Sie können die rückwärtige Erfassung in ZEP jetzt restriktiver gestalten. Unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege können Sie die Anzahl Tage angeben, an denen zusätzlich zum "heutigen" Tag eine rückwärtige Zeiterfassung möglich sein soll.

Die Auswertung Verlauf Projektzeiten hat jetzt jeder Mitarbeiter unter Mein ZEP>Auswertungen.

Unter Mein ZEP>Auswertungen finden Sie einen neuen Menüpunkt Zuordnungen, hier sieht jeder Mitarbeiter

•seine zugeordneten Projekte (vorher im Profil des jeweiligen Mitarbeiters)

•die Kunden, denen er als Kundenverantwortlicher zugeordnet ist

•die Abteilungen, denen er als Abteilungsleiter zugeordnet ist

Mit Klick auf "Projekt", "Kunde", bzw. "Abteilung" gelangen Sie jeweils in das Menü des gewählten Links.

Unter dem Menüpunkt Projekte, sieht der Mitarbeiter auf einem Blick, zu welchem Projekt er in welchem Zeitraum und in welcher Funktion zugeordnet ist. Optional kann er sich zusätzlich auch die Zuordnung zu den jeweiligen Vorgängen anzeigen lassen.

Neuer Menüpunkt unter Mein ZEP>Kalender. ZEP ist Kalender-Server (mit Einladungen, Kalenderfreigaben, Einbindung in Kalender-Clients und mobile Geräte). Tragen Sie Ihre Termine im neuen Kalender ein und laden Sie Kollegen dazu ein.

Projektleiter haben die Möglichkeit, verschiedene Projektauswertungen als "Task" einzuplanen. Diese Tasks werden dann von ZEP automatisch im Hintergrund ausgeführt, die Ergebnisdatei kann auch als Anhang einer E-Mail versendet werden. Bisher stand der Name der Auswertung im E-Mail-Betreff. Jetzt wird der Name des Task, dh. der Name den man bei der Hintergrundausführung selbst im Feld "Name" angibt, zum Betreff der E-Mail.

Die Änderungshistorie bei Projekten und Mitarbeitern können Sie nach bestimmten Aktionen in verschiedenen Bereichen auswerten.

Wenn Sie Schlagworte verwenden (Projekte, Tickets, Dokumente, Angebote) können Sie nun in der Schlagwortsuche mehrere Schlagworte auswählen und angeben, ob es eine "oder"- bzw. eine "und"-Verknüpfung ist. Zum Umschalten zwischen und/oder klicken Sie bitte hinter Verknüpfung: auf den Link ODER bzw. UND. Als Resultat werden Ihnen diejenigen Projekte/Tickets/Dokumente/Angebote, die den Suchkriterien entsprechen, angezeigt.

In allen Belegauswertungen können Sie nun auch die Belegnummer als Suchbegriff eingeben.

In der Kundenverwaltung wird nun auch in der Tabelle die USt.IdNr. der Kunden angezeigt und im CSV-Export mit exportiert.

Sie haben jetzt für jeden Kunden-Ansprechpartner ein eigenes Objektmenü: klicken Sie in einem Kunden auf den Menüpunkt Ansprechpartner und dann auf den Namen des Ansprechpartners in der Tabelle, so gelangen Sie in das Menü dieses Ansprechpartners. Hier können Sie die Daten des Kunden-Ansprechpartners sehen und bearbeiten. Wenn Sie das ZEP-Ticketsystem einsetzen, sehen Sie hier die Tickets des Kunden-Ansprechpartners und können Berechtigungen für das Ticketsystem vergeben.

In den Auswertungen Reisen und Kostenabrechnung können Sie optional einstellen, ob Warnungen wegen unvollständiger Erfassung angezeigt werden sollen. Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf den Text der Warnung in die Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Mein ZEP>Auswertungen>Reisen und Kostenabrechnung
Hier kann ein Mitarbeiter direkt mit einem Klick auf den Text der Warnung von seiner Auswertung in seine Projektzeit wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Mitarbeiter>Auswertungen>Reisen und Kostenabrechnung
Hier kann ein Administrator bzw. Abteilungsleiter direkt mit einem Klick auf den Text der Warnung in die Administration>Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Die beiden Auswertungen Projekt-Zeit-Matrix und die Mitarbeiter-Zeit-Matrix können Sie jetzt auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" pdf, doc, docx bzw. odt aus (Voraussetzung Modul Dokumentengenerator), dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken.

Sie können diese Tasks, wie alle anderen Ihrer eingeplanten Tasks, unter Mein ZEP>Tasks einsehen und verwalten.

