung unter Projekt>Abrechnungseinstellungen>Format dargestellt. Es werden natürlich nur die Zeiten des angemeldeten Mitarbeiters berücksichtigt.

Die Auswertung Projekte>Auswertungen>Projektzeitauswertung können Sie jetzt auch nach dem Status des Projekts filtern.

Unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub können Sie angeben, ob und wann nicht genommener Resturlaub aus dem abgelaufenen Jahr automatisch beim Monatsabschluss verfällt.

Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie angeben bei Abschluss welchen Monats dieser Automatismus ausgelöst wird. Wenn Sie z.B. den März einstellen, wird ZEP beim Abschluss des Monats März alle alten Urlaubstage des Vorjahres (wenn ein Vorjahr existiert!) automatisch löschen. Im Menüpunkt Abgleich eines gewählten Mitarbeiters, wird dieser automatisch gelöschte Resturlaub angezeigt.

Bitte beachten Sie: das Löschen von nicht genommenem Resturlaub funktioniert nur, wenn ein Vorjahr existiert.
Beispiel: Wenn die Einführung dieses Moduls am 1.1.2017 erfolgt, dann kann ZEP den Resturlaub des Vorjahrs nicht ermitteln, der automatische Abzug wird erst ab dem nächsten Jahr 2018 funktionieren.

Die Auswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Jahresübersicht Fehltage kann u.U. sehr lange dauern. Daher ist sie jetzt auch im Hintergrund ausführbar und als Task planbar.

Unter dem Menüpunkt Administration>Monatsabschluss können Sie nach der Mitarbeiterkategorie filtern (sofern Mitarbeiterkategorien unter Administration>Stammdaten>Mitarbeiter>Kategorien angelegt sind). Sie können alle, einzelne, mehrere oder "-ohne-" Kategorie auswählen, die Ergebnistabelle zeigt dann nur die Mitarbeiter mit ihren Monatsdaten an, die zu dem eingestellten Filter passen.

Bitte beachten Sie:
Sie können alle angezeigten Mitarbeiter der entsprechenden Kategorie für den Monat "sperren".
Wenn Sie den Monat abschließen, gilt das immer für alle Mitarbeiter (auch für die Mitarbeiter, die wegen der Filterauswahl nicht angezeigt werden).

Setzen Sie das Modul Abteilungen ein, können Sie auch hier unter Mitarbeitersperren die Anzeige der Mitarbeiter nach Mitarbeiterkategorien filtern.

Die Auswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Jahresübersicht Fehltage können Sie nun die Mitarbeiterkategorie als Filter verwenden, zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, einzelne Mitarbeiter zu selektieren.

Sie können diese Auswertung in der Vorschau aufrufen oder als PDF herunterladen. Neu ist, wenn Sie csv-Datei (Semikolon bzw. Komma) auswählen, dann können Sie dies jetzt als Task Im Hintergrund ausführen und sich die Ergebnisdatei als Mail zuschicken lassen.

Wir haben die Kalenderfunktionen verbessert, Sie erhalten jetzt eine aussagekräftige Fehlermeldung, warum Sie einen Fehlgrund nicht erfassen können. Auch können Sie jetzt besser sehen, ob ein Fehlgrund/Termin evtl. in Ihrem Kalender "ausgeblendet" ist und somit nicht angezeigt wird: Der farbige Kreis ist in diesem Fall durch ein Sybol mit durchgestrichenem Auge ersetzt und die Beschriftung ist ausgegraut.

Wenn Sie die Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden, können Sie jetzt auch abteilungsspezifische E-Mail-Adressen eingeben (abweichend von der angegebenen Adresse unter Administration>Einstellungen>E-Mail für automatisch versendete E-Mails bzw. der unter Administration>Einstellungen>Faktura angegebenen Adresse).

Als Abteilungsleiter haben Sie nun in Ihrer Abteilung unter dem Menüpunkt Projekte den gleichen Filter und die gleichen Spalten wie im Menüpunkt Projekte>Verwaltung.

Die Anzeige in dieser Auswertung ist verändert: es werden immer alle Mitarbeiter der gewählten Abteilung inkl. der Unterabteilungen angezeigt. Sie können zusätzlich nach der Mitarbeiterkategorie filtern.

