Sie können für Ihre Kunden in ZEP jetzt einen sog. "Kundenverantwortlichen" festlegen. Beim Kunden wählen Sie aus der Liste aller Mitarbeiter einen Kundenverantwortlichen aus, optional können Sie ihm zusätzlich die  Berechtigung "darf Kundendaten ändern" zuweisen.

Ein Kundenverantwortlicher ist ein Controller auf Kundenebene, d.h. er darf alle Projekte seines Kunden (bzw. seiner Kunden) auswerten, ggf. Rechnungspositionen anlegen, freigeben und abrechnen (mit Modul Faktura).

Ein Kundenverantwortlicher hat immer den Menüpunkt Kunden. Hier kann er alle Kunden, für die er als Kundenverantwortlicher eingetragen ist, aus der Tabelle auswählen. Für den gewählten Kunden hat er die Menüpunkte Allgemein mit Daten, Adressen nur dann, wenn er "den "Kunden ändern darf". Die Menüpunkte Projekte, sowie Auswertungen werden immer angezeigt.

Ein Kundenverantwortlicher darf:

•alle Projekte seines Kunden sehen und auswerten (außer Gesamtstatus bzw. Projektstand Ertrag)

•Rechnungspositionen für die Projekte seines Kunden anlegen und freigeben (mit Modul Faktura)

•alle Auswertungen über den Kunden ausführen (außer Gesamtstatus Ertrag)

•falls er den Kunden ändern darf, so gilt das für: Daten, Adressen und Ansprechpartner

Ein Kundenverantwortlicher darf nicht:

•Projekte anlegen, ändern bzw. löschen, Abrechnungseinstellungen sehen und ändern

•interne Kosten sehen (Ertragsauswertung)

Unter Projekte>Verwaltung sieht er alle Projekte, für die er als Kundenverantwortliche berechtigt ist, sowie die Projekte, die er als Projektmitarbeiter, Projektleiter oder wegen Tickets bzw. Dokumentenverwaltung hat.

Unter Mein ZEP>Belege können Sie sich jetzt in der Belege-Tabelle mit dem Symbol eine "Vorschau" der hochgeladenen PDF-Datei ansehen, ohne sie herunterladen zu müssen.

Unter Mein ZEP>Belege wird jetzt in der Belege-Tabelle auch die Belegnummer angezeigt. Diese Nummer wurde bisher nur im "Hintergrund" gespeichert und nicht angezeigt (außer bei Einsatz vom Modul Export in die Buchhaltung). Jeder Beleg hat eine (fortlaufende) Nummer, wenn Sie einen Beleg löschen, wird auch die Nummer gelöscht (vgl. Ticketnummern im Ticketsystem).

In den Mitarbeiter>Daten können Sie jetzt auch einen Titel für den Mitarbeiter eintragen. In der Tabelle der Mitarbeiter wird der Titel in einer eigenen Spalte angezeigt und im CSV-Export berücksichtigt.

Bei der Definition von Tagessatzanteilen können Sie bei den "von Std" und bei den "bis-Std" jetzt jeweils 4 Nachkommastellen eingeben. Diese erweiterte Eingabe ist je nach eingestelltem Minutenraster in ZEP sinnvoll; wenn Sie ein 15-Minutenraster festgelegt haben reicht die Angabe von 2 Nachkommastellen.

Damit Sie besser kontrollieren können, welche Kostenabrechnung der Mitarbeiter vollständig ist und ggf. in die Buchhaltung exportiert werden kann, können Sie jetzt (optional) Kostenabrechnungen "Als geprüft speichern".

Bitte beachten Sie: Der Zeitraum in der als "geprüft" gespeicherten Kostenabrechnung ist damit gesperrt! D.h. es können keine Änderungen an den Zeitbuchungen und den Belegen mehr vorgenommen werden.

•Im Menüpunkt Kostenabrechnung eines ausgewählten Mitarbeiters können Sie für einen bestimmten Zeitraum die Kostenabrechnung ausführen.

•Wenn alle Einträge überprüft sind, können Sie (als Administrator, ggf. Abteilungsleiter bzw. als Controller) diese Kostenabrechnung "Als geprüft speichern".

•Diese Kostenabrechnung wird nun als "Geprüfte Kostenabrechnung" in einer Tabelle angezeigt.

Wichtig: Wenn Sie das Modul "Export in die Buchhaltung" einsetzen müssen Sie die Kostenabrechnungen der Mitarbeiter als "geprüfte Kostenabrechnungen" speichern bevor Sie die Kosten exportieren können (daher wurde auch der Menüpunkt "Kosten exportieren" umbenannt in "geprüfte Kostenabrechnungen exportieren").

Um Ihre Projekte zu klassifizieren und über die Suchfunktionen wiederzufinden, können Sie in den Stammdaten einen Schlagwortkatalog anlegen.

Um ein neues Schlagwort zu definieren klicken Sie auf den Link Neues Schlagwort  und geben ein beliebiges Schlagwort ein.
Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Projekte angegeben haben, dass ein Projektleiter Schlagworte ergänzen darf ("Ja"),  können diese auch eigene Schlagwörter bei einem Projekt anlegen.