In der Mitarbeiterauswertung Zeitnachweis Detail mit Tagessummen können Sie nun optional die Checkbox "Tagessummen nach Tätigkeiten" aktivieren, dann werden Ihnen pro Tag die Tätigkeiten jeweils als Tagessummen dargestellt.

Unter Administration>Stammdaten>Feiertage können Sie nun wählen, ob die Feiertage für Bayern inkl. oder ohne Maria Himmelfahrt berechnet werden sollen.

Wenn Sie Belege einfach und schnell von der Projektzeiterfassung aus mit den passenden Voreinstellungen (Projekt/Vorgang) erfassen möchten, stellen Sie unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege folgendes ein: Belegsymbol in Projektzeit-Maske immer anzeigen: Ja. Mit Klick auf dieses Symbol gelangen Sie direkt in die Belegerfassung. Datum, Projekt und Vorgang aus der Zeile der Zeiterfassungstabelle sind bereits passend vorbelegt.

Unter Administration>Einstellungen>Kunde können Sie Mitarbeitern mit der Rolle „User mit Zusatzrechten“ oder „Controller“ erlauben, Kunden neu anzulegen (das darf sonst nur der Administrator). Ein solcher Mitarbeiter ist automatisch als "Kundenverantwortlicher" (mit der Berechtigung Kundendaten zu ändern) für diesen neu angelegten Kunden eingetragen.

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Unternehmensname auf dem Ausdruck von Auswertungen in der Überschrift erscheint, geben Sie unter Administration>Einstellungen>Allgemein folgendes an:

Firmenname in Auswertungen (Kopfzeile) anzeigen: Nein

Für den Betreff in den verschiedenen Mailvorlagen in den Stammdaten, können Sie nun auch Platzhalter einfügen.

Geben Sie hier Daten zu Ihrem Unternehmen an. Diese Daten werden als "Rechnungsabsender" für die Erstellung von pdf/a-ZUGFeRD-Rechnungen benötigt. Ebenso können Sie diese Daten als Platzhalter-Variable für das Briefpapier verwenden. D.h. wenn sich Ihre Unternehmensdaten ändern (z.B. Wechsel der Geschäftsform, Änderung der Anschrift, ...) können Sie die Änderung hier an dieser Stelle vornehmen und die aktualisierten Angaben werden automatisch in alle Ihre Briefpapiervorlagen übernommen, in denen Sie einen Platzhalter für diese Daten eingefügt haben.

•Name

•Adresse

•PLZ und Ort

•Ländercode  (für ZUGFeRD, nicht für eine Briefadresse)

•UStIdNr

•Steuer-Nr

Bitte beachten Sie: Sie müssen mindestens den Namen und die Bankverbindung (siehe nächster Punkt) vollständig angeben, sonst kann ZEP keine pdf/a-ZUGFeRD-Rechnungen generieren.

Geben Sie hier Ihre Bankverbindung an. Diese Daten werden für die Erstellung von pdf/a-ZUGFeRD-Rechnungen benötigt. Ebenso können Sie diese Daten als Platzhalter-Variable für das Briefpapier verwenden. D.h. wenn sich Ihre Bankverbindung ändert, können Sie die Änderung hier an dieser Stelle vornehmen (Link Neue Bankverbindung) und die aktualisierten Angaben werden automatisch in alle Ihre Briefpapiervorlagen übernommen, in denen Sie einen Platzhalter für diese Daten eingefügt haben.

Jede Bankverbindung hat die Felder:

•Kurzform

•Währung

•Sprache

Für ZUGFeRD und als Platzhalter fürs Briefpapier:

•Bank

•IBAN

•BIC

Nur für das Briefpapier:

•Mehrzeiliges Textfeld (Kompletter Text für Dokumentvariable im Briefpapier)

Unter Projekte>Auswertungen bzw. in einem gewählten Projekt gibt es eine neue Auswertung Preisübersicht. Hier können Sie eine Übersicht erstellen, in welchem Zeitraum welcher Mitarbeiter mit welcher Preisgruppe (und den jeweils dort hinterlegten Stunden- und Tagessätzen) zugeordnet ist. Gibt es in der entsprechenden Preistabelle spezielle Tätigkeiten bzw. Preisfaktoren, werden diese ebenfalls aufgeführt. Zusätzlich gibt es diese Auswertung auch aus "Mitarbeitersicht" bei einem ausgewählten Mitarbeiter.

Es gibt eine neue Berechtigungsstufe innerhalb der Projektleiter: ob sie zusätzlich zur Projektleitung auch Budgetverantwortung (wie bisher) oder neu keine Budgetverantwortung haben.