Bitte beachten Sie:
Wenn Sie unter Mitarbeitersperren auf den Button "Alle sperren" klicken, werden ab jetzt immer alle Mitarbeiter inkl. Unterabteilungen gesperrt! (Bisher wurden immer nur die Mitarbeiter der entsprechend gewählten Abteilung angezeigt und gesperrt, ohne Unterabteilungen.)

Unter Administration>Faktura>Rechnungspositionen wird in den Tabellen jetzt jeweils auch der Leistungszeitraum der einzelnen Rechnungspositionen angezeigt.

Unter Administration>Stammdaten>Faktura>Artikel (bzw. Administration>Stammdaten>Angebote>Artikel) können Sie nun auch bereits angelegte Artikel ganz einfach kopieren: Klicken Sie auf das Kopier-Symbol vor der Bezeichnung, werden alle Daten des Artikels mit dem Zusatz "Kopie" in der Artikelnummer kopiert.

In der Auswertung Umsatzprognose können Sie optional wählen, wie die Rechnungspositionen/Rechnungen zeitlich einsortiert werden sollen: nach dem geplanten Rechnungsdatum oder nach dem tatsächlichen Rechnungsdatum (bisher: abgerechnete Rechnungspositionen/Rechnungen wurden nach dem echtem Rechnungsdatum einsortiert, geplante Rechnungspositionen/Rechnungen sind nach geplantem Rechnungsdatum einsortiert). Optional können Sie zusätzlich auch das Zahlungsziel berücksichtigen.

In der Auswertung Umsatzprognose können Sie optional die Auswertung nach Erlöskonto filtern. Dieses Filterkriterium haben Sie nur, wenn Sie das Modul Export für Buchhaltung einsetzen.

Wenn Sie bei Ihren Tickets mit Schlagworten arbeiten, werden diese Schlagworte nun in einer eigenen Tabellenspalte angezeigt (als letzte Spalte).

Bitte beachten Sie: die Schlagworte werden ebenfalls im CSV-Export exportiert.

Wenn Sie eingestellt haben, dass Kostenstellen in ZEP in den Stammdaten verwaltet, bei Projekten und in Vorgängen erfasst und im Export ausgeben werden, können Sie nun im Projektplan eines ausgewählten Projekts Kostenstellen zuweisen und ändern. Aktivieren Sie unter die Spalte Kostenstellen zur Ansicht. Dann können Sie die Kostenstelle für Projekt und Vorgänge direkt im Projektplan wählen und ändern.

In allen Tabellen mit Rechnungen wird jetzt das Datum des letzten Exports in die Buchhaltung angezeigt (vorher: Ja/Nein). Ebenso wird das Datum des letzten Exports in die Buchhaltung auch in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen angezeigt.

Das Kurzzeichen des Mitarbeiters wird bei Anlage bzw. Abfrage eines Mitarbeiters ergänzt.

Vorname und Nachname des im Angebot angegebenen Kundenansprechpartners können als Platzhalter im Textblock angegeben werden. Zusätzlich stehen Ihnen unter Administration>Stammdaten>Angebote>Mailvorlagen alle Daten (Anrede, Titel, Tel., ...) des Kundenansprechpartners sowie weitere Daten Ihres Unternehmens als Platzhalter zur Verfügung.

Wenn Sie eine Angebotsposition erstellen, können Sie optional wählen, ob dies eine "Alternative" ist und nicht in der Angebotssumme berücksichtigt wird. D.h. Sie können Ihren Kunden ein Angebot und eine Alternative anbieten, wobei der Betrag der Alternative in Klammern ausgewiesen wird, nicht aber in der Angebotssumme berücksichtigt wird.

Sie haben jetzt die Möglichkeit, im Briefpapier für Ihre Angebote Dokumentvariablen zu platzieren, die erst beim Erstellen des Angebots durch einen Wert ersetzt werden. Folgende Dokumentvariablen sind möglich:

•nr

•titel

•datum

•version

•gueltigbis

•adresse

•ersteller

•ersteller_kurzzeichen

•kundennummer

•kundenname

•kundenansprechpartner

Sie können nun wählen, in welcher Sprache das Angebot erstellt werden soll. Es stehen die in ZEP gebräuchlichen Sprachformate zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass Sie der jeweiligen Sprache entsprechendes Briefpapier unter Administration>Stammdaten>Briefpapier hinterlegen müssen.

Wir haben das Format der Gruppierung Ihrer Angebotspositionen verbessert.