Unter Mitarbeiter>Auswertungen>Rechte & Funktionen können Sie sich die Rechte (User, User mit Zusatzrechten, Controller, Administrator) und die Funktion (Projektleiter, Kundenverantwortlicher, ggf. Abteilungsleiter) anzeigen lassen.

Mit Klick auf die Funktion PL, KV bzw. AL, gelangen Sie direkt in das Menü des entsprechenden Mitarbeiters in den Menüpunkt Projekte, Kunden bzw. in den Menüpunkt Abteilungsleiter für weitere Informationen.

Jeder Mitarbeiter kann jetzt in seinem Profil sehen, für welche Kunden er verantwortlich ist. Mit Klick auf den Link, gelangen Sie direkt in die Daten des entsprechenden Kunden.

Innerhalb der Pausenregelung können Sie Kernarbeitszeiten in ZEP definieren. Eine Kernarbeitszeit ist eine Zeitspanne, in der die Mitarbeiter Zeiten erfassen sollen. Einem Mitarbeiter kann über die Zuordnung einer Pausenregelung auch die dort definierte Kernarbeitszeit bzw. mehrere Kernarbeitszeiten zugewiesen werden.

Die Einhaltung der Kernarbeitszeit wird nicht erzwungen. In der Tabelle der Projektzeiten (Mein ZEP>Projektzeiten) zeigt ZEP mit einem blauen Hinweis an, wenn an einem Tag die Kernarbeitszeit nicht eingehalten wurde.

Wenn es in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter gibt, die eine bestimmte Arbeitszeit pro Woche nicht überschreiten dürfen (z.B. Werkstudenten), können Sie für diese Mitarbeiter nun wöchentliche Stunden-Obergrenzen hinterlegen:

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines Mitarbeiters können Sie "ggf. wöchentliche Stunden-Obergrenzen" eintragen. Damit definieren Sie praktisch eine Maximalarbeitszeit pro Woche.

Wenn Sie ZEP ohne das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub verwenden, wird eine evtl. Überschreitung der wöchentlichen Stundenobergrenze in der Ansicht Mein ZEP>Projektzeiten (für Administratoren auch unter Mitarbeiter>Verwaltung>Mitarbeiter>Administration>Projektzeiten) durch ein rotes Ausrufezeichen rechts oben in der Projektzeittabelle angemerkt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, erhalten Sie im Flyover-Text weitere Informationen.
Die ermittelte Arbeitszeit in ZEP ohne das Modul Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub setzt sich zusammen aus:

•Tatsächlich geleistete Arbeitszeit -> in ZEP Projektzeit

•Feiertage

Mit dem Modul  Überstunden, Fehlzeiten und Urlaub:

Tatsächlich geleistete Arbeitszeit -> in ZEP Projektzeit

•Krankheit -> in ZEP gebuchte Fehlzeiten der Kategorie "bezahlte Fehlzeit"

•Urlaub -> in ZEP gebuchte Fehlzeiten der Kategorie ‚Jahresurlaub‘

•Feiertage

Dabei gilt in ZEP: Ein Feiertag wird mit der Anzahl Stunden bewertet, die als Regelarbeitszeit für den betreffenden Wochentag gilt.

In welchen Auswertungen wird die Stunden-Obergrenze berücksichtigt?
In der Monatsendeauswertung wird bei Mitarbeitern (mit Stunden-Obergrenze), eine zusätzlich Tabelle "Einhaltung Stunden-Obergrenze" angezeigt. Unter Administration>Monatsabschluss werden Mitarbeiter, die ihre Stunden-Obergrenzen überschritten haben, mit einem Symbol gekennzeichnet.

Welche Auswirkungen hat diese Stunden-Obergrenze?
Wenn die Stunden-Obergrenze überschritten wird, informiert ZEP (Task monatl./wöchentl. Obergrenzen, Monatsendeauswertung, Monatsabschluss), es wird aber weder die Projektzeiterfassung der entsprechenden Mitarbeiter verhindert, noch der Monatsabschluss verboten.

