<< Klicken zur Anzeige des Inhaltsverzeichnisses >> ZEP 5.6 |
Allgemein
Flexible Definition derArbeitstage (inkl. Sa/So)
Sie können jetzt in ZEP für jeden Mitarbeiter angeben, welcher Wochentag inkl. Samstag und Sonntag ein Arbeitstag ist. Auswirkungen dieser neue Regelung im Zusammenhang mit dem Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub lesen Sie hier. |
Kalender: aus Termin eine Projektzeit anlegen
Sie können direkt aus einem Termin im Kalender eine Projektzeit anlegen. Klicken Sie im Kalender auf den Termin, im darauf folgendem Fenster können Sie dann mit Klick auf das Uhr-Symbol bzw. dem Link Projektzeit erfassen direkt auf der Seite Mein ZEP>Projektzeiten Ihren "Termin" als Projektzeit speichern. Alle Daten des Termins werden, soweit angegeben und möglich, in die Projektzeit übernommen: •Datum •Uhrzeit (wird entsprechend des eingestellten Minutenrasters angepasst) •Projekt (wenn kein Projekt angegeben, wird das erste Projekt der Auswahlliste vorausgewählt) •Vorgang (wenn kein Vorgang gewählt, wird der erste buchbare Vorgang vorausgewählt) •Bemerkung wird mit dem "Titel" des Termins vorbelegt Als Tätigkeit wird die zuletzt gewählte Tätigkeit vorbelegt. |
Projektzeitnachweis als Task einplanen
Die Auswertung Projektzeitnachweis (bei Mein ZEP>Auswertungen, Projekt, Projekte>Auswertungen, Mitarbeiter und Mitarbeiter>Auswertungen) können Sie jetzt auch als Task einplanen und die Ergebnisdatei ggf. als E-Mail versenden lassen. |
Projektzeitauswertung mit Reisedaten: Summe km in der Überschrift analog Summe Projektzeiten
Wenn Sie in den Projektzeitauswertungen die Checkbox "Reisedaten anzeigen" aktiviert haben, wird über der Ergebnistabelle jetzt nicht nur die Gesamtzahl der erfassten Stunden sondern auch die gesamt gefahrenen Kilometer ausgegeben. |
Mitarbeiter, Kunden und Kundenansprechpartner mit Telefon-Link
Ist in den Daten von Mitarbeitern, Kunden und Kundenansprechpartnern eine Telefonnummer eingetragen, wird diese Telefonnummer nun überall wo sie angezeigt wird, als Link dargestellt. |
Filter und Suche "ohne Kategorie"
Alle Daten in ZEP, für die Sie in den Stammdaten Kategorien definiert haben (Projekte, Kunden, Mitarbeiter, Angebote, Tickets und Dokumente) können Sie jetzt in den Suchfiltern explizit nur diejenigen "ohne"-Kategorie suchen. |
Kernarbeitszeit mit flexibler Pause
In der Pausenregelung können Sie nun eine eine flexible Pause hinterlegen: Definieren Sie eine Kernarbeitszeit (von - bis Uhr) und legen Sie ggf. die maximal zulässige Pause in Stunden fest. Die Mitarbeiter, für die diese Pausenregelung gilt, können nun innerhalb der Kernarbeitszeit entsprechende Pausenzeiten eintragen. Die Kernarbeitszeit ist verletzt, wenn im Zeitraum der Kernarbeitszeit abzüglich der zulässigen Pausen zu wenig gearbeitet wurde. Bitte beachten Sie: die "Pause" kann auch am Anfang bzw. am Ende der Kernarbeitszeit liegen. |
Einstellungen: Umbrüche im CSV-Export beibehalten
Wenn Sie im Bemerkungsfeld von Projekten bzw. Vorgängen längere formatierte Texte mit Zeilenumbrüchen haben und diese auch so formatiert als CSV exportieren möchten, geben Sie unter Administration>Einstellungen>Allgemein: Umbrüche im CSV-Export beibehalten "Ja" an. |
Reisekosten
Einstellungen: optional in der Kostenabrechnung alle Start- und Zielorte anzeigen