Projektleiter ohne Budgetverantwortung

•ohne Menüpunkte, in denen Geld-Beträge zu finden sind

•mit Deckblatt, Projektzeitauswertung, ggf. Belegauswertung, Projektzeitnachweis, Projektstand Zeit, Verlauf Projektzeiten

•es spielt keine Rolle, ob der Mitarbeiter die Berechtigung "User" oder "User mit Zusatzrechten" hat

Projektleiter mit Budgetverantwortung

•alle Menüpunkte wie bisher, zusätzlich die neue Auswertung Preisübersicht

•wie bisher darf ein Mitarbeiter mit der Berechtigung "User mit Zusatzrechten" mehr (z.B. Projekt ändern) als ein "User"

Bitte beachten Sie:
Aus Ihren bisherigen Projektleitern werden "Projektleiter mit Budgetverantwortung".

Detaillierte Auflistung aller internen Kosten eines Projekts. In der Auswertung Projektstand Ertrag sind ja bereits die internen Kosten in Summe angegeben, in der neuen Auswertung Interne Kosten werden diese jetzt einzeln und detailliert aufgeführt.

Wie setzen sich diese internen Kosten zusammen?

•Projektzeit x interner Stundensatz des Mitarbeiters

•Verpflegungsmehraufwendungen (VMA); ggf. projektanteilige VMA

•Belege

•km-Geld

Im Menü eines Vorgang können Sie jetzt auch Vorgangstätigkeiten definieren (analog Projekttätigkeiten).

Wenn Sie keine Projekttätigkeiten definiert haben, werden alle Tätigkeiten aus den Stammdaten zu Ihrer Information angezeigt. Sind Projekttätigkeiten definiert, werden diese zu Ihrer Information angezeigt.

Wenn Sie "Eine eigene Tabelle von Tätigkeiten für diesen Vorgang anlegen" möchten, Klicken Sie auf den Link Tätigkeiten auswählen und wählen Sie die gewünschten Tätigkeiten aus. Das bewirkt, dass für eine Buchung auf diesen Vorgang nur noch diese Tätigkeiten erlaubt sind.

Wenn Sie eine "Standard-Tätigkeit" definieren möchten, klicken Sie auf den Link Andere Standard-Tätigkeit zuweisen und wählen Sie eine Standard-Tätigkeit aus.

Was ist eine Standard-Tätigkeit?
Sie können auf Projektebene sowie auf Vorgangsebene eine sog. "Standard-Tätigkeit " definieren, d.h. wenn Sie in der Projektzeiterfassung ein Projekt bzw. einen Vorgang auswählen, für den eine Standard-Tätigkeit definiert wurde, belegt ZEP die Auswahlbox der Tätigkeiten mit dieser Tätigkeit vor. Bsp.: Vorgang "Reisen", auf den alle Reisetätigkeiten gebucht werden sollen, wenn hier die "Reisetätigkeit" als Standard-Tätigkeit angegeben ist, wird automatisch bei der Wahl des Vorgangs diese Tätigkeit angeboten, kann aber noch geändert werden.

Zur besseren Übersicht werden in der Übersichtstabelle der Projekte und der der Vorgänge nicht die vollständigen Bemerkungen angezeigt.Optional können Sie sich unter Projekte>Verwaltung bzw. in einem ausgewählten Projekt unter Vorgänge die Bemerkung vollständig anzeigen lassen. Wird diese Checkbox aktiviert, wird die Bemerkung vollständig und formatiert in der Ergebnistabelle angezeigt.

Unter Projekte>Verwaltung können Sie die Projekte in der Tabelle jetzt auch nach dem Status bzw. nach der Fakturierbarkeit sortieren. Die CSV-Datei ist entsprechend erweitert.

Unter Projekte>Abrechnungseinstellunen>Format können Sie jetzt das Format für Projektumsatz und Projektzeitnachweis und ggf. für den Rechnungsanhang jeweils unterschiedlich konfigurieren.D.h. Sie können z.B. den Projektzeitnachweis sehr detailliert erstellen (für die Vorlage beim Kunden) und im Rechnungsanhang dann nur noch eine Zusammenfassung. Sie können detailliert einstellen, ob und wie Arbeitszeiten, Reisekosten und Belege in den jeweiligen Auswertungen aufgeführt werden.

Im Projektumsatz werden in der Belegtabelle jetzt die aufgeführten Belege durchnummeriert, entsprechend ihrer Reihenfolge im Belegdateien-PDF. So findet Ihr Kunde schneller den entsprechenden abgerechneten Beleg in der Liste der Belege im Belegdateien-PDF.