Sie können beim Berechnungsverfahren der österreichischen Reisekosten jetzt auch die 24-Stunden-Regelung einstellten. Für die Berechnung des Tagesgelds wird dann ab "Reisebeginn" in 24-Stunden Intervallen gerechnet.

Sie können diese Option (unter Administration>Einstellungen>Verpflegungsmehraufwendungen) wählen.

Insgesamt gibt es folgende Änderungen (Umbenennungen) für die Berechnung des Tagesgelds nach österreichischen Bestimmungen:

• Zwölftelregelung (früher "Inlandsregelung"):
Bei einer Reisedauer bis zu 3 Stunden wird kein Tagesgeld angerechnet.
Dauert die Reise länger als 3 Stunden, wird für jede angebrochene Reisestunde 1/12 des Tagesgeldes angerechnet.
Für mehr als 11 bis zu 24 Stunden wird also das volle Tagesgeld angerechnet.
(entspricht der Regelung für die steuerliche Behandlung von Inlands-Geschäftsreisen in Österreich.)
Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.

•Regelung nach Kollektivvertrag für Eisen- und Metallindustrie:
Bei einer Reisedauer bis zu 3 Stunden wird kein Tagesgeld angerechnet.
Dauert die Reise länger als 3 Stunden und bis zu 6 Stunden wird 1/4 des Tagesgeldes angerechnet.
Bei mehr als 6 Stunden und bis zu 9 Stunden wird 1/2 des Tagesgeldes angerechnet.
Bei mehr als 9 Stunden und bis zu 12 Stunden wird 3/4 des Tagesgeldes angerechnet.
Bei einer Reisedauer von mehr als 12 Stunden wird das volle Tagesgeld angerechnet.
Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das aliquote Tagesgeld, dh. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

•Drittelregelung (früher "Auslandsregelung"):
Bei einer Reisedauer bis zu 5 Stunden wird kein Tagesgeld angerechnet.
Bei einer Reisedauer von mehr als 5 Stunden wird 1/3 des Tagesgeldes angerechnet.
Bei mehr als 8 Stunden wird 2/3 des Tagesgeldes angerechnet.
Bei einer Reisedauer von mehr als 12 Stunden wird das volle Tagesgeld angerechnet.
(entspricht der Regelung für die steuerliche Behandlung von Auslands-Geschäftsreisen in Österreich.)
Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.

Mahlzeitenabzug unter Administration>Stammdaten>Orte: Geben Sie für jeden Ort  entsprechend den Abzug in Prozent für die erhaltene Mahlzeit an. Wenn Sie in dem Feld "Prozentualabzug bei Mittag- UND Abendessen" (wird benötigt bei Auslandsorten) einen Wert eintragen, müssen Sie entsprechend in dem Feld "Prozentualabzug bei Mittag- oder Abendessen" einen Abzug von "0" eintragen.

Unter Administration>System>Tasks können Sie sich von ZEP über "überschrittene Obergrenzen" Ihrer Mitarbeiter informieren lassen.

Administratoren werden per E-Mail informiert, wenn

•im Zeitraum der angegebenen Anzahl Monate in die Vergangenheit bis einschließlich dem aktuellen Monat eine Monats-Obergrenze überschritten ist

•im Zeitraum der angegebenen Anzahl Wochen in die Vergangenheit bis einschließlich der aktuellen Woche eine Wochen-Obergrenze überschritten ist.

Die Obergrenzen definieren Sie je Mitarbeiter bei den Regelarbeitszeiten .  

Sie können sich unter Projekte>Verwaltung nun auch alle Projekte anzeigen lassen, die keiner Projektkategorie zugeordnet sind:

•Klicken Sie in das Feld "Projektkategorie" (hier ist  "-beliebig-" voreingestellt)

•Wählen Sie nun "-ohne-" aus

Es werden alle Projekte entsprechend der Filterkriterien in der Tabelle aufgelistet, die keiner Projektkategorie zugeordnet sind.