Sie können unter Administration>Einstellungen>Verpflegungsmehraufwendungen jetzt optional einstellen, dass in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters alle Start- und Zielorte angezeigt werden sollen. Beispiel: Wenn Sie diese Einstellung aktivieren ("Ja"), dann werden der Start- und Zielort jeder Zeitbuchung mit der Reisetätigkeit angezeigt: Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren ("Nein"), dann werden nur der zuerst gebuchte Start und der zuletzt gebucht Zielort der nicht mit dem Startort identisch ist, angezeigt: Diese Einstellung könnte evtl. (wie in diesem Beispiel) zu Missverständnissen führen. |
Projekte
Interne Kosten berücksichtigt Zeitzuschläge von Mitarbeitern
Nur mit Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub. Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub folgendes eingestellt haben: Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren = Ja erhält der Mitarbeiter für seine geleistet Arbeitszeit an den definierten speziellen Zeiten die entsprechenden Zeitzuschläge. Dadurch erhöhen sich aber auch die "internen Kosten" des Mitarbeiters. In den Auswertungen, in denen interne Kosten ausgewiesen werden, sind die Zeitzuschläge mit dem internen Stundensatz des Mitarbeiters eingerechnet. Diese durch Zeitzuschläge erhöhten internen Kosten werden in folgenden Auswertungen berücksichtigt: •Projektstand Ertrag bzw. Gesamtstatus Ertrag •Auswertung Projekt>Interne Kosten zeigt ggf. eine Spalte "Zeitzuschlag" in Stunden an •Gesamtstatus Faktura, wenn Checkbox "interne Kosten anzeigen" aktiviert ist (nur mit Modul Faktura) Bitte beachten Sie: |
Projekttabelle: Filter nach Währung und Checkbox "Plankosten in Basiswährung" umrechnen
Sie können die Projektliste in der Tabelle jetzt auch nach Währung filtern. Optional können Sie sich die Plankosten (in anderer Währung) zusätzlich in Ihre Basiswährung umrechnen lassen. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird in der Tabelle eine zusätzliche Spalte "Plankosten Basiswährung" angezeigt. Bitte beachten Sie: diese zusätzliche Spalte ist dann auch im CSV-Export enthalten! |
Änderungshistorie: Ändern von Projekttätigkeiten wird protokolliert
Anlegen, ändern und löschen von Projekttätigkeiten wird nun in der Änderungshistorie angezeigt. |
Kundenumsatz: Filter nach Branche
Unter Projekte>Auswertungen>Kundenumsatz können Sie nun auch nach der Branche des Kunden filtern. |
Gesamtstatus Plan: Checkbox "nur Projekte mit Überschreitung" anzeigen
Wenn Sie wissen möchten, welches Ihrer Projekte das Budget überschritten hat, können Sie dies nun einfacher und schneller mit dem Gesamtstatus Plan herausfinden: Geben Sie optional an: "nur die Projekte anzeigen, deren Ist Gesamtkosten bereits den Plan überschritten haben" Dann wird die Ergebnistabelle nur die Projekte mit Überschreitung der Plankosten beinhalten. Wenn Sie diese Auswertung im Hintergrund als Task einplanen (nur mit Dokumentengenerator) und "Ergebnisdatei zusätzlich an die eigene E-Mail-Adresse senden" ankreuzen, dann erhalten Sie nur dann eine E-Mail wenn die Tabelle nicht leer ist. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, nur dann informiert zu werden, wenn bei mindestens einem Projekt die Plan Gesamtkosten von den Ist Gesamtkosten überschritten werden. |
Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub
Flexible Definition von Arbeitstagen