Sie können global (Administartion>Einstellungen>Projekt) bzw. davon abweichend projektspezifisch beim jeweiligen Projekt bis zu drei prozentuale Werte angeben, ab wie viel Prozent der geplanten Stunden eine Mail an den bzw. die Projektleiter generiert werden soll.

•Keine E-Mail:
Es wird keine E-Mail versendet.

•E-Mail versenden bei:
Hier können Sie bis zu drei prozentuale Werte eingeben (wird nur ein Wert eingetragen, wird nur eine E-Mail versendet). Sobald eine Zeiterfassung eine dieser Marken überschreitet, erhält der bzw. die Projektleiter von ZEP eine Benachrichtigung per E-Mail, dass für das entsprechende Projekt bzw. für den Vorgang die Ist-Stundenzahl den angegebenen Wert überschritten hat. Natürlich nur, wenn in der Mitarbeiterverwaltung eine E-Mail-Adresse für den Mitarbeiter angegeben ist. Wenn es keinen Projektleiter geben sollte, wird diese E-Mail an den Abteilungsleiter (mit Modul Abteilungen) bzw. an den Administrator gesendet.

Sie können diese Werte projektspezifisch bei jedem beliebigen Projekt unter Daten & Plan überschreiben: in diesen Projekten gelten dann jeweils die projektspezifisch eingetragenen Werte.

Der Fehlzeitenkalender wurde umbenannt in Kalender. Hier können Sie und Ihre Mitarbeiter jetzt neben den Fehlzeiten auch Termine eintragen.

Fehlzeiten können über Fehlzeitenanträge beantragt werden. Anträge können genehmigt, abgelehnt und zurückgezogen werden. Alle Anträge werden historisiert und können in einer eigenen Auswertung entsprechend der Filterkriterien ausgewertet werden.

Unter Administration>Stammdaten>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub>Fehlgründe können Sie eigene Farben für die jeweiligen Fehlgründe vergeben.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitszeitenübersicht können Sie jetzt optional auch nur die Mitarbeiter anzeigen lassen, die ihre Pausenregelung oder eine Obergrenze nicht eingehalten haben. Außerdem können Sie dieses Auswertung "Im Hintergrund ausführen" und als Task einplanen (nur mit Modul Dokumentengenerator).
Tipp: So können Sie erreichen, dass Sie immer dann (und nur dann) wenn ein Mitarbeiter die Pausenregelung oder die Obergrenzen nicht eingehalten hat, eine E-Mail bekommen.

Unter Administration>Stammdaten>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub>Mailvorlagen können Sie in der "Überstunden-Benachrichtigung" als neuen Platzhalter %UEBERSTUNDEN_AM_TAG% wählen, d.h. der Administrator erhält eine Mitteilung mit den Überstunden des Mitarbeiters am betreffenden Tag.

Die Auswertung Fehlzeitenübersicht können Sie nun filtern nach dem Status des Fehlgrunds: genehmigt, nicht genehmigt bzw. -beliebig-.

Die Auswertung Mitarbeiter>Überstunden, Urlaubstage wurde in Abgleich umbenannt. Neu ist außerdem, dass Sie statt eines ganzen Monats nun auch einen Tag-genauen Zeitraum einstellen können. Die angezeigten Überstunden und Urlaubstage beziehen sich immer genau auf den eingestellten Zeitraum. Abgeglichene Überstunden bzw. Urlaubstage dagegen beziehen sich immer auf den ganzen Monat, selbst wenn der Monat nicht komplett im Auswertungszeitraum enthalten ist.

Bisher konnten Sie in der Monatsendeauswertung nur genau einen Monat einstellen. Jetzt können Sie auch einen beliebigen Zeitraum, z.B. eine bestimmte KW, einstellen. Der voreingestellte Zeitraum für diese Auswertung ist weiterhin bis zum 15. des Monats der Vormonat, ab dem 16. des Monats der aktuelle Monat bis zum gestrigen bzw. heutigen Tag (abhängig von Ihrer Einstellung unter Administration>Einstellungen>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub).

Neben den Monats-Quicklinks werden jetzt auch  die einzelnen Kalenderwochen des gewählten Monats zur Auswahl als Quicklink angeboten (nur wenn Sie einen ganzen Monat ausgewählt haben).

In der Ergebnistabelle wird genau der im Filter angegebene Zeitraum aufgeführt, auch wenn dieser in der Zukunft liegt und noch keine Zeiten gebucht worden sind.

Ein Administrator kann jetzt auch alle Mitarbeiter auf ein Mal sperren:  Klicken Sie auf die Schaltfläche "Alle sperren". Optional können Sie weiterhin auch einzelne Mitarbeiter für den eingestellten Monat sperren.