Jeder Mitarbeiter hat unter Mein ZEP>Auswertungen eine neue Auswertung zu seinen "Reisen". Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) hat diese Auswertung auch unter Mitarbeiter>Auswertungen bzw. im Menü eines ausgewählten Mitarbeiters.

Wählen Sie einen Auswertungszeitraum, einen Ort, bzw. mehrere oder alle Orte. Sie können optional einstellen, ob Warnungen wegen unvollständiger Erfassung angezeigt werden sollen.

Hinweis: wenn Sie z.Bsp. alle Auslandsorte auswerten möchten und sehr viele Auslandsorte und wenige (i.A. nur einen) Inlandsort haben: klicken Sie auf den Link alle, es werden dann alle Orte angezeigt und mit dem "x" löschen Sie dann die nicht benötigten Orte weg.

Für den eingestellten Zeitraum werden alle Reisen (für den/die gewählten Orte) mit Anfangs- und Enddatum, der Anzahl Tage und dem entsprechenden Arbeitsort aufgelistet. Die Auswertung kann auch als CSV exportiert werden.

In ZEP werden die erfassten Zeiten im Dezimal-Format angezeigt (Bsp.: 15 Minuten werden als 0,25 Stunden, 30 Minuten als 0,50 Stunden angezeigt). Wenn Sie ein von ZEP empfohlenes Minutenraster (3, 6, 15 bzw. 30) eingestellt haben, werden nur 2 Nachkommastellen für die Anzeige benötigt. Wenn Sie aber z.B. ein 1-Minutenraster haben, werden die Stunden auf 4 Nachkommastellen gerundet angezeigt (5 Minuten entsprechen 1/12 Stunde, also 0,0833333333...).
Unter Administration>Einstellungen>Projektzeit&Belege können Sie wählen, ob Sie statt der Dezimalschreibweise lieber die Darstellung in Stunden und Minuten angezeigt haben möchten.
Bsp.: 5 Minuten werden als 00:05 Stunden angezeigt.
Bitte beachten Sie: Diese Darstellung gilt nur für die Auswertungen Projektzeitnachweis und ggf. Projektumsatz.

Um Ihre Tickets zu klassifizieren und über die Suchfunktionen wiederzufinden, können Sie in den Stammdaten einen Schlagwortkatalog anlegen.

Um ein neues Schlagwort zu definieren klicken Sie auf den Link Neues Schlagwort  und geben ein beliebiges Schlagwort ein.
Wenn Sie unter Administration>Einstellungen>Ticketsystem angegeben haben, dass ein Mitarbeiter Schlagworte ergänzen darf ("Ja"),  können diese auch eigene Schlagwörter in einem Ticket anlegen.

Unter Administration>Einstellungen>Ticketsystem können Sie festlegen, ob Projektzeiten auf ein Ticket nur innerhalb der Ticketlaufzeit erfasst werden dürfen. (Zeiterfassung nur innerhalb der Ticketlaufzeit erlauben: Ja)

Bei genehmigungspflichtigen Fehlgründen gibt es eine neue Checkbox: "Information bei Genehmigung an Mitarbeiter". Hier können Sie optional einstellen, ob der Mitarbeiter über die Genehmigung seines geplanten Fehlgrundes per E-Mail informiert wird oder nicht.

Unter Administration>Monatsabschluss können Sie nun frei einstellen, bei welcher (prozentualen) Unterschreitung der Regelarbeitszeit die entsprechenden Tage in der Tabelle rot markiert angezeigt werden, Bsp.: "Rot bei weniger als 80% der Regelarbeitszeit".
ZEP merkt sich diese Einstellung und hat sie beim erneuten Aufruf der Seite bereits voreingestellt.

Wenn Sie die Umsatzprognose (Projekt>Umsatzprognose, Kunde>Umsatzprognose bzw. Administration>Faktura>Umsatzprognose) als Task einplanen, können Sie nun auch den aktuellen Monat und das aktuelle Jahr als Auswertungszeitraum wählen.

Damit Sie die Sicherheit haben, dass alle Daten, die Sie aus ZEP in Ihre Buchhaltung exportieren richtig sind, haben wir den Workflow für den "Export der Kosten"  mit einer Prüfung versehen.

Beim Export der Rechnungen aus ZEP gibt es ja bereits im Vorfeld der Rechnungsstellung einen Prüfmechanismus ("Freigabe der Rechnungspositionen"), der sicherstellt, dass die Daten nicht mehr geändert werden können.

Für den Export der Kosten (Reisekosten) gab es bisher keine solche Prüfung. Damit Sie nun die Sicherheit haben, dass alle Daten, die Sie in die Buchhaltung übermittelt haben nicht mehr in ZEP geändert werden können, wird nun die Kostenabrechnung der Mitarbeiter als "geprüft gespeichert". Damit können keine Zeiten und Belege mehr für den geprüften Zeitraum erfasst, gelöscht oder geändert werden, da dies sonst die Kostenabrechnung eines Mitarbeiters im Nachhinein verändern würde.