Sie können jetzt in ZEP für jeden Mitarbeiter angeben, welcher Wochentag inkl. Samstag und Sonntag ein Arbeitstag ist. Im Zusammenhang mit dem Modul Verwaltung von Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub ergeben sich folgende Auswirkungen: •Für jeden Mitarbeiter haben Sie im Menüpunkt Regelarbeitszeit für jeden Wochentag zusätzlich zum Eingabefeld der Regelarbeitszeit in Stunden auch jeweils eine Checkbox "Arbeitstag". •Arbeitstage können Sie von Montag bis Sonntag einstellen. •Arbeitstage können die Regelarbeitszeit 0 haben. •kein Arbeitstag: es kann keine Regelarbeitszeit angegeben werden (Die Regelarbeitszeit ist in diesem Fall 0)! Ein Arbeitstag bedeutet: •Der Mitarbeiter kann für diesen Tag Fehlzeiten (auch Urlaub) eintragen. •Jeder eingetragene Urlaubstag wird vom Urlaubsanspruch abgezogen. Jeder Urlaubstag ist gleichwertig, egal welche Regelarbeitszeit gilt. •Mit Modul Ressourcenplanung: jeder Arbeitstag ist ein "Soll-Tag" im Sinne der Ressourcenplanung •Halber Feiertag: wenn der Wochentag Arbeitstag ist, dann ist der Feiertag auch halber Arbeitstag. Kein Arbeitstag bedeutet: •Der Mitarbeiter kann keine Fehlzeit an solchen Tagen eintragen. •Bei Eintragen von größeren Urlaubszeiträumen wird der Tag automatisch herausgeschnitten. •Ist kein "Soll-Tag" im Sinne der Ressourcenplanung •Der Mitarbeiter kann trotzdem Projektzeiten eintragen (das ergibt Überstunden, weil die Regelarbeitszeit "0" ist). Das Gleiche gilt für ganze Feiertage. Arbeitstag und trotzdem Regelarbeitszeit 0 bedeutet: •Arbeitet der Mitarbeiter an diesem Tag nicht, entstehen keine Minusstunden (aber eigentlich sollte an solchen Tagen Fehlzeit eintragen werden). Das ist Gleichbedeutend mit der bisherigen Einstellung "Mitarbeiter darf Fehlzeiten an Tagen mit Regelarbeitszeit 0 erfassen", nur ist es eben jetzt je Mitarbeiter und Wochentag einstellbar. •An solchen Tagen, kann keine Fehlzeiten in Stunden eintragen werden. Was passiert mit Ihren bisherigen Einstellungen? •Für bestehende Mitarbeiter ist Montag bis Freitag jeweils ein Arbeitstag; Samstag/Sonntag kein Arbeitstag •Außer: wenn Einstellung "Mitarbeiter darf Fehlzeiten an Tagen mit Regelarbeitszeit 0 erfassen = NEIN" •Die Einstellung "Mitarbeiter darf Fehlzeiten an Tagen mit Regelarbeitszeit 0 erfassen" gibt es nicht mehr. •In der Projektzeiterfassung: nicht-Arbeitstage sind grau hinterlegt bzw. werden nicht angezeigt (entsprechend der Einstellung unter Administration>Einstellungen>Projektzeit & Belege: "Tage, die nicht Arbeitstage sind (i.A. Wochenenden) anzeigen"). |
Zeitzuschläge für Mitarbeiter werden als interne Kosten berücksichtigt
Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub folgendes eingestellt haben: Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren = Ja erhält der Mitarbeiter für seine geleistet Arbeitszeit an den definierten speziellen Zeiten die entsprechenden Zeitzuschläge. Dadurch erhöhen sich aber auch die "internen Kosten" des Mitarbeiters. In den Auswertungen, in denen interne Kosten ausgewiesen werden, sind die Zeitzuschläge mit dem internen Stundensatz des Mitarbeiters eingerechnet. Diese durch Zeitzuschläge erhöhten internen Kosten werden in folgenden Auswertungen berücksichtigt: •Projektstand Ertrag bzw. Gesamtstatus Ertrag •Auswertung Projekt>Interne Kosten zeigt ggf. eine Spalte "Zeitzuschlag" in Stunden an •Gesamtstatus Faktura, wenn Checkbox "interne Kosten anzeigen" aktiviert ist (nur mit Modul Faktura) Bitte beachten Sie: |
Erinnerung an fehlende Zeiterfassung: wöchentliche Betrachtung
Im Task Mitarbeiterinformation können Sie genau konfigurieren, wann ZEP eine "Erinnerung an fehlende Zeiterfassung" an betreffende Mitarbeiter versendet. Jeder Mitarbeiter, der seine Soll-Stunden in einem best. Zeitraum um mehr als den angegebenen Prozentsatz unterschreitet, bekommt eine E-Mail. |