Unter Administration>Monatsabschluss können Sie den ausgewählten Monat als CSV exportieren.

Ein Projektleiter kann sich unter Projekte>Auslastung durch Arbeitspakete einen Überblick über die Auslastung durch Arbeitspakete seiner Mitarbeiter in seinen Projekten anzeigen lassen.
Wählen Sie einen Zeitraum und ein bzw. mehrere Projekte. Sie können nach Projekt bzw. Mitarbeiter gliedern und optional können Sie eine detaillierte Auflistung aktivieren.

Gliederung nach Projekten
Die Projekte werden aufgelistet, bei "Detaillierter Auflistung" werden darunter jeweils die dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter mit deren Zuordnung und Auslastung durch Arbeitspakete angezeigt.

Gliederung nach Mitarbeitern
Hier werden die Mitarbeiter aufgelistet, darunter die entsprechenden Projekte. Diese Auswertung entspricht damit der Ausgabe der Auswertung unter Mitarbeiter>Auslastung(Arbeitspakete).

In der Ergebnistabelle werden je nach Gliederung alle Mitarbeiter aufgelistet, ihre Verfügbarkeit in Stunden, die Ist Stunden, die auf Arbeitspakete geleistet wurden und der Restaufwand. Aufgeführt sind die Arbeitslast und die Restverfügbarkeit in Stunden sowie die Gesamtauslastung in Prozent.
Wenn Sie die Checkbox "Detaillierte Auflistung nach Projekt" aktivieren, werden die zusätzlichen Spalten "Projektverfügbarkeit" und Projektauslastung angezeigt.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Arbeitspakete  können Sie für einen bzw. mehrere Mitarbeiter die Gesamtauslastung  und bei Auswahl eines Projekts auch die Projektauslastung gemäß der eingestellten Parameter auswerten. Neu ist, dass Sie zwischen einer Komprimierten Darstellung (Checkbox aktiviert, voreingestellt) und der nicht komprimierten Darstellung (Checkbox nicht aktiviert) wählen können. Ist die Checkbox Komprimierte Darstellung aktiviert, werden alle (gewählten) Mitarbeiter in einer Tabelle dargestellt, diese Auswertung entspricht der bisherigen. Neu ist, dass in der nicht komprimierten Darstellung alle (gewählten) Mitarbeiter in jeweils einer eigenen Tabelle angezeigt werden und entsprechend also auch Mitarbeiter aufgelistet werden, die (in dem eingestellten Zeitraum) keine Arbeitspakete haben.

Wenn Sie in einem Projekt auf Vorgangsebene Mitarbeiter zuordnen möchten, können Sie nun auch hier mit der Auswahl der Abteilung die Liste der Mitarbeiter entsprechend einschränken.

In jeder Abteilung haben Sie jetzt unter Sonstiges den neuen Menüpunkt Abteilung als Firma. Hier können Sie analog zu Administration>Stammdaten>Meine Firma>Unternehmensdaten, die Daten der Abteilung (Name, Adresse, Ländercode, USt-Nr und Steuer-Nr) eingeben und optional auch als Absender für ZUGFeRD-Rechnungen verwenden.

In jeder Abteilung haben Sie jetzt unter Sonstiges den neuen Menüpunkt Bankverbindungen. Hier können Sie analog zu Administration>Stammdaten>Meine Firma>Bankverbindungen, die Bankverbindungen der Abteilung eingeben. Die Felder Bankname, IBAN und BIC stehen auch als Dokumentvariablen für das Briefpapier zur Verfügung. D.h. wenn sich die Bankverbindung der Abteilung ändert, können Sie die Änderung hier an dieser Stelle vornehmen (Link Neue Bankverbindung) und die aktualisierten Angaben werden automatisch in alle Ihre Briefpapiervorlagen übernommen, in denen Sie einen Platzhalter für diese Daten eingefügt haben.

Bitte beachten Sie:
Die Verwendung der Dokumentenvariable "Bankverbindung" hat sich etwas geändert. Bisher konnten Sie für Abteilungen optional ein "Rechnungszusatzfeld Bankverbindung" eintragen und als Dokumentenvariable im Briefpapier verwenden. Jetzt können Sie jede Abteilung als Firma angeben und eigene Bankverbindungen hinterlegen (siehe oben).  Sie können die Felder Bankname, IBAN und BIC einzeln als Dokumentvariablen für das Briefpapier nutzen. Wir empfehlen Ihnen, das Briefpapier mit diesen drei Feldern einzeln aufzubauen oder alternativ den Gesamttext als Dokumentenariable nehmen (nur wenn die drei Einzelfelder nicht reichen und Sie noch anderen Text unterbringen möchten).