Neue Vorgehensweise

•In der Auswertung Mitarbeiter>Auswertungen>Kostenabrechnung erhalten Sie einen Überblick über den Status der Kostenabrechnungen. Rufen Sie die Auswertung für einen beliebigen Zeitraum für beliebige Mitarbeiter auf:

•Sind in diesem Zeitraum bereits als geprüft gespeicherte Kostenabrechnungen vorhanden, werden diese in der Tabelle Geprüfte Kostenabrechnungen angezeigt

•Liegen noch nicht geprüfte Kostenabrechnungen in dem Zeitraum, werden diese in der Tabelle Ungeprüfte Kostenabrechnungen angezeigt.

(Haben Sie die Checkbox "Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter" nicht aktiviert, werden Ihnen die ungeprüften Kostenabrechnungen in der wie bisher bekannten Darstellung angezeigt.)

Um eine Kostenabrechnung als geprüft zu speichern, müssen Sie in das Menü Kostenabrechnung des entsprechenden Mitarbeiters. Um dorthin zu gelangen, klicken Sie entweder auf den als Link dargestellten Zeitraum (Bsp.: 02.02.20016 - 29.02.2016) oder Sie wählen den Mitarbeiter aus und dann den Menüpunkt Kostenabrechnung.

•Sind Sie über den Zeitraum-Link in die Kostenabrechnung gelangt, ist der Zeitraum bereits entsprechend voreingestellt; klicken Sie auf "Ausführen".

•Klicken Sie auf "Als geprüft speichern"; die Kostenabrechnung wird nun als Eintrag in der Tabelle Geprüfte Kostenabrechnungen aufgelistet:

•Pro Zeile werden die steuerfreien- und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege (gesamt, Erstattung, Mwst. jeweils brutto und netto). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

•Mit Klick auf das Symbol können Sie die Kostenabrechnung herunterladen, mit können Sie sie löschen.

•Mit Klick auf können Sie eine Auszahlung in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags  generieren.

Bitte beachten Sie: Der Zeitraum in der als "geprüft" gespeicherten Kostenabrechnung ist damit gesperrt! D.h. es können keine Änderungen an den Zeitbuchungen und den Belegen mehr vorgenommen werden.

Unter Administration>Export für die Buchhaltung ist der Menüpunkt "Kosten exportieren"  umbenannt in Geprüfte Kostenabrechnungen exportieren:

•Wählen Sie ggf. die Abteilung des Mitarbeiters (nur mit Modul Abteilungen).

•Stellen Sie den zu exportierenden Zeitraum ein (es werden alle geprüften Kostenabrechnungen berücksichtigt, deren "bis"-Datum innerhalb dieses Zeitraums liegt).

•Wählen Sie alle, mehrere oder einen Mitarbeiter.

•Stellen Sie ein, ob der Export "inklusive bereits exportierter Buchungen" sein soll.

•Klicken Sie auf "Ausführen": die entsprechende CSV-Export-Datei wird erstellt.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie eine als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung die bereits in die Buchhaltung exportiert wurde, löschen, warnt ZEP: " Es wurde bereits ein Export für die Buchhaltung gemacht! Geprüfte Kostenabrechnung trotzdem löschen?"

Wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter seine Gesamtauslastung durch Arbeitspakete sehen darf, können Sie dies nun optional unter Administration>Einstellungen>Ressourcenplanung einstellen.

Geben Sie hier "Ja" an, sieht jeder Mitarbeiter unter Mein ZEP>Arbeitspakete unter der Auflistung seiner Arbeitspakete auch seine eigene Gesamtauslastung in einer grafischen Darstellung.

Unter Mitarbeiter>Auswertungen gibt es einen neuen Menüpunkt Auslastung (Arbeitspakete).
Hier können Sie sich einen Überblick über die Auslastung durch Arbeitspakete verschaffen. Wählen Sie einen Zeitraum und den bzw. die Mitarbeiter. Wenn Sie eine detaillierte Auflistung nach Projekt wünschen, aktivieren Sie die entsprechende Checkbox.

In der Ergebnistabelle werden alle Mitarbeiter aufgelistet, ihre Verfügbarkeit in Stunden, die Ist Stunden, die auf Arbeitspakete geleistet wurden und den Restaufwand. Aufgeführt sind die Arbeitslast und die Restverfügbarkeit in Stunden sowie die Gesamtauslastung in Prozent.

Wird die Checkbox "Detaillierte Auflistung nach Projekt" aktiviert haben, wird eine zusätzliche Spalte "Projektverfügbarkeit" angezeigt

Arbeitspakete: Bearbeitungsmaske, Popup: neben Soll werden auch die verfügbaren Stunde/Tage angezeigt.

Die Felder "Monat, Jahr, Benutzer, abgeglichene Überstunden, abgeglichene Urlaubstage, Bemerkung“ können abgefragt und eingesetzt werden.

Das Feld "Abteilung“ beim Kundenansprechpartner kann abgefragt und eingesetzt werden.

Projektzusatzfelder bei Projekten und Kundenzusatzfelder bei Kunden können gelesen, geändert und angelegt werden.