Sie können den "Planstundenhinweis" jetzt individuell je Projekt einstellen. Geben Sie im Projekt unter Daten & Plan den gewünschten spezifischen Wert ein.

Zusätzlich gilt weiterhin der Wert, den Sie unter Administration>Einstellungen>Projekt: Planstundenhinweis eingegeben haben für alle Projekte mit Planzahlen, bei denen kein projektspezifischer Planstundenhinweis definiert wurde.

Wenn Sie eine Überbuchung Ihrer geplanten Zeiten verhindern möchten, wählen Sie einen Überbuchungsstopp. Neu ist, dass Sie nun einstellen können, ob auch die Reisezeiten für den Überbuchungsstopp relevant sind. Sie können wählen:

•nur fakturierbare Zeiten (inkl. Reisezeiten)

•fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten (inkl. Reisezeiten)

•nur fakturierbare Zeiten (ohne Reisezeiten)

•fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten (ohne Reisezeiten)

Sie können unter Abrechnungseinstellungen>Format angeben, ob der "Detaillierte Nachweis" inkl. Arbeitszeiten und ggf. inkl. Tickets sein soll. Diese Einstellung wirkt sich auf die Auswertungen Projektumsatz, Projektzeitnachweis und auf den Rechnungsanhang aus.

Sie können jetzt Zuschläge, die Sie für Feiertage und (neu) für spezielle Zeiten definieren, auch als Zeitzuschläge in Stunden umrechnen.

Bisher hatten Feiertage ein rein informatives Feld "Zuschlag", auch die speziellen Zeiten wurden rein informativ aufgeführt (ohne Zuschlagsfeld).

Unter Administration>Einstellung>Überstd., Fehlzeiten, Urlaub können Sie nun angeben, ob ZEP "Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren" soll.

Mit Einstellung "Nein" bleibt alles wie bisher.

Mit Einstellung "Ja":

•Werden alle Zuschläge, die unter Administration>Stammdaten>Feiertage eingetragen sind, zu Zeitzuschlägen.

•Unter Stammdaten>speziellen Zeiten können Sie für jeden Eintrag ein Feld "Zuschlag in Prozent" erfassen.

•Unter Stammdaten>speziellen Zeiten können Sie zusätzlich einen spezielle Zeit an Feiertagen definieren.
Bsp.: "Feiertags von 0.00 Uhr - 6.00 Uhr 50%". D.h. wird nun an einem Feiertag mit Zuschlag 100% in der Zeit zwischen 0.00 Uhr und 6.00 Uhr eine Zeit erfasst, wird zusätzlich zum Zuschlag von 100% auch der Zuschlag von 50% berücksichtigt (150% Zuschlag).

•In der Monatsendeauswertung eines Mitarbeiters werden in der Monatsübersicht für Feiertage und jede spezielle Zeit jeweils eine Spalte Zeitzuschlag angezeigt und zusätzlich eine Spalte für die Summe der Zuschläge.

•In der Monatsendeauswertung werden in der Tabelle Jahresübersicht zusätzlich die Spalte Stundenzuschläge angezeigt.

•In der Auswertung Überstunden, Urlaubstage werden die Stundenzuschläge in einer zusätzlichen Spalte angezeigt.

Bitte beachten Sie: Zeitzuschläge werden ab dem letzten ausgeführten Monatsabschluss berechnet!

Sie können in den Projektzusatzfeldern im Oberen Rechnungstext (in den Stammdaten bzw. beim Projekt) jetzt auch den Ansprechpartner des Projekts als Platzhalter wählen. Beispiel: "... Unser Ansprechpartner in Ihrem Hause ist Herr Markus Berger...".

Eine neue Regelarbeitszeit bzw. ein neuer Beschäftigungszeitraum können jetzt beim Update von Mitarbeitern über SOAP gesetzt werden.