Ein Abteilungsleiter kann für seine Abteilung jetzt auch alle Mitarbeiter auf ein Mal sperren:  Klicken Sie auf die Schaltfläche "Alle sperren". Optional können Sie weiterhin auch einzelne Mitarbeiter für den eingestellten Monat sperren. (Mit Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub)

Rechnungen können jetzt optional im ZUGFeRD-Format erstellt werden (Voraussetzung Modul Dokumentengenerator).

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet, das für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern genutzt werden kann und den Austausch strukturierter Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ermöglicht („ZUGFeRD“ Format). Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF Datei zu übermitteln und diese ohne weitere Schritte auszulesen und zu verarbeiten.

Wichtig für Rechnungen im ZEGFeRD-Format sind folgende zusätzliche Angaben in ZEP:

•Stellen Sie beim ausgewählten Kunden unter Adressen ein, dass Rechnungen an diesen Kunden im ZUGFeRD Format erstellt werden sollen ( Checkbox "ZUGFeRD" aktivieren). Zusätzlich müssen Sie einen Ländercode für diesen Kunden eingeben.

Ebenso müssen Sie Angaben zum Rechnungsteller (also zu Ihrer eigenen Firma) machen:

•Unter Administration>Stammdaten müssen Sie die ZUGFeRD relevanten Daten zu Ihrem Unternehmen in den Menüpunkten Meine Firma und Bankverbindungen  angeben.

Die Rechnungsstellung an Kunden, bei denen ZUGFeRD aktiviert ist, ist dann nur noch im Rechnungsformat ZUGFeRD zulässig.

Wenn Sie eine Rechnungsposition mit der Abrechnungsart "Festpreis" anlegen, können Sie jetzt bei der Menge bis zu 5 Nachkommastellen eingeben. Auf der Rechnung werden abschließende Nullen nicht angezeigt (Bsp. 2,12345 wird als 2,12345 und 1,25000 wird als 1,25 angezeigt).

Für geplante Rechnungspositionen können Sie jetzt in einer Massenoperation für mehrere Rechnungspositionen den Leistungszeitraum ändern. Markieren Sie die entsprechenden Rechnungspositionen und klicken Sie auf "Ändern", dann können Sie einen anderen Leistungszeitraum wählen.
Diese Option ist nur für geplante Rechnungspositionen möglich.

Sie können jetzt eine kleine Artikelverwaltung in ZEP hinterlegen und auch als Rechnungspositionen (Artikelposition) abrechnen. Unter Administration>Stammdaten>Faktura gibt es einen neuen Menüpunkt Artikel. Hier können Sie Ihre Artikel anlegen und verwalten. Jeder Artikel hat eine Artikelnummer, eine Bezeichnung, eine Einheit, einen Einzelpreis und eine Währung. Ein Artikel kann ggf. auch auf "inaktiv" gesetzt werden.

Wenn Sie einen Artikel als "Artikelrechnungsposition" abrechnen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie als Art der Rechnungsposition "Artikel", dann können Sie aus der Liste der in den Stammdaten hinterlegten Artikel den entsprechenden Artikel auswählen. Geben Sie die Menge an, Einzelpreis, Einheit und Währung sind entsprechend vorbelegt.

Wenn Sie eine Rechnungsposition anlegen, können Sie nun für die "Darstellung der Rechnungstabelle" neben der "Detaillierten Aufwandsauflistung" zusätzlich auch folgende Darstellung wählen: "Gruppierung nach Mitarbeiter". Bitte beachten Sie: Diese Option haben Sie nicht wenn ein einzelner Mitarbeiter in dieser Rechnungsposition ausgewählt wurde ("Rechnungsposition je Mitarbeiter").

Wenn Sie diese Option wählen, wird jeder Mitarbeiter in der Rechnungsposition einzeln aufgelistet. (Diese Einstellung ist unabhängig vom Format "Mitarbeiter einzeln auflisten", welches sich auf den Rechnungsanhang bezieht).

Die Rechnungsposition wird in einer Zeile dargestellt, darunter werden alle Mitarbeiter, die hierfür Leistungen erbracht haben, in jeweils einer eigenen Zeile mit ihrem entsprechenden Umsatz angezeigt. Mitarbeiter ohne Umsätze im Leistungszeitraum werden nicht aufgelistet.

Im Rechnungsanhang werden in der Belegtabelle jetzt die aufgeführten Belege durchnummeriert, entsprechend ihrer Reihenfolge im Belegdateien-PDF. So findet Ihr Kunde schneller den entsprechenden abgerechneten Beleg in der Liste der Belege im angehängten Belegdateien-PDF.