Abteilungen
Faktura-Auswertungen für Abteilungsleiter (nur mit Modul Faktura)
Abteilungsleiter finden ab sofort unter Abteilungen>Auswertungen>Faktura die gleichen Auswertungen wie ein Administrator unter Administration>Faktura: •Rechnungspositionen •Fehlende Rechnungspositionen •Rechnungen •Offene Posten •Zahlungseingänge •Umsatzprognose |
Faktura
Kennzeichnen von Rechnungskopien
Wenn eine Rechnung nochmals verschickt wird, kann es sein, dass diese nochmals umsatzsteuerpflichtig ist. Wenn Sie aus ZEP heraus eine Rechnung erneut per E-Mail versenden, können Sie nun optional wählen, ob diese Rechnung als "Kopie" gekennzeichnet werden soll. Wenn Sie im Menü einer Rechnung auf "Erneut versenden" klicken, können Sie im anschließenden Dialog folgendes angeben: "Die Rechnungsdatei als Kopie kennzeichnen". Bitte beachten Sie: diese Kennzeichnung als Kopie ist nur für Rechnungen im Format PDF möglich. |
Unfertige Leistungen: optional nur Belege mit einem fakturierbaren Betrag berücksichtigen
In der Auswertung "Unfertige Leistungen" können Sie wenn Sie die Option "Zusätzlich auch Belege berücksichtigen" gewählt haben, optional angeben, ob nur die Belege mit einem fakturierbaren Betrag berücksichtigt werden sollen. |
Tabelle Rechnungen und Offene Posten: Tooltipp mit Erstelldatum der Rechnung
In den Auswertungen Faktura>Rechnungen und Offene Posten sehen Sie nun in einem Tooltipp (wenn Sie mit der Maus über das Rechnungsdatum fahren) das Datum an dem die Rechnung erstellt wurde. |
Unter Administration>Faktura>Zahlungseingänge können Sie sich diese Auswertung jetzt auch als Task einplanen und die Ergebnisdatei ggf. als E-Mail versenden. |
Ticketsystem
Kundenansprechpartner für -alle- Vorgänge eines Projekt berechtigen
Wenn Sie einem Kundenansprechpartner eine Berechtigung für ein Projekt für -alle Vorgänge- gegeben haben, hat sich dies immer nur auf die bestehenden Vorgänge bezogen. Wurde ein neuer Vorgang angelegt, musste der Kundenansprechpartner erst für diesen neuen Vorgang berechtigt werden. Nun können Sie einstellen, ob die Berechtigung für wirklich -alle Vorgänge- oder explizit nur für -bestehende Vorgänge- gilt. |
Export für Buchhaltung (Datev, Lexware)
Kostenstellen für Projekt / Vorgang in Projektplan anzeigen und editieren
Wenn Sie eingestellt haben, dass Kostenstellen in ZEP in den Stammdaten verwaltet, bei Projekten und in Vorgängen erfasst und im Export ausgeben werden, können Sie nun im Projektplan eines ausgewählten Projekts Kostenstellen zuweisen und ändern. Aktivieren Sie unter die Spalte Kostenstellen zur Ansicht. Dann können Sie die Kostenstelle für Projekt und Vorgänge direkt im Projektplan wählen und ändern. |
Rechnungen und Kostenabrechnungen mit dem Datum des letzten Exports
In allen Tabellen mit Rechnungen wird jetzt das Datum des letzten Exports in die Buchhaltung angezeigt (vorher: Ja/Nein). Ebenso wird das Datum des letzten Exports in die Buchhaltung auch in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen angezeigt. |
SOAP
Regelarbeitszeiten (6- bzw. 7-Tage Woche) auch in SOAP
Die neuen Regelarbeitszeiten und Arbeitstage werden in der SOAP-Schnittstelle unterstützt. |
Angebot nur mit Textblöcken (ohne Angebotspositionen)
Sie können jetzt ein reines "Textangebot" in ZEP erstellen, definieren Sie dafür einfach keine Angebotspositionen. |
Filter Abteilungen (nur mit Modul Abteilungen)
Die Angebotsliste kann jetzt auch durch den Filter "Abteilungen" beeinflusst werden. |