In den Auswertungen unter Administration>Faktura>Offene Posten und Umsatzprognose können Sie jetzt nach der Branche des Kunden filtern.

Sie können im Betreff der Mailvorlagen für den Versand der Rechnung bzw. der Mahnung nun auch die Kurzform, Bezeichnung und Kundenauftragsnummer (des ersten Projekts) als Platzhalter einfügen.

Aus Datenschutzgründen darf die IBAN des Rechnungsempfängers (Platzhalter "IBAN") auf Rechnungen die per E-Mail verschickt werden, nicht vollständig lesbar sein. In den Kunden- und Projektzusatzfeldern, können Sie daher den Platzhalter "IBAN (unkenntlich)" verwenden, dann wird die IBAN wie folgt dargestellt: DE1***111.

Bei Rechnungen auf Papier ist dies nicht notwendig.

Sie können im Briefpapier für Ihre Rechnungen jetzt folgende neue Dokumentenvariablen einsetzen:

•bankname

•iban

•bic

•meineFirma_name

•meineFirma_adresszeile1

•meineFirma_adresszeile2

•meineFirma_plz

•meineFirma_ort

•meineFirma_ustid

•meineFirma_steuernr

Bisher legt ein Mitarbeiter ein Ticket an und ist somit der "Ersteller" dieses Tickets, er kann das Ticket, neben den Administratoren, "abnehmen". Soll das Ticket von einem anderen Mitarbeiter abgenommen werden, war dies bisher nicht möglich. Unter Administration>Einstellungen>Ticketsystem können Sie nun optional angeben, ob der Ersteller eines Tickets änderbar ist. Wenn Sie die Einstellung aktivieren ("Ja"), kann beim Anlegen eines Tickets angeben werden, wer als "Ersteller" aufgeführt wird (zur Auswahl stehen alle Projekt- bzw. Vorgangsmitarbeiter). In der Änderungshistorie des Tickets ist aber auch weiterhin angegeben, wer das Ticket angelegt hat. Werden Ticketdaten bearbeitet, kann jederzeit auch der "Ersteller" des Tickets geändert werden. Der Ersteller des Tickets ist berechtigt, das Ticket abzunehmen.

Unter Mein ZEP>Tickets können Sie sich jetzt alle Tickets, die Sie erstellt haben, anzeigen lassen. Durch aktivieren der gewünschten Checkbox, "als Bearbeiter", "neue ohne Bearbeiter" und "als Ersteller" werden Ihnen die entsprechenden Tickets in der jeweiligen Tabelle angezeigt. Die gewählten Quicklinks, bzw. die Einstellung der "Erweiterten Filteroptionen" beziehen sich dabei jeweils auf die Tabellen "Tickets/Teilaufgaben als Bearbeiter" und "Tickets/Teilaufgaben als Ersteller".

Sie können ab sofort in der globalen Suche und in der Suche unter Tickets auch nach der externen Ticketnummer suchen.

Sie können nun auch in Teilaufgaben eine "interne Bemerkung"eingeben bzw. interne Datei(en) anfügen. Diese internen Daten können nicht vom Kundenansprechpartner eingesehen werden.

Werden interne Bemerkungen bzw. Dateien zu einem Ticket/Teilaufgabe hinzugefügt, können Sie über das Benachrichtigungssystem und die zugehörigen Mailvorlagen steuern, wer welche E-Mail-Benachrichtigung erhält.

Wenn ein Ticket von einem beliebigen Status in den  Status "in Bearbeitung" gesetzt wird, können Sie jetzt auch für diesen Statuswechsel eine E-Mail Benachrichtigung aktivieren. Unter Administration>Stammdaten>Ticketsystem>Benachrichtigungen bzw. unter den Ticketsystemeinstellungen in einem ausgewählten Projekt können Sie angeben, wer diese Benachrichtigung erhalten soll. In den Stammdaten finden Sie die zugehörige E-Mail-Vorlage.

Sie haben jetzt für jeden Kunden-Ansprechpartner ein eigenes Objektmenü: klicken Sie in einem Kunden auf den Menüpunkt Ansprechpartner und dann auf den Namen des Ansprechpartners in der Tabelle, so gelangen Sie in das Menü dieses Ansprechpartners. Hier können Sie die Daten des Kunden-Ansprechpartners sehen und bearbeiten. Wenn Sie das ZEP-Ticketsystem einsetzen, sehen Sie hier jetzt neu die Tickets des Kunden-Ansprechpartners und können Berechtigungen für das Ticketsystem vergeben (der Menüpunkt Ticketberechtigungen ist verschoben in das Menü des Kunden-Ansprechpartners).

Unter dem Menüpunkt Tickets, erhalten Sie Informationen zu allen Tickets, die von diesem Kunden-Ansprechpartner erstellt worden sind. Sie haben an dieser Stelle genau den gleichen "Blick auf die Tickets", wie der Kunden-Ansprechpartner, d.h. Sie sehen hier die Tickets, die der Kunden-Ansprechpartner auch sieht. Neu ist, dass Sie als Aktion Weitere Eigenschaften ändern können: neben Ticket-Status ändern, Priorität ändern und Bearbeiter ändern, können Sie hier den Kunden-Ansprechpartner eines bzw. mehrerer Tickets ändern.

In der Bemerkung eines Tickets werden Ticket- bzw. Teilaufgaben-Nummern als Link dargestellt. Geben Sie # vor der Ticketnummer (z.B.: #123) bzw. vor der Teilaufgabennummer (z.B.: #123.1) ein, so können Sie schnell zum referenzierten Ticket/Teilaufgabe navigieren.

Unter Administration>Einstellungen>Projekt können Sie jetzt einstellen, ob auch Tickets und Teilaufgaben in der Vorgangsliste im i-Punkt unter Mein ZEP>Projektzeiten angezeigt werden. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird bei der Zeiterfassung der Vorgang-i-Punkt um die Tickets und Teilaufgaben ergänzt.
Wenn Sie zusätzlich auch die Option "Plan und Ist Stunden im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen" aktiviert haben, werden auch für Tickets die Plan und Ist Stunden angezeigt.

Unter Administration>Einstellungen>Export für Die Buchhaltung können Sie nun angeben, ob der Kostenexport als ZIP mit Belegen ausgeführt werden soll. Wenn Sie diese Option aktivieren (Einstellung "Ja"), erhalten Sie beim Kostenexport eine ZIP-Datei (Belegdateien-ZIPvonDatum-bisDatum) mit der CSV-Datei und allen Belegen als PDF.

Unter Projekte>Rechnungen, Kunde>Rechnungen und Faktura>Rechnungen wird Ihnen in der Tabelle in der Spalte "Export für Buchhaltung" angezeigt, ob eine Rechnung bereits exportiert wurde ("Ja").

Festpreis-Rechnungsposition können jetzt über SOAP gelesen werden.

Die Mahlzeiten der Projektzeiterfassung werden jetzt in SOAP berücksichtigt.

Mit dem neuen  ZEP Modul Angebote können Sie Angebote für Kunden bzw. Projekte erstellen. Sie können beliebige Angebotsvorlagen erstellen. Angebote durchlaufen vom Entwurf bis zur Beauftragung bestimmte Stadien. Angebote können in ein neues Projekt überführt werden oder in ein bestehendes Projekt integriert werden.

Es gibt verschiedene Angebotspositionen:

•Artikelpositionen

•Aufwandspositionen (Stunden- bzw. Tagessatz)

•Pauschalpositionen

Mit dem neuen  ZEP Modul Freie Mitarbeiter vereinfachen Sie die Abrechnung gegenüber Ihren externen Mitarbeitern.

Prüfen Sie schnell und einfach die Rechnungen, die Sie von Ihren externen Mitarbeitern erhalten: vergleichen Sie diese mit der von ZEP generierten Kostenabrechnung des Mitarbeiters. Oder noch einfacher: erstellen Sie Gutschriften an den Mitarbeiter und vermeiden Sie dadurch die Rechnungsprüfung komplett!

Sie können für externe bzw. freie Mitarbeiter interne Stunden- und Tagessätze hinterlegen, bei Bedarf sogar projektspezifisch. ZEP erzeugt die Kostenabrechnung für jeden Mitarbeiter für dessen geleistete Stunden! Die Kostenabrechnung kann gleichzeitig als Gutschrift fungieren: überweisen Sie den ermittelten Betrag, auf die aufwändige Prüfung der vom externen Mitarbeiter gestellten Rechnung kann damit vollständig verzichtet werden.

 Einsatzgebiete:

•Gutschriften an Freie Mitarbeiter: statt vom externen Mitarbeiter eine Rechnung zu bekommen und diese aufwändig prüfen zu müssen erzeugen Sie einfach eine Gutschrift aus ZEP und überweisen den Betrag.

•Schnelle und einfache Prüfung der Rechnungen externer Mitarbeiter: vergleichen Sie die vom externen Mitarbeiter erhaltene Rechnung mit der Kostenabrechnung des Mitarbeiters in ZEP.

Kombinierbar mit den Produktlinien:

•ZEP Compact mit Preisen & Belegen

•ZEP Professional